La Solicitud de asistencia de la ACC debe presentarse en español o en inglés en forma de carta dirigida a:
Director General
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)
Tel: 6079999, ext.: 901060
Dirección: Carrera 8 No. 6C-38 piso 6, Bogotá, Colombia
La solicitud deberá estar fechada y firmada por una persona que tenga la autoridad para firmar las declaraciones de impuestos del Contribuyente o por un abogado con un poder legal debidamente otorgado.
En la Solicitud se deberá declarar que se está solicitando asistencia por parte de la ACC y se deberá incluir la siguiente información:
Convenio: Referencia al Convenio específico y las disposiciones del mismo conforme a las cuales se realiza la Solicitud.
Contribuyente solicitante: El nombre, dirección y número de identificación del Contribuyente solicitante y, si aplica, de todas las personas vinculadas involucradas en el asunto.
Aplicación del Convenio al Contribuyente solicitante: El Contribuyente deberá realizar un análisis sobre la aplicabilidad del Convenio con base en el ámbito de aplicación subjetiva y territorial.
Tributación no conforme, o que puede resultar no conforme con el Convenio: El Contribuyente deberá proporcionar un análisis del o los asuntos involucrados, incluida la interpretación de la aplicación de la(s) disposición(es) específica(s) del Convenio, para respaldar su reclamo en relación a que la disposición del Convenio específico no se aplicó correctamente por uno o ambos Estados Contratantes. El Contribuyente deberá respaldar su análisis con la documentación pertinente incluyendo la posición escrita de la autoridad tributaria así como, la documentación requerida según la legislación publicada de precios de transferencia, copias de las determinaciones o ajustes realizados por la autoridad tributaria, actas de visita y demás documentos de las auditorías realizadas por las autoridades tributarias y cualquier otro documento que demuestre la aplicación incorrecta de la disposición del Convenio.
Vinculación: Si corresponde, una descripción de la situación de control y de las relaciones comerciales entre el Contribuyente y cualquier persona vinculada relevante para los años en cuestión, incluyendo cualquier cambio en dicha vinculación a la fecha de presentación de la Solicitud.
Períodos gravables: Los años o períodos gravables involucrados y los montos involucrados, tanto en moneda local como en moneda extranjera.
Solicitud en el extranjero y frente a otras autoridades: Si la Solicitud de MAP también se presentó a la Autoridad Competente del otro Estado Contratante, el Contribuyente solicitante debe manifestarlo claramente, relacionando la fecha de presentación, el nombre y el cargo de la persona o la oficina a la que se realizó tal solicitud. Se debe incluir una copia de dicha solicitud (incluyendo toda la documentación adjunta a esa presentación) a menos que el contenido de ambas solicitudes de MAP sea exactamente el mismo, en cuyo caso el Contribuyente debe incluir una declaración en ese sentido. Lo mismo se aplica cuando la Solicitud de MAP también se presentó a otra autoridad en virtud de otro Instrumento que proporciona un mecanismo para resolver las controversias relacionadas con el Convenio.
Petición de asistencia: Una explicación de la naturaleza del beneficio o la acción solicitada en Colombia o en el otro Estado Contratante con respecto a los asuntos planteados, con el fin de solucionar la tributación no conforme al Convenio.
Firmeza: Una declaración que indique cuándo expirarán los términos de firmeza para los años sobre los cuales se solicita el beneficio, tanto en Colombia como en el otro Estado Contratante.
Procedimientos administrativos o judiciales iniciados en Colombia: Una declaración que describa los procedimientos judiciales o administrativos pertinentes iniciados en Colombia, que involucran al Contribuyente y a personas vinculadas respecto del asunto sometido a MAP.
Procedimientos administrativos o judiciales iniciados en el extranjero: La Solicitud deberá contener una declaración de los procedimientos judiciales o público-administrativos relevantes, iniciados en el extranjero, que involucran al Contribuyente y a personas vinculadas, así como cualquier procedimiento en el extranjero conocido por el Contribuyente que verse sobre el mismo asunto para el cual se solicita la asistencia de la ACC, aunque no involucre al Contribuyente o personas vinculadas.
Acuerdos previos: La Solicitud deberá indicar si el o los asunto(s) presentado(s) en la Solicitud de MAP se han tratado anteriormente mediante mecanismos tales como acuerdos anticipados de precios, o cualquier otro mecanismo con una autoridad de cualquiera de los Estados Contratantes. En caso afirmativo, se deberá proporcionar una copia de los acuerdos o decisiones.
Exclusiones: Revelación de cualquier tema bajo auditoría o determinación oficial que no será presentado al MAP.
Ajuste o corrección voluntaria de buena fe: Si el Contribuyente inició voluntariamente un ajuste de impuestos de buena fe en el extranjero respecto de los puntos sometidos a MAP ante la ACC, esta situación debe ser revelada a la ACC.
Audiencia por complejidad: Cuando se trate de casos inusuales o complejos, el Contribuyente debe incluir los motivos que, en su opinión, determinan el caso como tal, solicitando la audiencia para realizar una presentación del caso ante la ACC.
Solicitud multianual: Sujeto a los límites de tiempo estipulados en el Convenio relevante, los Contribuyentes pueden solicitar una resolución anual o multianual (que cubra varios años fiscales) de asuntos recurrentes a través del MAP, es decir, en los casos en los que la acción u omisión de la ACC generen tributación no conforme con las disposiciones del Convenio en más de un período gravable, el Contribuyente podrá solicitar que un único MAP resuelva el conflicto para todos los períodos gravables en los que se vio afectado. Cuando el Contribuyente solicita una resolución multianual de asuntos recurrentes con respecto a años fiscales presentados, deberá proporcionar información que demuestre que todos los hechos y circunstancias relevantes son las mismas para cada uno de los años.
Solicitud multilateral: Los Contribuyentes podrán solicitar una resolución multilateral cuando la situación involucre a Colombia y a dos o más Estados.
Autorización uso de información: Una declaración de que el Contribuyente da su consentimiento para la revelación a la Autoridad Competente del otro Estado Contratante (con el nombre del Estado Contratante expresado específicamente) y al personal de esta Autoridad Competente, de cualquiera o todos los elementos de información establecidos o incluidos en la Solicitud de Asistencia a la ACC, dentro de los límites contenidos en el Convenio bajo el cual el Contribuyente está buscando el beneficio. El Contribuyente podrá solicitar, como parte de esta declaración, que sus secretos comerciales no sean revelados a una Autoridad Competente extranjera. Esta declaración debe estar fechada y firmada por la persona que tenga autoridad para firmar las declaraciones de impuestos del Contribuyente.
Poderes: Si resulta aplicable, originales de poderes legales otorgados por el Contribuyente. La Solicitud deberá identificar a la persona que actuará como el punto de contacto inicial del Contribuyente para la ACC.
Declaración de veracidad: La Solicitud deberá contener la siguiente declaración: "Declaro que he examinado esta Solicitud, incluidos los documentos adjuntos, y que, a mi leal saber y entender, los hechos presentados en apoyo de la Solicitud de asistencia de la Autoridad Competente de Colombia son verdaderos, correctos y completos".
Esta declaración podrá incluirse en la Solicitud o en un documento anexo a la misma, a elección del Contribuyente. En el segundo caso la declaración debe estar fechada y firmada por el Contribuyente o por una persona autorizada por el Contribuyente.
Información adicional requerida para la aceptación o negación de la Solicitud: Cualquier otra información requerida o solicitada bajo este capítulo. Las solicitudes de información complementaria que realice la ACC para el estudio de la Solicitud pueden incluir elementos como información financiera detallada, análisis de comparabilidad u otro material relevante para un análisis de precios de transferencia, modelos financieros, contratos, o cualquier otra información que la ACC considere necesaria y relevante para el análisis de la Solicitud.
o. Documentación adicional solicitada. El Contribuyente deberá presentar cualquier otra información o documentación que la ACC o la Autoridad Competente Extranjera considere necesaria para aceptar o negar la Solicitud. Esto puede incluir traducciones al español de cualquier documentación requerida en relación con la Solicitud. El plazo para presentar información adicional se acordará mutuamente entre la ACC y el Contribuyente, atendiendo a las circunstancias particulares de cada caso. En todo caso, dicho plazo no excederá de cuarenta y cinco (45) días calendario, plazo que será el predeterminado en el evento en que la ACC y el Contribuyente no acuerden un plazo diferente.
En particular, la decisión sobre el plazo de que trata este artículo, se basará en los siguientes criterios:
Complejidad en la obtención de documentación y/o información debido a requisitos legales (por ejemplo, certificación notarial, apostilla, certificaciones de autoridades extranjeras).
Complejidad en la obtención de documentación y/o información debido a los requisitos de idioma (es decir, traducciones oficiales o no oficiales).
Complejidad en la obtención de documentación y/o información debido a su ubicación geográfica.
Complejidad en la obtención de documentación y/o información debido al tiempo transcurrido desde su elaboración.
Con el fin de aceptar o negar la Solicitud por parte de la ACC, esta tendrá cuarenta y cinco (45) días calendario a partir de la fecha de recepción de la Solicitud inicial para solicitar información adicional. En todos los casos, la ACC hará seguimiento a la solicitud de información al menos una (1) vez antes de la expiración del plazo de cuarenta y cinco (45) días.
o. Sin perjuicio de lo anterior, durante el proceso de MAP, la ACC podrá solicitar información adicional que en cualquier momento si así lo considera necesario. El plazo para la entrega de dicha información se pactará conjuntamente con el Contribuyente y en ningún caso deberá exceder de cuarenta y cinco (45) días.
(Artículo 14, Resolución 85 de 2020)