Reunión no presencial – Artículo 19 de la Ley 222 de 1995.

ASUNTO: REUNIÓN NO PRESENCIAL ARTÍCULO 19 DE LA LEY 222 DE 1995. Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2016-01- 047669, donde plantea la siguiente consulta: Con relación a la validez del quórum en las reuniones de Asamblea Ordinaria de Accionistas, ya que en nuestro caso para estas reuniones la asistencia de los socios es tanto virtual skype como presencial y según la cámara de comercio con un solo miembro que sea virtual, la reunión se vuelve no presencial y en ese caso tendría que pedir un funcionario de la Supersociedades. Sobre el particular se debe sealar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Bajo esa consideración hay poner de presente que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 181 del Código de Comercio, Los socios de toda compaía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al ao, por lo menos, en la época fijada en los estatutos. Se reunirán también en forma extraordinaria cuando sean convocados por los administradores, por el revisor fiscal o por la entidad oficial que ejerza control permanente sobre la sociedad, en su caso. En esas reuniones los asociados deben estar presentes o hacerse representar a través de apoderado, para así deliberar y adoptar decisiones a que haya lugar, atendiendo la regla general prevista en el artículo 186 ibídem, de acuerdo con la cual las reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. A su turno, la Ley 222 de 1995, incorporó al ordenamiento mercantil las llamadas Reuniones no presenciales, que se hallan definidas en el artículo 19, modificado por el Artículo 148 del Decreto 0019 de 2012, a cuyo tenor se tiene: Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado., a cuyo tenor se tiene: .. Como se puede observar la citada norma consagró la posibilidad de que todos los miembros de la junta directiva o en su caso los asociados constituyan el máximo órgano, llámese asamblea general de accionistas o junta de socios, sin necesidad de que medie convocatoria, ni estén presentes físicamente los asociados, la condición es que todos puedan deliberar y decidir de manera simultánea sin consideración al lugar donde se encuentren en un momento determinado artículo 20 y 21 de la citada ley. Así las reuniones no presenciales tienen los siguientes requisitos: - No es indispensable la convocatoria siempre y cuando participen la totalidad de los socios. - Debe utilizarse un medio susceptible de prueba. - Citar a un delegado de la Superintendencia con ocho días de anticipación, cuando se trate de sociedades VIGILADAS Derogado por Decreto 019 de 2012 - La comunicación debe ser simultánea o sucesiva. Sobre los medios técnicos utilizados para llevar a cabo la reunión que nos ocupa, la Superintendencia de Sociedades ha precisado De la preceptiva mencionada se observa que el legislador no determina el medio técnico idóneo para probar la reunión no presencial, se limita a destacar la viabilidad de éste tipo de reunión en la medida en que la sociedad pueda probar la participación de todos los miembros que conforman la junta directiva, o de todos los socios o accionistas tratándose de reuniones del máximo órgano social, esto quiere decir, en otros términos, que la reunión llamada no presencial es viable siempre que el medio técnico o tecnológico utilizado permita probar que los miembros que conforman la junta directiva participaron en las deliberaciones o decisiones objeto de la reunión, formalidad sin la cual son ineficaces las decisiones adoptadas. Oficio 220-67777 del 28 de agosto de 2012. En este orden de ideas, se tiene que si en una reunión del máximo órgano social, alguno de los asociados participa de manera virtual, empleando cualquiera de los medios tecnológicos existentes skype, dicha reunión tendrá el carácter de no presencial según los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995. A su turno es preciso advertir que sealado artículo 19, fue modificado por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, en el sentido que derogó la exigencia que consagraba el mismo, de contar con un delegado de la Superintendencia de Sociedades en las reuniones comentadas, cuando la sociedad estuviera sometida a la vigilancia de este organismo. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015.