DE LAS CAUSALES DE ABSTENCIÓN DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y LIBROS EN EL REGISTRO MERCANTIL.

OFICIO 220-032673 DEL 28 DE DICIEMBRE DE 2023 REFERENCIA: RADICADO 2023-01-925283 ASUNTO: DE LAS CAUSALES DE ABSTENCIÓN DE INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y LIBROS EN EL REGISTRO MERCANTIL. Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual, previas consideraciones allí expuestas, formula unas consultas relacionadas con las causales de abstención de inscripción de actos y libros en el registro mercantil, en los siguientes términos: 1. Ante la petición de inscripción solicitada por una sociedad, ¿pueden las Cámaras de Comercio negar la inscripción de un acto sujeto a registro bajo la justificación de no haberse renovado la matrícula mercantil de la sociedad que solicita la inscripción? 2. En caso que la respuesta a la pregunta anterior resulte en sentido afirmativo ¿cuál sería el fundamento legal para que las Cámaras de Comercio nieguen la inscripción de actos sujetos a registro a una sociedad por no haberse renovado la matrícula mercantil? 3. Si como se dijo en oficio 220-261417 del 20 de octubre de 2023, las sociedades que no han renovado la matrícula mercantil pueden "cumplir con los requisitos establecidos para el perfeccionamiento de sus actos jurídicos". 4. ¿qué pasaría con aquellos actos cuyo perfeccionamiento y efectos frente terceros requieran la inscripción en el registro mercantil y la Cámara de Comercio se niegue a inscribirlos alegando falta de renovación de la matrícula mercantil? Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (numeral 2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021 de esta Entidad, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, no comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus Página: | 2 ________________________________________________________________________ competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. Con el alcance indicado, esta Oficina realizará una exposición de temas relacionados con su consulta a manera de ilustración: Esta Oficina tuvo la oportunidad de pronunciarse sobre los efectos de inscripción de actos y libros en el registro mercantil y las causales de abstención de inscripción de actos o libros que tienen las cámaras de comercio, en el Oficio número 220-015383 del 12 de diciembre del año en curso, en donde se estableció: “El deber de inscribir todo acto relacionado con la administración, responde a la necesidad de que dicha información se beneficie de las bondades que respecto del registro mercantil ha señalado nuestra Corte Constitucional, resaltando el carácter público del registro de la siguiente forma: “(…) los registros, por ser públicos, pueden ser consultados por cualquier persona, de manera que esta forma de comunicación de la decisión no les resulta oculta o secreta. En efecto, la publicidad es justamente la razón de ser del registro, por lo cual ni siquiera hay que acreditar un interés jurídico para enterarse del contenido de los asientos o inscripciones (…)”. Así mismo ha indicado que la publicidad del registro dota de seguridad jurídica los negocios y hace oponible sus efectos frente a terceros, lo anterior en las siguientes palabras: “Coinciden unánimemente la doctrina y la jurisprudencia en reconocer que el registro mercantil es un instrumento de publicidad para la vida comercial, cuyo objeto es permitir al público el conocimiento de ciertos datos relevantes para el tráfico mercantil. Algunos hechos y actividades de esta naturaleza producen efectos no sólo entre la (sic) partes, sino también frente a terceros, por lo cual, por razones de seguridad jurídica, es menester que exista un mecanismo para su conocimiento público. Por ello, la ley impone al comerciante la obligación de dar publicidad a tales hechos o actos, así como su propia condición de comerciante [9]. Este interés de terceros, señala acertadamente Garrigues, no es un interés difuso, sino concreto”. Por otro lado, el legislador ha investido a las cámaras de comercio para que ejerzan un control de legalidad taxativo y eminentemente formal. Por lo tanto, su competencia es reglada y no discrecional, lo que implica que están en la obligación legal de inscribir los libros, actos y documentos sometidos a registro, con excepción de aquellos casos en que la ley las faculta para abstenerse de proceder al mismo o cuando dichos actos y documentos presenten vicios que determinen su ineficacia o inexistencia. Para el efecto, el artículo 897 del Código de Comercio establece: Página: | 3 ________________________________________________________________________ “Artículo 897. Ineficacia de pleno derecho. Cuando en este Código se exprese que un acto no produce efectos, se entenderá que es ineficaz de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial”. A su vez, el artículo 898 del referido Código prescribe: “Artículo 898. Ratificación expresa e inexistencia. (...) Será inexistente el negocio jurídico cuando se haya celebrado sin las solemnidades sustanciales que la ley exija para su formación, en razón del acto o contrato y cuando falte alguno de sus elementos esenciales”. Otras causales de abstención pueden ser consultadas en la circular externa de instrucciones a las Cámaras de Comercio proferida por esta Superintendencia el 25 de abril de 2022, así: “1.1.9. Abstención. Las cámaras de comercio se abstendrán de efectuar la renovación de la matrícula mercantil o la inscripción de actos, libros y documentos, según aplique, en los siguientes casos: 1.1.9.1. Cuando la ley las autorice para ello. Por lo tanto, cuando se presenten inconsistencias de orden legal que por ley no impidan la inscripción, ésta se efectuará. 1.1.9.2. Cuando se genere una inconsistencia al hacer la verificación de identidad de quien radicó la solicitud de registro o quien fue nombrado en alguno de los cargos o de los socios o la persona figure como fallecida. 1.1.9.3. Cuando no existe constancia de aceptación de los nombrados como representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales y/o cuando no se indique el número del documento de identidad y su fecha de expedición, salvo que la cámara de comercio pueda acceder a esa información en virtud de la interoperabilidad con los servicios de la Registraduría Nacional del Estado Civil en el marco de la simplificación de trámites. En los casos de los cuerpos colegiados se deberá tener en cuenta lo señalado en los numerales 1.3.4.5. y el inciso 3 del 1.3.4.7. 1.1.9.4. Cuando no se adjunte el acta o documento en que conste la posesión ante el organismo que ejerce la vigilancia y control para la inscripción de los nombramientos de representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales en los eventos en que la ley lo establezca. 1.1.9.5. Cuando se presenten actos o decisiones ineficaces o inexistentes, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes y aplicables que rijan esta materia. 1.1.9.6. Cuando exista una sanción de suspensión o cancelación de la inscripción o registro vigente para ejercer actividades propias de la ciencia contable al revisor fiscal nombrado, de acuerdo con el reporte emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. 1.1.9.7. Cuando en el formulario de matrícula o renovación de una persona natural o un establecimiento de comercio no se relacionen Página: | 4 ________________________________________________________________________ actividades mercantiles o sean empresas comerciales o industriales del Estado. Normas concordantes: Artículo 14, 15, 16 y 17 de la Ley 1437 de 2011. 1.1.9.8. Cuando no se cuente con el certificado del uso del suelo en las solicitudes de modificación del nombre, datos de ubicación del empresario o el establecimiento de comercio, cambio de domicilio o de la actividad económica con actividades de alto impacto que involucren venta y consumo de bebidas alcohólicas o servicios sexuales, a menos que se elimine dicha actividad. 1.1.9.9. Cuando después de transcurridos seis (6) meses desde la imposición de una multa por infracciones al Código de Policía y ésta no ha sido pagada, no se podrá realizar la inscripción o renovación de la matrícula mercantil del comerciante persona natural. 1.1.9.10. Cuando sea idéntico el nombre de una persona jurídica y de un establecimiento de comercio al de otro previamente inscrito. A efectos del control de homonimia, se tendrán en cuenta las siguientes reglas: - Las expresiones y abreviaturas que identifican el tipo de sociedad o la clase de persona jurídica (Ltda., S. A., S. en C., S. A. S., entre otras) no forman parte del nombre, por lo tanto, no servirán de elemento diferenciador para efectos de la realización del control de homonimia, así como tampoco se tienen en cuenta aquellos requisitos legales exigidos en algunos tipos de sociedades, como por ejemplo Sociedad de Comercialización Internacional (CI), sociedad de Beneficio e Interés Colectivo (BIC) . - No serán considerados nombres idénticos, dos nombres que tengan la misma fonética o dos nombres que estén integrados por las mismas palabras, pero ubicadas en distinto orden. Serán diferenciadores los diminutivos, los puntos, comas, corchetes y/o paréntesis. - La adición de números es suficiente para considerar que dos nombres no son idénticos. 1.1.9.11. Cuando la persona jurídica emplee en su nombre distintivos propios de las instituciones financieras, tenga por objeto realizar actividades financieras, aseguradoras y del mercado de valores, o indique genérica o específicamente el ejercicio de una actividad financiera, aseguradora o del mercado de valores, tales como las expresiones: “bank”, “neobanco” “banco (a)”, en cualquier parte del nombre, sin estar autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con lo establecido en el artículo 12.2.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010. 1.1.9.12. Cuando las entidades promotoras de salud, las instituciones prestadoras de salud, las empresas de medicina de prepagada y de ambulancia prepagada inscriban actos o documentos, sin la aprobación de la Superintendencia Nacional de Salud y así lo requieran.”1 1 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-015383 (12 de diciembre de 2023). Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/159040/OFICIO++++220- +015383++++12+DE+DICIEMBRE+DE+2023.pdf/3dfb06e0-bdec-b8c3-a926-4e743070630f?version=1.0&t=1703084197955 Página: | 5 ________________________________________________________________________ Aunado a lo anterior, es importante recordar que la Circular externa de instrucciones a las Cámaras de Comercio señala que cuando se pretenda inscribir el acto de cancelación de la matricula mercantil se deberá cancelar previamente los derechos de los años no renovados y establece unas reglas para el pago, así: “1.3.5.8. Cuando un comerciante solicite la cancelación de su matrícula mercantil, deberá cancelar los derechos correspondientes a los años no renovados, inclusive la del año en el que solicita su cancelación, salvo que se encuentre dentro del plazo que la ley le ha otorgado para renovar, es decir, entre el 1 de enero y el 31 de marzo. Si un comerciante renueva su matrícula mercantil antes del 31 de marzo y luego, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que hizo la renovación, solicita la cancelación de esa matrícula, podrá pedir que le devuelvan lo pagado por esa renovación, siempre que esa solicitud de cancelación se presente antes del 31 de marzo. Por el contrario, si la solicitud de cancelación se presenta después de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que hizo la renovación o después del 31 de marzo, no hay lugar a devolución alguna. Si el documento contentivo de la solicitud de cancelación de la matrícula mercantil, ya sea de la persona natural, jurídica, establecimiento de comercio, agencia o sucursal, se radica en las cámaras de comercio dentro del plazo y con los requisitos legales para la renovación de la misma, y la cámara de comercio realiza la inscripción con posterioridad, o por problemas técnicos o internos de la misma entidad, no se permite la culminación del trámite, no se podrá exigir el pago de la renovación de la matrícula mercantil respecto del año en que presentó el documento.” 2 (Subrayado fuera de texto) Visto lo anterior, se procede a responder sus inquietudes en el siguiente orden:  A la primera pregunta, se responde, que las causales de abstención de inscripción de actos y libros son taxativas, y se encuentran enumeradas y detalladas en la Circular Externa 100-000002 del 25 de abril de 2022, sin embargo, se aclara que, sí el acto que se pretende inscribir es precisamente el de cancelación de la matricula mercantil, deberá dársele aplicación a lo arriba señalado, esto es, el pago de los derechos de renovación.  A la segunda pregunta, se responde, con fundamento en lo arriba explicado, podrán abstenerse de inscribir un acto o libro en el registro mercantil, solamente en las causales arriba indicadas y la relativa a la cancelación de la matricula mercantil.  A la tercera pregunta, se responde, que como se indica en el oficio citado por el peticionario, la capacidad jurídica de una empresa no se ve afectada per sé, por 2 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. CIRCULAR EXTERNA 100-000002 (25 de abril de 2022). Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161224/Circular+Externa+100- 000002+de+25+de+abril+de+2022.pdf/425eaea3-13d4-fa0a-409b-8ef817f391e6?version=1.3&t=1670275150702 Página: | 6 ________________________________________________________________________ la no renovación de la matrícula mercantil, por lo tanto, las empresas podrán celebrar actos y contratos para adquirir obligaciones y/o derechos.  A la cuarta pregunta, se indica que respecto de las decisiones de abstención de inscripción de las cámaras de comercio proceden los recursos del Procedimiento Administrativo determinados en la Ley. Ahora bien, frente a los actos que requieren inscripción para el perfeccionamiento de un acto o contrato, se indica que, de no hacerse la inscripción, el contrato o acto no se podrá perfeccionar. Por otro lado, respecto de los actos que requieren inscripción para ser oponibles frente a terceros, dichos actos producirán efectos pues esto no afecta su validez o existencia, sin embargo, no podría conminarse a terceros, el conocimiento o cumplimiento de las disposiciones respectivas, sobre los actos que requieren dicha inscripción3. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro, entre otros. 3 “ (…) Esto significa que el incumplimiento del requisito de publicidad impide que el acto produzca efectos jurídicos en relación con los terceros y que, en ningún caso, dicha omisión puede llegar a desconocer la validez de una acto entre las partes. Luego, como la falta de registro acarrea la inoponibilidad del acto y ésta conduce a la protección de los terceros, la exigencia de dicho registro no se somete a su realización en un plazo determinado sino que, por el contrario, supone la diligencia de las partes, so pena de soportar las consecuencias derivadas de la inobservancia de la citada carga de legalidad. (…)”. COLOMBIA. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T-974 (22 de octubre de 2003). M.P. Doctor Rodrigo Escobar Gil. Disponible en: https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2003/T-974-03.htm.