Para que se proceda con la firma del convenio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación de la resolución que autoriza a la empresa operadora, esta debe presentar a la Subdirección de Devoluciones los siguientes documentos para aprobación:
Póliza. Acreditar la constitución de la garantía de cumplimiento que contenga los siguientes amparos:
a. Cumplimiento del convenio, por valor asegurado de 1.700 SMMLV, por el plazo de ejecución del convenio más un (1) año adicional; en caso de ser prorrogado el convenio la garantía debe ser renovada por el plazo prorrogado más un (1) año más. El amparo de cumplimiento del convenio cubrirá a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del convenio, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables a la empresa operadora de pagos.
b. Pago de salarios y prestaciones sociales, por valor asegurado de 400 SMMLV, por el plazo de ejecución del convenio más tres (3) años adicionales; en caso de ser prorrogado el convenio, la garantía debe ser renovada por el plazo prorrogado más tres (3) años más. El amparo de pago de salarios y prestaciones sociales cubrirá a la DIAN de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el operador, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del convenio amparado.
Cronograma y plan de difusión para la devolución del Impuesto sobre las Ventas (IVA), a los turistas extranjeros, por la compra de bienes gravados en el territorio nacional. El cronograma y plan de difusión debe ser entregado para su aprobación por parte de la Oficina de Comunicaciones Institucionales y del supervisor del convenio, es decir la Subdirección de Devoluciones de la Dirección de Gestión de Impuestos o quien haga sus veces. Una vez revisadas y aprobadas las estrategias de divulgación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la empresa operadora de pagos procederá a su ejecución una vez se firme el convenio. La entrada en operación se realizará en forma gradual a partir de los dos (2) meses siguientes a la fecha de suscripción del convenio, siendo obligación de la empresa operadora de pagos tener habilitada la cobertura, dentro de estos dos (2) meses, por lo menos en una de las principales ciudades de turismo extranjero de compras y en uno de los principales puntos de salida internacional.
Esquemas, planos, dibujos, diseños, piezas, elementos promocionales y materiales, en general, que sean creados y/o entregados para la ejecución del convenio por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), será de propiedad de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y deberán contar con la implementación adecuada del uso de la marca DIAN basado en el Manual Corporativo de Marca V.01 MN-IC-0061; deben ir acompañados de sus versiones finales listas para producción, junto con todos los archivos y documentos soporte que respaldaron la creación y/o entrega de los mismos.
Plan donde indique el mecanismo para el tratamiento de las eventuales situaciones personales o laborales que se presenten al interior del equipo, estructura de reemplazo de personal en situaciones no previstas como permisos, renuncias, incapacidad, licencias, enfermedad o vacaciones, etc. En estos eventos, será reemplazado y sólo por el tiempo necesario, por personas que reúnan las mismas o superiores condiciones profesionales y de experiencia requerida. En todo caso, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se reserva la facultad de solicitar el cambio del personal asignado para la ejecución del convenio.
La no presentación oportuna de los documentos en mención dará lugar a la no celebración del convenio y a la efectividad de la póliza de seriedad de la manifestación. En este caso, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), podrá celebrar el convenio con quien quedó en segundo lugar. En caso de no existir más interesados que cumplan los requisitos se deberá abrir de nuevo el proceso.
(Artículo 26, Resolución 489 de 2022)