Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta o documento equivalente electrónico de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando los mismos sean entregados al adquirente a través de los siguientes medios:
Tratándose de adquirentes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente de la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: "Documento validado por la DIAN", los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimento de los requisitos de que tratan los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de esta resolución.
El adquirente facturador electrónico recibirá la factura electrónica de venta y su validación, en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, los cuales deben estar incluidos en el contenedor electrónico, así:
Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente en el procedimiento de habilitación como facturador electrónico, que podrá ser consultada en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente.
Por transmisión electrónica, en dispositivos electrónicos entre el servidor del facturador electrónico y del adquirente, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquirente, cuando la entrega no se realice según lo previsto en el numeral 1.1. del presente artículo.
Tratándose de adquirentes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente, quien señalará el medio por el cual, autoriza la entrega de la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico, así:
Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente, en formato digital de representación gráfica.
Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: "Documento validado por la DIAN", los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de los requisitos de que tratan los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de esta resolución, según corresponda.
Impresión de representación gráfica.
Por envío electrónico entre el servidor del facturador electrónico y el servidor del adquirente, en dispositivos electrónicos, en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: "Documento validado por la DIAN", los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de los requisitos de que tratan los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5, de esta resolución, según corresponda, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquirente.
Si el adquirente no informa o señala el medio de recepción de la factura electrónica de venta, la misma se deberá expedir de conformidad con lo indicado en el numeral 2.3. de este artículo.
o. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15, 16 y 18 del Artículo 1.5.1.2.2.1 de esta resolución en el caso de la factura electrónica de venta; y los numerales 1 al 5 y del 8 al 12 del Artículo 1.5.1.3.2.4 de la presente resolución, cuando se trate del documento equivalente electrónico y para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. deberá adicionalmente el nombre o razón social y la identificación del adquiriente cuando esto así lo requiera para soportar impuestos descontables, costos y deducciones.
Para efectos del numeral 16 del Artículo 1.5.1.2.2.1, y el numeral 12 del Artículo 1.5.1.3.2.4 de esta resolución, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el "Anexo técnico de la factura electrónica de venta" y del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" según corresponda.
o. El correo electrónico de que trata el numeral 1 y el numeral 2.2. del presente artículo, registrado por el adquirente en el procedimiento de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y en el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" según corresponda.
o. Para efectos de la expedición de la factura electrónica de venta y del documento equivalente electrónico cuando se presenten los inconvenientes tecnológicos de que tratan los numerales 1.3 y 2.1 del Artículo 1.5.1.5.7.1 de esta resolución, el contenedor electrónico, solo incluirá el formato de generación de factura electrónica de venta o del documento equivalente según corresponda.
(Artículo 35, Resolución 165 de 2023)
SUBSECCIÓN 6.
NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.