Cuando se elaboren notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, se deberán generar y transmitir para validación conforme lo indicado en la SECCIÓN 3 del CAPÍTULO 2 del TÍTULO 5 de la PARTE 1 de esta resolución, las cuales deberán contener la siguiente información:
Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS) de la nota de ajuste.
La fecha de generación de la nota de ajuste.
El número y la fecha de generación del código único del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS) del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente al cual hace referencia la nota de ajuste.
Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT), se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando a ello haya lugar.
Incluir la firma del emisor de la nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El contenido del "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente" establecido en el Artículo 1.5.2.5.1 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
La nota de ajuste será el mecanismo de anulación o corrección del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, que podrá ser generada en el momento en que el sujeto de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de esta resolución requiera la anulación o corrección del mencionado documento, sin exceder el término de firmeza de las declaraciones en las que se aplicará el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda.
Cuando se anule o corrija un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente el número del documento anulado o corregido no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas notas de ajuste electrónicas para realizar ajustes entre ellas.
(Artículo 5, Resolución 167 de 2021)