La empresa operadora de pagos autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberá cumplir con las siguientes obligaciones que estarán incorporadas en el convenio que se suscriba de conformidad con el artículo 1.6.1.23.6. del Decreto número 1625 de 2016:
Prestar el servicio integral como empresa operadora de pago en todos los aeropuertos internacionales y puestos de control fronterizo, indicados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Inicialmente los puntos donde deberá prestar el servicio son los siguientes:
PUNTO | DEPARTAMENTO | MUNICIPIO | CANTIDAD; DE; KIOSCOS | MÓDULOS DE ATENCIÓN PERSONAL | VALIDACIÓN MÓVIL | TERMINAL PC
AÉREO | Aeropuerto Internacional El Dorado | Cundinamarca | Bogotá | 4 | 1 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional José María Córdova | Antioquia | Rionegro | 4 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional Rafael Núñez | Bolívar | Cartagena | 3 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional – Alfonso Bonilla Aragón | Valle del Cauca | Palmira | 1 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional Ernesto Cortissoz | Atlántico | Barranquilla | 1 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional Simón Bolívar | Magdalena | Santa Marta | 1 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional – Almirante Padilla | Guajira | Riohacha | 1 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional Alfredo Vásquez Cobo | Amazonas | Leticia | 1 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional Matecaña | Risaralda | Pereira | 1 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional El Edén | Quindío | Armenia | 1 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional – Gustavo Rojas Pinilla | San Andrés | San Andrés | 1 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional – Palonegro | Santander | Lebrija | 1 | 0 | 1 | 1
AÉREO - Aeropuerto Internacional - Camilo Daza | Norte de Santander | Cúcuta | 1 | 0 | 1 | 1
TERRESTRE - Puente Internacional La Unión | Santander | Puerto; Santander | 1 | 0 | 1 | 1
TERRESTRE -Puente Internacional La Unidad | Norte de Santander | Villa del; Rosario | 1 | 0 | 1 | 1
TERRESTRE -CENAF La parada-Villa del Rosario, Puente Internacional Simón Bolívar | Norte de Santander | Cúcuta | 1 | 0 | 1 | 1
TERRESTRE - Puente Internacional Rumichaca | Nariño | Ipiales | 1 | 0 | 1 | 1
TERRESTRE - Puente Internacional San Miguel | Putumayo | San Miguel | 1 | 0 | 1 | 1
La infraestructura tecnológica física y módulo de atención, deberán estar dentro de los espacios pertenecientes a la DIAN en los puntos de atención respectivos, sin perjuicio de la posibilidad de ubicar módulos de atención en espacios gestionados y arrendados por la empresa operadora de pagos, en todo caso, cercanos a los espacios asignados a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), teniendo en cuenta que el proceso de control físico de los bienes con derecho a devolución estará a cargo de los funcionarios Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Responder por la veracidad de la información y el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de devolución.
Cumplir con la normatividad vigente relacionada al proceso de devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a turistas extranjeros de conformidad con las normas colombianas.
Efectuar la devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a turistas extranjeros, en un término que no podrá exceder de diez (10) días contados a partir de la fecha de la solicitud, previa la expedición de la resolución que así lo determine, proferida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), mediante el abono a la tarjeta de crédito emitida fuera del país e indicada por el turista extranjero o en efectivo. Esta devolución puede realizarse, bajo su cuenta y riesgo, por la empresa operadora de pagos antes de que se expida la resolución de autorización de la devolución.
Asumir los costos que se originen en las solicitudes de devolución que sean objeto de rechazo parcial o total por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Transferir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, posteriores a su recepción y en formato electrónico, la información de todas las solicitudes de devoluciones efectuadas por los turistas extranjeros. Los formatos y mecanismos de intercambio de información deberán ser definidos por la Subdirección de Devoluciones.
Facilitar que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), realice los controles necesarios respecto de los productos y su efectiva salida del territorio nacional. Dicho control será llevado a cabo por funcionarios de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de acuerdo con la selectividad establecida.
Aplicar los preceptos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad en lo relativo a los procesos, procedimientos, instructivos y formatos que han sido establecidos al interior de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o los que ésta indique.
Implementar y mantener un sistema de gestión del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Suministrar todos los recursos de personal, medios tecnológicos y logísticos, coordinación, supervisión, capacitación, publicidad y demás implementos tendientes a lograr la adecuada, suficiente y eficiente prestación del servicio contratado, de acuerdo con todas las condiciones técnicas establecidas para el presente proceso.
Prestar el servicio de atención al que hace referencia esta subsección de manera oportuna las 24 horas del día, los 7 días de la semana (24x7), en todos los puntos establecidos en el numeral 1 de este artículo.
Identificar debidamente a todo el personal que presta el servicio.
Dar a conocer a los turistas extranjeros, en el momento de la(s) compra(s), el valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), susceptible de devolución, siempre y cuando la mercancía salga del país, y así mismo poner a disposición un sistema amigable para la presentación de la solicitud de devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), mediante el cual los turistas extranjeros puedan acreditar el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 1.6.1.23.5. del Decreto 1625 de 20216, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
Disponer de un centro de atención al turista extranjero con el fin de dar el soporte adecuado al viajero en cualquier momento, previo o posterior al uso del sistema de devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA). El acceso a este centro por parte del turista extranjero deberá ser por canales físicos y personales, telefónico gratuito, sitio web y aplicaciones móviles (Apps). Los tiempos de espera en los canales telefónicos y presenciales, no deberán ser de más de cinco (5) minutos. Estos mecanismos de comunicación deben contener un módulo para recepción de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones, así como el seguimiento del estado de la solicitud de devolución.
Asumir los costos que implique el funcionamiento de kioscos de autogestión y el módulo de atención personalizada, así como la obtención de licencias y permisos requeridos para la operación de los mismos.
Contar con un plan para atención de contingencias que se presenten con ocasión de la prestación del servicio. Este plan debe ser aprobado por la Subdirección de Devoluciones de la Dirección de Gestión de Impuestos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o quien haga sus veces, previo la suscripción del convenio del que trata el artículo 1.6.1.23.6. del Decreto 1625 de 2016.
Contar con un portal web con la información sobre la devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA). Este mecanismo de comunicación debe contener un módulo para recepción de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones, así como el seguimiento del estado de la solicitud de devolución.
Gestionar todas las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias interpuestas por los turistas, con el pleno cumplimiento de los requerimientos de ley para su atención oportuna.
Dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, reportar mensualmente a la Subdirección de Devoluciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias recibidas durante el mes inmediatamente anterior, en el cual especifique el nombre del turista, reporte de la queja, fecha de radicación de la queja, petición o sugerencia, respuesta de la empresa operadora de pagos y fecha de la respuesta al turista.
Disponer de la infraestructura tecnológica, medios técnicos y logísticos, equipos, publicidad, y todos los elementos necesarios para la correcta y eficaz prestación del servicio integral.
Instalar y prestar mantenimiento, soporte y actualización de los equipos y soluciones de validación de todos los puntos.
Proveer el soporte, mantenimiento preventivo y correctivo, renovación periódica (debido al uso normal del mismos) y actualizaciones necesarias, tanto hardware como software para asegurar que los puntos de atención, detallados en este artículo, puedan operar las veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días de la semana (24x7). Esta provisión es sin cargo para el Estado Colombiano.
Permitir el acceso al sistema "on line" a los usuarios que determine la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de tal manera que se pueda conocer todo el proceso de devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a turistas extranjeros en tiempo real, Lo anterior con el fin de realizar análisis, extraer estadísticas detalladas sobre los hábitos y comportamiento de los turistas y comercios, entre otros.
Facilitar la evolución (gestión, desarrollo y mantenimiento) de los sistemas de información e infraestructura dispuestas para la prestación del servicio.
Garantizar que todos los elementos y equipos con los que presta el servicio sean nuevos y originales.
Garantizar la seguridad en la plataforma tecnológica.
Disponer de un sistema informático que permita la interoperabilidad con el sistema dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para la validación automática de los documentos que constituyen los requisitos para obtener la devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
Proveer, sin costo alguno para el comercio o para la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el sistema informático constituido por el software y hardware, así como las licencias que se requieran para la operación de devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a turistas. Adicionalmente, brindar la capacitación necesaria para su operación.
Permitir la generación de informes acorde con los requerimientos definidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Garantizar el acceso a la red de internet para el funcionamiento permanente de los kioscos de autogestión y demás sistemas de validación de la empresa operadora de pagos.
Mantener a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), una base de datos con la información detallada de las operaciones realizadas por los turistas extranjeros que dieron lugar a la devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), en el formato que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Realizar la inscripción de los establecimientos de comercio en el programa de devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a Turistas Extranjeros.
Realizar difusión y promoción permanente y masiva con los comercios habilitados para que se adhieran a red para la devolución del Impuesto sobre las Ventas - IVA a los turistas extranjeros, de tal manera que puedan hacer parte del programa de devoluciones del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a turistas extranjeros. La empresa operadora podrá, para la difusión, identificar este programa con la expresión "Tax-Free". Los productos deben contar con aprobación de la Oficina de Comunicaciones Institucionales de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Realizar acciones promocionales permanentes de alto impacto, tanto presenciales como virtuales, a nivel internacional, regional y nacional, donde se comunique al turista extranjero el beneficio de la devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), por la compra de bienes gravados con dicho impuesto destinados a su uso o consumo en el exterior, los lugares en los que puede realizar el trámite de reintegro y los requisitos que debe cumplir. Estas acciones pueden realizarse en puntos de información y de ingreso al país, ferias de turismo, corredores culturales, comercios de economía naranja y las áreas de desarrollo naranja (ADN), workshops, entre otros. Las anteriores actividades y los productos de divulgación deben contar con la aprobación de la Oficina de Comunicaciones Institucionales de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Disponer a su costa de material publicitario, vallas y carteles en todos los puntos de devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a turistas extranjeros. Los productos deben contar con la aprobación de la Oficina de Comunicaciones Institucionales de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Diseñar e implementar un plan de capacitación en donde incluya visitas periódicas a cada punto de venta de los comercios afiliados al sistema, con el fin de asegurar y mantener permanentemente capacitado al personal de los comercios, respecto al sistema de devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a los turistas para asegurar una eficaz y segura utilización de dicho sistema logrando que la devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), del que trata la presente resolución emisión del Tax-free se realice correctamente y a la mayor cantidad posible de turistas extranjeros. El plan de capacitación debe garantizar una cobertura al 100% de los comercios habilitados al menos 2 veces en el año.
Diseñar e implementar un plan de capacitación dirigido al personal de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), designado para la validación de las solicitudes de reembolso del Impuesto sobre las Ventas - IVA para que tengan un conocimiento general del sistema para la devolución de IVA y de todos sus elementos y funcionalidades. El plan de capacitación debe garantizar una cobertura al 100% de los funcionarios asignados a tal función al menos 2 veces en el año.
Realizar la cancelación o suspensión del programa de devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a turistas extranjeros a los establecimientos de comercio que incumplan uno o varios requisitos señalados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Contar con el personal idóneo para la prestación del servicio, el cual debe tener el conocimiento necesario y disposición de servicio; además deberá contar con todas las garantías salariales y de seguridad social establecidas en la ley. El personal que utilice la empresa operadora de pagos no tendrá ninguna relación de tipo laboral con la DIAN.
Guardar absoluta confidencialidad sobre la información que conozca con ocasión de sus funciones y desarrollo del convenio. Esta obligación aplica para todo el personal que preste el servicio quien deberá suscribir los acuerdos de confidencialidad necesarios para este fin.
Contar con al menos un centro de control para cumplimiento con lo previsto en esta resolución.
Entregar, a la terminación del convenio, en los formatos que determine la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), los archivos y documentos de los comercios habilitados con el fin de que no deban someterse a una nueva aprobación con otro operador. La no entrega de esta información dará lugar a la efectividad de la garantía.
Presentar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, la solicitud de reintegro del IVA pagado a turistas extranjeros, para lo cual remitirá la relación detallada de las devoluciones autorizadas, en medios electrónicos y en el formato que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Debe contener como mínimo los siguientes datos:
Nombre del turista extranjero
Nacionalidad
No. pasaporte o documento mediante el cual acredita su estatus migratorio
NIT del establecimiento de comercio
Nombre o razón social del establecimiento de comercio
Fecha de adquisición
No. de factura
Descripción de la mercancía adquirida
Monto de la compra
Valor del IVA pagado
Valor total de la operación
Número de transacción electrónica de abono de la devolución
Los números que por seguridad sean visibles de la tarjeta débito o crédito emitida en el exterior a la cual se efectúo el abono
Soporte de la devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), efectuada al turista extranjero.
Valor abonado a la tarjeta
Puerto o aeropuerto de salida del turista
Fecha de salida del turista y de la mercancía.
Las demás que establezca el convenio a suscribir con la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN),
(Artículo 15, Resolución 489 de 2022, Inciso primero corregido por el artículo 5o de la Resolución 502 de 2022)
SUBSECCIÓN 6.
COSTO DE INTERMEDIACIÓN A FAVOR DE LA EMPRESA OPERADORA DE PAGOS PARA LA DEVOLUCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS -IVA A TURISTAS EXTRANJEROS.