Para los efectos previstos en esta sección, las Entidades Autorizadas para Recaudar, al momento de recibir las declaraciones y recibos de pago, deberán verificar que:
Declaraciones:
El Número de Identificación Tributaria, NIT, y nombre o razón social registrado en el formulario coincidan con la Tarjeta Plastificada, el certificado de la Cámara de Comercio, la cédula de ciudadanía para las personas naturales o el certificado que para tal efecto expida la DIAN que se exhiba conforme al artículo anterior de la presente resolución,
Estén diligenciadas a máquina o a mano y que los originales y las copias sean legibles y nítidas. La declaración de importación no se podrá recibir diligenciada a mano;
El original y las copias deben ser iguales y corresponder en su diligenciamiento;
La casilla correspondiente al "Código Administración" esté diligenciada y corresponda al código de administración de la jurisdicción donde se ubica la oficina receptora.
La casilla correspondiente al código de "Actividad Económica" esté diligenciada;
La casilla "Dirección" esté diligenciada;
La casilla Clase de Sociedad y de Declarante estén diligenciadas;
La Declaración del Impuesto sobre las Ventas corresponda a un código de bimestre válido, acorde con las indicaciones suministradas por la Subdirección de Recaudación;
La Declaración Mensual de Retención en la Fuente, corresponda a un código de mes válido, acorde con las indicaciones suministradas por la Subdirección de Recaudación;
Los renglones no utilizados registren el valor cero (0). En las declaraciones de importación las casillas de descripción no diligenciadas deben registrar la letra X, y la parte no utilizada deberá encontrarse anulada;
La sección "Pago" figure en cero (0), cuando no se cancele valor alguno simultáneamente con la presentación del formulario de la declaración;
El valor consignado en la casilla "PAGO TOTAL" coincida en el original y sus copias;
El valor del pago coincida con el registrado en el renglón "Total Pagos";
Estén firmadas en la casilla correspondiente al declarante y/o signatarios (contador o revisor fiscal)
No estén acompañados de anexos.
Recibos de pago:
El Número de Identificación Tributaria, NIT, y nombre o razón social registrado en el formulario coincidan con la Tarjeta Plastificada, el certificado de la Cámara de Comercio, la cédula de ciudadanía para las personas naturales o el certificado que para tal efecto expida la DIAN que se exhiba conforme al artículo anterior de la presente resolución,
Estén diligenciadas a máquina o a mano y que los originales y las copias sean legibles y nítidas. El recibo de pago de tributos aduaneros no se podrá recibir diligenciado a mano;
El original y las copias deben ser iguales y corresponder en su diligenciamiento;
La casilla correspondiente al "Código Administración" esté diligenciada y corresponda a un código válido de las Administraciones de Impuestos y Aduanas Nacionales;
La casilla "Concepto" esté diligenciada con un código válido acorde con indicaciones que suministre la Subdirección de Recaudación;
La casilla "Período" esté diligenciada con un código válido acorde con las indicaciones que suministre la Subdirección de Recaudación;
La casilla "Año al que se imputa este pago" corresponda a un año válido, acorde con las indicaciones que suministre la Subdirección de Recaudación;
La casilla "Concepto" del recibo oficial de pago de Tributos Aduaneros y Sanciones Cambiarias, registre un código válido acorde con las indicaciones que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
En la sección "Pago" la suma de los conceptos pagados esté correcta;
La casilla "PAGO TOTAL" no contenga valores en cero (0) y el valor consignado en ella coincida en el original y sus copias.
No estén acompañados de anexos.
Recibos de pago declaración electrónica:
Además de las verificaciones anteriores en los recibos de pago del sistema electrónico se debe revisar:
En el campo "Uso banco código título" esté diligenciado cero (0), si el pago es en efectivo, cheque, tarjeta de crédito; o que tenga un código válido cuando se trate de otro pago que no sea efectivo, acorde con las indicaciones que imparta la Subdirección de Recaudación;
Los campos "número de control automático" y "número de control manual" estén diligenciados con dígitos numéricos;
El campo "número de recibo esté diligenciado con un número compuesto de catorce (14) dígitos, sin ningún tipo de carácter tales como: puntos, comas, guiones, entre otros.
o. La Entidad Autorizada para Recaudar se abstendrá de recibir las declaraciones y recibos de pago, con tachones, enmendaduras o con valores en centavos, en las casillas que exigen registrar valores en moneda legal colombiana.
o. Las Entidades Autorizadas para Recaudar deberán garantizar la correcta utilización y colocación de los sellos de "Recibido con pago" y/o "Recibido sin pago" según corresponda. Igualmente deberá verificar que la fecha corresponda a la del día de recepción del documento.
o. La Entidad Autorizada para Recaudar deberá mantener un software en caja que le permita hacer la correcta verificación de las Declaraciones y Recibos de Pago, el cual será actualizado de acuerdo con las indicaciones que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Adicionalmente, la Entidad Autorizada para Recaudar, deberá mantener en caja un sistema de reconocimiento óptico de códigos de barras
TRANSITORIO. La Entidad Autorizada para Recaudar deberá implantar el software de verificación en caja de los datos correspondientes al año, concepto de impuesto, período, sumatoria de la sección pago, así como el código de la casilla "Aplicación pago" del recibo de pago de tributos aduaneros. Para esta implantación, se concede un plazo máximo de tres (3) meses, contados a partir de la firma del convenio de compromiso.
(Artículo 18, Resolución 478 de 2000, literales a), l) y n) del apartado de Declaraciones modificados por el artículo 3o de la Resolución 2184 de 2004, Literal d) del apartado de Declaraciones modificado por el artículo 1o de la Resolución 9483 de 2000; Literales a), h) y j) del apartado de "Recibos de pago" modificados por el artículo 3o de la Resolución 2184 de 2004; parágrafo 3 modificado por el artículo 3o de la Resolución 2184 de 2004)