La generación es un procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de habilitación y surja la obligación de expedir factura electrónica de venta, documento equivalente electrónico, o generar los documentos electrónicos del sistema de facturación. La generación consiste en estructurar la información que contendrán los mencionados documentos, de acuerdo con los requisitos que se establezcan para cada uno de estos.
Lo anterior para su transmisión y validación a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y la posterior expedición, cuando sea el caso, por parte del facturador electrónico.
La generación de la factura electrónica de venta, el documento equivalente electrónico, los demás documentos electrónicos, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste y los instrumentos electrónicos que se derivan de dichos documentos, se deben elaborar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta", y del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
Tratándose del documento equivalente tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros electrónico, que requiera información de los GDS (Global Distribution System) para la generación del documento equivalente electrónico, se contará con un plazo de hasta 48 horas, a partir del momento de la generación de la reserva a través del GDS (Global Distribution System), para que el sujeto obligado a facturar realice la generación y transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) del documento para su validación. Los emisores deberán poner a disposición de los pasajeros, en sus páginas Web o en sus plataformas electrónicas, el documento equivalente electrónico, validado por la administración tributaria, o hacer la entrega del mismo al correo electrónico del pasajero, si este proporcionó la información.
o. Las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios que facturen en sitio y que por razones técnicas o tecnológicas no puedan transmitir y validar el documento equivalente en ese mismo momento, contarán con un plazo de hasta 48 horas, a partir del momento que reciba la información el facturador de la lectura y/o medición del consumo del correspondiente servicio, de forma electrónica y/o en su sede, para generar y transmitir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) el documento para su validación. En este evento, se deberá generar el documento equivalente de servicios públicos en físico de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos, con los requisitos previstos en el parágrafo del Artículo 1.5.1.12.1. de la presente resolución, so pena de entenderse incumplida la expedición y entrega de la factura al consumidor del servicio público domiciliario.
(Artículo 29, Resolución 165 de 2023, parágrafo adicionado por el artículo 3 de la Resolución 119 de 2024, parágrafo 2 adicionado por el artículo 2 de la Resolución 202 de 2025)