La validación es el procedimiento que comprende:
Validación Previa: Una vez generada y transmitida la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, así como del documento equivalente electrónico, las notas de ajuste y los instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos, por parte del facturador electrónico o el obligado a generar documentos electrónicos, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos e instrumentos, de conformidad con la información transmitida y relacionada con los requisitos establecidos en los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de esta resolución, así como los requisitos de las notas débito, notas crédito notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y del documento equivalente electrónico, según el caso, con el valor de "Documento validado por la DIAN" o "Documento rechazado por la DIAN" cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" según corresponda.
Validación de los documentos electrónicos del sistema de facturación expedidos por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de los documentos electrónicos del sistema de facturación de que trata el numeral anterior por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se atenderá lo previsto en el Artículo 1.5.1.5.7.1 de esta resolución.
o. Cuando los documentos e instrumentos, indicados en el presente artículo, cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor "Documento validado por la DIAN" y genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación al facturador electrónico para su correspondiente expedición y entrega al adquirente, de acuerdo con las condiciones técnicas y tecnológicas de expedición de que trata el Artículo 1.5.1.5.5.1 de esta resolución.
o. En el evento en que no se pueda llevar a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta o el documento equivalente, por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el obligado a facturar o generar el documento equivalente electrónico, está facultado para expedir al adquirente la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico sin la validación previa. En todo caso el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos señalados en los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de esta resolución, salvo los contemplados en los numerales 6 y 7 de los mencionados artículos.
La factura electrónica de venta o el documento equivalente expedido sin validación previa, por razones tecnológicas atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), serán válidos como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico o sujeto obligado a su expedición, como para el adquirente, siempre que se identifique el adquiriente.
o. En caso que la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, el documento equivalente electrónico, sus notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos no cumplan con los requisitos y condiciones exigidos al momento de la validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) remite un mensaje con el valor de "Documento rechazado por la DIAN", en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento electrónico no se encuentra validado, sin consumir el "número consecutivo" y/o el "prefijo y número consecutivo" del documento e instrumento electrónico. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor "Documento validado por la DIAN".
Cuando la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico no sean validados de conformidad con el procedimiento aquí establecido y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada, cuando aplique, procede su inhabilitación, conservando la trazabilidad y, en consecuencia, se debe utilizar el siguiente consecutivo o aquel que corresponda.
(Artículo 33, Resolución 165 de 2023)