Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y las que a continuación se establecen:
Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa y de los documentos que conforman el sistema de facturación donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y superen las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa y de los demás documentos que conforman el sistema de facturación, donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en hacer uso de los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación, para cumplir las obligaciones de generación, transmisión, validación y expedición de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación.
Anexos técnicos: Son los documentos proferidos y dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contienen la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y los demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así como para los demás componentes del sistema de facturación y para los elementos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del sistema de factura electrónica y que hacen parte integral de esta resolución.
Campo o grupos de campos de información obligatoria: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información relacionadas con los requisitos de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos que conforman el sistema de facturación, información que podrá ser aceptada o rechazada de conformidad con lo establecido en los Anexos técnicos, en el Procedimiento informático de validación. Esta definición también aplica cuando se diligencien campos o grupos de campos de información opcional, de manera parcial o errónea.
Campo o grupos de campos de información opcional: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información de la operación relacionada con la venta de bienes y/o prestación de servicios que se pretenden incorporar en la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos que comprende el sistema de facturación, los cuales no constituyen un requisito de los citados documentos e instrumentos en el Procedimiento informático de validación.
Clave técnica: Corresponde al identificador único que asigna el servicio informático de numeración de la DIAN, en el momento de solicitar la autorización de numeración, con el fin de ser incluido en el proceso de generación en el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) del sistema de factura electrónica con validación previa.
Código de respuesta rápida -Código QR-: Por sus siglas en inglés "quick response code", "código de respuesta rápida", que consiste en un código de barras bidimensional cuadrado que permite almacenar información en una matriz de puntos.
Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Es un requisito de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca la citada factura, incluido en los demás documentos e instrumentos electrónicos que se deriven de la citada factura, cuando fuere el caso.
Código Único de Documento Electrónico (CUDE): Es un requisito de las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso, así como de los demás documentos que comprenden el sistema de facturación, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca los citados documentos.
Contenedor electrónico: Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y los demás instrumentos y en general la información electrónica derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando fuere del caso. Este instrumento deberá estar firmado digitalmente por el facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
Correo de recepción de documentos e instrumentos electrónicos: Es el correo electrónico suministrado en el procedimiento de habilitación por parte del facturador electrónico, para la recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito e instrumentos derivados de la factura electrónica de venta y demás documentos que comprenden el sistema de facturación.
Dirección de Internet en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta, del documento equivalente y/o del documento electrónico contenida en el código QR: Es la ubicación en la red de Internet de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta y demás documentos que comprenden el sistema de facturación.
Documento electrónico: Es un documento generado de forma electrónica, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el cual comprende los documentos equivalentes electrónicos señalados en la presente resolución, así como el documento soporte de pago de nómina electrónica, el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, y todos los documentos electrónicos que sean determinados por la Administración Tributaria, conforme a la facultad otorgada en el inciso primero y cuarto del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
El documento electrónico deberá ser generado por parte del sujeto obligado, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.: El Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., es aquel elaborado con hardware y software que interactúan, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como la generación, transmisión para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), impresión de la representación gráfica del tiquete, las notas de ajuste cuando corresponda, la programación de departamentos, códigos, grupos, familias o subfamilias.
Factura electrónica de venta generada por inconvenientes tecnológicos: Es una factura electrónica de venta que contiene la información de la factura de venta de talonario o de papel y que se transmite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte del facturador electrónico; así como aquella factura electrónica de venta sin validación previa que se expide cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En ambos casos las citadas facturas deben considerarse para todos los efectos como una factura electrónica de venta.
Instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación: Los instrumentos electrónicos son aquellos que comprenden los documentos electrónicos y/o agrupaciones de datos electrónicos, que están asociados o no a una factura electrónica de venta, documento equivalente electrónico y demás documentos electrónicos mediante el CUFE y el CUDE, cuando fuere del caso, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que se encuentran descritos en los anexos técnicos correspondientes.
Interacción de los sistemas de facturación: Es la relación que debe existir entre la información de los documentos que conforman el sistema de facturación, los instrumentos electrónicos que se deriven de los mismos con los inventarios, los sistemas de pago, la integración de los bienes y/o servicios con los hechos generadores y las tarifas del impuesto sobre las ventas -IVA, el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente y en general la interacción con la contabilidad, la información tributaria y los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y entre los facturadores electrónicos. Lo anterior de acuerdo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Notas de ajuste del documento equivalente electrónico: Las notas de ajuste del documento equivalente electrónico, en lo sucesivo notas de ajuste, son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento equivalente, por errores aritméticos o de contenido, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
Procedimiento informático de validación: Es el procedimiento mediante el cual se verifica el cumplimiento de las reglas del anexo técnico correspondiente; cuyo resultado para cada campo o grupo de campos de información puede ser la aceptación, rechazo o notificación, según corresponda; el cual es realizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Recepción de la factura de venta y del documento equivalente: Es una obligación formal del adquirente que consiste en exigir y recibir la factura de venta y/o los documentos equivalentes por los bienes y/o servicios adquiridos, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 618 del Estatuto Tributario y la presente resolución.
Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás documentos que comprenden el sistema de facturación.
Requisitos especiales de los documentos del sistema de facturación: De conformidad con el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los requisitos especiales corresponden a aquellos que por las particularidades propias y diferenciales de cada uno de los documentos que conforman el sistema de facturación, deben ser establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta y para los demás documentos que conforman el sistema de facturación: El servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación corresponde al software dispuesto por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene las funcionalidades para el cumplimiento de la habilitación, recepción de la transmisión, rechazo, validación de la factura electrónica de venta con validación previa, la solicitud de autorización como proveedor tecnológico y para los demás documentos, instrumentos y trámites que se indiquen en la presente resolución.
Tablas referenciadas de los anexos técnicos del sistema de facturación: Son tablas que contienen la información codificada necesaria, para efectos de la estructuración del XML de la factura electrónica de venta, el documento equivalente electrónico y demás documentos electrónicos que comprenden el sistema de facturación.
Transmisión de los documentos del sistema de facturación, las notas débito, notas crédito y los instrumentos electrónicos que se derivan de los mencionados documentos: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información que contendrá la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito, documentos equivalentes a la factura electrónica de venta, los documentos que comprenden el sistema de facturación y los instrumentos electrónicos estructurados en el procedimiento de generación, que se deriven de una factura electrónica de venta y de los demás documentos electrónicos del sistema de facturación para su validación.
Transmisión de los documentos electrónicos en debida forma: La transmisión de los documentos electrónicos en debida forma corresponde al procedimiento electrónico mediante el cual se deben remitir los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, en la forma prevista en las normas que los reglamenten y cumpliendo con los requisitos, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, que se establezcan para cada uno de los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación electrónica, conforme con lo previsto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos: La validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos, es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la verificación de las reglas de validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y documentos electrónicos del sistema de facturación, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(Artículo 1, Resolución 165 de 2023)
SUBSECCIÓN 2.
DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN Y DOCUMENTOS QUE LO COMPRENDEN.