La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el citado procedimiento requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a generar y trasmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, cuando a ello haya lugar, indicada en los calendarios de implementación y plazo para cumplimiento periódico de la transmisión, establecido en la SECCIÓN 4 del CAPÍTULO 3 del TÍTULO 5 de la PARTE 1 de esta resolución, cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Señalar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, informando para ello si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.
Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre(s) y código(s) de identificación del software(s).
Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el numeral anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, actualizará el estado de "solicitado" a "habilitado"; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de "habilitado".
Una vez se encuentre en estado "habilitado" automáticamente migrará a producción en operación.
Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación de conformidad con el "Anexo técnico de pago de Nómina Electrónica".
(Artículo 9, Resolución 13 de 2021)