REPRESENTACIÓN DE ACCIONISTA EN REUNIÓN DE DERECHO PROPIO

OFICIO 220-252922 DEL 20 DE MARZO DE 2026 ASUNTO: REPRESENTACIÓN DE ACCIONISTA EN REUNIÓN DE DERECHO PROPIO Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual solicita indicar si en una asamblea de accionistas por derecho propio en una sociedad por acciones simplificada, existe limitación para que un accionista asista a tal reunión a través de apoderado debidamente designado. Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: En materia de tipos de reuniones, la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022 emitida por la Superintendencia de Sociedades establece: “(…)3.2. Tipos de reuniones. El máximo órgano social podrá reunirse a través de reuniones ordinarias y extraordinarias, las cuales pueden ser presenciales, no presenciales o mixtas, según lo que se pacte en los estatutos. También existen otras reuniones denominadas: i) por derecho propio, ii) de segunda convocatoria y iii) universales. 3.2.3. Reuniones por derecho propio: Se encuentran previstas en la ley y deben efectuarse el primer día hábil del mes de abril a las 10:00 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad cuando por cualquier circunstancia no se haya convocado a la reunión ordinaria del máximo órgano social. Estas condiciones no son susceptibles de ser modificadas por acuerdo privado. A este tipo de reuniones, les son aplicables las siguientes reglas: Página: 1 a. Se entiende que no hay convocatoria cuando ésta no se haya efectuado o cuando la citación se haya realizado con omisión de alguno de los requisitos en cuanto a medio, antelación o persona facultada para realizarla. b. En las sociedades que no tengan oficinas de administración en la sede de su domicilio principal, no podrá realizarse este tipo de reuniones por cuanto no se cumple con el requisito que sobre el particular exige el artículo 422 de Código de Comercio. Si los administradores de la sociedad prohíben la entrada a las oficinas de administración, la reunión deberá celebrarse en la puerta de acceso, puesto que no es posible cambiar el lugar señalado por la ley para la celebración de la reunión por derecho propio. c. Si en las oficinas de administración de la sociedad se labora habitualmente los días sábados, éstos se consideran hábiles para efectos de la reunión, salvo que, de manera excepcional, algunos de éstos no lo sean.”1 A su vez, esta Oficina ha señalado: “(…)Todo lo anterior, permite concluir que en el caso de las reuniones de segunda convocatoria y reuniones por derecho propio, se tendrá como regla general sesionar y decidir válidamente con un número plural de socios sin importar la cantidad de acciones que esté representada, salvo para las Sociedades por Acciones Simplificadas que no requieren de la pluralidad citada en la normativa mencionada, pero no se podrán aprobar reformas estatutarias, ni decidir sobre temas para los cuales la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, ya que si en los estatutos se encuentra consignada una mayoría superior a la mayoría prevista en la norma para la generalidad de las decisiones, no podrá aplicarse el quorum decisorio ni deliberatorio consagrado en el artículo 429 del Código de Comercio visto en pretérito, sino el quorum estatutario pactado por los socios.(…)”2 (Negrilla fuera del texto original) Igualmente, la jurisprudencia de esta entidad señaló sobre las reuniones por derecho propio de accionista único lo siguiente: 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Básica Jurídica 100-000008. (12 de julio de 2022). Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161153/Circular+100- 000008+de+12+de+julio+de+2022.pdf/64cf7caa-1459-0c5c-65b8 b4c1d744569d?version=1.3&t=1730482593854 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-032657. (22 de febrero de 2024). Asunto: Algunos aspectos relativos al quorum en reuniones de segunda convocatoria y por derecho propio. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/wEF_B48BFbXk7gJluklg Página: 2 “(…) 2. Sobre la naturaleza de la reunión de asamblea general de accionista del 1° de abril de 2022, que constan en el acta n.° 01-2022. Al respecto, el artículo 422 de Código de Comercio establece que, si la reunión ordinaria de asamblea general de accionistas no es convocada por el representante legal, es un derecho de los accionistas reunirse por derecho propio el primer día hábil de cada mes a las 10:00 A.M en el domicilio principal de la sociedad. En concordancia con esto, el artículo 429 del Código de Comercio establece que “Si se convoca a la asamblea y ésta no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Cuando la asamblea se reúna en sesión ordinaria por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, también podrá deliberar y decidir válidamente en los términos del inciso anterior”, de esta forma, en las reuniones por derecho propio no se necesita del cumplimiento de los requisitos de quórum y mayorías para toma decisiones, salvo para los casos de mayorías calificadas. En aplicación de la anterior normativa, para el Despacho resulta claro que la reunión del 1° de abril de 2022 fue una reunión por derecho propio, en cuanto en dicho año no se convocó a la reunión ordinaria de la sociedad. A pesar de que esto puede llegar a ser una omisión del deber del administrador, lo cierto es que, para efectos de este proceso, y respecto de las pretensiones interpuestas por la demandante, la reunión por derecho propio procede siempre y cuando no se convoque a la reunión ordinaria, tal como lo dictamina el artículo 422 del Código de Comercio. En consecuencia, se reitera, la reunión del 1° de abril de 2022, que consta en el acta 01-2022, fue una reunión por derecho propio. 3. Sobre la nulidad de las decisiones que constan en el acta 01-2022 por violarse el requisito de pluralidad pactado estatutariamente. Sobre el asunto pretendido en este proceso, el cual se basa en la acción de nulidad de decisiones sociales, el demandante argumentó que se violó el régimen estatutario de Odecopack S.A.S. en cuanto no se cumplió con el requisito de pluralidad en la toma de decisiones de la reunión por derecho propio celebrada el 1° de abril de 2022, al haberse tomado todas las decisiones por un único accionista. Ahora bien, sobre la aplicabilidad del requisito de pluralidad en las sociedades por Acciones Simplificadas esta Delegatura ya ha emitido pronunciamientos relevantes, por ejemplo, respecto del artículo 429 del Código de Comercio se advirtió que “Una interpretación más congruente Página: 3 con el régimen de la SAS apuntaría a que las reuniones de segunda convocatoria y por derecho propio pueden celebrarse con la presencia de un solo accionista. En palabras de Reyes Villamizar, „es forzoso colegir que, a diferencia de como ocurre bajo el precepto contenido en el artículo 429 del Código de Comercio, en estas deliberaciones de segunda convocatoria no se requiere pluralidad, de modo que, si solo asiste un accionista, deberá entenderse facultado para adoptar todas las decisiones que correspondan [...]. Esta conclusión surge inequívocamente del régimen general de la SAS y de las reglas especiales sobre quórum y mayorías decisorias que [...] suprimen por completo cualquier requisito de pluralidad para la adopción de determinaciones sociales‟”(…)”3. Ahora bien, en materia de poderes para representar a los accionistas en reuniones del Máximo Órgano Social, el artículo 184 del Código de Comercio establece: “(…)Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos.(…)” (Negrilla fuera del texto original) En ese sentido, todo accionista que desee hacerse representar en reuniones ante el Máximo Órgano Social podrá hacerlo mediante poder otorgado por escrito cumpliendo con las formalidades legales vigentes. Aunado a lo anterior, la Circular Básica Jurídica igualmente ha establecido: “(…)3.16. Representación y poderes. Los asociados podrán participar directamente en las reuniones o hacerse representar por un apoderado cuyo poder deberá cumplir con los siguientes requisitos legales, así como con cualquier otro que se haya establecido en los estatutos: 3.16.1. Constar por escrito. 3.16.2. Indicar expresamente el nombre de la persona a la cual se otorga el poder y, si se concede la facultad de sustituir, el nombre del posible sustituto. Por lo tanto, no se puede recibir de los asociados poderes para las reuniones de asamblea donde no aparezca plenamente identificado el 3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES – DELEGATURA DE PROCEDIMIENTOS DE INSOLVENCIA. Sentencia 830-000023 (21 de abril de 2023). Expediente: 2022-800-00160. Asunto: Impugnación de actos de asambleas, juntas directivas, juntas de socios o de cualquier otro órgano directivo de personas sometidas a su supervisión. Código General del Proceso artículo 24 numeral quinto letra c). Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/47001 Página: 4 nombre del respectivo apoderado, ni dejar espacios en blanco para que terceros determinen dicho representante. 3.16.3. La fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere el poder, salvo que se trate de poder general conferido por escritura pública. (es el único caso en que esa formalidad es obligatoria). 3.16.4. Los poderes otorgados en el exterior no requerirán formalidades adicionales. 3.16.5. Es posible otorgar poderes a personas jurídicas, caso en el cual podrá actuar el representante legal de la persona jurídica, según conste en el respectivo certificado de existencia y representación legal emitido por la Cámara de Comercio. 3.16.6. El poder que se haya otorgado para representar a un socio durante una reunión del máximo órgano social que fue suspendida o que no pudo llevarse a cabo, mantiene sus alcances respecto de la reunión reanudada o nuevamente convocada, siempre que el socio poderdante aún mantenga la voluntad de hacerse representar por el mandatario o apoderado citado en el escrito de poder 3.17. Prohibición para representar a los asociados. La regla general para todos los tipos societarios es que, salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no pueden representar acciones o cuotas distintas de las propias en las reuniones de la asamblea o junta de socios, mientras estén en ejercicio de sus cargos. En las Sociedades por Acciones Simplificadas no resultaría aplicable esta situación salvo que en sus estatutos se haya pactado expresamente. Dicha representación legal hace referencia tanto al cargo de representante legal de una persona jurídica, como a los representantes de personas naturales, bien sea en calidad de tutor, curador o ejercicio de la patria potestad (e.g. padres que representan a sus hijos menores de edad). Debe tenerse en cuenta que el suplente que no ha actuado como principal no se encuentra inhabilitado. Los asociados pueden hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea de Accionistas mediante poder otorgado por escrito en los términos anotados; sin embargo, una vez asumen la función de administradores o empleados, se encuentran sujetos a las prohibiciones previstas en el artículo 185 del Código del Comercio. En consecuencia, los asociados que ostentan la calidad de administradores, no pueden votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación, ni mucho menos lo podrían hacer a través de delegados o mandatarios, en razón de la perentoria prohibición prevista en el artículo 185 del Código de Comercio. (…)” (negrilla incluida en el texto original) Página: 5 En consecuencia, se advierte que es posible la representación de un accionista en reuniones por derecho propio, acatando las normas legales aplicables. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página: 6 conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, la Circular Básica Jurídica y el como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad.