Ref. Convocatoria – Representación de cuotas del socio fallecido y otros.

REF.: CONVOCATORIA REPRESENTACIÓN DE CUOTAS DEL SOCIO FALLECIDO Y OTROS. Aviso recibo de su comunicación radicada bajo No. 2010-01-015472 mediante la cual invocando entre otros los artículos 5 y 9 del Código Contencioso Administrativo, manifiesta el interés que le asiste en conocer el derecho privado de los comerciantes en Colombia, en cuanto a sus derechos y obligaciones, con motivo de que su mejor amigo es colombiano y es socio en una sociedad limitada que se encuentra en inspección y a ese propósito formula un extenso interrogatorio que versa sobre asuntos de índole tan disímil que no es dable relacionar siquiera por materias y, que en buena parte involucran unos aspectos puntuales que dicen de la situación que se presenta al interior de una sociedad no identificada, en particular, las que han sido objeto de actuaciones adelantadas por esta Entidad. En primer lugar es preciso sealar que no le es dable a los particulares so pretexto texto del derecho de petición que las disposiciones citadas regulan, pretender que las autoridades asuman funciones que no le corresponden y que solo procuran satisfacer el interés indeterminado de un tercero desprovisto de los objetivos a que el mismo se contrae, independientemente del derecho y la obligación correlativa que a las mismas y en el caso particular de esta Superintendencia le asiste, de emitir los conceptos de carácter general y abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le sean formuladas ahí si por terceros indeterminados sobre las materias de su competencia, conceptos que de conformidad con el artículo 25 del código citado, no tienen carácter vinculante ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. De ahí que la misma no daba pronunciarse en esta instancia sobre situaciones particulares y concretas, ni menos sobre la legalidad o ilegalidad de actos o decisiones de los órganos de administración o dirección, o sobre las decisiones que haya de adoptar con ocasión de las actuaciones que eventualmente llegue a adelantar en relación con sociedades cuyos antecedentes le sean ajenos, o de los que haya de conocer en ejercicio de sus atribuciones de inspección, vigilancia y control como es el caso de los que su solicitud sugiere y los cuales tramitará en la oportunidad que corresponda, teniendo en cuenta que un ponunciamiento de carácter vinculante expedido en el marco de las facultades administrativas establecidas en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, supone contar con los elementos de juicio suficientes para examinar en cada caso las circunstancias de la sociedad y las condiciones en que hayan sido adoptadas las determinaciones, o celebrado en particular los actos o contratos, lo que resulta igualmente predicable en tratándose de irregularidades de índole jurídico, contable, económico o administrativo que puedan comprometer a los administradores, los socios o cualquiera otro órgano. En este orden de ideas procede transcribir a continuación la parte pertinente de su solicitud para proporcionar en tanto haya lugar una respuesta de carácter general consecuente con los parámetros del artículo 25 del C. C.A., no sin antes poner de presente que en la P. WEB de la Entidad están a disposición del público todas las leyes, decretos, resoluciones, circulares externas, conceptos contable y conceptos jurídicos que ilustran sobre los temas societarios de su competencia, a más de las publicaciones escritas que puede consultarse personalmente en la Biblioteca. 1. Según la constitución Política de Colombia el Artículo 83, dice las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas. De igual manera el artículo 84 dice Cuando un derecho o una actividad hayan sido reglamentados de manera general, las autoridades públicas no podrán establecer ni exigir permisos, licencias o requisitos adicionales para su ejercicio. En referencia a las notificaciones personales entre comerciantes, las cuales son consideradas como documentos privados para que se aprueben estados financieros de fin de ejercicio en una sociedad, y sabiendo que la norma dice que se debe contar 15 días hábiles, sin tener en cuenta el día de la convocatoria y el día de la reunión, la pregunta es la siguiente: Si una empresa en su departamento de administración trabajan habitualmente los días sábados según su derecho reglamentado de manera general en derecho privado y por derecho propio en el legislativo, lo cual puede ser certificado por el representante legal de la sociedad, la sociedad debe considerar para efectos legales como días laborables los que tiene establecidos dentro de la empresa o lo establecido por las leyes en el derecho judicial Si conociendo que toda convocatoria se debe hacer en la forma prevista en los estatutos, podría decirme si se puede hacer la notificación personal escrita por correo registrado a todos los asociados y al mismo tiempo por notificación por aviso en prensa yo medio de comunicación local en donde tiene su domicilio la sociedad Si se tiene el conocimiento que existe un impedimento que no permita cumplir con la notificación por correo registrado a todos los asociados, y que se pueda certificar con dos testigos que den fe de este hecho. Cuando uno de los asociados fallezca y no exista un proceso de sucesión por los posibles herederos y sea urgente hacer una reunión de socios, podría indicarme cómo se hace para hacer la notificación personal a los herederos si no cumplen lo estipulado en el artículo 378 del código de comercio colombiano Y cuál es el procedimiento estipulado por la Superintendencia que sea más eficaz para que la reunión tenga lugar. R Reiterando que no es procedente pronunciarse sobre situaciones particulares, menos de las esté conociendo o haya de conocer la Entidad en ejercicio de sus funciones administrativas, basta traer aquí una somera la síntesis de los parámetros generales que ha efectuado la Entidad sobre los asuntos que se relacionan con la convocatoria y la representación de las acciones del socio fallecido. CONVOCATORIA. Para este fin es oportuno traer algunos apartes de la Resolución 360-856 del 6 de mayo de 1997 y de la Circular Externa D-002 del 6 de diciembre de 1978, que ilustran sobre criterio que ha mantenido la Entidad. En la primera providencia la Entidad manifestóLas personas que tienen la potestad de convocar lo deberán hacer en la forma estipulada en los estatutos sociales o la ley pero sin que signifique que la obligación de convocar se agota con el simple requisito de elaborar el aviso en la forma indicada..podemos concluir que en el evento en que un accionista no haya registrado la dirección pertinente para enviarle las convocatoriascuando haya sido el medio escogido en los estatutos,y se hayan agotado los medios posibles para ubicarlo, nada impide que se recurra al artículo 424 del Código de Comercio, para complementar las respectiva convocatoria mediante un aviso publicado en un periódico del domicilio social además de las respectivas comunicaciones enviadas a los asociados que tengan registrada su dirección en la sociedad y, así cumplir con la finalidad de la convocatoria cual es que todos los asociados conozcan con la debida antelación las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ha de celebrarse la reunión del máximo órgano social. La referida circular por su parte seala: Con el ánimo de facilitar el computo de los días de antelación con los cuales debe convocarse la asamblea o la junta de socios, se aclara que el conteo correcto se establece a partir del día siguiente a la fecha en la cual se convocó C.Co, art.829 hasta la medianoche del día anterior al de la reunión CRPM, art 61. Por tanto, para tal fin, no se tendrán en cuenta ni el día de la convocatoria ni el de la sesión. Así mismo, se precisa que cuando la ley o los estatutos prevean que dicha citación debe preceder a la reunión del máximo órgano social con un determinado número de días hábiles, se tendrán en cuenta los sábados como días hábiles, siempre y cuando en ellos se trabaje normalmente en las oficinas de la administración. REPRESENTACIÓN DE ACCIONES O CUOTAS DE LA SUCESIÓN ILIQUIDA A este respecto ha sido reiterado la doctrina de la Superintendencia en el sentido de precisar que el régimen de representación de las acciones que pertenecen a la sucesión ilíquida de un accionista fallecido se encuentra determinado en el inciso tercero del artículo 378 del Código de Comercio, el cual impone a los interesados en ejercer la representación de los derechos de acciones de una sucesión ilíquida la carga de acreditar el carácter de albacea con tenencia de bienes, o de sucesor reconocido en el juicio, para lo cual es preciso promover el respectivo trámite sucesoral y solicitar el reconocimiento que lo habilita para ejercer durante el trámite de la liquidación los derechos correspondientes a las acciones de la sucesión. De las consideraciones de orden jurídico y conceptual en que se fundamenta la conclusión anterior se ocupa la Circular Externa NO. 025 del 18 de Noviembre de 1997. En cuanto se refiere a la representación de las acciones de la sucesión ilíquida, por mandato de la ley, corresponde a las siguientes personas según el caso: 1.- Cuando hay albacea con tenencia de bienes corresponde a él la representación. 2.- Siendo varios los albaceas, debe designarse un solo representante, salvo que uno de ellos haya sido autorizado por el juez para el efecto. 3.- Si no hay albacea, o habiéndolo este no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral. 4.- En el evento de que no existan sucesores reconocidos, la representación le corresponderá al curador de la herencia yacente designado por el juez, cuando la herencia haya sido declarada yacente Artículo 1297 del Código Civil. 5.- Cuando ninguna de las situaciones anteriormente expuestas se verifique, no existe una persona que pueda representar válidamente los derechos de acciones de la sucesión ilíquida, por lo cual será necesario promover ante el juez la declaratoria de la herencia yacente y la designación del curador que la representa sft 2. Según la ley del código contencioso administrativo en referencia a los procedimientos administrativos, en el artículo 2 dice que el objeto de la actuación administrativa es el cumplimiento de los cometidos estatales como lo sealan las leyes, la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, reconocidos por la ley. Y en el artículo 3, en referencia a los principios orientadores dice que Las actuaciones administrativas se desarrollarán con arreglo a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción y, en general, conforme a las normas de esta parte primera. En virtud del principio de economía, se tendrá en cuenta que las normas de procedimiento se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, que no se exijan más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa. En virtud del principio de celeridad, las autoridades tendrán el impulso oficioso de los procedimientos, suprimirán los trámites innecesarios, utilizarán formularios para actuaciones en serie cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y sin que ello releve a las autoridades de la obligación de considerar todos los argumentos y pruebas de los interesados. El retardo injustificado es causal de sanción disciplinaria, que se puede imponer de oficio o por queja del interesado, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda corresponder al funcionario. En virtud del principio de eficacia, se tendrá en cuenta que los procedimientos deben lograr su finalidad, removiendo de oficio los obstáculos puramente formales y evitando decisiones inhibitorias. Las nulidades que resulten de vicios de procedimiento podrán sanearse en cualquier tiempo a petición del interesado. En virtud del principio de imparcialidad las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación por consiguiente, deberán darles igualdad de tratamiento, respetando el orden en que actúen ante ellos. En virtud del principio de publicidad, las autoridades darán a conocer sus decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones que ordenan este código y la ley. En virtud del principio de contradicción, los interesados tendrán oportunidad de conocer y de controvertir esas decisiones por los medios legales. Estos principios servirán para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicación de las reglas de procedimiento. Las autoridades deberán observar estrictamente los principios consagrados en este artículo al expedir los reglamentos internos de que tratan los artículos io., de la Ley 58 de 1982 y 32 de este código. Si una persona natural o jurídica que no se encuentre vigilada según el artículo 84 de la ley 222, y a la cual la Superintendencia decide inspeccionar basado en el artículo 83 de la ley 222, solicitando documentos al representante legal para poder adelantar la inspección, y solicitando aclaraciones o descargos que sean pertinentes en tiempos estipulados y precisos, podría decirme si existe una norma que defina cuál es el tiempo exacto para que el funcionario respetando los principios de economía, celeridad, eficacia decida sobre los procedimientos que adelanta luego de la presentación de dichos documentos De igual manera, sabiendo que la ley estipula que el funcionario que lleva la inspección debe velar porque ésta sea hecha bajo los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, podría decirme si dicho funcionario no está en la obligación de explicar al comerciante inspeccionado cuales son los procedimientos a seguir para subsanar las irregularidades que puedan haber resultado de la inspección, y así asegurar la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los comerciantes administrados reconocidos por la ley Si el comerciante inspeccionado y administrado, en el inicio de la inspección informó por escrito al funcionario que existe otro medio más eficaz de informarlo de cualquier notificación o citación en comunicación hecha especialmente para tal propósito, y aun así el funcionario envía por correo certificado una citación a la dirección que el funcionario haya indicado por primera vez en la actuación de inspección, pero que no es la mas eficaz y dicha citación nunca es recibida por el comerciante, esta notificación debería considerarse sin efectos legales según lo estipula el artículo 48 del CCA Si en virtud del principio de imparcialidad las autoridades deben actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación, un comerciante inspeccionado bajo el artículo 83 de la ley 222, es solicitado a presentar documentos y recibe órdenes del funcionario para que se adopten medidas que el funcionario crea conveniente, pero que por fuerza mayor ajenas a su voluntad no se puedan hacer en los tiempos ordenados, puede dicho comerciante explicar las razones y solicitar un recurso suspensivo mientras logra solucionar la fuerza mayor y así evitar que sea decretada cualquier sanción o multa por no cumplir con lo ordenado, de igual manera evitar cualquier modificación a la situación jurídica de carácter particular, y cual es el procedimiento a seguir Qué se debe hacer en caso que dicha solicitud de suspensión temporal sea rechazada, cuando con este rechazo cause agravio injustificado a varias personas incluyendo la sociedad Sabiendo el principio de celeridad, cuando los comerciantes de buena fe, para evitar cualquier perjuicio hacia terceros, han hecho lo posible para ajustarse a cumplir los estatutos establecidos dentro de la sociedad, y por consiguiente contratar un pasado dentro de la sociedad y que resulte de la toma de información que fue decretada a la sociedad basado en el artículo 83 de la ley 222, pero que a juicio del funcionario, dichas medidas son ineficaces, me gustaría saber si un funcionario puede impulsar oficiosamente los procedimientos a seguir en cada orden hecha al comerciante, para agilizar las decisiones tomadas y así suprimir los trámites innecesarios por parte del comerciante. Sabiendo que existe la virtud del principio de eficacia, me gustaría saber si el funcionario puede convocar y notificar a asamblea por solicitud de la mayoría absoluta para poder solucionar y resolver las nulidades que resulten de vicios de procedimiento en cuanto a la notificación personal en derecho privado y administrativo, para lograr la finalidad que permita remover de oficio los obstáculos puramente formales y que ocasionan decisiones inhibitorias del funcionario para el buen funcionamiento del objeto social En virtud de los principios de economía y de eficacia podría decirme si un funcionario tiene el poder para resolver de oficio las nulidades que resulten de vicios de procedimiento para sanearlas en cualquier tiempo a petición de la mayoría absoluta de los asociados, teniendo en cuenta que los procedimientos logren su finalidad de enervar un causal de disolución. O es deber del funcionario causar un aumento de gastos de quienes intervienen en ellos, ordenando que se haga nuevamente una reunión extraordinaria, para presentar a la asamblea los mismos documentos que se presentaron con anterioridad al funcionario, y que ya fueron aprobados por la mayoría absoluta de la sociedad mayoría absoluta a quien se le envió correo registrado para cumplir con una notificación personal, quedando un solo socio minoritario a quien aunque se le envío correo registrado, no recibió la notificación personal por consiguiente no se logró notificar por correo, y a quien no se lograra nunca hacerse notificación personal, pues se desconoce su paradero o nuevo domicilio, y no exista otro medio más eficaz de informarlo de cualquier notificación o citación que por una publicación por aviso en prensa yo medio de comunicación local Basado en virtud del principio de economía, cuál es el procedimiento a seguir para subsanar una decisión de un funcionario en un acto administrativo, que no haya tenido cuenta de la Constitución Política o a la ley, si los tiempos están vencidos para solicitar recurso de reposición 3. Según el código de comercio Colombiano los siguientes artículos dicen así Articulo.221.- En las sociedades sometidas a vigilancia, la Superintendencia de Sociedades podrá declarar, de oficio o a solicitud del interesado, la disolución de la sociedad cuando ocurra cualquiera de las causales previstas en los ordinales 20., 30., 50. y 8 del artículo 218, si los asociados no lo hacen oportunamente. En las sociedades no sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, las diferencias entre los asociados sobre la ocurrencia de una causal de disolución serán decididas por el juez del domicilio social, a solicitud del interesado, si no se ha pactado la cláusula compromisoria. Articulo. 159.- Modificado. Ley 44 de 1981, articulo. 13. Las cámaras de comercio se abstendrán de registrar las escrituras de reforma sin la previa autorización de la superintendencia, cuando se trate de sociedades sometidas a su control. Articulo. 167.- Una sociedad podrá, antes de su disolución, adoptar cualquiera otra de las formas de la sociedad comercial reguladas en este Código, mediante una reforma del contrato social. La transformación no producirá solución de continuidad en la existencia de la sociedad como persona jurídica, ni en sus actividades ni en su patrimonio Artículo. 158.- Toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se registrará como se dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la cámara de comercio correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma. Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los estatutos. Articulo. 169.- Si en virtud de la transformación se modifica la responsabilidad de los socios frente a terceros, dicha modificación no afectará las obligaciones contraídas por la sociedad con anterioridad a la inscripción del acuerdo de transformación en el registro mercantil. Articulo. 170.- En la escritura pública de transformación deberá insertarse un balance general, que servirá de base para determinar el capital de la sociedad transformada, aprobado por la asamblea o por la junta de socios y autorizado por un contador público. Articulo. 165.- Cuando una reforma del contrato tenga por objeto el cambio de domicilio de la sociedad y éste corresponda a un lugar comprendido dentro de la jurisdicción de una cámara de comercio distinta de aquella en la cual se haya registrado la escritura de constitución, deberá registrarse copia de dicha escritura y de las demás reformas y actas de nombramiento de obligatoria inscripción en la cámara del lugar del nuevo domicilio. Lo dispuesto en este artículo se aplicará también en los casos en que por alteraciones en la circunscripción territorial de las cámaras de comercio, el lugar del domicilio principal de una sociedad corresponda a la circunscripción de una cámara distinta. Articulo. 166.- Las reformas de la sociedad se probarán de manera igual a su constitución. Parágrafo.- Entre los socios podrá probarse la reforma con la sola copia debidamente expedida del acuerdo o acta en que conste dicha reforma y su adopción. Del mismo modo podrá probarse la reforma para obligar a los administradores a cumplir las formalidades de la escritura y del registro. Articulo. 196.- La representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad. A falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que representan a la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. Las limitaciones o restricciones de las facultades anteriores que no consten expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil no serán oponibles a terceros. Una persona natural o jurídica que no se encuentre vigilada según el artículo 84 de la ley 222, y la cual la superintendencia decide inspeccionar basado en el artículo 83 de la ley 222, entra inmediatamente a ser considerada como sociedad sometida a vigilancia Si la respuesta a la pregunta anterior fuese positiva, basándose en el artículo. 159 del C Co.- Modificado. Ley 44 de 1981, artículo. 13. que dice Las cámaras de comercio se abstendrán de registrar las escrituras de reforma sin la previa autorización de la superintendencia, cuando se trate de sociedades sometidas a su control cuál sería el procedimiento a seguir para solicitar dicha autorización , y que se debe hacer para hacer validar por oficio las reuniones y decisiones tomadas por la asamblea que se hicieron desde el primer día que se inicio un proceso de inspección Si en una sociedad existe una causal de disolución causada por una pérdida superior al 50 del patrimonio, si se tiene en cuenta el artículo 167 de C Co, puede una sociedad, antes de su disolución, adoptar cualquiera otra de las formas de la sociedad comercial reguladas en este Código, mediante una reforma del contrato social, dejando el mismo patrimonio que se tenía inicialmente, o aunque la transformación no produce solución de continuidad en la existencia de la sociedad como persona jurídica, ni en sus actividades ni en su patrimonio se debe aumentar el patrimonio como exige la regla. Se puede cambiar, aumentar o disminuir los asociados o se deben continuar con los mismos. Basados en los artículos 158 159 de C Co.- podría decirme si los permisos o certificaciones hechas ante los entes gubernamentales producen efecto alguno y si se deben tramitar nuevamente y cuáles serían los procedimientos a seguir estipulados por la ley. R- Los planteamientos propuestos parten de una premisa errada: La inspección es una atribución que le permite a la Entidad solicitar, conformar y analizar de manera ocasional la información que requiera sobre la situación jurídica, económica o administrativa de cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia financiera, para lo cual podrá entre otros practicar investigaciones administrativas, pero el ejercicio de esa atribución no supone que la sociedad quede sometida a su vigilancia o control, pues uno y otro estado de supervisión derivan de la verificación de los precisos presupuestos establecidos en los 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, esto es la ocurrencia de una de las causales de vigilancia contempladas en el Decreto 4350 de 2006 o la expedición por parte de la Entidad del acto administrativo particular que así lo determine. - Que la transformación no produzca solución de continuidad como de manera expresa indica el artículo 167 del Código de Comercio, precisamente significa que la persona jurídica subsiste y como tal sigue siendo para todos los efectos titular de todos los derechos y obligaciones que pesaban sobre ella. En esa medida, independientemente de que las relaciones entre los asociados entre si y con la sociedad se hayan de regir en lo sucesivo por las reglas propias del nuevo tipo societario, es claro que el patrimonio no se ve modificado por virtud de la reforma, ni por ende se podrá entender subsanada la causal de disolución por perdidas que lo afectare, a menos que la modificación también comprenda un aumento del capital social en el cual pueden participar uno, algunos o todos los socios, o terceros, según lo que el máximo órgano social acuerde. 4. Según el código de procedimiento civil Colombiano los siguientes artículos dicen así ARTICULO 182. CONVOCATORIA Y DELIBERACION DE REUNIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS. En la convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En las reuniones ordinarias la asamblea podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los directores o de cualquier asociado. La junta de socios o la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados. Quienes conforme al artículo anterior puedan convocar a la junta de socios o a la asamblea, deberán hacerlo también cuando lo solicite un número de asociados representantes de la cuarta parte o más del capital social. ARTICULO 183. COMUNICACION DE REUNIONES A LA SUPERINTENDENCIA. Las sociedades sometidas a inspección y vigilancia deberán comunicar a la Superintendencia la fecha, hora y lugar en que se verificará toda reunión de la junta de socios o de la asamblea, a fin de que se designe un delegado, si lo estimare pertinente. ARTICULO 184. REPRESENTACION DEL SOCIO EN ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS. Artículo subrogado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995. El nuevo texto es el siguiente: Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se sealen en los estatutos. Los poderes otorgados en el exterior sólo requerirán las formalidades aquí previstas. ARTICULO 186. LUGAR Y QUORUM DE REUNIONES. Las reuniones se realizarán en el lugar del dominio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum. Con excepción de los casos en que la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, las reuniones de socios se celebrarán de conformidad con las reglas dadas en los artículos 427 y 429. ARTICULO 427. QUORUM PARA DELIBERACION Y TOMA DE DECISIONES. Ver Notas del Editor La asamblea deliberará con un número plural de personas que represente, por lo menos, la mayoría absoluta de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se exija un quórum diferente. Las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes, a menos que la ley o los estatutos requieran para determinados actos una mayoría especial. ARTICULO 429. REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA POR DERECHO PROPIO-REGLAS. Artículo subrogado por el artículo 69 de la Ley 222 de 1995. El nuevo texto es el siguiente: Si se convoca a la asamblea y ésta no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. Cuando la asamblea se reúna en sesión ordinaria por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, también podrá deliberar y decidir válidamente en los términos del inciso anterior. En las sociedades que negocien sus acciones en el mercado público de valores, en las reuniones de segunda convocatoria la asamblea sesionará y decidirá válidamente con uno o varios socios, cualquiera sea el número de acciones representadas. ARTICULO 188. OBLIGATORIEDAD DE DECISIONES DE LA JUNTA O ASAMBLEA. Reunida la junta de socios o asamblea general como se prevé en el Artículo 186, las decisiones que se adopten con el número de votos previsto en los estatutos o en las leyes obligarán a todos los socios, aún a los ausentes o disidentes, siempre que tengan carácter general y que se ajusten a las leyes y a los estatutos. ARTICULO 424. CONVOCATORIA A LAS REUNIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS. Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes. ARTICULO 425. DECISIONES EN REUNIONES EXTRAORDINARIAS DE LA ASAMBLEA. La asamblea extraordinaria no podrá tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día publicado. Pero por decisión del setenta por ciento de las acciones representadas podrá ocuparse de otros temas, una vez agotado el orden del día, y en todo caso podrá remover a los administradores y demás funcionarios cuya designación le corresponda. ARTICULO 431. CONTENIDO DE LAS ACTAS Y REGISTRO EN LIBROS. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión el número de acciones suscritas la forma y antelación de la convocación la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen los asuntos tratados las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura. ARTICULO 433. DECISIONES INEFICACES. Serán ineficaces las decisiones adoptadas por la asamblea en contravención a las reglas prescritas en esta Sección. ARTICULO 423. REUNIONES EXTRAORDINARIAS DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS. Las reuniones extraordinarias de la asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compaía, por convocación de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal. El superintendente podrá ordenar la convocatoria de la asamblea a reuniones extraordinarias o hacerla, directamente, en los siguientes casos: i Cuando no se hubiere reunido en las oportunidades sealadas por la ley o por los estatutos 2 Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea, y 3 Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas. La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal. ARTICULO 218. CAUSALES DE DISOLUCION DE LA SOCIEDAD. La sociedad comercial se disolverá: 1 Por vencimiento del término previsto para su duración en el contrato, si no fuere prorrogado válidamente antes de su expiración 2 Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la terminación de la misma o por la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye su objeto 3 Por reducción del número de asociados a menos del requerido en la ley para su formación o funcionamiento, o por aumento que exceda del límite máximo fijado en la misma ley 4 Ver Nota de Vigencia Por la declaración de quiebra de la sociedad 5 Por las causales que expresa y claramente se estipulen en el contrato 6 Por decisión de los asociados, adoptada conforme a las leyes y al contrato social 7 Por decisión de autoridad competente en los casos expresamente previstos en las leyes, y 8 Por las demás causales establecidas en las leyes, en relación con todas o algunas de las formas de sociedad que regula este Código. ARTICULO 314. PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACION PERSONAL. Artículo modificado por el artículo 1, numeral 143 del Decreto 2282 de 1989. El nuevo texto es el siguiente: Deberán hacerse personalmente las siguientes notificaciones. 1. Al demandado o a su representante o apoderado judicial, la del auto que confiere traslado de la demanda o que libra mandamiento ejecutivo, y en general la de la primera providencia que se dicte en todo proceso. 2. La primera que deba hacerse a terceros. 3. A los funcionarios públicos en su carácter de tales, la del auto que los cite al proceso y la de la sentencia. 4. Las que ordene la ley para casos especiales. . Las que deban hacerse en otra forma, cuando quien haya de recibirlas solicite que se le hagan personalmente, siempre que la notificación que para el caso establece la ley no se haya cumplido. ARTICULO 315. PRACTICA DE LA NOTIFICACION PERSONAL. Artículo modificado por el artículo de la Ley 794 de 2003. El nuevo texto es el siguiente: Para la práctica de la notificación personal se procederá así: 1. La parte interesada solicitará al secretario que se efectué la notificación y esté sin necesidad de auto que lo ordene, remitirá en un plazo máximo de cinco días una comunicación a quien debe ser notificado, a su representante o apoderado, por medio de servicio postal autorizado por el Ministerio de Comunicaciones, en la que informará sobre la existencia del proceso, su naturaleza y la fecha de la providencia que se debe notificar, previniéndolo para que comparezca al Juzgado, a recibir notificación, dentro de los cinco días siguientes a la fecha de su entrega en el lugar de destino. Cuando la comunicación deba ser entregada en municipio distinto al de la sede del juzgado, el término para comparecer será de diez 10 días si fuere en el exterior, el término será de treinta 30 días. En el evento de que el Secretario no envíe la comunicación en el término sealado, la comunicación podrá ser remitida directamente, por la parte interesada en que se efectúe la notificación. Si fueren remitidas ambas comunicaciones, para todos los efectos legales se tendrá en cuenta la primera que haya sido entregada. Dicha comunicación deberá ser enviada a la dirección que le hubiere sido informada al Juez de conocimiento como lugar de habitación o de trabajo de quien debe ser notificado personalmente. Si se trata de persona jurídica de derecho privado con domicilio en Colombia, la comunicación se remitirá a la dirección que aparezca registrada en la Cámara de Comercio o en la oficina que haga sus veces. Una copia de la comunicación, cotejada y sellada por la empresa de servicio postal, deberá ser entregada al funcionario judicial o a la parte que la remitió, acompaada de constancia expedida por dicha empresa, sobre su entrega en la dirección correspondiente, para efectos de ser incorporada al expediente. 2. Si la persona por notificar comparece al juzgado, se le pondrá en conocimiento la providencia, previa su identificación mediante cualquier documento idóneo, de lo cual se extenderá acta en la que se expresará la fecha en que se practique, el nombre del notificado y la providencia que se notifica, acta que deberá firmarse por aquél y el empleado que haga la notificación. Al notificado no se le admitirán otras manifestaciones que la de asentimiento a lo resuelto, la convalidación de lo actuado, el nombramiento prevenido en la providencia y la interposición de los recursos de apelación y casación. Si el notificado no sabe, no quiere o no puede firmar, el notificador expresará esa circunstancia en el acta el informe del notificador se considerará rendido bajo juramento, que se entenderá prestado con su firma. 3. Cuando el citado no comparezca dentro de la oportunidad sealada y el interesado allegue al proceso la copia de la comunicación y la constancia de su entrega en el lugar de destino, el secretario, sin necesidad de auto que lo ordene, procederá en forma inmediata a practicar la notificación por aviso en la forma establecida en el artículo 320. 4. Si la comunicación es devuelta con la anotación de que la persona no reside o no trabaja en el lugar, o porque la dirección no existe, se procederá, a petición del interesado, como lo dispone el artículo 318 PARAGRAFO. Para efectos de las notificaciones personales, los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia, deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas. ARTICULO 320. NOTIFICACION POR AVISO. Artículo modificado por el artículo de la Ley 794 de 2003. El nuevo texto es el siguiente: Cuando no se pueda hacer la notificación personal al demandado del auto admisorio de la demanda o del mandamiento de pago, o la del auto que ordena citar a un tercero, o la de cualquiera otra providencia que se deba realizar personalmente, se hará por medio de aviso que deberá expresar su fecha y la de la providencia que se notifica, el juzgado que conoce del proceso, su naturaleza, el nombre de las partes y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Cuando deba surtirse un traslado con entrega de copias, el notificado podrá retirarlas de la secretaría dentro de los tres días siguientes, vencidos los cuales comenzará a correr el término respectivo. El aviso se entregará a la parte interesada en que se practique la notificación, quien lo remitirá a través de servicio postal a la misma dirección a la que fue enviada la comunicación a que se refiere el numeral 1 del artículo Cuando se trate de auto admisorio de la demanda o mandamiento de pago, el aviso deberá ir acompaado de copia informal de la providencia que se notifica y de la demanda, sin incluir sus anexos. El secretario agregará al expediente copia del aviso, acompaada de constancia expedida por la empresa de servicio postal de haber sido entregado en la respectiva dirección. En el caso de las personas jurídicas de derecho privado con domicilio en Colombia, el aviso podrá remitirse a la dirección electrónica registrada según el parágrafo único del artículo 3i5, siempre que la parte interesada suministre la demanda en medio magnético. En este último evento en el aviso se deberá fijar la firma digital del secretario y se remitirá acompaado de los documentos a que se refiere el inciso tercero de este artículo, caso en el cual se presumirá que el destinatario ha recibido el aviso y sus anexos cuando el iniciador recepcioné acuse de recibo. El secretario hará constar este hecho en el expediente y adjuntará una impresión del mensaje de datos. Así mismo, conservará un archivo impreso de los avisos enviados por esta vía, hasta la terminación del proceso. PARAGRAFO PRIMERO. El Consejo Superior de la Judicatura implementará la creación de las firmas digitales certificadas, dentro del ao siguiente a la promulgación de esta ley. PARAGRAFO SEGUNDO. El remitente conservará una copia de los documentos enviados, la cual deberá ser cotejada y sellada por la empresa de servicio postal. El incumplimiento de esta obligación o de cualquiera otra establecida en este Código, por parte de las empresas de servicio postal, dará lugar a las sanciones a que ellas se encuentren sometidas. Basados en el artículo 182 del CPC, si una sociedad trabaja 6 días en la administración, cómo se deben contar los días laborables. Aparte de la certificación del representante para que sean reconocidos dichos días laborales por el estado o funcionario como un derecho propio, qué otro procedimiento se debe realizar para que sean reconocidos dichos días laborales dentro de la empresa por el Estado Si en una sociedad de tres socios existe una tía, un sobrino y un extrao, se puede considerar una sociedad familiar Teniendo en cuenta lo dicho en el artículo 84 de la Constitución Colombiana, podría decirme si para los actos administrativos de carácter comercial privado entre los comerciantes, para definir asuntos de carácter de contrato social, si se deben regir en referencia a las notificaciones personales del código de comercio, o del código de procedimiento civil o del código contencioso administrativo y cuál es el procedimiento aceptado por la Superintendencia. Si en una sociedad limitada de tres asociados, un accionista que represente no menos de la quinta parte de las partes suscritas, y que a su vez sea el representante legal, accionista este quien considere que se hace imposible acatar la orden de un funcionario de convocar a una nueva asamblea, debido a que existan razones de peso que a su concepto impidan dicha convocación, tales como: - La muerte de un asociado en la cual no se ha definido aun la sucesión de dicho asociado. - No se hace posible notificar personalmente a uno de los socios minoritarios, al cual se le haya tratado de notificar por más de ao y por todos los medios viables estipulados en la ley, y que todo intento haya sido en vano, y el cual haya sido excluido de la sociedad en asamblea con mayoría absoluta de quórum por no cumplir con los estatutos de la sociedad en cuanto a aumento de capital, exclusión ésta tomada en asamblea, que según un funcionario es ineficaz. No se hace posible contar con el apoyo de un nuevo asociado el cual haya sido aceptado e incorporado en una de las asambleas celebradas, asambleas estas donde aun habiéndose cumplido con el quórum requerido, hoy en día hayan sido consideradas aclaradas erróneamente ineficaces por un funcionario, razones que impedirían cumplir con lo estipulado en el ARTICULO 427 del C Co. Podría decirme si dicho asociado, quien a su vez es el representante legal puede solicitar al superintendente de convocar y hacer la asamblea para que decida de oficio O cuál es el procedimiento que la superintendencia ha estipulado seguir en casos similares al descrito. R Acerca de la información a que alude el artículo 183 del C. de Cio y según la cual las sociedades sometidas a inspección y vigilancia deben comunicar a esta Superintendencia la fecha, hora y lugar en que se verificará toda reunión de la junta de socios o de la asamblea, a fin de que se designe un delegado, es dable precisar que Mediante Circular Externa NO. 001 de 1993 la superintendencia estableció que no es preciso enviar la información aludida, a menos que la entidad la haya solicitado de manera particular. En relación con asuntos puntuales, previstos en su extensa enumeración de normas, habrá de remitirse nuevamente a lo expresado con anterioridad. En estos términos se ha dado trámite a su solicitud, reiterando que el concepto expresado carece de efectos vinculantes y no compromete la responsabilidad de la Entidad.