El documento equivalente electrónico deberá cumplir con los siguientes requisitos comunes:
Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, de acuerdo con lo señalado en el Artículo 1.5.1.3.1.2 de la presente resolución adicionando al final de la denominación la expresión: "electrónico", excepto en el caso el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. el cual se denominará "Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.".
De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado.
Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., además se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Fecha y hora de generación.
De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
El documento equivalente electrónico, solo se entenderá expedido cuando sea validado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y entregado al adquirente, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en este capítulo.
Cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: "Documento validado por la DIAN", los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor en el Impuesto sobre la renta y complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.
Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software.
El Código Único de Documento Equivalente Electrónico (CUDE).
La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en la que se encuentra información del documento equivalente electrónico contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico. Al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Cumplir con los requisitos específicos señalados en la presente resolución, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.
Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el "Anexo técnico documento equivalente electrónico." establecido en la SECCIÓN 10 del CAPÍTULO 1 del TÍTULO 5 de la PARTE 1 de la presente resolución.
o. Para efectos de la procedencia de costos, gastos e impuestos descontables conforme lo señala el artículo 771-2 del Estatuto Tributario es necesario que se dé cumplimiento a los requisitos de que tratan los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del mismo Estatuto. Excepto para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., el cual deberá cumplir con los anteriores requisitos y deberá identificar con nombre y razón social al adquiriente del bien y/o servicio, lo anterior con fundamento en la facultad establecida en los incisos 1 y 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Sin perjuicio de que se pueda registrar la frase "consumidor final" o apellidos y nombre y el número "222222222222" en aquellos casos en que los adquirentes de bienes y/o servicios no suministren la información, pero en este caso documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S no se podrá constituir en soporte de costos, gastos e impuestos descontables.
o. Los sujetos que opten por expedir documento equivalente electrónico además de los requisitos señalados en los numerales 1 al 15 del presente artículo, podrán incluir aquellos requisitos adicionales que consideren necesarios en atención a las características propias de cada sector, para el efecto deberán dar aplicación a lo establecido en el "Anexo técnico documento equivalente electrónico".
(Artículo 19, Resolución 165 de 2023)