TRANSFORMACIÓN DE SOCIEDAD ANÓNIMA EN S.A.S. MEDIANTE EL MECANISMO DE TOMA DE DECISIONES POR ESCRITO

OFICIO 220-152491 DEL 24 DE OCTUBRE DE 2025 ASUNTO: TRANSFORMACIÓN DE SOCIEDAD ANÓNIMA EN S.A.S. MEDIANTE EL MECANISMO DE TOMA DE DECISIONES POR ESCRITO. Me refiero a la comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual eleva una serie de consultas relacionadas con la adopción de una reforma estatutaria mediante el mecanismo de toma de decisiones por escrito. Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad. La cual fue planteada como sigue: “1. ¿es jurídicamente viable realizar la transformación de una sociedad tipo S.A a una S.A.S a través del mecanismo de toma de decisiones por escrito regulado en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995? 2. ¿Qué aspectos de eficacia y validez deben tenerse en cuenta en el momento de adoptar la decisión de transformación de una sociedad tipo S.A. a una S.A.S a través del mecanismo de toma de decisiones por escrito regulado en el artículo 20 de la Ley 222 de1995? 3. ¿qué requisitos especiales deben contener los estados financieros especiales para efectos de su aprobación para la transformación de una sociedad tipo S.A a una S.A.S a través del mecanismo de toma de decisiones por escrito regulado en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995?”. Previo a responder sus interrogantes, se realizan las siguientes consideraciones de índole legal en relación con la toma de decisiones por escrito y la reforma estatutaria consistente en transformación de una sociedad: La Ley 222 de 1995 establece: “(…) Página: 1 Artículo 20. OTRO MECANISMO PARA LA TOMA DE DECISIONES. Serán válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de las partes de interés, cuotas o acciones en circulación o de los miembros de la junta directiva, según el caso. Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida. El representante legal informará a los socios o miembros de junta el sentido de la decisión, dentro de los cinco días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto. Artículo 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. Parágrafo. Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta Ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20, cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí señalado.” La Ley 1258 de 2008 señala: “(…) Artículo 31. Transformación. Cualquier sociedad podrán(sic) transformarse en sociedad por acciones simplificada, antes de la disolución, siempre que así lo decida su asamblea o junta de socios, mediante determinación unánime de los asociados titulares de la totalidad de las acciones suscritas. La decisión correspondiente deberá constar en documento privado inscrito en el Registro Mercantil. (…)” La Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022 de esta Entidad establece: “(…) 3.28. Toma de decisiones sin necesidad de reunión. El derecho societario colombiano prevé que los órganos de una sociedad puedan tomar decisiones sin que para ella deban reunirse. En estos casos, el representante legal de la sociedad será el encargado de enviar información necesaria para la toma de decisiones de que se trate, para lo Página: 2 cual las proposiciones correspondientes se deben redactar de modo que se pueda votar en sentido afirmativo o negativo. Finalmente, es preciso señalar que bajo esta modalidad de toma de decisiones no es posible celebrar reuniones ordinarias del máximo órgano social.” Esta Superintendencia mediante su Circular Básica Contable 100-000007 de 2022 señala: “(…) 4.2. Estados Financieros base para las Reformas Los estados financieros que se tomarán como base para las Reformas son los siguientes: a. Cuando la Reforma se apruebe en reunión ordinaria del máximo órgano social, celebrada dentro de los tres primeros meses del año, se podrá efectuar tomando como base los Estados Financieros de Propósito General de fin de ejercicio; b. Cuando la Reforma se deba aprobar en reunión extraordinaria del máximo órgano social, se tomarán como base estados financieros extraordinarios, los cuales no implican un cierre definitivo del ejercicio ni son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes50. Adicionalmente, para el caso de reuniones extraordinarias tendríamos que los estados financieros que pretendan ser usados para aprobar una Reforma, deberán tener en cuenta lo siguiente: i. El periodo de máximo un (1) mes seguido a la fecha en que las operaciones se hubieran llevado a cabo, con el que se cuenta para realizar los correspondientes asientos contables, de conformidad con el artículo 20 del Título 10 del Anexo 6- 2019 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015; Es preciso tener cuenta que este plazo debe entenderse en todo caso dentro del contexto y la situación particular de las sociedades participantes, en el entendido en que los cortes corresponden al fin de mes. ii. El periodo de máximo un (1) mes respecto de la fecha de la convocatoria a la reunión del máximo órgano social, de conformidad con el artículo 1° del Título 10 del Anexo 6-2019 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015. iii. El término máximo para ejercer el derecho de inspección, de acuerdo con el tipo societario y las disposiciones estatutarias. Página: 3 4.8. Transformación Las reglas de esta Reforma están contenidas en los artículos 167 al 171 del Código de Comercio. La Entidad Empresarial conserva los derechos y obligaciones inicialmente adquiridos, de modo que las obligaciones contraídas con antelación a la Transformación se mantienen y continúan a cargo de la Entidad Empresarial en los términos y condiciones inicialmente pactadas. 4.8.1. Información Financiera De acuerdo con el artículo 170 del Código de Comercio se debe insertar a la escritura pública de Transformación un Estado de Situación Financiera que sirve de base para determinar el capital de la Entidad Empresarial transformada y, estos estados financieros deben estar aprobados por el máximo órgano social y autorizados por un contador público. Los estados financieros que sirven de fundamento para tomar la decisión deben elaborarse de conformidad con lo establecido en el numeral 4.2 de este capítulo. El cambio de la estructura del capital de la Entidad Empresarial objeto de la Transformación hará necesario que una vez transformada, se remitan los Instrumentos de Patrimonio Propios representativos del capital pagado e inscriban en el libro de accionistas o socios a las personas titulares de las respectivas participaciones.” La doctrina de esta Oficina ha manifestado: “(…) De lo expuesto se desprende que para poder adoptar válidamente las decisiones del resorte del máximo órgano social o de la junta directiva al amparo del artículo 20 de la Ley 222 de 1995, es requisito sine qua non que todos y cada uno de los accionistas o los miembros de la junta en su caso, expresen de manera inequívoca y dentro del plazo oportuno el sentido de su voto, sin que el silencio se pueda interpretar, ni ser entendido como voto positivo, por cuanto el precepto legal cuyo carácter es eminentemente imperativo, no lo permite, so pena de resultar viciadas de ineficaces las decisiones cuando alguno no se manifieste expresamente o, se exceda del término legal exigido.”1 1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-128660. (6 de julio de 2017). Asunto: Funciones del secretario de una junta directiva. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/159040/ +220-128660.pdf/a8872d2e-fee6 - 6d28-7e13- 7373cbb7666f?version=1.3&t=1743210659658 Página: 4 “A ese propósito esta Entidad en diversas oportunidades se ha pronunciado sobre los alcances del artículo 20, precisando entre otros que se trata de un mecanismo para la adopción de decisiones diferente a la reunión propiamente dicha del máximo órgano social constituido como asamblea o junta de socios, conclusión a la que se llega entre otros, con la simple lectura del título de la disposición transcrita. La norma procura que todos y cada una de las personas naturales o jurídicas que integran el capital de la compañía, puedan expresar su opinión sobre los distintos aspectos que competen al ente social, y de esa manera pretende en forma exclusiva a través de las actuaciones por consentimiento escrito de los asociados o miembros del órgano colegiado que se logre consultar la opinión del cien por ciento de sus asociados sobre los temas que sean de su competencia, inclusive sobre los que son materia de las reuniones ordinarias del máximo órgano social y en esa medida tomar las decisiones correspondientes. Esto siempre que frente a cada uno de los puntos motivo de votación, la totalidad de los asociados participen expresando por escrito el sentido de su voto, cualquiera sea este es decir que haya manifestación unánime respecto a la decisión por tomar y, en segundo lugar, para que sea válida la determinación en particular, que cuente con la aprobación de los socios que representen en cada caso la mayoría decisoria al efecto exigida por los estatutos y la ley. Como no hay reunión del órgano respectivo, tampoco hay lugar a convocatoria, puesto que ésta de acuerdo con el artículo 186 del Código de Comercio, es un requisito esencial para la conformación y funcionamiento del máximo órgano social y por ende, para la legalidad de sus decisiones, el que no se requiere tratándose del mecanismo previsto en el artículo 20 ídem, considerando lógicamente que en ese evento es condición sine qua num, la existencia de un quórum universal, lo que de suyo permite obviar la convocatoria.”2 Con base en lo expuesto, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos: “1. ¿es jurídicamente viable realizar la transformación de una sociedad tipo S.A a una S.A.S a través del mecanismo de toma de decisiones por escrito regulado en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995?” 2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-32378. (14 de julio de 2004). Asunto: Del mecanismo alterno para tomar decisiones que contempla el artículo 20 de la Ley 222 de 1995. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/TE22EIIBIlrnnHGSD9IP Página: 5 Teniendo en cuenta que el mecanismo de toma de decisiones por escrito exige que todos los accionistas expresen el sentido de su voto dentro del término dispuesto para ello (máximo un mes), y además que la decisión por la cual se adopte la transformación de la sociedad anónima en una sociedad por acciones simplificada debe ser aprobada por unanimidad, se concluye que resultaría jurídicamente viable aprobar una reforma estatutaria para la transformación de una sociedad anónima en una S.A.S., a través del mecanismo de toma de decisiones por escrito consignado en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995, siempre que se cumplan con todos los requisitos legales. “2. ¿Qué aspectos de eficacia y validez deben tenerse en cuenta en el momento de adoptar la decisión de transformación de una sociedad tipo S.A. a una S.A.S a través del mecanismo de toma de decisiones por escrito regulado en el artículo 20 de la Ley 222 de1995? De acuerdo con los postulados normativos citados, esto es el artículo 20 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 31 de la Ley 1258 de 2008, para la decisión por medio de la cual el máximo órgano social apruebe la transformación de una sociedad anónima en S.A.S., deberá contarse con el voto unánime de todos los accionistas aprobando la reforma estatutaria. “3. ¿qué requisitos especiales deben contener los estados financieros especiales para efectos de su aprobación para la transformación de una sociedad tipo S.A a una S.A.S a través del mecanismo de toma de decisiones por escrito regulado en el artículo 20 de la Ley 222 de 1995?”. Respecto de esta inquietud, la sociedad que pretenda transformarse deberá tener en cuenta lo señalado en los numerales 4.2, 4.8 y 4.81 de la Circular Básica Contable de esta Entidad, antes transcritos. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, la Circular Básica Jurídica y el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad. Página: 6