Los sujetos que no se encuentran dentro de la obligación establecida en el Artículo 1.5.2.2.2 de la presente resolución y que realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán generar en forma física el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, cumpliendo los siguientes requisitos y condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, y el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, así:
Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT) se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.
o. Para efectos de lo establecido en el presente artículo, será válido el extracto expedido por los sujetos a los que se refiere el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8. del citado Decreto.
Para los sujetos a los que se refiere el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, será válido el extracto únicamente en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados, las cajas de compensación y las entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.
El documento soporte de que trata el presente artículo será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso se deberán cumplir los requisitos establecidos en este artículo. Para la procedencia del impuesto sobre las ventas (IVA) descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas de conformidad con el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario y/o a título de impuesto sobre la renta.
o. Cuando se trate de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación y sus documentos soporte presentada de conformidad con la normatividad vigente, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.
Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones aduaneras o cambiarias que deban aplicarse para todas las operaciones de importación y las operaciones con o entre usuarios de zona franca.
o. Cuando se requiera modificar o anular un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente generado en los términos del presente artículo, se podrá generar una nota de ajuste de forma física reemplazando el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
La nota de ajuste deberá contener como mínimo lo siguiente:
Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
La fecha de la nota de ajuste.
El número y la fecha utilizada del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, objeto de la nota de ajuste.
Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT) se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello haya lugar."
(Artículo 19, Resolución 167 de 2021)
SECCIÓN 7.
DISPOSICIONES COMUNES.