CAPÍTULO X CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA - RÉGIMEN DE MEDIDAS MÍNIMAS.

OFICIO 220-159034 DEL 26 DE OCTUBRE DE 2021 ASUNTO: CAPÍTULO X CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA - RÉGIMEN DE MEDIDAS MÍNIMAS. Me refiero a su escrito radicado bajo el número de la referencia, mediante el cual, en su condición de auxiliar jurídica, solicita que se emita un concepto sobre cuáles serían las empresas que estarían obligadas a cumplir el régimen de medidas mínimas conforme a lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, 100-000005, modificada por la Circular Externa 100-0000016 del 24 de diciembre de 2020, a su vez modificada parcialmente por la Circular Externa 100-000004 del 9 de abril de 2021. A su vez, manifiesta que tampoco tiene claridad sobre la facultad de la Superintendencia de Sociedades para impartir en cualquier tiempo la instrucción contenida en el numeral 7 del Capítulo X. En primer lugar, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el artículo 2 (2.3) de la Resolución 100-000041 del 2021, emite un concepto de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto, se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento, y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreto. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, expedido con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días. 2 Con el alcance indicado, este Despacho se permite responder su consulta en los siguientes términos: 1. Empresas obligadas a cumplir el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas: La Superintendencia de Sociedades con el fin de actualizar la normatividad contenida en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica a las recomendaciones de organismos internacionales, expidió la Circular 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, modificada parcialmente por la Circular Externa 100-000004 del 9 de abril de 2021, en la cual señala cuales son las sociedades obligadas a implementar un sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo. En la citada circular se afirma que, para las Empresas Obligadas, supervisadas por la Superintendencia de Sociedades, resulta imprescindible, en los términos del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, implementar un sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos y de financiación del terrorismo. La aplicación se da para las Empresas Obligadas supervisadas por la Superintendencia de Sociedades, siempre y cuando no estén vigiladas por otra entidad y/o tengan un régimen de vigilancia especial en razón de su actividad. Para el efecto, se entiende como Empresa Obligada a dar cumplimiento a lo previsto por el Capítulo X, aquellas descritas en el numeral 4 de dicho capítulo, el cual establece lo siguiente: “4. Ámbito de aplicación del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM Están obligadas a dar aplicación al Capítulo X: 4.1. Las Empresas sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades que hubieren obtenido Ingresos Totales o tenido Activos iguales o superiores a cuarenta mil (40.000) SMLMV, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Estas Empresas deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT). 4.2. Las Empresas que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican 3 para el respectivo sector, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT): 4.2.1. Sector de agentes inmobiliarios a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995; b. Que en su objeto social puedan desarrollar la actividad inmobiliaria (entendida como la prestación de servicios de intermediación en la compra, venta, permuta o arrendamiento de bienes inmuebles a favor de sus clientes) y que en el año calendario inmediatamente anterior hayan realizado negocios o transacciones en relación con dicha actividad, con personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras de derecho público o privado iguales o superiores a cien (100) SMLMV; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV. 4.2.2. Sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995; b. Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV. 4.2.3. Sector de servicios jurídicos a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995; b. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6910 del CIIU Rev. 4 A.C; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV. 4.2.4. Sector de servicios contables a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995; b. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria 4 según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6920 del CIIU Rev. 4 A.C; y; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV. 4.2.5. Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil a. Que estén sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades conforme lo previsto en los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995; b. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso Total según las normas aplicables, sea la identificada con los códigos 4111, 4112, 4210, 4220 o 4290 del CIIU Rev. 4 A.C; y c. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMLMV. 4.2.6. Servicios de Activos Virtuales a. Que las Empresas realicen, para o en nombre de, otra persona natural o jurídica, una o más de las siguientes actividades u operaciones iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMLMV: 1. intercambio entre Activos Virtuales y monedas fiat; 2. intercambio entre una o más formas de Activos Virtuales; 3. transferencia de Activos Virtuales; 4. custodia o administración de Activos Virtuales o instrumentos que permitan el control sobre Activos Virtuales; 5. participación y provisión de servicios financieros relacionados con la oferta de un emisor o venta de un Activo Virtual; y 6. en general, servicios relacionados con Activos Virtuales; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV. Las Empresas que pertenezcan al sector de Activos Virtuales deberán dar cumplimiento, adicional a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT), al proceso de Debida Diligencia Intensificada para conocer a su Contraparte establecido en el numeral 5.3.2 del presente Capítulo X. 4.2.7. Sectores de supervisión especial o regímenes especiales a. Las Sociedades Administradoras de Planes de Autofinanciamiento Comercial (SAPAC). 5 b. Las Sociedades Operadoras de Libranza, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades. c. Las sociedades que lleven a cabo Actividades de Mercadeo Multinivel. d. Los fondos ganaderos. e. Las sociedades que realizan actividades de factoring, vigiladas por la Superintendencia de Sociedades. 4.2.8. Régimen aplicable a las Empresas que reciban aportes en Activos Virtuales Las Empresas que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren recibido uno o varios aportes de Activos Virtuales iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a cien (100) SMLMV, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT) y deberán aplicar el proceso de Debida Diligencia Intensificada para conocer a su Contraparte y los Activos Virtuales, establecido en el numeral 5.3.2 del presente Capítulo. 4.3. Las APNFD1 que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando no estén vigilados por otra entidad y/o tengan un régimen de vigilancia especial en razón de su actividad, si cumplen con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 6 del presente Capítulo X (Régimen de Medidas Mínimas): 4.3.1. Sector de agentes inmobiliarios a. Que se dediquen habitualmente a la prestación de servicios de intermediación en la compra o venta de bienes inmuebles a favor de sus clientes; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV. 4.3.2. Sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas a. Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV. 4.3.3. Sector de servicios jurídicos 1 Son las actividades y profesiones no financieras designadas de Empresas, que para los efectos de la presente circular son los siguientes: i) sector de agentes inmobiliarios; ii) sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; iii) sector de servicios contables; y iv) sector de servicios jurídicos. 6 a. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6910 del CIIU Rev. 4 A.C; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV. 4.3.4. Sector de servicios contables a. Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6920 del CIIU Rev. 4 A.C; y b. Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000).” 2. El Régimen de Medidas Mínimas: El numeral 6.2 del Capítulo X, establece el contenido del Régimen de Medidas Mínimas en los siguientes términos: "6.2. Contenido del Régimen de Medidas Mínimas. Las Empresas Obligadas deberán tener en cuenta los riesgos relacionados con LA/FT/FPADM, para lo cual deben analizar la materialidad del riesgo, el tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas Geográficas y países donde opera y demás características particulares de su actividad, así como el perfil de sus Contrapartes. Para llevar a cabo tal proceso pueden apoyarse en los documentos y tipologías de LA/FT/FPADM aplicables al sector de su actividad, disponibles en los sitios de Internet de la UIAF-, GAFI, GAFILAT, la Organización de los Estados Americanos OEA- , la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito UNODC, la Superintendencia de Sociedades, entre otros. El representante legal de la Empresa Obligada será el encargado y responsable de supervisar y verificar el cumplimiento del Régimen de Medidas Mínimas Las Empresas Obligadas deberán adoptar las siguientes medidas mínimas: a. Instruir, a través de su representante legal, a los empleados y asociados sobre los Riesgos LA/FT/FPADM, por lo menos una (1) vez a al año; 7 b. Comunicar y divulgar, a través del representante legal, las medidas mínimas que la Empresa adoptó para prevenir y mitigar los Riesgos LA/FT/FPADM; c. Identificar a la Contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes; d. Identificar al Beneficiario Final de la Contraparte y tomar Medidas Razonables para verificar su identidad; e. Tomar Medidas Razonables para conocer la estructura de propiedad de la Contraparte con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga. f. Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial con la Contraparte; g. Realizar una Debida Diligencia continua de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que sean consistentes con el conocimiento que tiene la Empresa Obligada sobre la Contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos; h. Disponer de registros y documentos de soporte de la ejecución e implementación del Régimen de Medidas Mínimas; i. Reportar ante la UIAF y poner en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, en el evento en que se identifique o verifique cualquier bien, Activo, Producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad incluida en las Listas Vinculantes. Para tal fin, deberá consultar permanentemente las Listas Vinculantes; j. Definir, adoptar y monitorear acciones y herramientas para la detección de Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas, así como el reporte efectivo a la UIAF; k. Registrar al representante legal en el SIREL y responsabilizarlo para que sea el responsable de presentar a la UIAF los ROS y demás reportes señalados en el literal i, anterior; y l. Dar respuesta oportuna a los requerimientos de información emitidos por la Superintendencia de Sociedades, relacionados con la implementación y ejecución de este Régimen de Medidas Mínimas; Lo dispuesto para el SAGRILAFT puede servir como lineamiento para profundizar en el diseño que cada Empresa adopte bajo el presente Régimen de Medidas Mínimas." Adicionalmente, se sugiere consultar en la Página WEB de la Superintendencia de Sociedades, los conceptos jurídicos relativos al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, en los que podrá encontrar aspectos tales como los relacionados con la materialidad del riesgo, la segmentación de los factores de riesgo, la matriz de riesgo, las medidas razonables, entre otros. Finalmente, la facultad de la Superintendencia de Sociedades para impartir en cualquier tiempo la instrucción específica a cualquier Empresa sometida a su 8 supervisión, que no sea una Empresa Obligada al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas, para que implemente las medidas señaladas en este Capítulo X, es decir que implemente el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, conforme con sus instrucciones, se da como resultado de ejercer la función prevista en el numeral 28 del artículo 7 del Decreto 1736 de 2020. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad y los conceptos que emite sobre las materias de su competencia.