La generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, será realizada directamente por el facturador electrónico; lo anterior, sin perjuicio de contratar para tal efecto los servicios de proveedores tecnológicos que hayan sido previamente habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Quienes opten por ser habilitados o requieran la renovación de la citada habilitación, como proveedores tecnológicos, deberán agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente conforme lo indicado en el Artículo 1.5.1.5.1.1 de esta resolución. Agotado lo anterior, el interesado deberá presentar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), una solicitud para obtener la habilitación y/o renovación como proveedor tecnológico, según sea el caso y cumplir con los requisitos de que trata el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.24. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y la presente resolución así:
Estar constituido como sociedad en Colombia o como sucursal de sociedad extranjera.
Estar Inscrito en el Registro Único Tributario (RUT).
Registrar en el objeto social las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades económicas. Este requisito debe conservarse hasta que se mantenga la calidad de proveedor tecnológico.
Poseer para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico y mantener durante el tiempo en que dure la habilitación, un patrimonio contable a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, por una suma igual o superior a veinte mil (20.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), dentro del cual, la propiedad planta y equipo debe como mínimo corresponder a una suma igual o superior a diez mil (10.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), el cual debe estar localizado en Colombia; para tal efecto se deberá presentar como prueba los estados financieros, bajo las Normas de contabilidad aplicables en Colombia de acuerdo con el grupo contable que le aplique al solicitante, firmado por el representante legal y contador público o revisor fiscal según sea el caso y demás soportes que exija la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Acreditar certificación sobre sistemas de gestión de seguridad de la información y calidad de la información conforme con la Norma ISO 27001 sobre sistemas de gestión de seguridad de la información para los procesos y documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Si para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), no se cuenta con esta certificación, deberá manifestarse el compromiso de aportarla a más tardar dentro de los dieciocho (18) meses siguientes a la notificación de la habilitación como proveedor tecnológico; término dentro del cual deberá allegarse a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la certificación correspondiente, como requisito necesario para operar como tal.
Acreditar el plan de contingencia para garantizar la continuidad del proceso que asegure la referida continuidad de la operación relacionada con los servicios de generación, transmisión, expedición de la factura electrónica de venta, así como para la recepción de la citada factura, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y en general los demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Para ello, deberá indicar los requisitos mínimos, procesos, procedimientos, controles, periodicidad mínima de realización de controles, que garanticen la continuidad de la operación del negocio, así como acciones para restablecer el servicio y recuperación de la operación en caso de inconvenientes tecnológicos.
Esta información deberá estar contenida en un documento que se actualizará anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.
Estar habilitado como facturador electrónico y facturar electrónicamente sus operaciones, conforme las disposiciones de que trata la presente resolución, para los obligados a expedir factura electrónica de venta.
Acreditar infraestructura física, tecnológica y de seguridad; para ello, el solicitante a través del representante legal suscribirá un documento con sus respectivos soportes, identificando la infraestructura física, tecnológica para la prestación del servicio, para la seguridad de la información y para garantizar la continuidad de la prestación del servicio. A nivel tecnológico y de seguridad deberá presentar la arquitectura a través de la cual se presta el servicio, que incluye procesos internos y externos. Esta información deberá estar contenida en un documento que será actualizado anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.
Acreditar las condiciones y niveles de servicio prestado de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello el representante legal debe presentar un documento donde se encuentren tipificados los posibles incidentes según la parte del proceso involucrada, clasificados por nivel de criticidad, indicando el tiempo máximo, mínimo y promedio de respuesta esperado para superarlos. El documento deberá contener una descripción del medio a través del cual administran las condiciones y niveles de servicio.
El proveedor tecnológico debe garantizar a sus clientes para la prestación de sus servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo como mínimo: oportunidad, cumplimiento, contar con personal formado en servicio al cliente y un canal de servicio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencia y Felicitaciones (PQRSF), que garantice la trazabilidad y consulta, el cual debe estar dispuesto para la revisión de las funcionalidades y contenidos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Para ello, el representante legal debe presentar un documento donde describa las condiciones a través de las cuales funciona el servicio de PQRSF y el medio utilizado para su administración.
Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML, XSD y demás documentos electrónicos, derivados de la factura electrónica de venta y otros documentos electrónicos que se deriven de los servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello, el interesado en obtener la habilitación como proveedor tecnológico debe tener vinculado personal con título profesional avalado por instituciones educativas de grado superior autorizadas por autoridad competente en Colombia, en temas relacionados con ciencias contables, económicas, del derecho y de las tecnologías.
Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria (NIT) y correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos, de la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); así como la información requerida para garantizar la interacción, interoperabilidad que se derive de la implementación de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito, los documento electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicio de que trata el numeral 3 del presente artículo. La citada autorización se entiende otorgada por el representante legal al momento de solicitar la habilitación como proveedor tecnológico.
Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos; en las sociedades anónimas abiertas deberá brindarse información de los accionistas que tengan un porcentaje de participación superior al cuarenta por ciento (40%) del capital accionario. Se deberá suministrar, adicionalmente, información de las hojas de vida del representante legal, los socios mencionados anteriormente, de los miembros de la junta directiva, así como todo el personal vinculado a la generación, transmisión, y en el proceso de expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo.
Asegurar que los empleados y contratistas comprenden sus responsabilidades y son idóneos en los roles para los que se consideran. La información debe ser remitida con la solicitud de habilitación a la DIAN y actualizarlo anualmente, como máximo el 30 de abril de cada año, de acuerdo con el formato que defina la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Poner a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) durante la visita de verificación de requisitos, la información requerida para la verificación y acreditación de la existencia real y material de la persona jurídica, así como del patrimonio contable, la propiedad planta y equipo y en general la información necesaria para la verificación de los requisitos.
Realizar satisfactoriamente las pruebas tecnológicas del software de facturación electrónica que demuestren el adecuado funcionamiento de los servicios que presta como proveedor tecnológico.
Para efectos de acreditar los requisitos de los numerales 1, 4, 5, 6, 8, 9, 10 y 13 mencionados en el presente artículo, se debe adjuntar a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en Formato PDF solicitud de autorización para actuar como proveedor tecnológico, dirigida a la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dirección de Gestión de Impuestos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o quien haga sus veces.
Para el cumplimiento de lo establecido en el numeral 16, quienes opten por ser habilitados como proveedor tecnológico por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), realizarán las pruebas correspondientes en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. Una vez superadas las pruebas en forma satisfactoria, el servicio informático de factura electrónica de la DIAN generará el visto bueno que así lo acredite.
o. Las condiciones señaladas en el presente artículo deberán cumplirse por el proveedor tecnológico para la fecha de presentación de la solicitud de habilitación y/o renovación según sea el caso. Igualmente deberán mantenerse durante el tiempo en que se encuentre vigente la habilitación como proveedor tecnológico, salvo lo indicado en el requisito del numeral 4 del presente artículo cuyo valor podrá ser afectado por deterioro o depreciación de los activos.
No obstante, lo previsto en el inciso 1 de este parágrafo al momento de la renovación de la habilitación del proveedor tecnológico, los requisitos expresados en Unidades de Valor Tributario (UVT) deberán corresponder al año de la solicitud de renovación de la habilitación. Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones establecidas en el numeral 1 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario y de las sanciones previstas en el artículo 684-4 Estatuto Tributario.
Cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), efectué verificaciones tendientes a establecer el cumplimiento o mantenimiento de las condiciones de habilitación y/o renovación, en relación con el patrimonio contable y la propiedad planta y equipo, tendrá en cuenta el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) del año de la presentación de la solicitud de habilitación y/o renovación.
o. Los proveedores tecnológicos no podrán ceder la habilitación y/o renovación otorgada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
o. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan servicios de facturación electrónica de venta, así como los demás servicios de que trata el numeral 3 de esta artículo, deberán como mínimo ofrecer a los obligados a facturar y/o al adquirente, los citados servicios, y prestar los que demande el facturador y/o adquirente, cumpliendo las disposiciones y las condiciones de operatividad tecnológica que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la presente resolución, el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y demás anexos que se establezcan.
En todo caso, el obligado a facturar electrónicamente y el adquirente son los responsables ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por las obligaciones sustanciales y formales en materia tributaria que como tales les corresponden. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del artículo 684-4 del Estatuto Tributario cuando se tipifiquen las conductas sancionables establecidas como infracciones en el numeral 2 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario, aplicables al proveedor tecnológico.
o. Para efectos de la presentación, actualización y verificación de los requisitos de que trata el presente artículo, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), establecerá las fichas técnicas, soportes, los mecanismos técnicos y tecnológicos para la transmisión y acreditación de los mismos; entre tanto los proveedores tecnológicos deberán tenerlos a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando ella los requiera.
(Artículo 55, Resolución 165 de 2023)
SUBSECCIÓN 2.
HABILITACIÓN, RENOVACIÓN Y CANCELACIÓN DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.