La Subdirección de Recaudación autorizará las Casas Impresoras de Valores que podrán elaborar los autoadhesivos a utilizar en la recepción de las declaraciones y recibos de pago.
Los autoadhesivos serán suministrados por cada Entidad Autorizada para Recaudar de acuerdo con las especificaciones técnicas que señale la Subdirección de Recaudación. La composición del número de autoadhesivo se señala en el anexo T8.3 de la presente resolución.
Los autoadhesivos se encuentran bajo exclusiva responsabilidad de las Entidades Autorizadas para Recaudar, las cuales deben adoptar los mecanismos de control y custodia necesarios para evitar la pérdida o el uso indebido de los mismos.
Será responsabilidad de la entidad mantener a disposición de sus sucursales, oficinas o agencias, el número adecuado de autoadhesivos.
El autoadhesivo no utilizado en el proceso de recepción de las declaraciones tributarias o recibos de pago, debe anularse y adherirse al dorso del documento que en su tráfico corresponde a la entidad recaudadora. El incumplimiento de este procedimiento se tendrá como error de verificación.
La Entidad Autorizada para Recaudar deberá llevar un control efectivo por fecha, de los autoadhesivos utilizados, anulados o repetidos por cada sucursal.
Las entidades autorizadas para recaudar deberán hacer uso de los autoadhesivos en forma consecutiva y ascendente. En caso de utilizar un juego de autoadhesivos con una numeración diferente a la que correspondía, este juego o en su defecto el rango no utilizado, se anulará y se informará del hecho a la División Control a Entidades Recaudadoras de la Subdirección de Recaudación.
Cuando se requiera proceder con la anulación masiva de autoadhesivos como consecuencia del cierre de oficinas o del cambio de las especificaciones técnicas, la Entidad Autorizada para Recaudar deberá informar del hecho a la División Control a Entidades Recaudadoras de la Subdirección de Recaudación, señalando fecha y hora en las que se realizará la destrucción de los autoadhesivos, con el fin de que un funcionario de la DIAN se encuentre presente.
Cuando tenga conocimiento la Entidad Autorizada para Recaudar, está obligada a informar la utilización indebida de los autoadhesivos por algún usuario o funcionario de la Entidad.
(Artículo 23, Resolución 478 de 2000, Incisos 6 y 7 adicionados por el artículo 1o la Resolución 8757 de 2003)
SUBSECCIÓN 3.
ENTREGA DE DOCUMENTOS A LAS ADMINISTRACIONES DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.