220-62416 El derecho de inspección, sus límites e inhabilidades de los miembros de la junta directiva para representar a los asociados en las reuniones del máximo órgano social.

Ref: El derecho de inspección, sus límites e inhabilidades de los miembros de la junta directiva para representar a los asociados en las reuniones del máximo órgano social. Se recibió su escrito radicado en esta Entidad con el número 459,149-0, por medio de la cual, además de manifestar su incomodidad en razón de una serie de inspecciones a los libros y documentos de la empresa en la cual ostenta la calidad de liquidador por una de las accionistas de la misma, eleva la siguiente consulta: 1. Hasta dónde está obligado a mostrar y suministrar información tan antigua como la solicitada 1.980, cuando su encargo fue asumido apenas desde el ao 1.999, a más de que la socia interesada en la misma estuvo presente en las reuniones del máximo órgano social donde se aprobaron los estados financieros 2. A pesar de ello, puede solicitar nuevas inspecciones, puede cualquiera de los socios solicitarle al liquidador un balance intermedio y un informe del revisor fiscal intermedio estando la sociedad en estado de liquidación Puede cualquiera de los socios en cualquier momento y estando la sociedad en liquidación, solicitarle al liquidador, los inventarios de bienes, la valoración de los activos objeto de la liquidación, y en efecto...suministrarlos a pesar que los mismos se relacionaron en el balance de fin de ejercicio 3. Concepto jurídico sobre la legalidad de los poderes otorgados a miembros de la junta directiva de una sociedad limitada, expresando que la misma no ha sesionado ni ha sido convocada desde el mismo día en que se inició el proceso de liquidación, poniendo de presente el artículo 185 del Código de Comercio. Esbozados los anteriores interrogantes, el Despacho procede a responderlos en el mismo orden de su planteamiento: 1. En primera instancia, debe sealarse que, en efecto, la Ley prevé el derecho de inspección en los artículos 369 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1.995, el cual faculta a los asociados para examinar directamente o mediante delegado los libros y comprobantes de la sociedad con el fin de que conozcan la situación de la compaía, en la forma y términos establecidos para tal efecto. No obstante, este derecho no puede, ni debe ser incondicional, pues como cualquier derecho, tiene sus límites. Vale afirmar, que si bien cada asociado tiene derechos frente a la sociedad, los cuales se hallan protegidos jurídicamente, el ejercicio de los mismos en ningún momento pueden lesionar el derecho de otros, como podría suceder si se antepusiera un interés individual sobre la conveniencia o bienestar de la comunidad, por lo que, aún en estado de liquidación es viable su reglamentación, de tal suerte que su ejercicio no entorpezca la buena marcha del proceso liquidatorio. A su pregunta, si está obligado a mostrar y suministrar información tan antigua como la solicitada 1980, cuando su cargo en la calidad de liquidador fue asumido apenas desde 1999, hay que observar que, de todas maneras las sociedades durante su existencia están obligadas a llevar libros de comercio, entre ellos los de contabilidad, en los cuales se hacen los registros de los asientos de las operaciones sociales, soportados, claro está, en documentos que se guardan como un testigo histórico, permitiendo mantener clara e inalterable la memoria de todos los movimientos contables de la sociedad. Luego, mal podría un administrador, en este caso el liquidador, so pretexto de haber asumido su cargo con posterioridad a la fecha de la información solicitada, impedir o limitar el derecho de inspección que la ley, tratándose de sociedades limitadas, permite a los asociados ejercer en cualquier momento y en los términos que la misma establece, pues ha de entenderse que la información contable reposa en los libros correspondientes, independientemente de que sobre la misma se le pueda endilgar algún tipo de responsabilidad. El hecho de que un socio haya estado presente en la reunión donde se aprobaron cuentas de fin de ejercicio no lo inhabilita para revisar nuevamente la información, pues tal y como se deduce del artículo 369 del Código de Comercio del Código de Comercio, los asociados tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo...la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compaía subraya fuera del texto, observándose que no hay limitación en el tiempo, ni condición de otra índole y donde la ley no distingue, no le es dable al intérprete so pretexto de consultar su espíritu. De todas formas, como se había expresado anteriormente, este derecho puede ser motivo de reglamentación, de tal suerte que su ejercicio no entorpezca la marcha de las labores sociales. 2. Pregunta si cualquiera de los asociados puede solicitarle al revisor fiscal un balance intermedio estando la sociedad en estado de liquidación, a lo cual cabe precisar que, teniendo en cuenta la característica de los usuarios a quienes van dirigidos y los objetivos específicos que los originan, los estados financieros se dividen en estados financieros de propósito general y estados financieros de propósito especial, encontrándose entre estos últimos, los estados financieros de períodos intermedios, definidos en el artículo 26 del citado Decreto 2649 en los siguientes términos: Son estados financieros de períodos intermedios los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores del ente económico, o de las autoridades que ejercen inspección o control. Deben ser confiables y oportunos....Subraya fuera del texto. Del contenido de la norma en mención se puede observar que son claros sus fines en la medida en que permite, además de los estados financieros de propósito general, la posibilidad de hacer exigible la preparación de otros, como su nombre lo indica, de períodos intermedios, cuando quiera que así lo exijan las necesidades del respectivo ente, o bien porque medie solicitud de las autoridades citadas, en cuyo caso la periodicidad estará determinada según el criterio de la administración, motu proprio, o atendiendo instrucciones del máximo órgano social, o bien de la autoridad que los requiera. Es así como para las sociedades sometidas a vigilancia de esta Entidad, la Circular Externa No. 15 de 1.997 exige que se preparen semestralmente, salvo requerimiento expreso en otro sentido de suerte que, a juicio de este Despacho, no es discrecional de cada socio en particular exigir la preparación de los mismos en épocas diferentes a las que para el ente se hayan determinado. No obstante lo anterior, no debe perderse de vista que la información financiera debe servir fundamentalmente, entre otros, para evaluar la gestión de los administradores del ente económico y apoyarlos en la planeación, organización y dirección, objetivos que se cumplen cuando se observan las cualidades de la información, entre éstos que la misma sea pertinente, lo que implica que posee valor de realimentación, de predicción y a la vez es oportuna. Con sujeción a esos parámetros, el socio en ejercicio del derecho de inspección, podrá revisar cuando lo estime necesario la contabilidad, sin que ello suponga derecho a exigir a su arbitrio la preparación de estados financieros intermedios, en los términos del artículo 26 ibídem. 3. En lo que toca a este punto es preciso traer a colación el artículo 185 del Código de Comercio alusivo a las incompatibilidades, el cual dispone: Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran. - Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidación. Como se puede observar, la norma es de carácter imperativo, y tiene fundamento en razones de carácter ético, por lo que su inobservancia conduce a una ilegalidad. De todas maneras dicha norma prevé una excepción, cual es, que los administradores entendiéndose por éstos las personas a que hace alusión el artículo 22 de la Ley 222 de 1.995 y los empleados de la compaía, están exentos de tal prohibición en el evento de ostentar la calidad de representante legal de la persona en cuyo nombre actúan, o que estén representando sus propias cuotas o acciones. Al respecto expresa el profesor Gabino Pinzón, que con tal prohibición ...se trata de evitar que, como con los poderes en blanco, los administradores formen mayorías propias que hagan nugatorio el derecho de los demás socios a examinar y controlar el desarrollo del contrato social y la conducta de los administradores. Sociedades Comerciales, Vol. I, Ed. Temis, Pág.172 Retomando el punto en cuestión, ha de concluirse que, los miembros de la junta directiva de ninguna manera podrían asumir la representación de los accionistas, ni sustituir los poderes a ellos conferidos, sin incurrir en la prohibición planteada. En los anteriores términos se da respuesta a su consulta, no sin antes advertirle que el alcance de la misma es la prevista en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.