Secretario de reunión del máximo órgano social. Comisión aprobatoria de acta.

Ref: Secretario de reunión del máximo órgano social. Comisión aprobatoria de acta. Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2007-01- 087442, mediante el cual presenta algunos cuestionamientos en relación con la autorización y aprobación del acta resultante de una reunión del máximo órgano social de una compaía del tipo de las limitadas, los cuales procedo a responder en el orden en que éstos vienen planteados: 1.- Si en la reunión de la Junta de Socios de una sociedad de responsabilidad limitada, quien fue designado para actuar como secretario, cargo que inicialmente aceptó, después de desarrollada buena parte del orden del día manifiesta que renuncia a ese cargo de secretario y en ese momento se le designa un reemplazo: Puede el secretario nombrado en reemplazo del inicial, habiendo estado presente en toda la sesión, elaborar la totalidad del acta, inclusive de la parte anterior a su nombramiento como secretario Si lo anterior no fuera posible, y el secretario que renunció se niega a elaborar parte alguna del acta, puede elaborarla el revisor fiscal yo el Presidente de la reunión de la Junta de Socios, habiendo estado ambos presentes durante toda la reunión R. En primer lugar, en lo que se refiere a quien actúa como secretario durante una reunión del máximo órgano social, mencionó esta oficina en el Oficio 220-009589 del 28 de febrero de 2005, que , debe anotarse que su trabajo está concentrado en tomar nota de lo que suceda en la reunión, y con la atestación de su firma y la del presidente de la sesión, le imprimen al acta no solo certidumbre y seriedad sobre lo sucedido en la misma, sino que es un requisito que exige la ley para que tenga la calidad de idónea y pueda servir de prueba... . Así, no encuentra esta oficina inconveniente legal alguno para que, quien haya asistido desde su inicio a una reunión del máximo órgano social de una compaía sea designado, por la mayoría del caso, secretario de la reunión, en reemplazo de quien habiendo sido designado secretario de la reunión al comienzo de la misma, se ausente, por cualquier motivo, durante el transcurso de ésta y a su vez, este elabore el acta respectiva. Así mismo la firma del presidente y del secretario, conforme a lo previsto por el artículo 431 del Código de Comercio, puede suplirse con la firma del Revisor Fiscal, previsión legal, que aplica solo para las sociedades por acciones, pero que se hace extensiva a aquellas que por virtud de lo dispuesto por el parágrafo 2 del artículo 13 de la ley 43 de 1990, tengan a 31 de diciembre activos brutos equivalentes a cinco mil salarios mínimos yo cuyos ingresos brutos sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos, y en general a sociedades que cuentan con revisoría fiscal. 2.- Si en una reunión de la Junta de Socios, se designa una comisión para la aprobación del acta respectiva, y uno de los integrantes de dicha comisión se niega a aprobar dicha acta, qué procedimiento debe seguirse para la consideración y aprobación de la misma R. Sobre el particular, esta oficina considera que el procedimiento para la aprobación del acta en el caso planteado, es el de convocar a una reunión extraordinaria del máximo órgano social con el fin de someter a su consideración tal situación. Así lo ha planteado en pronunciamientos suyos, tales como el Oficio 220-33880 del 21 de julio de 2004, del cual le transcribo la parte pertinente: En cuanto a la elaboración y aprobación de las actas, el artículo 189 del Estatuto Mercantil seala que son dos los requisitos no excluyentes que se necesitan para que el acta tenga la calidad de idónea y pueda servir de prueba: 1 la firma de quienes actuaron como presidente y secretario de la misma, y 2 su aprobación por el máximo órgano social o la comisión designada para el efecto. En éste último evento, de faltar una firma, se entiende que aquella no se encuentra aceptada, razón por la que aplicando la máxima legal según la cual las cosas se deshacen como se hacen, es la asamblea quien en reunión retome la facultad encomendada y proceda entonces a actuar de conformidad