Asistencia de los suplentes a las sesiones de la junta directiva –Pago de honorarios.

ASUNTO: ASISTENCIA DE LOS SUPLENTES A LAS SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA PAGO DE HONORARIOS. Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2016-01- 503849, mediante la cual solicita la opinión de esta Entidad en torno al concepto rendido en su calidad de auditor interno, a propósito del tema relacionado con el pago de honorarios a los miembros suplentes de la junta directiva de una sociedad, dadas las condiciones particulares que al efecto describe, para lo cual adjunta copia de los estatutos de la compaía, así como del documento en cuestión. Aunque es sabido, se debe reiterar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, lo que explica que sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Bajo ese presupuesto, antes que una respuesta referida puntualmente al concepto motivo de su solicitud, sobre el cual esta oficina se abstiene de pronunciarse, es pertinente a titulo meramente ilustrativo traer a colación los apartes del Oficio 220- 048968 del 9 de abril de 2015, a través del cual la Superintendencia se ocupó entre otros del tema de la participación de los miembros principales y suplentes de la junta directiva. En torno a la doctrina de la entidad, el estudio pone de presente: . En principio, la Junta Directiva se integra únicamente con la participación de los miembros principales, pues los suplentes tienen una simple expectativa de intervenir en su composición en los casos de ausencia temporal o definitiva de los principales, de acuerdo al régimen propio de las suplencias. Y es que no existe propiamente a favor de los suplentes, un derecho de exigir que se les admita en las reuniones de la misma, sino que esta facultad de intervenir en aquéllas surge en forma excepcional cuando acaece la condición de la que pende el nacimiento de su derecho, o sea cuando falte alguno de los miembros principales. Desde luego, esto no implica para los suplentes una imposibilidad absoluta de asistir a las reuniones de la junta directiva simultáneamente con los miembros principales, pues para determinadas reuniones la junta puede tener interés en permitir que los suplentes participen en las deliberaciones y por consiguiente puede discrecionalmente invitarlos. Sin embargo, en tales casos de excepción, la intervención de los suplentes está condicionada a que medie un pronunciamiento expreso de la junta autorizando su actuación. En síntesis, cuando se convoque a una reunión de junta directiva, no es indispensable citar tanto a los miembros principales como a los suplentes, salvo que la junta así lo decida o que ante la ausencia temporal o definitiva de algún o varios miembros principales, se haga necesario convocar a los suplentes respectivos s.f.t. Teniendo en cuenta las conclusiones que los conceptos citados recogen en cuanto al carácter y la participación de los suplentes, su solicitud expone una serie de argumentos que no viene al caso transcribir, pero que en términos generales explican porque si la asistencia a la junta directiva o a comités formados por sus integrantes, se relaciona directamente con el desarrollo del objeto social, puede ser una medida de buen gobierno corporativo promover la participación informada y productiva de todos los miembros, incluyendo a los suplentes evento en el cual es razonable que dichos suplentes estén suficientemente informados y preparados para actuar en reemplazo de los principales, si llega el caso, por lo cual será la asamblea general de accionistas a quien corresponde definir si es pertinente la participación de los suplentes y si la remuneración de los directivos se causa por el hecho de la asistencia a las reuniones de la junta, tanto de principales como de suplentes. Pone también de relieve como desde el punto de vista legal, la anterior es una decisión inherente a la autonomía de la voluntad privada de los accionistas actuando colegiadamente y en interés de la sociedad que los congrega, que sin necesidad de reformar los estatutos y en desarrollo de las funciones rectoras de la asamblea, les permite adoptar, en general, todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados, conforme a lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 187 del C de Co, apreciación que se hace igualmente extensiva a la participación de principales y suplentes, como de terceros idóneos, en comités conformados para la buena marcha de los negocios sociales que pueden ser remunerados por decisión de la asamblea. Llegado a este punto se hace innecesario consultar los demás argumentos que le sirven de fundamento a los interrogantes planteados sobre la participación de los suplentes en las reuniones de la junta directiva y la posibilidad de recibir una remuneración por ese concepto, pues resulta a todas luces evidente que aquí se está frente a otro escenario diferente al que ha sido objeto de los conceptos emitidos por este Despacho, en tanto éstos efectivamente fijan unas premisas o reglas generales que se impone seguir en aquellos eventos en que la participación de los suplentes obedezca a una prerrogativa de carácter excepcional conferida por la misma junta directiva. Distinto es lo que ocurre cuando es la asamblea general de accionistas con el lleno de las formalidades legales y estatutarias la que determina como una pauta de gobierno que los suplentes asistan a las reuniones del órgano social mencionado, aunque no actúen como principales y, que por ese concepto se les reconozca una remuneración, pues en este evento la decisión así emanada del máximo órgano social no solo autoriza, sino que para la junta directiva como cuerpo colegiado, en cuyo seno sus miembros intervienen como voceros en la administración de la sociedad, se torna en orden el cumplimento de dicha medida, amén de la cláusula general de competencia que le permite a la asamblea adoptar las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos y el interés común de los asociados, en los términos de numeral 6 del artículo 187 del C de Co. Así, como la doctrina de esta Entidad lo ha sealado, en determinadas situaciones por excepción se permite la participación de los suplentes concomitantemente con los principales, porque la misma junta directiva los invite o los autorice para unos fines específicos, en el entendido que su participación contribuya a la toma de decisiones en desarrollo de las políticas y directivas empresariales evento en el cual aplicarán las reglas a las que la doctrina ha hecho referencia. No obstante los suplentes también podrán asistir a todas o algunas reuniones de la junta así no actúen como principales, y si es del caso recibir por ello una remuneración, cuando quiera que la Asamblea general de accionistas en ejercicio de la autonomía privado así lo determine, atendiendo que en ese evento será ésta la llamada a establecer los términos y condiciones en que estime idónea la participación de los respectivos directivos. Bien es sabido que a los miembros de junta directiva les deben ser reconocidos unos honorarios a discreción de la asamblea general de accionistas, luego será entonces la misma asamblea cuando autorice la presencia de principales y suplentes, quien determine los honorarios respectivos, atendiendo que de acuerdo con el numeral 4 del artículo 187 del Código de Comercio, es función suya hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes y fijar así mismo su remuneración. CONCLUSIONES 1. Con fundamento en los conceptos de esta Superintendencia cuyo sentido no se modifica, sino que en esta oportunidad se complementa, como en los argumentos que le sirven de sustento a su solicitud y, ante la ausencia de norma legal que lo prohíba, es dable concluir que aun sin que medie clausula estatutaria en tal sentido, los miembros suplentes pueden asistir junto con los principales a las reuniones de la junta directiva, aunque no actúen, siempre que el máximo órgano social así lo determine de manera expresa, por considerar por ejemplo que aquellos tengan una formación o conocimiento en una área del negocio que contribuye con la toma de decisiones al interior del órgano colegiado, o porque simplemente estimen razonable que los suplentes se mantengan informados y preparados para actuar en reemplazo de los principales. En tal caso será discrecional del máximo órgano social definir directamente las condiciones en que participarán los directivos y así mismo, los términos de la remuneración a que haya lugar, o en su defecto, autorizar a la junta directiva para que lo determine ella y acuerde si se reconoce la misma remuneración que corresponde a los principales, o una distinta. A ese respecto hay que tener en cuenta que la fijación de honorarios supone un ejercicio autónomo y legítimo del máximo órgano social y por tanto es este, se reitera, el llamado a establecer si fijan los honorarios en igualdad de proporción para todos los directores, o se establecen unas condiciones distintas para unos y otros. Es decir, la estimación de la remuneración a la junta directiva corresponde por entero al máximo órgano social de conformidad con lo dispuesto en el artículo 187 del Código de Comercio. .. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 mencionada.