Cuando se elaboren notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, las mismas se deben incluir de manera individual o acumulada según el caso, en el contenedor electrónico y cumplir con los siguientes requisitos:
Estar denominada expresamente como nota débito o nota crédito de la factura electrónica de venta, según corresponda.
Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien las expide.
El prefijo, el número, el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de las facturas electrónicas de venta a la cual hace referencia la nota débito o la nota crédito y la fecha utilizada para la generación del CUFE.
El Código Único de Documento Electrónico (CUDE).
La dirección de Internet en la que se encuentra la factura electrónica de venta contenida en la información del código QR.
El tipo de nota débito o nota crédito según corresponda.
La fecha y hora de generación.
La fecha y hora de validación.
Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien prestó el servicio.
Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y/o servicios.
Los apellidos, nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios para los casos en que el adquirente no suministre la información del numeral 10 del presente artículo, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
El "consumidor final" o apellidos y nombre y el número "222222222222" en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren su identificación de los numerales 10 y 11 del presente artículo.
El número de registro, línea o ítem, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la discriminación del impuesto sobre las ventas -IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, u otro tipo de impuesto que se haya discriminado en la factura electrónica de venta, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
El valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que afecten la factura electrónica de venta.
La calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las ventas -IVA, la calidad de autorretenedor del impuesto sobre la renta y complementarios y la calidad de gran contribuyente.
La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
Validadas las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, estas deben ser entregadas al adquirente, atendiendo el procedimiento y los medios conforme se haya expedido la factura electrónica de venta y/o el documento equivalente; cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta".
Sin perjuicio de la utilización de la nota crédito conforme lo indicado en el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, la nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente, y siempre deberá estar referenciada en la nota crédito que la anule. No podrán ser utilizadas las notas débito y/o las notas crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas.
Las representaciones gráficas de las notas débito y las notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta deberán contener todos los requisitos mencionados en este artículo, salvo los requisitos contemplados en los numerales 5, 8 y 16 del presente artículo.
Para efectos del numeral 5 del presente artículo, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el "Anexo Técnico de la factura electrónica de venta".
o. La nota débito y nota crédito en la cual no se pueda identificar en forma clara e inequívoca la factura electrónica de venta que dio origen a la misma, no le será aplicable el requisito establecido en el numeral 3 del presente artículo.
o. Los agentes de retención del Impuesto sobre las Ventas -IVA contemplados en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad en las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta.
o. Las notas débito y las notas crédito generadas en el periodo de inconveniente tecnológico, deberán ser transmitidas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, en formato electrónico de generación, en el plazo de que trata el numeral 1.1.2. del Artículo 1.5.1.5.7.1 de esta resolución, respectivamente, cumpliendo con las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto se establecen en el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta".
(Artículo 36, Resolución 165 de 2023)
SUBSECCIÓN 7.
INCONVENIENTES DE TIPO TECNOLÓGICO RELACIONADOS CON LA FACTURA ELECTRÓNICA Y EL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.