Los siguientes son los requisitos generales que debe cumplir la manifestación de interés y los sobres que la acompañan:
Idioma. Los documentos y las comunicaciones entregadas, enviadas o expedidas por los interesados o por terceros para efectos del proceso, para ser tenidos en cuenta en el mismo, deben ser otorgados y presentados en castellano. El interesado puede presentar con la propuesta documentos con una traducción simple al castellano y entregar la traducción oficial al castellano dentro del plazo para suscribir el convenio.
Legalización de documentos. Todos los documentos expedidos en el exterior deben ser apostillados o legalizados por la Entidad competente desde el país de origen, para que puedan surtir efectos legales en Colombia. Para el trámite de apostilla y/o legalización de documentos otorgados en el exterior se debe tener en cuenta lo establecido en la Resolución 10547 de 14 de diciembre de 2018, por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos, expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de Colombia.
Para este proceso solo se exigirá la legalización de acuerdo con la Convención de la Apostilla o la legalización de documentos públicos otorgados en el extranjero. Este tipo de legalización no es necesaria, ni procedente para los documentos privados.
Si un documento público otorgado en el extranjero es presentado dentro del presente proceso legalizado de acuerdo con la Convención de la Apostilla, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), no exige la presentación de legalización, autenticación o ratificación adicional de ninguna autoridad nacional o extranjera, porque la apostilla es suficiente para certificar la autenticidad.
De acuerdo con el Manual para el funcionamiento práctico de la Convención de la Apostilla, el país de origen del documento puede tener una autoridad que verifica y certifica ciertos documentos públicos (autoridad intermedia) y otra autoridad centralizadora que es quien emite la apostilla. En consecuencia, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) aceptará la apostilla expedida por la autoridad centralizadora correspondiente.
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán presentar su propuesta mediante el representante legal o quien haga sus veces o través de apoderado debidamente constituido, quien deberá tener domicilio en Colombia y estar ampliamente facultado para: presentar la propuesta, suministrar información, participar y comprometer a su representado en las diferentes etapas del proceso de autorización como empresa operadora de pagos, suscribir el convenio y los documentos que se requieran, así como para representarlas administrativa, judicial o extrajudicialmente.
Personas jurídicas extranjeras. Las personas jurídicas extranjeras deben presentar los documentos que acrediten su existencia y conformación de acuerdo con la normativa de su país de origen, bien sea un certificado general de la autoridad competente para demostrar su existencia, una copia del contrato societario, una copia de los estatutos, o cualquier otro documento que pruebe (i) la capacidad legal, (ii) el objeto o propósito de la persona jurídica, y (ii) la información de su representante legal.
Los proveedores extranjeros pueden estar representados por apoderados o representantes legales, casos en los cuales, el interesado debe acreditar que quien presenta la propuesta está legalmente facultado para comprometer al interesado, mediante poder o nombramiento, según el caso, en el que consten las facultades otorgadas. Adicionalmente, debe acreditar la identidad del apoderado o representante legal con su documento de identificación.
(Artículo 20, Resolución 489 de 2022)