Los agentes retenedores deberán presentar por cada año gravable una relación anual de retenciones en la fuente, ante la Administración o Recaudación de Impuestos Nacionales donde deban presentar la declaración de renta, dentro de los mismos plazos señalados para presentar dicha declaración, sin incluir el período de corrección previsto en el artículo 71 de la Ley 9º de 1983. Cuando el agente retenedor no estuviere obligado a presentar declaración de renta, el plazo para presentar la relación será hasta el 30 de marzo del año siguiente al gravable, en la Administración o Recaudación que corresponda al domicilio social principal o sede principal según el caso. La relación anual constará de: 1) Las retenciones efectuadas en el año gravable, informando apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención, valor acumulado de los pagos o abonos sujetos a retención y valor total retenido, por cada concepto. Además deberá informarse la ciudad donde fue practicada. 2) Los recibos de pago correspondientes a las consignaciones efectuadas, acompañando fotocopia de los respectivos recibos. Cuando se hubieren anulado recibos de retención en la fuente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5º del Decreto 2509 de 1985, deberá acompañarse copia de los recibos anulados. La Dirección General de Impuestos Nacionales señalará los formatos para la presentación de la relación de retenciones a que se refiere el presente artículo, así como las especificaciones técnicas cuando esta información se presente en medios magnéticos.
Los retenedores que hayan practicado retenciones en más de un lugar, o que posean agencias o sucursales en distintos sitios, deberán presentar dicha relación de manera consolidada, con discriminación de los sitios donde se practicó la retención.
Los retenedores que no cumplan con la obligación de presentar la relación de retención a que se refiere el presente artículo, incurrirán en una multa equivalente al cinco por ciento (5%) de las retenciones no relacionadas.