Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, el artículo 1o de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020 (hoy artículo 1 de la Resolución 000165 de 2023 y Artículo 1.5.1.1.1.1 de la presente resolución), en lo que sea pertinente y las que aquí se establecen:
Acceso al software: es la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para solicitar a los sujetos que van a generar y transmitir el documento de nómina electrónica, y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores del documento de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, y, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y una vez superadas las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación de conformidad con lo indicado en el anexo técnico del documento de nómina electrónica "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica", las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores de documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, que consiste en hacer uso del "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica", para cumplir la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Anexo Técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación, disposición del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento. Así mismo para las demás funcionalidades, mejoras y los conceptos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del documento soporte de pago de nómina electrónica y que hace parte integral de esta resolución, en lo sucesivo "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
Beneficiario del pago: Se entiende como beneficiario del pago, a las personas naturales vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, en relación con estas actividades.
Calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es la programación establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la que se indican los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación e iniciar con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento.
Campos obligatorios del documento soporte de pago de nómina electrónica: Corresponde a los campos obligatorios informáticos que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, al momento de ser generada y transmitida a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), los cuales están definidos en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica (CUNE): Es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el citado documento.
Contenedor Electrónico: Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de cada uno de los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, el cual se deberá emitir por cada uno de los beneficiarios del pago a cargo del sujeto que realiza la generación y transmisión del mismo, así como de la información adicional derivada de los mismos, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando fuere el caso.
Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.
Generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que deben contener los citados documentos, previo a la transmisión, y validación, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Novedades reportadas dentro del período: Son un elemento que permite informar aquellos eventos que se suscitan dentro del periodo de pago y que afectan la liquidación de los valores devengados de nómina y los valores deducidos de nómina, este elemento deberá informarse en la forma prevista según se define en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, que son transmitidos por el sujeto que lo genera y transmite para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Las reglas de validación solo están asociadas al cumplimiento de la información y condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) del documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento.
Sujetos obligados a generar y transmitir, para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina: Son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA) cuando aplique.
Transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica.
Validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la verificación de las reglas de validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Valor devengado de nómina: Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
Valor deducido de nómina: Son los conceptos que se detraen de los valores devengados de nómina por parte del beneficiario del pago y que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento conforme a lo indicado en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
(Artículo 1, Resolución 13 de 2021)
SECCIÓN 2.
DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA, LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y SU GENERACIÓN, TRANSMISIÓN Y VALIDACIÓN.