Disolución De Sociedades - No Renovación Del Registro Mercantil

ASUNTO: DISOLUCIÓN DE SOCIEDADES - NO RENOVACIÓN DEL REGISTRO MERCANTIL Me refiero a su comunicación radicada en esta Entidad con el número del asunto, por medio de la cual consulta sobre las consecuencias que se derivan de la no renovación de la matricula mercantil y plantea las siguientes inquietudes: 1. Sírvase indicar las consecuencias que, en la actualidad, se derivan de la no renovación del registro mercantil de una sociedad comercial por más de cinco aos. 2. Sírvase indicar las consecuencias que en la actualidad se derivan de la no renovación del registro mercantil de una sociedad comercial, por más de cinco aos, en aquellos eventos en que se han aportado bienes inmuebles. 3. Con base en la anterior pregunta sírvase indicar la forma en que se puede consultar ante la Superintendencia de Sociedades la situación jurídica de una sociedad comercial que no ha efectuado la renovación del registro mercantil por más de cinco aos. 4.Sírvase indicar desde qué fechas y a que sociedades aplican las disposiciones del Decreto 1068 de 2020. 5. Sírvase indicar que implicaciones jurídicas conlleva la aplicación de las disposiciones del Decreto 1068 de 2020. Sobre el particular, me permito manifestarle que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el artículo 11, numeral 2 del Decreto 1736 de 2020 y el numeral 2 2.3 de la Resolución 100-000041 del 2021 de ésta Superintendencia, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, no constituyen prejuzgamiento, y tampoco pueden condicionar ni comprometer el ejercicio de sus competencias judiciales o administrativas en una situación de carácter particular y concreta. También es procedente informarle que, para efecto del conteo de términos en la atención de su consulta, mediante el artículo 5 de la parte resolutiva del Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco 35 días. Así las cosas, conforme al alcance indicado, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones en relación con el tema consultado: En primer lugar, es necesario tener en cuenta que a la luz del artículo 26 del Código de Comercio, el registro mercantil a cargo las Cámaras de Comercio, tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad . Igualmente, la existencia de una sociedad se prueba con la certificación que expida la Cámara de Comercio del domicilio principal, en donde consta el acto de la constitución de la persona jurídica y sus modificaciones. A la luz de lo consagrado en el artículo 28 de la obra citada, entre otros, deberán inscribirse en el registro mercantil, conforme el numeral 6, La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos su administración, y a su vez, según el numeral 9, La constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales, así como la designación de representantes legales y liquidadores, y su remoción. Las compaías vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán cumplir, además de la formalidad del registro, los requisitos previstos en las disposiciones legales que regulan dicha materia. El registro mercantil de los actos, contratos y documentos deberá llevarse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde fueron celebrados u otorgados si hubieren de realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la cámara correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento artículo 29, numeral 1 ibídem. La matrícula mercantil, en este caso de una sociedad, debe renovarse cada ao dentro de los tres primeros meses, valga decir enero, febrero y marzo artículo 33 del estatuto mercantil, y el incumplimiento de este deber es sancionado con multa por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio y puede dar lugar a la cancelación de la matrícula mercantil. Es necesario precisar que por regla general la obligación de renovar anualmente la matrícula mercantil cesa cuando la sociedad se halla disuelta y en estado de liquidación. Ahora, es pertinente anotar que el artículo 31, numeral 1 de la Ley 1727 de 2014 seala lo siguiente: ARTÍCULO 31. DEPURACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL RUES. Las Cámaras de Comercio deberán depurar anualmente la base de datos del Registro Único Empresarial y Social RUES, así: 1. Las sociedades comerciales y demás personas jurídicas que hayan incumplido la obligación de renovar la matrícula mercantil o el registro, según sea el caso, en los últimos cinco 5 aos, quedarán disueltas y en estado de liquidación. Cualquier persona que demuestre interés legítimo podrá solicitar a la Superintendencia de Sociedades o a la autoridad competente que designe un liquidador para tal efecto. Lo anterior, sin perjuicio de los derechos legalmente constituidos de terceros.1 2. Subrayado fuera del texto Según lo expuesto, las sociedades que se encuentran disueltas y en estado de liquidación bajo el supuesto anterior, deberán realizar la designación del liquidador para que adelante dicho proceso. A su vez, la sealada norma también establece la posibilidad de que la designación sea realizada por la Superintendencia de Sociedades o por la autoridad competente, previa solicitud de cualquier persona que demuestre interés legítimo. Sobre este asunto, es pertinente traer a colación el Oficio No. 220-015902 de 2019, en el que éste Despacho se refirió al tema en los siguientes términos: Así mismo, es necesario indicar que conforme al artículo 31 de la Ley 1727 de 2014: Cualquier persona que demuestre interés legítimo podrá solicitar a la Superintendencia de Sociedades o a la autoridad competente que designe un liquidador para tal efecto, lo que no descarta también la posibilidad de acudir a la justicia ordinaria para lo de su competencia, o ante cualquier autoridad que le corresponda asumir dicha competencia, por cuanto la atribución dada a esta Superintendencia no es a prevención. ii Apoderado sociedad extranjera. Las personas que demuestre interés legítimo, en los términos de artículo 31 de la Ley 1727 de 2014, pueden con o sin la asistencia de un apoderado presentar la solicitud de designación del liquidador. Para el caso de la representación de las personas jurídicas extranjeras a través de sus sucursales, sus mandatarios o apoderados, cuentan con todas las facultades para hacerlo de conformidad con lo previsto en el numeral 5 del artículo 472 del Código de Comercio en concordancia por lo establecido en el artículo 477 ejusdem, sin perjuic io de lo establecido por el artículo 227 ibídem. iii Documentos soportes que podrían presentarse. Respecto a los anexos mínimos que se deben soportar para tramitar la solicitud ante esta entidad para el nombramiento del liquidador le informo que, en la solicitud, los interesados deberán acreditar: -Certificación expedida por la Cámara de Comercio, correspondiente, en la cual se haga constar que las sociedades comerciales, se encuentran disueltas y en estado de liquidación, por no haber cumplido la obligación de renovar la matrícula mercantil. -La calidad de socios o accionistas o acreedor externos de la sociedad, se acreditará con los documentos soportes que demuestren el vínculo existente con la sociedad, que le permita tener legitimidad para presentar la petición en los términos de ley. -En cuanto la falta absoluta del liquidador por causa de muerte, con el acta de defunción, como de todos aquellos documentos que permitan dar claridad en cuanto a la no designación del liquidador por parte del máximo órgano social, en el entendido que se ha agotado la designación que se hace por ministerio de la ley en los términos el artículo 227 del Código de Comercio.3 Subrayado fuera del texto Ahora bien, sobre el requisito del interés legítimo que debe acreditar el solicitante, éste Despacho mediante el Oficio No. 220-112070 de 2015 se refirió al tema de la siguiente forma: Al respecto, me permito informarle que el presupuesto legal contenido en el parágrafo del artículo 50 de la ley 1429 de 2010, establece una nueva causal de disolución de las sociedades que opera por ministerio de la ley y faculta a quien tenga un interés legítimo para solicitarle a la Superintendencia designar liquidador sin embargo y comoquiera que la ley no sealó quien es el titular del interés legítimo, en desarrollo del principio de interpretación analógica de ley, podría darse aplicación al artículo 24 de la misma ley en el que frente a la imposibilidad de la asamblea o junta de socios para designar un liquidador se facultó a cualquiera de los socios para acudir a la Superintendencia en aras a que efectúe su designación. Por lo anterior, a juicio de esta Oficina, en principio este interés legítimo, necesariamente lo tienen los socios, sin perjuicio de la posibilidad que eventualmente puedan tener otros interesados de acceder al trámite, siempre que, a juicio de la Superintendencia de Sociedades, las pruebas presentadas los legitimen como tales.4 Subrayado fuera de texto De acuerdo con lo anterior, cualquier socio podría actuar, directamente o a través de apoderado, para presentar la solicitud de designación de liquidador de la sociedad ante ésta Superintendencia. A su vez, se precisa que el Decreto 65 de 20205 modificó parcialmente el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 en diversas materias relativas a los procesos concursales, y se resalta lo siguiente: - El liquidador de la sociedad será el representante legal, en los términos del artículo 227 del Código de Comercio. En caso de ausencia del representante legal y de que este no haya sido designado por el órgano competente de la sociedad, aún a pesar de haberse surtido el trámite correspondiente, la designación del liquidador será procedente a petición de cualquier persona que demuestre interés legítimo, entre otros el administrador de la sociedad involucrada en el proceso liquidatorio, los socios o accionistas de la misma, los acreedores sociales y cualquier autoridad pública interesada en que se adelante la liquidación. - Para la solicitud se requerirá prueba sumaria del interés legítimo del solicitante, sin perjuicio de los documentos que a juicio de la Superintendencia de Sociedades requiera en cada caso particular. - Una vez acreditado el interés legítimo y surtido el procedimiento pertinente ante el Comité de Sección de Especialistas, se designará al liquidador de la lista de auxiliares de la justicia de la Entidad y se ordenará la inscripción en el registro mercantil, decisión contra la cual procederá el recurso de reposición. - En el acto administrativo en el cual se nombre al liquidador, se debe indicar que los honorarios del mismo deberán ser fijados por la asamblea de accionistas o junta de socios. En consecuencia, una vez que se realice el nombramiento, la persona designada debe iniciar el trámite de la liquidación de la Sociedad, de acuerdo con los artículos 225 y siguientes del Código de Comercio. Para el caso de una sociedad por acciones simplificada, seguirá las reglas establecidas para la liquidación de una sociedad de responsabilidad limitada como lo expresa el artículo 36 de la Ley 1258 de 2008 que indica: Artículo 36. Liquidación. La liquidación del patrimonio se realizará conforme al procedimiento sealado para la liquidación de las sociedades de responsabilidad limitada. Actuará como liquidador, el representante legal o la persona que designe la asamblea de accionistas. Al respeto, el Oficio No. 220-197081 de 2020 de esta Oficina manifiesta lo siguiente: Así las cosas, se evidencia que la liquidación del patrimonio de las sociedades por acciones simplificadas se hará de acuerdo a las reglas de las sociedades de responsabilidad limitada, lo que implica acudir en este caso, a las normas generales aplicables a todas las sociedades comerciales, previstas en los artículos 225 a 259 del Código de Comercio. De manera secuencial, general y resumida, el trámite comprende, entre otros: 1 Reunión del máximo órgano social, donde, con el quórum requerido, se aprueba la disolución de la compaía, se designa al liquidador y se le fija su remuneración. Si el nominado es una de las personas que actuaba como administrador, antes de entrar a ejercer el nuevo cargo, la asamblea debe aprobar las cuentas de su gestión, tal como lo dispone el Artículo 230 del Estatuto Mercantil. 2 Inscripción en el Registro Mercantil del acta o de su extracto donde conste la decisión de disolver y liquidar la S.A.S. 3 Notificación a la DIAN y a la Secretaría de Hacienda que corresponda, de la disolución de la sociedad, con el fin de que dichas entidades notifiquen si la sociedad en liquidación tiene obligaciones pendientes. 4 Publicación en un periódico que circule domicilio social informando de la existencia del proceso de liquidación. 5 Elaboración del inventario del patrimonio social, el cual debe reflejar, de manera fidedigna, la situación patrimonial de la S.A.S., e incluir la relación pormenorizada de los activos y la de las obligaciones especificando la prelación u orden legal de su pago, tal como lo dispone el primer inciso del artículo 234 del Código de Comercio. En este se deberán incluir las obligaciones plenamente identificadas, así como los valores a cancelar. 6 La valoración y venta de los activos inventariados. Los bienes inventariados determinarán el límite de responsabilidad del liquidador tal como lo dispone el inciso 2 del artículo 242 del Código de Comercio. 7 El pago de pasivos de acuerdo a la prelación legal de créditos, acorde con el artículo 242 del Estatuto Mercantil. 8 Una vez pagado el pasivo externo, se debe distribuir el remanente de la liquidación entre los socios, conforme a lo dispuesto en el artículo 247 del Código de Comercio. 9 Los trámites orientados a terminar el proceso liquidatario y a extinguir a la sociedad, caso en el cual conforme a lo dispuesto en el artículo 248 del Código de Comercio, los liquidadores convocarán a la asamblea o a la junta de socios, para que aprueben las cuentas de los liquidadores y el acta final de liquidación. Ahora bien, el artículo 238 del Código de Comercio prescribe algunas de las funciones del liquidador entre las cuales se encuentran las de continuar o concluir las operaciones de la sociedad que estén pendientes al momento de la disolución, vender los bienes sociales, llevar la custodia de los libros de la sociedad, velar por el patrimonio social, rendir cuentas o estados de liquidación, así como liquidar las cuentas de terceros y de los socios como lo dispone la ley. De conformidad con lo anterior, el liquidador ejecutará los trámites correspondientes para adelantar el proceso de liquidación de la sociedad, actuando bajo principios de buena fe, recta administración y responsabilidad, entre otros, con el fin de pagar los pasivos de la sociedad y distribuir los remanentes entre los socios, si a ello hubiere lugar. Por otra parte, es preciso sealar que el artículo 144 de la Ley 1955 de 2019 Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022. Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad, acota lo siguiente: ARTÍCULO 144. Liquidación de sociedades no operativas sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Sociedades. Las sociedades mercantiles sujetas a la supervisión de la Superintendencia de Sociedades, que no renueven su matrícula mercantil por un término de tres 3 aos o que no envíen la información requerida por dicha Superintendencia durante el mismo término, se presumirán como no operativas y, podrán ser declaradas de oficio como disueltas por la Superintendencia de Sociedades, salvo demostración en contrario de su parte. Parágrafo. El Gobierno nacional establecerá y reglamentará la aplicación del procedimiento objeto del presente artículo. Dicho artículo fue debidamente reglamentado por el Decreto 1068 del 23 de julio de 2020, Por el cual se reglamenta el artículo 144 de la Ley 1955 de 2019 y se adiciona una sección al Capítulo 1 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, Decreto 1074 de 2015, en donde se consagra de manera clara y expresa el procedimiento a llevar a cabo cuando una sociedad comercial sujeta a la supervisión de la Superintendencia de Sociedades, no renueva su matrícula mercantil por el término de tres 3 aos consecutivos. Para el efecto, se procede a transcribir los artículos pertinentes del mencionado decreto: Artículo 2.2.2.1.4.1. Competencia para declarar la disolución de las sociedades no operativas. Las sociedades no sujetas a la supervisión de un ente especializado, que no estén en un proceso de insolvencia de que trata la Ley 1116 de 2006 y que se encuentren en cualquiera de los supuestos mencionados en el artículo 144 de la Ley 1955 de 2019, podrán ser declaradas disueltas por la Superintendencia de Sociedades, con base en las facultades sealadas en el numeral 7 del artículo 218 del Código de Comercio o las normas que lo modifiquen, aclaren o complementen. Para el ejercicio de esta facultad discrecional, la Superintendencia de Sociedades podrá tomar en consideración aspectos como: i un enfoque basado en riesgos, ii su política de supervisión, iii un plan de trabajo escalonado y, iv las capacidades técnicas y operativas disponibles. Parágrafo. Para efectos de la contabilización de los tres 3 aos consecutivos de que trata el artículo 144 de la Ley 1955 de 2019 se tendrán en cuenta los periodos anuales consecutivos omitidos en la renovación de la matrícula mercantil o en la entrega de la información financiera, independientemente del lapso trascurrido. Artículo 2.2.2.1.4.4. Procedimiento para declarar la disolución de las sociedades no operativas. Para declarar la disolución de sociedades no operativas, en los términos de la Ley 1955 de 2019, la Superintendencia de Sociedades deberá informar a la dirección física o electrónica de notificación judicial de la sociedad, que se haya inscrito en el registro mercantil, el acaecimiento de una o ambas presunciones de inoperatividad, de acuerdo con los resultados de las verificaciones sealadas en los artículos anteriores. Esto es, que no renovó la matrícula mercantil por tres 3 aos consecutivos o, de otra parte, que no envió la información financiera requerida por la Superintendencia de Sociedades durante tres 3 aos consecutivos. En el caso de la ausencia de renovación de la matrícula mercantil, se deberá hacer referencia a la base de datos remitida por la Cámara de Comercio y, cuando el supuesto es el no envío de información financiera a la Superintendencia de Sociedades, el escrito deberá contener la relación de los periodos no reportados. La Superintendencia de Sociedades le otorgará un plazo de treinta 30 días a la sociedad que se presume no operativa para que desvirtúe la presunción, presentando las pruebas que pretenda hacer valer. En todo caso, este procedimiento se regirá por las reglas del procedimiento administrativo general previstas en los artículos 34 a 45 del Capítulo I del Título 111 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o las normas que lo modifiquen, aclararen o complementen. Artículo 2.2.2.1.4.9. Período de transición. Para la contabilización de los tres 3 aos de que trata el artículo 144 de la Ley 1955 de 2019, la Superintendencia de Sociedades tendrá en cuenta la ausencia de renovación de la matrícula mercantil o de entrega de la información financiera oportuna a partir de los aos 2019, 2020 Y 2021, éste último como el tercer ao consecutivo, y así, sucesivamente. Las Cámaras de Comercio, dentro de los tres 3 meses siguientes contados a partir del primero 1 de enero de 2021, harán pedagogía e informarán a los interesados sobre lo establecido en el artículo 144 de la Ley 1955 de 2019 y este decreto reglamentario, en especial las consecuencias de no cumplir con la renovación de la matrícula mercantil y la entrega de la información financiera a la Superintendencia de Sociedades, mediante comunicación remitida vía correo electrónico a la dirección indicada en el registro mercantil, si la tuviere. Así mismo, lo harán en el portal electrónico de cada Cámara de Comercio y, a través de Confecámaras, mediante la publicación de al menos un 1 aviso dentro del mismo periodo, en un diario de circulación nacional, y en el portal electrónico del RUES. Subraya del Despacho. Con base en la última norma transcrita, es claro que, para las sociedades comerciales sujetas a la supervisión de la Superintendencia de Sociedades, se tendrán en cuenta los últimos tres aos contados desde el 2019, siendo el 2021 el tercer ao consecutivo y así sucesivamente. El decreto objeto de análisis dispone de un procedimiento para desvirtuar la no operatividad de la compaía y seala que el mismo se regirá por las reglas del procedimiento administrativo general previstas en los artículos 34 a 45 del Capítulo I del Título 111 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o las normas que lo modifiquen, aclararen o complementen. Frente a lo relacionado con los bienes inmuebles que pueda tener en un momento determinado una sociedad, en nada varía la situación de los mismos ante la no renovación del registro mercantil, cosa diferente seria si la sociedad es disuelta y entra en liquidación, para lo cual deberá estarse el procedimiento liquidatorio consagrado en el artículo 225 y siguientes del Código de Comercio. Para conocer el estado en que se encuentra una sociedad que no ha renovado su matrícula mercantil, es pertinente dirigirse a la Cámara de Comercio del domicilio social. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes sealar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros.