La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico de facturación electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el mismo requiere ser realizado previo a la expedición y/o generación de los documentos que componen el sistema de facturación, proceso que deberá surtirse tanto para factura electrónica de venta como para cada uno de los documentos equivalentes electrónicos, según corresponda.
Tratándose del documento equivalente electrónico el procedimiento de habilitación debe realizarse previo a la fecha máxima para su implementación, de conformidad con el calendario establecido en el Artículo 1.5.1.3.3.1 de la presente resolución.
La habilitación debe realizarse cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación, ingresando los datos de información como facturador electrónico u obligado a generar documentos electrónicos, según corresponda y el correo de recepción de documentos electrónicos.
Señalar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción del documento del sistema de facturación según corresponda, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste de acuerdo a la clase de documentos e instrumentos electrónicos que se derivan de los documentos del sistema de facturación informando para ello si el software de facturación electrónica de venta, corresponde a:
Un desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido.
Al servicio gratuito del sistema de facturación, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Al suministrado a través de un proveedor tecnológico para el caso de la factura electrónica de venta.
Registrar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre(s) y código(s) de identificación del software(s). En caso de que el fabricante no cuente con NIT se deberá indicar su identificación.
Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, las facturas electrónicas de venta, los documentos equivalentes, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos y demás documentos del sistema de facturación cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición, y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta", en el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el literal anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, el servicio informático electrónico de validación previa de los documentos del sistema de facturación actualizará el estado de "registrado" a "habilitado"; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de "habilitado".
Solicitar la autorización de numeración de factura en el servicio informático electrónico de numeración, para las facturas electrónicas de venta y la autorización de la numeración de la factura de venta de talonario o de papel, conforme lo indicado en la Subsección 1 de la SECCIÓN 6 del CAPÍTULO 1 del TÍTULO 5 de la PARTE 1 de esta resolución, así como el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para el caso del documento equivalente electrónico P.O.S., de acuerdo con el numeral 3 del Artículo 1.5.1.6.2.1 de esta resolución.
Una vez obtenida la autorización de numeración para la factura electrónica de venta, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará de manera electrónica la "clave técnica" para su consumo por parte del facturador electrónico en el o los medios de operación que haya seleccionado, conforme lo indicado en el numeral 2 de este artículo.
Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la fecha en la cual iniciará con la obligación de expedir factura electrónica de venta. Una vez seleccionada la fecha descrita, ésta no podrá ser modificada.
Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, conforme lo establecido en el numeral 2.3. del presente artículo y sin perjuicio de dar cumplimiento a lo indicado en los numerales 1 al 3 de este artículo, indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, los siguientes procedimientos y conceptos:
Verificar que el proveedor tecnológico se encuentre previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Seleccionar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios inherentes a la generación y transmisión de los documentos del sistema de facturación, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste, según corresponda, los instrumentos electrónicos, que se derivan de estos documentos y demás servicios de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del presente artículo.
Asociar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los softwares a través de los cuales, el o los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la generación y transmisión de los documentos del sistema de facturación.
Cuando el facturador electrónico utilice, numeración y/o numeración y prefijos de los rangos de numeración en su facturación, deberá informarlos para consumo de sus proveedores tecnológicos o desarrollos informáticos propios o adquiridos o en la solución gratuita dispuesta por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. En caso de no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.
Tratándose de la obligación de expedir factura electrónica de venta, una vez cumplido lo establecido en los numerales anteriores según corresponda, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), actualizará la responsabilidad "Facturador electrónico - Código de la responsabilidad No. 52" en la fecha seleccionada en el literal f) del numeral 3 del presente artículo, en el Registro Único Tributario (RUT); lo anterior sin perjuicio de la actualización de oficio del citado registro.
o. Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta y generar el documento equivalente electrónico y los demás documentos electrónicos, la interacción y la interoperabilidad de los citados documentos; así como la elaboración de las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos y demás servicios, de conformidad con lo establecido en los Artículo 1.5.1.7.1 y Artículo 1.5.1.9.1 de esta resolución cuando fuere del caso, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta", y el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
o. Lo establecido en el numeral 2.2 del presente artículo no aplica para la habilitación del documento equivalente electrónico.
o. Cuando en virtud de procesos de transformación empresarial tales como fusiones y escisiones, surja un nuevo proveedor tecnológico, los sujetos obligados a facturar electrónicamente deberán agotar el proceso de habilitación de que trata el presente artículo, asociando el nuevo proveedor tecnológico que surja del proceso de transformación.
(Artículo 28, Resolución 165 de 2023)
SUBSECCIÓN 2.
GENERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.