Las obligaciones generales de la Debida Diligencia corresponden a:
Recopilación de Información del Vendedor
El Operador de la Plataforma Sujeto a Reporte debe recopilar la siguiente información para cada Vendedor Individual que sea una persona natural:
Nombre y apellido;
La dirección principal;
La jurisdicción de residencia fiscal;
El NIT emitido al Vendedor, incluida la Jurisdicción de Emisión;
La fecha de nacimiento
El Operador de la Plataforma Sujeto a Reporte deberá recopilar la siguiente información para cada Vendedor Individual que sea una Entidad:
La razón social;
La dirección principal;
La jurisdicción de residencia fiscal;
El NIT emitido al Vendedor, incluida la Jurisdicción de Emisión y:
Número de registro mercantil;
1.3.
Verificación de la Información del Vendedor
El Operador de la Plataforma Sujeto a Reporte debe determinar si la información recopilada es confiable, utilizando todos los registros disponibles para el Operador de la Plataforma Sujeto a Reporte, así como cualquier interfaz electrónica disponible públicamente para determinar la validez del NIT.
No obstante, lo dispuesto en el numeral anterior, para completar los procedimientos de Debida Diligencia de conformidad con el numeral 5.2 del presente artículo, el Operador de Plataforma Sujeto a Reporte puede determinar si la información recopilada es confiable utilizando los registros de búsqueda electrónica disponibles al Operador de Plataforma Sujeto a Reporte.
En aplicación del numeral 5.3.2 y sin perjuicio de los numerales 2.1 y 2.2 del presente artículo, en los casos en que el Operador de la Plataforma Sujeto a Reporte tenga motivos para saber que cualquiera de los elementos de información descritos en los numerales 1 o 4 pueden ser inexactos en virtud de la información proporcionada por la administración tributaria de Colombia o cualquier otra jurisdicción diferente a la República de Colombia, deberá verificar dicha información utilizando documentos, datos o información confiable y de fuente independiente.
Determinación de la Jurisdicción de Residencia de los Vendedores
Un Operador de la Plataforma Sujeto a Reporte debe considerar que la jurisdicción de residencia fiscal es la determinada conforme los numerales 1.1 y 1.2 del presente artículo.
Recopilación de Información de Inmuebles Arrendados
Cuando un Vendedor proporcione Servicios Relevantes para el arrendamiento de bienes inmuebles, el Operador de Plataforma Sujeto a Reporte debe recopilar la dirección de cada Listado de Propiedades.
Los Operadores de la Plataforma Sujetos a Reporte activos en la prestación de Servicios Relevantes para el arrendamiento de bienes deben estar al tanto de los detalles de las propiedades ofrecidas por los Vendedores para transmitir esta información a los usuarios.
Momento y validez de los Procedimientos de Debida Diligencia
Un Operador de Plataforma Sujeto a Reporte debe completar los procedimientos de Debida Diligencia establecidos en los numerales 1 al 4 del presente artículo antes del 31 de diciembre del Periodo Reportable.
No obstante, lo dispuesto en el numeral anterior, para los Vendedores que ya estaban registrados en la Plataforma:
A partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución los procedimientos de Debida Diligencia establecidos en los numerales 1 al 4 del presente artículo deben completarse antes del 31 de diciembre del segundo Período Reportable para el Operador de la Plataforma Sujeto a Reporte; o
A partir de la fecha en que una Entidad se convierta en Operador de Plataforma Sujeto a Reporte, los procedimientos de Debida Diligencia establecidos en los numerales 1 al 4 del presente artículo deben completarse antes del 31 de diciembre del segundo Período Reportable para el Operador de la Plataforma Sujeto a Reporte.
No obstante, lo dispuesto en el numeral 5.1 del presente artículo, un Operador de Plataforma Sujeto a Reporte puede basarse en los procedimientos de Debida Diligencia llevados a cabo con respecto a Períodos Reportables anteriores, siempre que:
La dirección principal del Vendedor se ha recopilado y verificado o confirmado en los últimos 36 meses; y
No tiene motivos para saber que la información recopilada de conformidad con los numerales 1, 2 y 4 del presente artículo es o se ha vuelto poco confiable o incorrecta.
Aplicación de los procedimientos de Debida Diligencia únicamente a Vendedores Activos
Un Operador de Plataforma Sujeto a Reporte puede optar por completar los procedimientos de debida diligencia de conformidad con los numerales 1 a 5 del presente artículo con respecto a los Vendedores activos en el Periodo Reportable.
Realización de los Procedimientos de Debida Diligencia por parte de terceros
Un Operador de Plataforma Sujeto a Reporte puede depender de un tercero proveedor de servicios para cumplir con las obligaciones de Debida Diligencia establecida en el presente artículo, pero dichas obligaciones siguen siendo responsabilidad del Operador de Plataforma Sujeto a Reporte.
Cuando un Operador de Plataforma cumple con las obligaciones de Debida Diligencia para un Operador de Plataforma Sujeto a Reporte con respecto a la misma Plataforma de conformidad con el numeral anterior, dicho Operador de Plataforma puede llevar a cabo los procedimientos de Debida Diligencia de conformidad con reglas sustancialmente similares en su Jurisdicción Participante.
(Artículo 3o, Resolución 199 de 2024)