Modifíquese el artículo 2.2.1.6.4.1 del Capítulo 6 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1079 de 2015, el cual quedará así: “ Artículo 2.2.1.6.4.1. Requisitos . Para obtener y mantener la habilitación para la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial, las empresas deberán presentar los documentos, demostrar y mantener los requisitos, cumplir las obligaciones y desarrollar los procesos que aseguren el cumplimiento del objetivo definido en el artículo 2.2.1.6.1 del presente decreto. Específicamente, deberán enviar por correo físico certificado o entregar ante la Dirección Territorial competente los siguientes documentos
Solicitud dirigida al Ministerio de Transporte, suscrita por el representante legal.
Indicación del domicilio principal y relación de sus oficinas, señalando su dirección. Esta información será validada por el Ministerio de Transporte a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES).
Organigrama de la estructura de la empresa, la cual deberá contar con una planta de personal en nómina y una estructura administrativa, financiera y contable, operacional y de seguridad vial, y una estructura de tecnología e informática, que garanticen la adecuada prestación del servicio. Además, deberá presentarse el esquema de la planta de cargos y el número de personas que se vinculan en cada dependencia con el detalle de las funciones de los cargos del nivel directivo y del personal encargado de la elaboración e implementación de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial.
Documento que describa el programa de reposición del parque automotor con el que contará la empresa, incluyendo la proyección financiera, administrativa y operativa, así como los mecanismos de control establecidos para garantizar su efectividad, suficiencia, equidad e igualdad en la selección de los beneficiarios. El programa de reposición debe contener la política de reposición de la empresa tanto para los vehículos nuevos como para los equipos usados que ingresen por cambio de empresa. Para estos efectos, el Ministerio de Transporte adoptará un formato estándar del programa de reposición.
Carta suscrita por la junta directiva o el consejo de administración, o los accionistas o propietarios, según corresponda, en la que se asuma el compromiso de velar por el cumplimiento en el pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social y parafiscal, de acuerdo con las normas legales vigentes.
Carta suscrita por el representante legal en la que se asuma el compromiso de realizar el registro de los conductores activos ante la Superintendencia de Puertos y Transporte y reportar en tiempo real los cambios que se presenten, a través del Sistema de Información que para el efecto establezca el Ministerio de Transporte.
Documento que contenga los programas de salud ocupacional y de capacitación de los conductores y demás personal de la empresa.
Documentos de los procesos de selección, contratación y capacitación de los conductores de los equipos propios, de socios y de terceros, así como del personal que hace parte de su estructura organizacional, y los contratos de vinculación de flota de los vehículos, los cuales deberán contener expresamente la contraprestación económica por el tiempo del uso. Los documentos solicitados hacen referencia, entre otros, a los procedimientos tendientes a verificar la idoneidad de los operadores de los vehículos, los reportes de multas y sanciones de tránsito, los procesos que se tengan definidos para la contratación de personal dentro de la política de calidad de la empresa, para el caso de las que están certificadas, o, en su defecto, la descripción del proceso de contratación y del perfil mínimo solicitado para quienes pretenden realizar esta actividad dentro de la empresa.
Descripción y diseño de los distintivos de la empresa.
Programa de revisión y mantenimiento preventivo que desarrollará la empresa para los equipos con los cuales prestará el servicio, indicando si se efectúa en centros especializados propios o por contrato. Adicionalmente, se deberá adjuntar el formato de la revisión y mantenimiento de los vehículos del taller propio o por contrato, de acuerdo con la Resolución 315 de 2013, expedida por el Ministerio de Transporte, o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
Presentación e implementación de un sistema de comunicación bidireccional entre la empresa y todos los conductores de los vehículos, y de las soluciones tecnológicas destinadas a la gestión y control de la flota, así como todos aquellos componentes que permitan la eficiente y oportuna comunicación entre las partes.
Presentación de estados financieros básicos certificados de los dos (2) últimos años, con sus respectivas notas, para las empresas constituidas en las vigencias anteriores al 14 de marzo de 2017, y cuya capacidad financiera deberá calcularse con el valor del salario mínimo legal mensual vigente (smlmv) del año inmediatamente anterior a la solicitud de habilitación. Las empresas nuevas solo deberán presentar el balance general inicial, en el cual se acredite el capital exigido, para lo cual deberá tenerse en cuenta el smlmv del año en que se realice la solicitud de habilitación.
Las empresas habilitadas y aquellas que ya tengan asignada capacidad transportadora deberán demostrar, de conformidad con las normas contables y financieras, y en función de la dimensión de su operación, que cuentan como mínimo con un capital pagado y patrimonio líquido equivalente al que a continuación se establece: DIMENSIÓN DE LA OPERACIÓN EN FUNCIÓN DEL TAMAÑO DE LA FLOTA CAPITAL PAGADO MÍNIMO PATRIMONIO LÍQUIDO MÍNIMO Empresas con capacidad transportadora operacional autorizada de hasta 50 vehículos 300 smlmv >180 smlmv Empresas con capacidad transportadora operacional autorizada entre 51 y 300 vehículos 400 smlmv >280 smlmv Empresas con capacidad transportadora operacional autorizada entre 301 y 600 vehículos 700 smlmv >500 smlmv Empresas con capacidad transportadora operacional autorizada de más de 600 vehículos 1000 smlmv >700 smlmv DIMENSIÓN DE LA OPERACIÓN EN FUNCIÓN DEL TAMAÑO DE LA FLOTA CAPITAL PAGADO MÍNIMO PATRIMONIO LÍQUIDO MÍNIMO Empresas nuevas (que todavía no tienen asignada capacidad) 300 smlmv >180 smlmv El capital pagado solo será exigido al momento de la habilitación y no se requerirá su actualización. En los eventos que sea necesaria su verificación, la misma se realizará teniendo como referencia el smlmv de la fecha de solicitud de la habilitación que se ostenta. 15. Declaración de renta de la empresa solicitante de la habilitación, correspondiente a los dos años gravables anteriores a la presentación de la solicitud, si por ley se encuentra obligada a presentarla. 16. Certificados de Gestión de Calidad NTC-ISO-9001 y Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, NTC OHSAS 18001, expedido por un organismo de certificación debidamente acreditado, de conformidad con las disposiciones nacionales vigentes, haciendo énfasis en el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente capítulo. Cuando la empresa solicite habilitación en la modalidad por primera vez, el solicitante podrá presentar un contrato y cronograma de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, el cual no podrá exceder de los 24 meses contados a partir de la fecha de la habilitación, y de 36 meses para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001). Dentro de estos plazos, las empresas deberán obtener y presentar los certificados respectivos. Para las empresas habilitadas con anterioridad al 14 de marzo de 2017, se otorgará un plazo máximo de 18 meses contados a partir de la fecha mencionada, para tener implementado el Sistema de Gestión de Calidad, y de 36 meses para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001). 17. Programa de control de infracciones a las normas de tránsito y transporte, indicando la periodicidad con la que la empresa hará la verificación de este aspecto, las sanciones internas establecidas para el control de reincidencias y los programas de educación y prevención de infracciones. 18. Comprobante de pago de los derechos correspondientes, debidamente registrados por la entidad recaudadora, los cuales no serán reembolsables por ninguna causa. La liquidación para el pago de estos derechos de habilitación se diligenciará en línea desde la plataforma RUNT y luego se realizará en la entidad bancaria correspondiente.
El Ministerio de Transporte deberá verificar a través del RUES el Certificado de existencia y representación legal de la empresa de transporte, para determinar que dentro de su objeto social está la prestación del servicio de transporte.
Las empresas que de conformidad con la ley deban contar con revisor fiscal, podrán cumplir los requisitos establecidos en los numerales 13, 14 y 15 con una certificación suscrita por el representante legal, el contador y el revisor fiscal de la empresa, en la que conste la existencia de las declaraciones de renta y de los estados financieros, con sus notas y anexos, ajustados a las normas contables y tributarias en los últimos dos años, y el cumplimiento del patrimonio líquido requerido. A esta certificación deberá adjuntar copia de los dictámenes e informes y de las notas a los estados financieros, presentados a la respectiva asamblea de accionistas o de socios durante los mismos años.
A las empresas que no mantengan las condiciones de habilitación o no cumplan con las condiciones que le dieron origen al otorgamiento de la misma se les aplicará el procedimiento y las sanciones establecidas en las normas que rigen la materia.
Las empresas de servicio de transporte especial que pretendan prestar el servicio en el departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, para obtener la habilitación del Ministerio de Transporte, deberán tener domicilio principal en el mismo departamento y contar con un concepto previo favorable del Gobernador.
Para efectos de lo dispuesto en el numeral 11 del presente artículo, las empresas de transporte podrán presentar el sistema de comunicación bidireccional que tienen implementado, mientras el Ministerio de Transporte reglamenta el tipo y alcance de estas herramientas. Las empresas podrán hacer uso de los equipos con que actualmente cuentan para la gestión de flota hasta que se reglamente lo pertinente. De igual manera, si el sistema adoptado cuenta con las funcionalidades de control de velocidad vehicular, seguimiento satelital, entre otros, y garantiza estándares adecuados de seguridad informática, se entenderá cumplida la exigencia de este numeral”.