Información básica que debe contener el sistema . Cada entidad territorial debe contar con un sistema de información confiable y actualizado que contenga por lo menos los siguientes datos
Población en edad escolar (entre 5 y 17 años), cuya fuente de información será el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE;
Instituciones educativas según sede, jornada y grados que ofrecen, con el número de grupos que atienden y su ubicación en la zona rural o urbana y en el sector oficial o privado;
Población escolarizada por institución educativa, grado, edad, sexo, zona rural y urbana y sector oficial y privado. A partir del año 2002 los distritos y municipios certificables y a partir del 2003 los departamentos deberán disponer del nombre, apellidos y documento de identificación de cada estudiante del sector estatal y de la población escolarizada por modalidad de contratación del servicio. Para tal efecto, dicha información se contrastará con la Registraduría Nacional del Estado Civil;
Información relacionada con la situación académica al finalizar el año, aprobados, reprobados y desertores, de cada uno de los estudiantes por instituciones educativas según sede, jornada y grados;
Planta de cargos y planta de personal docente estatal según los niveles educativos que atiende y grados en el escalafón; directivo docente por tipos de cargo (Supervisores, Directores de Núcleo, Rectores, Vicerrectores, Directores y Coordinadores) y grados en el escalafón y personal administrativo con sus respectivos niveles, códigos y grados;
Resultado de la evaluación trienal de logros educativos censales sobre las metas de calidad;
Composición y valor de la nómina del personal docente, directivo docente y administrativo de las instituciones educativas, que incluya el nombre, número de identificación, tipo de vinculación, tipo de empleado cargo y grado de cada docente, directivo docente y administrativo, especificando las fuentes de financiación;
Gasto en educación por fuente de financiación, clasificado en las cuentas que detalla el Presupuesto General de la Nación;
Ingresos y gastos de los Fondos de Servicios Educativos de las instituciones educativas estatales. (Decreto 1526 de 2002, artículo 3°).