La inspección contable virtual se decretará mediante auto que se notificará conforme a lo establecido en el Estatuto Tributario, debiéndose indicar en el mismo los hechos materia de la prueba y los funcionarios comisionados para practicarla.
En el auto que se decrete la práctica de la diligencia de que trata este artículo se deberá dejar expresamente indicada la solución digital que se va a utilizar para el desarrollo de la diligencia, de tal forma que el contribuyente, disponga de las herramientas necesarias para la práctica de esta.
Las pruebas solicitadas con ocasión a la diligencia virtual serán compartidas mediante la herramienta colaborativa indicada o mediante carpeta FTPS o cualquier otro medio digital que disponga la Entidad.
Así mismo, la diligencia virtual podrá ser grabada a través de la herramienta colaborativa y una vez concluida se deberá levantar un acta que contenga lo siguiente: el objeto, los funcionarios comisionados, los hechos, las pruebas, las observaciones que realice el contribuyente, la firma de los intervinientes en la diligencia y la fecha de cierre de la misma.
La firma de dicha acta será autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según disponibilidad por quienes en ella intervienen, para lo cual al finalizar la práctica de la diligencia así la firmarán los funcionarios intervinientes, quienes la remitirán a ese momento a través de la solución digital al contribuyente objeto de inspección, para su respectiva firma en igual forma y retorno inmediato a los funcionarios comisionados para el efecto.
En caso de que el contribuyente a quien se le practica la inspección indique no poder firmarla a ese momento, por falta de medio tecnológico para ello, el funcionario comisionado la remitirá en formato PDF desde el buzón de correo institucional debidamente firmada en forma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada a la dirección de correo electrónico informada en el Registro Único Tributario (RUT) de la persona natural o de la persona jurídica objeto de visita, para que este la devuelva firmada en iguales condiciones mecánica, digitalizada o escaneada a más tardar al día siguiente de su remisión por parte del funcionario comisionado.
Si en desarrollo de la diligencia de que trata el artículo 6o del Decreto Legislativo 807 de 2020 alguna de las partes intervinientes se niega a suscribir el acta, los funcionarios comisionados deben dejar constancia de la negativa y de que tal omisión no afectará el valor probatorio de la misma administrativa virtual y en todo caso se dejará constancia en el acta de tal hecho.
(Artículo 2o, Resolución 79 de 2020)