La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de los siguientes requisitos:
De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
Identificación del adquirente, según corresponda, así:
De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y servicios.
Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
Registrar la frase "consumidor final" o apellidos y nombre y el número "222222222222" en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los numerales 3.1. y 3.2. de este numeral.
Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente corresponda a la señalada en los numerales 3.2. y 3.3. de este numeral.
Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.
De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el Servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Fecha y hora de generación.
De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo.
La factura electrónica de venta se entenderá expedida, en todo caso, cuando sea validada y entregada al adquirente de manera física o electrónica según corresponda, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en este capítulo.
Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se tendrá como fecha y hora de expedición de la factura electrónica de venta, la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: "Documento validado por la DIAN", los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.
De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, cuando corresponda.
De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
El Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta".
El contenido del "Anexo Técnico de la factura electrónica de venta" establecido en el Artículo 1.5.1.10.2 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo.
Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.
o. Cuando se trate de operaciones de compra y venta de divisas y cheques de viajero que realiza el profesional de cambio obligados a facturar electrónicamente, deberán tener en cuenta, de acuerdo con el parágrafo 6 del artículo 84 de la Resolución Externa 1 de 2018 de la Junta Directiva del Banco de la República, o la norma que haga sus veces, lo siguiente:
En cumplimiento de lo previsto en el numeral 8 del presente artículo, incorporar adicionalmente la siguiente información:
Para la tasa de cambio utilizada en la operación se diligencia como "valor unitario".
El nombre de la divisa negociada se diligencia como "descripción" con el código respectivo.
Si se trata de compra se utiliza el código 15.
Si se trata de venta se utiliza el código 16.
Utilizar una factura exclusivamente para operaciones de venta, pudiendo incluir más de una operación, en más de una divisa, siempre que se trate del mismo cliente.
Utilizar una factura exclusivamente para operaciones de compra, pudiendo incluir más de una operación, en más de una divisa, siempre que se trate del mismo cliente.
La fecha y hora de generación de cada factura deben atender lo dispuesto en el numeral 5 de este artículo.
(Artículo 11, Resolución 165 de 2023, parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 189 de 2024)