SUSCRIPCIÓN DE ACTAS DE REUNIONES NO PRESENCIALES DE JUNTA DIRECTIVA

OFICIO 220-020769 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 2023 REFERENCIA: RADICACIÓN 2023-01-878243 ASUNTO: SUSCRIPCIÓN DE ACTAS DE REUNIONES NO PRESENCIALES DE JUNTA DIRECTIVA Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual formula una serie de consultas relacionadas con la suscripción de actas de reuniones no presenciales de junta directiva, en los siguientes términos: “1. ¿Es válido estipular en el reglamento de junta directiva que las reuniones no presenciales o mixtas de la junta directiva solo deban ser firmadas por presidente y secretario en aparente contradicción a lo estipulado por el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 398 de 2020? 2. ¿Son válidas las actas de junta directiva en donde constan las reuniones no presenciales o mixtas de una sociedad en la cual su reglamento interno solo exige las firmas del presidente y secretario? 3. De no ser válidas las actas de reuniones no presenciales o mixtas por no cumplir con lo estipulado en el artículo 21 de la ley 222 de 1995, es decir carecen de la firma del representante legal y de por lo menos uno de sus miembros, como podría subsanarse tal fallo, ¿sería viable un acta aclaratoria?” Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder sus inquietudes en los siguientes términos: “1. ¿Es válido estipular en el reglamento de junta directiva que las reuniones no presenciales o mixtas de la junta directiva solo deban ser firmadas por presidente y secretario en aparente contradicción a lo estipulado por el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 398 de 2020? Página: | 2 ________________________________________________________________________ 2. ¿Son válidas las actas de junta directiva en donde constan las reuniones no presenciales o mixtas de una sociedad en la cual su reglamento interno solo exige las firmas del presidente y secretario?” En primera medida, se hace necesario traer a colación las normas relacionadas con el objeto de consulta: El artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto 019 de 2012, regula las reuniones no presenciales en los siguientes términos: “Artículo 19. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.” A su vez, el artículo 21 de la Ley 222 de 1995 dispone: “En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros.” Por su parte, el Decreto 398 de 2020, adicionó el Capítulo 16 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, el cual en el artículo 2.2.1.16.1, se refiere a las reuniones no presenciales en los siguientes términos: “Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quorum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012. PARÁGRAFO. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que Página: | 3 ________________________________________________________________________ permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.” Ahora bien, esta Oficina mediante oficio 220-078889 del 3 de julio de 2011, al desarrollar el tema de la elaboración de actas relacionadas con las reuniones no presenciales, expresó: "(...). Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último serán firmadas por alguno de los asociados o miembros (…)", señala la existencia de reuniones no presenciales y de un mecanismo valido para la toma decisiones adoptadas por la junta directiva, la asamblea general de accionistas o junta de socios, según el caso. (…) En cuanto a las actas que den cuenta de las decisiones adoptadas, de acuerdo con los preceptos antes indicados, la ley señala claramente que se deben suscribir por el representante legal y el secretario de la compañía, o en defecto de éste, por algún socio o miembro de junta. Es importante señalar que a diferencia de las formalidades exigidas para la elaboración de actas en reuniones presenciales del Máximo Órgano Social o de Junta Directiva – artículo 431 del Código de Comercio- en las que dichos órganos manifiestan su consentimiento y anuencia en la designación de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunión, salvo que en los estatutos se haya consagrado alguna regla especial y a quien por ley les corresponde firmar en señal de aprobación, en el caso de reuniones no presenciales o de votación escrita, la ley suple el consentimiento de los asociados o miembros, determinando expresamente las personas a quienes corresponde esa formalidad, sin la cual el documento no adquiere plena validez y su contenido no se hace obligatorio. Adicionalmente, estima este Despacho que son tan claras y precisas las formalidades previstas en el artículo 21 cuando expresa que las actas elaboradas, como consecuencia de los preceptos contenidos en los artículos 19 y 20 "...serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros...", que no hace falta interpretación alguna; es una función asignada al representante legal y al secretario de la compañía obviamente cuando estuviere previsto el cargo y delegada únicamente en un asociado, si se trata de reuniones del máximo órgano social, o en un miembro, si se trata de la junta directiva. Sobre el particular, es oportuno recordar el principio general del derecho establecido en el artículo 27 del Código Civil, según el cual cuando el sentido literal de una ley sea claro, no se desatenderá su tenor literal. (...)” (Subrayado y negrita fuera de texto). Conforme a lo expuesto, resulta claro que las actas que recojan las decisiones de que dan cuenta los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995, solo podrán ser firmadas por el representante legal y el secretario de la sociedad y en defecto de este último, por alguno de los asociados o miembros. Página: | 4 ________________________________________________________________________ En consecuencia, no resulta válido que por reglamento interno se contradiga lo establecido en la norma imperativa contenida en el artículo 21 de la Ley 222 de 1995, la cual señala que le corresponde suscribir las actas al Representante Legal y al Secretario de la sociedad, salvo que dentro de la organización de la empresa no exista el cargo de Secretario, pues en este caso, podría firmar el acta alguno de los miembros de la junta directiva, formalidad sin la cual el acta no adquiere plena validez para efectos probatorios. “3. De no ser válidas las actas de reuniones no presenciales o mixtas por no cumplir con lo estipulado en el artículo 21 de la ley 222 de 1995, es decir carecen de la firma del representante legal y de por lo menos uno de sus miembros, como podría subsanarse tal fallo, ¿sería viable un acta aclaratoria?” Al respecto, este Despacho ha indicado en el Oficio 220-087933 del 11 de agosto de 2011: “Sobre el particular, le informo que la obligación legal de elaborar actas de lo acontecido durante las reuniones tanto del máximo órgano social, como de la junta directiva se encuentra contemplada en el artículo 28 del Código de Comercio, el cual prevé en su ordinal 7o el deber de inscribir en el registro mercantil, entre otros libros, “Los de actas de a asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.”. (…) Dichos documentos se constituyen en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y, en general, de los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad en lo que corresponde a cada órgano societario. En tratándose de reuniones de junta directiva, la ley no establece los requisitos y formalidades que las actas resultantes de las mismas deban tener; sin embargo, esta oficina ha sostenido por la naturaleza de hacer constar en ella los hechos relevantes se consignarán todas y cada una de las diferentes situaciones que las determinan, tales como fecha y hora de la reunión, forma en la cual se convocó, lista de asistentes, asuntos tratados, votos emitidos a favor o en contra o en blanco, fecha de la clausura y desde luego, todas las actas deberán estar firmadas por las personas que hayan actuado como presidente y secretario en cada oportunidad, de tal suerte que puedan tener un importante valor probatorio. En todo caso, de no haberse firmado el acta de la junta directiva por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión, lo acontecido en la sesión podrá ser ratificado con posterioridad por el mismo órgano dejando las constancias a que haya lugar. (…)” (Subrayado y negrita fuera de texto). La conclusión del referido concepto tiene cabida para el presente asunto, pues en caso de que las actas no hayan sido firmadas por el Representante Legal y/o el Secretario de Página: | 5 ________________________________________________________________________ la sociedad, o en ausencia de este último, por un miembro de la junta directiva, lo acontecido en las correspondientes sesiones podrá ratificarse por el mismo órgano dejando las constancias a que haya lugar. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad.