Quienes manifiesten interés en prestar el servicio de devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a turistas extranjeros deben anexar a la manifestación de interés los documentos de que trata el Artículo 1.8.3.2.7.3 de la presente resolución, los cuales deberán cumplir con lo siguiente:
Documentos para acreditar el cumplimiento de las condiciones técnicas. Se debe incluir un documento que especifique el cumplimiento de las condiciones técnicas, de infraestructura física y tecnológica, de conectividad, así como las características y funcionalidades del sistema que se pondrá a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Documentos para acreditar el cumplimiento de las condiciones de capacidad jurídica. Se deben incluir los siguientes documentos:
Manifestación, bajo la gravedad de juramento del representante legal o apoderado debidamente constituido, de que el interesado, los accionistas con más del 10% de participación y los administradores no se encuentra(n) incurso(s) en las causales de inhabilidad, incompatibilidad, prohibición o conflicto de interés para suscribir convenios con el Estado, establecidos en la Constitución Política y legislación vigente. Esta misma manifestación debe darse respecto de cada uno de los miembros de la unión temporal o consorcio, sus accionistas con más del 10% de participación y administradores si es el caso.
Manifestación escrita y firmada por el representante legal de la persona jurídica o de todos los representantes legales de los miembros de las uniones temporales o consorcios, en la que bajo la gravedad de juramento declaren expresamente:
(i) Que toda la información incluida en la manifestación de interés es veraz y susceptible de comprobación y que en la misma no se están ocultando inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para suscribir el convenio.
(ii) Que en el evento en el que sea autorizado para suscribir el convenio, se obligan a: (1) Custodiar y cuidar la documentación e información que en cumplimiento del objeto del convenio les sea entregada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así como a la que tengan acceso en virtud del convenio, y a impedir o evitar su sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida; (2) Mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de la que hagan uso o tenga conocimiento en virtud del convenio, comprometiéndose a no utilizarla para provecho propio o de terceros, a no divulgarla, a no comercializarla, a no publicarla, a no cederla, a no revelarla y a no reproducirla de manera directa e indirecta, a no ponerla a disposición de terceros que no estén autorizados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para conocerla o a no hacer cualquier uso indebido o no autorizado de la misma; (3) No ejercer actos que comprometan o afecten a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), utilizando inclusive después de terminado el convenio, para su beneficio o el de terceros: información de turistas extranjeros, bases de datos de cualquier índole, software, procedimientos, claves secretas, métodos, estudios, estadísticas, proyectos y demás información técnica, financiera, económica, comercial o cualquier otra información utilizada o elaborada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en cumplimiento de su misión institucional; (4) Cumplir con la legislación vigente y las medidas y protocolos de seguridad que la entidad ha implementado y/o se requieran para asegurar la confidencialidad, secreto e integridad de los datos de carácter personal, privado o sensibles a los que tengamos acceso; (5) Adoptar todas las precauciones necesarias y adecuadas para la conservación, protección, custodia y reserva de la información que reciban, produzcan, procesen o tengan acceso, aplicando las medidas de seguridad que prevengan su fuga, perdida o difusión no autorizada; (6) No transferir, ceder o divulgar el "usuario" y "contraseña" que les sean asignados (si aplica), teniendo en cuenta que se encontrarían bajo su responsabilidad todas las acciones o tareas que se realicen con estos; (7) Devolver, en los términos y condiciones establecidos en el convenio, toda la información que sea entregada o que obtengan de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en cumplimiento del convenio; (8) Conocer, respetar y cumplir las políticas de buen gobierno, normas y medidas de seguridad implementadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y demás normatividad interna relacionada, a fin de garantizar la seguridad y protección de los activos de información de la entidad; y (9) Para el caso del manejo de información que incluya datos personales, se obligan a dar estricto cumplimiento a las disposiciones constitucionales y legales sobre la protección del derecho fundamental de habeas data, en particular lo dispuesto en el Art. 15 de la Constitución Política y la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, modifiquen o deroguen.
(iii) Que el interesado o los integrantes del interesado, si el mismo es un Consorcio o Unión Temporal, y/o su representante legal, no aparecen relacionados en la Orden Ejecutiva número 12.798 del Gobierno de los Estados Unidos de América, conocida como Lista Clinton.
(iv) Relación y presentación de copia del documento de identificación. El interesado persona jurídica consorcio o unión temporal debe referir el documento de identificación del representante legal y presentar copia del mismo.
Certificado de existencia y representación legal. El interesado persona jurídica nacional, persona jurídica extranjera con domicilio o sucursal en Colombia y/o las personas jurídicas integrantes de un interesado plural, deben presentar certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no anterior a un mes respecto a la fecha definitiva de cierre del proceso, en el que consten las facultades del representante legal. A falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que representan a la sociedad podrán celebrar o ejecutar con plenas capacidades todos los actos y convenios comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. Las limitaciones o restricciones de las facultades anteriores que no consten expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil o autoridad competente de su país de origen no serán oponibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), (Art. 196 Código de Comercio).
Si el interesado es un consorcio o unión temporal deberá acreditar lo anterior, mediante su contrato de conformación de consorcio o unión temporal. Los miembros del consorcio o unión temporal que sean personas jurídicas nacionales o extranjeros con domicilio o sucursal en Colombia, deben además acreditar su existencia y representación legal mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio respectiva, dentro del mes anterior a la fecha definitiva de cierre del proceso, en el cual conste que el representante legal no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre de la persona jurídica, o aportando la autorización o documento correspondiente del órgano social directo que lo faculta o del Secretario de la Junta u órgano social.
Si el interesado es una persona jurídica extranjera sin domicilio o sucursal en Colombia deberá acreditar su existencia y representación Legal con el documento idóneo expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio, no anterior a un (1) mes desde la fecha de cierre del proceso, en el cual conste que el representante legal no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre de la persona jurídica, o aportando con la autorización o documento correspondiente del órgano social directo que lo faculta o del Secretario de la Junta u órgano social.
Para la presentación de la propuesta no será necesario que se constituya una sucursal en Colombia. Sin embargo, en caso de ser seleccionado, antes de la suscripción del convenio, la empresa operadora deberá constituir una sucursal en Colombia.
Los documentos aportados por el interesado extranjero deberán acreditar la siguiente información:
(i) Su existencia y fecha de constitución, expedida en el país de origen.
(ii) Que el objeto social corresponda al objeto del presente proceso de autorización o actividades afines. Para lo anterior, presentará un extracto de sus estatutos sociales o un certificado del representante legal o funcionario autorizado.
(iii) Que la sociedad tenga plenas capacidades para participar en el proceso, así como para celebrar y ejecutar el convenio. Para lo anterior, presentará un extracto de sus estatutos sociales o un certificado del representante legal o funcionario autorizado.
(iv) Que la vigencia de la sociedad no será inferior al plazo del convenio. Si la duración de la sociedad no fuese suficiente en los términos de esta sección, se adjuntará un documento en el que conste que el órgano social competente ha decidido aumentar el plazo de la sociedad en caso de resultar autorizado y antes de la suscripción del convenio, comprometiéndose a su vez a realizar los trámites a que haya lugar de acuerdo con la legislación de su país de origen, antes de la suscripción del convenio.
(v) Nombre del representante legal, o nombre de la persona que tenga la capacidad de comprometer jurídicamente al interesado extranjero, con la relación detallada de sus facultades, acreditando que el representante legal de la sociedad tiene la suficiente capacidad legal para comprometer a la sociedad sin limitaciones de ninguna naturaleza o cuantía, en todos los aspectos requeridos para la presentación de la propuesta, la celebración del convenio y en general, para actuar frente a cualquier obligación que se derive de la celebración del convenio, legalización, ejecución, terminación del mismo. Para lo anterior, presentará un extracto de sus estatutos sociales o un certificado del representante legal o funcionario autorizado.
(vi) Si el representante legal tuviere algún tipo de limitación estatutaria para presentar la propuesta, suscribir el convenio y, en general, para efectuar cualquier acto derivado del proceso de autorización y del convenio, en caso de resultar autorizado, deberá adjuntarse una autorización del órgano social competente de la sociedad para participar en el proceso de autorización, y efectuar cualquier acto derivado de dicho proceso. Así mismo, si la sociedad extranjera participa en el proceso mediante apoderado, la autorización del órgano social deberá incluir la facultad para nombrarlo.
(vii) Cuando no existiera en el país de origen del interesado una entidad que certifique la información arriba solicitada, la información se acreditará mediante un documento expedido por el representante legal o por el máximo órgano directivo del interesado en el que conste cada una de las circunstancias exigidas en el presente numeral y se declare que según las leyes de ese país la información solicitada no puede aportarse en los términos exigidos en la presente Resolución. Este documento debe presentarse ante la autoridad encargada de dar fe pública en el país de origen.
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para representarlas judicial y extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia, en caso de resultar aceptada su propuesta, de conformidad con lo señalado en el título VIII del Libro II del Código de Comercio Colombiano.
En el evento en que una persona jurídica extranjera resulte autorizada para la suscripción del convenio objeto del presente proceso de autorización, deberá establecer una sucursal en Colombia, conforme a lo dispuesto en los artículos 471 y 474 del Código de Comercio, cuando se requiera. De no realizar la constitución dentro de los 10 días siguientes a la notificación de la resolución no podrá suscribir el convenio y se hará efectiva la póliza de seriedad.
En relación con los requisitos para participar en el proceso establecidos en la presente Resolución, para las personas jurídicas extranjeras, quienes deben certificar circunstancias propias de esta persona, son los revisores fiscales y representantes legales de la persona jurídica extranjera, cuando corresponda.
Contrato de conformación de consorcio o unión temporal. Los interesados que se presenten en Consorcio o Unión Temporal deberán presentar el documento de conformación con: (i) el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes, (ii) los términos de extensión de dicha participación en la propuesta y ejecución, (iii) el compromiso de permanecer consorciados o unidos durante el tiempo de plazo del convenio y un (1) año más, indicando expresamente que el Consorcio o Unión Temporal no podrá ser liquidado o disuelto durante el plazo del convenio, incluyendo las prórrogas que se puedan llegar a suscribir.
Los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberán cumplir individualmente con los requisitos establecidos y responderán solidariamente por el cumplimiento de las obligaciones contraídas.
Certificación de paz y salvo por seguridad social y parafiscales. El interesado y cada uno de los miembros del interesado plural (consorcio o unión temporal) deben acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensiones y riesgos laborales, así como de parafiscales del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. de conformidad con el artículo 114-1 del Estatuto Tributario están exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA), del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud, las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Así mismo las personas naturales empleadoras estarán exoneradas de la obligación de pago de los aportes parafiscales al SENA, al ICBF y al Sistema de Seguridad Social en Salud por los empleados que devenguen menos de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
El interesado (persona jurídica) y cada uno de los miembros (personas jurídicas) del Interesado Plural (Consorcio o Unión Temporal) deberán acreditar el requisito mediante certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal, si por Ley está(n) obligado(s) a tenerlo, en la que deje constancia del cumplimiento de estas obligaciones durante los últimos seis (6) meses o en la que especifique si se encuentra dentro de alguna causal de exoneración.
El interesado (persona jurídica) o miembro de interesado plural (consorcio o unión temporal) que para la ejecución de sus actividades comerciales NO tenga uno o más trabajadores en el territorio nacional, y por tanto no tenga la obligación legal de efectuar el pago de aportes a la seguridad social y parafiscales, deberá presentar certificación firmada por su representante legal o revisor fiscal, según el caso, en la que exprese esta circunstancia.
El interesado (persona jurídica) extranjera no está obligada a cotizar al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Laborales Colombiano, ni al ICBF, Sena y Cajas de Compensación Familiar Colombianas, salvo si tiene una Sucursal legalmente constituida en Colombia, caso en el cual, debe acreditar los requisitos anteriores mediante certificación del representante legal o revisor fiscal, según el caso.
Manifestación escrita y suscrita por el representante legal en el sentido de indicar que ni el solicitante, ni el representante legal de la persona jurídica, ni los miembros de la junta directiva, ni los socios, han sido sancionados con cancelación de una autorización o habilitación otorgada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ni han sido condenados por la comisión de los delitos señalados en el artículo 611 del Decreto 1165 del 2 de julio de 2019, dentro de los cinco (5) años inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud. Así mismo que no han sido representantes legales, socios o miembros de junta directiva de sociedades que han sido objeto de cancelación de autorización o habilitación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de los cinco (5) años inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud; para las sociedades extranjeras será la entidad competente según su país de origen.
Certificación de los socios o accionistas de la sociedad interesada o de cada uno de los miembros de la unión o consorcio si es el caso, indicando el porcentaje de participación en la misma.
Respecto de las personas naturales que sean representantes legales, administradores y/o accionistas con un porcentaje de participación superior al diez (10%) en la persona jurídica o sociedad interesada, se deben incluir los documentos establecidos en el literal b, subnumerales ii, iii y iv del presente numeral
Adicionalmente, se realizarán las siguientes verificaciones respecto de los interesados, miembros de los consorcios o uniones temporales, sus administradores y sus accionistas con más del 10% de participación:
Boletín de responsables fiscales. En cumplimiento de lo estipulado en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), verificará en el último boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el interesado y cada uno de sus integrantes, cuando el mismo sea un consorcio o una unión temporal, no se encuentre(n) reportado(s) en dicho boletín. Si el interesado o sus integrantes, según el caso, estén reportados en el Boletín de Responsables Fiscales, la manifestación de interés no será tenida en cuenta. Si quien se encuentra reportado es el representante legal del interesado, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), solicitará que se subsane la manifestación de interés, mediante ratificación de representante suplente o mediante ratificación de apoderado designado por el órgano de administración competente de la sociedad.
Certificado de antecedentes disciplinarios. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), verificará que el interesado y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio, Unión Temporal, no registren sanciones ni inhabilidades vigentes en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades SIRI de la Procuraduría General de la Nación (PGN). Si el interesado o sus integrantes, según el caso, registren inhabilidad vigente en el SIRI de la PGN, la manifestación de interés no será tenida en cuenta. Si quien registra antecedentes es el representante legal del interesado, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), solicitará que se subsane la manifestación de interés, mediante ratificación de representante suplente o mediante ratificación de apoderado designado por el órgano de administración competente de la sociedad.
Certificado de antecedentes judiciales del Ministerio de Defensa Nacional – Policía Nacional. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) verificará los antecedentes judiciales a través de la página web de la Policía Nacional, del interesado (persona natural) o de la persona natural integrante de un consorcio o unión temporal. Si registra(n) antecedentes judiciales consistentes en sentencia judicial condenatoria con pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas, la manifestación de interés no será tenida en cuenta. Si quien registra antecedentes es el representante legal del interesado, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), solicitará que se subsane la manifestación de interés, mediante ratificación de representante suplente o mediante ratificación de apoderado designado por el órgano de administración competente de la sociedad.
Multas del Registro Nacional de Medidas Correctivas -RNMC. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), verificará en el Registro Nacional de Medidas Correctivas -RNMC, que el interesado y cada uno de sus integrantes (cuando el mismo sea un consorcio o unión temporal), no se encuentre(n) reportado(s) en dicho Registro como deudores de multas e intereses. Si está(n) reportado(s) por multas impuestas hace más de seis (6) meses, y no acredita(n) el pago de la multa y sus intereses la manifestación de interés no será tenida en cuenta. Si quien registra multas es el representante legal del interesado, la DIAN solicitará que se subsane la manifestación de interés, mediante ratificación de representante suplente o mediante ratificación de apoderado designado por el órgano de administración competente de la sociedad.
Registro Único Tributario- RUT. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), verificará que el interesado y cada uno de los miembros del interesado plural (consorcio o unión temporal) estén inscritos en el RUT antes de la suscripción del convenio.
Documentos para acreditar el cumplimiento de las condiciones de capacidad financiera y organizacional. La persona jurídica o el consorcio o la unión temporal debe incluir los tres (3) últimos Estados Financieros (Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados) cierre de los últimos tres (3) años fiscales, junto con sus Notas respectivas, de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), o la Legislación vigente del país de origen (si éste no ha adoptado las NIIF). De igual manera, deberá incluir estos mismos Estados de Situación Financiera y Estado de Resultados con traducción simple al idioma español convertidos por un Contador Público inscrito en la Junta Central de Contadores de Colombia a pesos colombianos, utilizando la Tasa de Cambio Representativa de Mercado (TRM) del Banco de la República de Colombia, en los que se pueda determinar de manera clara y detallada las cuentas contables de donde se toma la información para establecer los indicadores de capacidad financiera y organizacional.
Requisitos relativos a la experiencia. El interesado que preste los servicios de empresa operadora de pagos para la devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), deberá acreditar el cumplimiento de la experiencia mínima de cinco (5) años relacionada con la actividad de prestación integral del servicio para la devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a turistas extranjeros en al menos dos (2) países. La experiencia debe haberse adquirido en los últimos diez (10) años.
Para acreditar el cumplimiento de las condiciones de experiencia, se acreditará por lo menos con tres (3) y hasta cinco (5) certificaciones en las que haya prestado el servicio en al menos dos (2) países y que acrediten su calidad durante los últimos diez (10) años.
Contenido mínimo de las certificaciones:
Objeto.
Nombre o razón social de las partes contratante y contratista.
Fecha de inicio y fecha de terminación.
Se deberán indicar claramente las actividades realizadas para acreditar que la prestación del servicio corresponde a la del convenio.
Valor en pesos, a la fecha de terminación de los servicios certificados.
Porcentaje del valor del contrato que ejecutó, como miembro de un Consorcio, Unión Temporal, Sociedad de Objeto Único, Empresa Unipersonal o Sociedades en general (si aplica)
Firmas del Contratante.
Si se presenten certificaciones de contratos y/o convenios o documento equivalente que así lo acredite, ejecutados en moneda extranjera, para determinar su valor en pesos colombianos se realizará el siguiente procedimiento:
(Opción 1) Si el valor del contrato ejecutado está en DÓLARES AMERICANOS ($USD) se convertirá a PESOS COLOMBIANOS utilizando la TASA REPRESENTATIVA DEL MERCADO–TRM vigente a la fecha de suscripción del contrato, publicada por el Banco de la República; o
(Opción 2) Si el valor del Contrato ejecutado está en moneda extranjera diferente a DÓLARES AMERICANOS ($USD), se realizará su conversión a DÓLARES AMERICANOS ($USD), y luego su conversión a PESOS COLOMBIANOS, utilizando la TASA REPRESENTATIVA DEL MERCADO–TRM vigente a la fecha de suscripción del contrato, publicada por el Banco de la República.
Garantía de seriedad de la manifestación de interés que garantice la suscripción del convenio por parte del interesado. El interesado debe constituir a favor de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, con NIT. 800.197.268-4, garantía de seriedad de la oferta por un valor igual o superior al diez por ciento (10%) de 1.700 SMMLV, y una vigencia de tres (3) meses contados a partir de la fecha de presentación de la manifestación de interés.
El costo de la garantía debe ser asumido por el interesado, sin derecho a reclamar a la DIAN en ningún caso, su compensación o reembolso.
Documento que señale el porcentaje de la devolución que corresponde al costo de intermediación al que se refiere el Artículo 1.8.3.2.6.1 de la presente resolución. Este valor debe estar expresado en porcentaje y debe ser un único valor sin interesar el valor de la devolución, forma de pago de esta o cualquier otra consideración.
Los soportes mencionados deben allegarse en los mismos términos y condiciones aplicables a la manifestación de interés, de conformidad con el Artículo 1.8.3.2.7.2 de la presente resolución.
(Artículo 21, Resolución 489 de 2022, Inciso primero del literal e) del numeral 2 corregido por el artículo 7o de la Resolución 502 de 2022)