REPÚBLICA DE COLOMBIA RAMA JUDICIAL TRIBUNAL SUPERIOR DE BOGOTÁ D.C. SALA SEGUNDA CIVIL DE DECISIÓN Bogotá D.C., veinticuatro (24) de junio de dos mil veintiséis (2026) Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01. Tipo: Declarativo. Demandante: Administración y Almacenamiento Técnico de Archivos Ltda. Demandadas: Fiduciaria La Previsora S.A., como administradora y vocera del Patrimonio Autónomo de Remanentes P.A. BCH LIQARCHIVO/BOGOTÁ. Magistrada Sustanciadora: ADRIANA AYALA PULGARÍN (Discutido y aprobado en sala de 20 de mayo de 2026, acta 17) Decide la Sala el recurso de apelación formulado por la parte demandante contra la sentencia de 30 de agosto de 2023, proferida por el Juzgado Treinta y Uno Civil del Circuito de Bogotá.
ANTECEDENTES 1. Administración y Almacenamiento Técnico de Archivos Ltda. Almatec- demandó a Fiduciaria La Previsora S.A., como administradora y vocera del Patrimonio Autónomo de Remanentes P.A. BCH LIQARCHIVO/BOGOTÁ, para que previos los trámites de ley se declarara que: i) “el contrato de prestación de servicios, suscrito el (…) 9 de noviembre de 2006 entre Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 el Banco Central Hipotecario En Liquidación y (…) Almatec Ltda. (…) cedido por el contratante BCH En Liquidación a la Fiduciaria La Previsora S.A. (…), debe cumplirse con indemnización de perjuicios por la parte contratante”; ii) “por razón de la cesión del contrato que [hizo] (…) Banco Central Hipotecario En Liquidación a la Fiduciaria la Previsora S.A. (…) como administradora y vocera del Patrimonio Autónomo de Remanentes (…) P.A. BCH LIQARCHIVO/BOGOTÁ, ésta, la cesionaria, asume la reparación o indemnización de los perjuicios que se han causado a la contratista -cedida- ( ), desde el inicio de la ejecución del contrato, al haber asumido ésta la posición contractual del contratante primigenio”; iii) “como consecuencia de ese incumplimiento, por imprevisión, como causa sobreviniente, se ha presentado y se presenta un desequilibrio contractual que ha generado perjuicios económicos graves a la (…) contratista (…) de los cuales [la] contratante (…), es responsable y debe resarcirlos”; iv) “como consecuencia de ese incumplimiento, por imprevisión, la (…) contratante (…) está obligada a resarcir dichos perjuicios económicos - materiales en los montos (…) plasmados en el capítulo de perjuicios de esta demanda”; v) “la sociedad (…) Almatec Ltda., por conveniencia del contrato y para perfeccionar el mismo, tiene el derecho de contratar la organización de las (…) 6655 cajas adicionales que hay para organizar, que almacenadas técnicamente equivalen a 7000 cajas aproximadamente (…), que son excedentes para el proceso de organización del Fondo Documental Acumulado al cual deben ser integradas (…), al precio que existe en el mercado al momento de facturar [y] a cargo de la contratante”; vi) “para el perfeccionamiento del contrato y su terminación para la entrega a su destinatario final (…) la (…) demandante (…), por conveniencia del contrato y para perfeccionar el mismo, está en el derecho de contratar para el proceso de organización de la documentación que conforma el Archivo de Conservación Total, el cual tiene en custodia el contratista (…) 1443 cajas (…), para integrarlas al Fondo Documental Acumulado [y] a cargo de la contratante (…) conforme al valor que exista en el mercado al momento de facturar”; y vii) “la contratista (…) está en el derecho de contratar el proceso de la organización de la documentación que conforma el Archivo de Fase Liquidatoria del Banco Central Hipotecario BCH (Liquidado) contenido en 1390 cajas (…), a la tarifa vigente que por metro lineal exista en el mercado al momento de facturar a cargo de la contratante”.
En consecuencia, reclamó se ordene a la parte demandada: i) pagar a título de “perjuicios morales”: a. “Por la pérdida del buen nombre comercial (…), una suma 2 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 equivalente a un veinte por ciento (…) del valor total del contrato”; y b. “Por la afectación en sus estados financieros, que reflejan la iliquidez de la sociedad (…) en suma equivalente a un diez por ciento (…) del valor total del contrato”; ii) “adecuar las pólizas de seguros tomadas por la contratista (…) Almatec Ltda. (…), al valor real del contrato y pagar a la contratista las sumas que resulten pagadas en exceso por ésta, por concepto del valor de la prima por la no actualización del valor real del contrato”; iii) “modifique el parágrafo segundo (…) de la cláusula quinta (…) del “otro si # 6” de (…) 3 de julio de 2009, en el sentido de que los recursos no utilizados en la ejecución del contrato, por las circunstancias que se presente o culminación de las actividades, no se liberen y se mantengan a disposición del contrato, para atender las contingencias del mismo”; iv) “pagar las facturas adeudadas a la contratista (…) Almatec Ltda., con sus respectivos intereses de mora a la tasa más alta fijadas por la Superintendencia Financiera”; y v) el “pago de las costas”. 2.
Manifestó, en síntesis, que -el 9 de noviembre de 2006- celebró con el Banco Central Hipotecario -BCH- un contrato de “prestación de servicios”, con la finalidad de desarrollar el “proyecto de organización, microfilmación, administración integral de fondo documental del Banco Central Hipotecario en Liquidación, aplicación de tablas de valoración y retención documental, para la entrega final al Archivo General de la Nación”, en consecuencia, Almatec Ltda. -como contratista- se obligó con el BCH -como contratante- a prestar “el servicio de organización (clasificación y ordenación) y actividades complementarias a la organización como: depuración, foliación y desprendimiento de material abrasivo.
Descripción (formato único de inventario documental), aplicación de tablas de valoración y retención documental aprobadas y almacenamiento de los expedientes en las respectivas unidades de conservación (carpetas y cajas) y [su] rotulación (…), microfilmación, administración integral, custodia y posterior entrega al Archivo General de la Nación (…), como destinatario final de estos archivos”.
Adicionó que, en dicho convenio, se designó al Archivo General de la Nación como interventor y supervisor técnico; que, inicialmente, se fijó como “valor del contrato” la suma de $7.195´804.633, monto que “fue reajustado”, a través de la suscripción de múltiples “otro sí”. 3 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 El 25 de julio de 2008, el BCH “cedió su posición contractual de contratante, que tenía en el contrato de prestación de servicios suscrito el (…) 9 de noviembre de 2006 con (…) Almatec Ltda., en virtud del contrato de fiducia Número 310352 a la (…) Fiduciaria La Previsora S.A. -Fiduprevisora S.A.-”, entidad que, “un año después (…), suscribió el “otro sí No. 6” de (…) 3 de julio de 2009, con la contratista Almatec Ltda., del citado contrato de prestación de servicios”, acto jurídico que “tuvo como origen las reclamaciones por el desequilibrio contractual hechas por la contratista (…), que hacían referencia a la unidad de medida para el proceso de organización, el aumento de documentos para organizar y la disminución de los mismos para microfilmar, la mora en el pago de las facturas”, razón por la cual se “modificaron varias cláusulas del contrato”.
De otra parte, destacó que el BCH “incumplió su obligación contractual de pagar las facturas causadas por organización en los términos del contrato”, específicamente las facturas “8916 de noviembre de (…) 2007, 8915 y 8928 correspondientes a los meses de noviembre y diciembre de (…) 2007 y enero de 2008, no fueron canceladas dentro del término pactado”, lo que también aconteció con la factura 8881 de 14 de diciembre de 2007 -remplazada por las facturas 9252 de 7 de marzo de 2008 y 9239 de 6 de julio de 2009-.
También destacó que dicha entidad bancaria “entregó un fondo documental acumulado que no correspondía y jamás correspondió a los pre - términos ni a los términos de referencia con base en los cuales contrató a Almatec Ltda.”, así como tampoco “respetó la medida para organización y pago de los metros lineales técnicamente almacenados o intervenidos, la cual fue corregida mediante el otro sí número 6 al dar la equivalencia de 2 cajas referencia X 300 por un metro lineal técnicamente organizado”.
Respecto a la fiduciaria convocada estimó que, “durante el desarrollo del contrato con el [BCH] (…), hasta el momento de la cesión, se venía presentado y sigue un desequilibrio contractual en detrimento de la contratista (…), causado por la imprevisión del contratante (…), por hechos sobrevinientes en la ejecución del contrato y 4 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 la falta de pago de las facturas generadas”, circunstancias que la colocaron en una “apremiante situación económica que la llevó a iliquidez”, por lo que le solicitó a la demandada “definir las situaciones de irregularidad que se venían presentando de tiempo atrás, pero ésta continuó desatendiendo [esas] peticiones” y solo “hasta (…) el 3 de julio de 2009 (1 año después de la cesión del contrato) (…), propuso suscribir el “otro si número 6 de julio de 2009”, bajo términos plasmados e impuestos (…), que por apremio económico (…), se vio obligada a aceptar y a firmar”.
Añadió que la convocada “desatendió las recomendaciones técnicas que le hiciera el Archivo General de la Nación (…), en su calidad de interventor del contrato”, específicamente, en lo relacionado a número de “metros lineales aproximados de documentos a organizar”, pues dicha entidad calculó que correspondían a veintidós mil y en el otro sí # 6, en el acápite de “alcance del servicio”, se fijó “la cantidad de 18.672,2 metros lineales”; y que, al presentarse la demanda, se estaba “llegando a la cantidad fijada en el otrosí número 6”, pero que quedaban “como adicionales o excedente (…) un total de 6655 cajas (…) para ser sometidas al proceso de organización”, sin que como contratista pueda “asumir ese costo financiero por imprevisión y desacato a las recomendaciones técnicas hechas por el interventor del contrato”.
Por otro lado, esgrimió que, desde el 8 de septiembre de 2008, “le ha solicitado a la Fidupreisora S.A. (…), la entrega y definición contractual de los dos archivos [de conservación total -1443 cajas- y de la documentación de la fase liquidatoria -1390 cajas-] (…), además de las cotizaciones que sobre dichos archivos ha presentado la (…) contratista, sin recibir respuesta”, actuaciones que debe adelantar “para poder terminar el proceso de organización del Fondo Documental Acumulado del (…) BCH (…), en razón a que las cajas excedentes (…) tienen una relación intrínseca con los documentos ya intervenidos en el proceso de organización (…), porque hacen parte integral del Fondo Documental Acumulado que es un todo y sin ellos la contratista no puede realizar los proceso para (…) terminar [la] organización y hacer entrega al destinatario final”.
Por tanto, concluyó, “al no suscribirse los contratos a los que se ha hecho referencia -excedentes de cajas, archivo de la conservación total y archivo de la 5 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 liquidación- [se le] (…) impide (…) cumplir con el contrato dentro del término pactado”, lo que conllevó su parálisis “desde el mes de octubre de 2009”, pues no se ha podido iniciar con la “microfilmación”.
Por último, destacó que su antagonista “no ha hecho entrega de la documentación y elementos necesarios para la ejecución del contrato, a pesar de que de buena fe la contratista (…) los dio por recibidos”; y que la fiduciaria cambió “la destinación de los dineros a los que se contrae el encargo fiduciario”. 3. Admitida la demanda1 y notificada la convocada2, formuló excepciones y presentó demanda de reconvención. Sin embargo, con autos de 3 de febrero de 20113, se declaró extemporánea la contestación y se rechazó dicho libelo. 4.
La primera instancia culminó con sentencia4 que negó las pretensiones y condenó en costas a la actora. Lo anterior, al considerar, inicialmente, que no se reunían los requisitos para aplicar la denominada “teoría de la imprevisión”, toda vez que las circunstancias alegadas en la demanda no constituyen “fuente de desequilibrio económico”, ni se tratan de “hechos ajenos a las partes” o “imprevisibles” para aquellas.
Por lo demás, destacó que con la suscripción del “otro sí # 6”, se hizo “una modificación del contrato, de acuerdo con las peticiones hechas por el contratista”, con lo que, en principio, se superó el desequilibrio que aquella denunció, sin que se hubiese probado que la enjuiciada estuviese en una posición dominante, de la cual hubiese abusado.
En cuanto al incumplimiento alegado, consideró que “tampoco está demostrado (…) que [la demandada o su cedente hubiesen] incumplido alguna de las 1 Cfr. Archivo: Folio 567, “001Cuaderno1Principal1-606.pdf”. 2 Cfr. Archivo: Folios 570 a 594, ibidem. Cfr. Archivo: Folio 269, “002Continuacion1.1CuadernoPrincipal607-980.pdf” “01ActuacionDemandaDeReconvencion1-199.pdf”. 4 Cfr. Archivo: “047Audiencia30Agosto3521.mp4”. 3 y folio 209, 6 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 obligaciones originadas en el contrato”, pues “lo cierto es que con la firma del otro sí # 6, se subsanaron, además, todos los incumplimientos que iban hacia atrás, porque es que precisamente en ese otro sí se resuelven todas las peticiones que formul[ó] el contratista y [éste] firmó el documento”, a lo que se suma que “el otro sí no es un documento elaborado de manera unilateral por Fiduprevisora, es un documento en el cual las partes se reúnen, están de acuerdo y manifiestan su consentimiento, de manera que aquí es donde se determina cuál sería el objeto del contrato, el valor del mismo, que se ajustó también, y la forma de cumplir esas obligaciones”.
Por último, precisó que, si bien la convocada no contestó la demanda, con las consecuencias procesales que ello acarreaba, lo cierto es que los demás elementos de juicio recaudados desvirtuaban la presunción de confesión que se derivó de esa omisión, por lo que resultaba insuficiente para acceder a las pretensiones que elevó la actora. 5.
Inconforme, la demandante interpuso recurso de apelación. Como sustento de su censura, en primer lugar, alegó que se acreditó que su antagonista “incumplió, por falta de previsión al momento de celebrar el contrato, es decir, imprevisión en su conducta contractual, por desconocimiento de su fondo documental acumulado”, y que los hechos expuestos en su demanda “nada tienen que ver con la Teoría Jurídica de la Imprevisión que expuso en su alegato de conclusión la parte demandada, es decir, que [el a quo] optó por acoger tal teoría, sin un argumento válido, ya que (…) la [accionada] no contestó la demanda”.
Añadió que, si el fallador de primer grado “hubiese tenido (…) el (…) cuidado de revisar la demanda en sus primeros 29 folios, hubiera encontrado de inmediato que el principio general del derecho denominado Teoría de la Imprevisión no era aplicable, que no tiene cabida en este proceso, porque no es el argumento básico de la misma, ya que la demanda se fundamentó en el incumplimiento del contrato”; y que ésta “no se soporta bajo (…) la teoría de la imprevisión, ya que está edificada (…) en el incumplimiento contractual por parte de la demandada, [que] está (…) probado en el proceso”. 7 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 Expresó que la “imprevisión se imputó a título de culpa, negligencia, ligereza, conducta des cuidada de la parte contratante, que es diametralmente opuesto a la teoría de la imprevisión”; y que en el fallo impugnado se dejaron de valorar la totalidad de las pruebas recaudadas, las cuales daban cuenta del incumplimiento enrostrado a su contraparte, por “no entregar los archivos de la Conservación Total y el Archivo de la Liquidación del BCH EN LIQUIDACION, Técnicamente organizados, listos para microfilmar”, no pagar las facturas generadas y por “NO atender las Recomendaciones Técnicas del Interventor – Archivo General de la Nación – AGN, [lo que] generó el desequilibrio contractual del contrato”. 6.
Dicha crítica fue refutada por la demandada5. CONSIDERACIONES 1. Los presupuestos procesales se encuentran acreditados y no se advierte causal de nulidad que pudiese invalidar lo actuado. En este punto, cabe añadir, que no se verifica la extemporaneidad de la sustentación aportada por la apelante, contrario a lo que alegó la demandada6. Sobre el particular, memórese que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12 de le ley 2213, “[e]jecutoriado el auto que admite el recurso o el que niega la solicitud de pruebas, el apelante deberá sustentar el recurso a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes”, mientras que el artículo 118 del Código General del Proceso, en su cuarto inciso, establece que “[c]uando se interpongan recursos contra la providencia que concede el término, o del auto a partir de cuya notificación debe correr un término por ministerio de la ley, este se interrumpirá y comenzará a correr a partir del día siguiente al de la notificación del auto que resuelva el recurso”. 5 Cfr. Archivo: “16DescorreApelacion.pdf”. 6 Cfr. Archivo: “15SolicitudDeclararDesierto.pdf”. 8 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 En este orden de ideas, se advierte que en el caso sub lite la alzada se admitió con auto del 27 de octubre de 20237, decisión que censuró en reposición la demandante8, recurso que se resolvió con proveído del 27 de noviembre siguiente9.
Esa última decisión cobró ejecutoria el primero de diciembre de esas calendas, por lo que el término para sustentar la alzada feneció el 11 de diciembre de 2023. Entonces, comoquiera que el escrito de sustentación fue aportado el 7 de diciembre de 202310, indudable es que se presentó oportunamente. 2. Aclarado lo anterior, se destaca que, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 328 del Código General del Proceso, este Tribunal “deberá pronunciarse solamente sobre los argumentos expuestos por el apelante, sin perjuicio de las decisiones que deba adoptar de oficio”, por lo que, atendiendo los reclamos planteados por la impugnante, corresponde a esta instancia establecer, en primer lugar, qué tipo de acción promovió la demandante y, seguidamente, constatar si se reunían los requisitos necesarios para su prosperidad. 3.
En este orden de ideas, examinadas las pretensiones planteadas, se advierte que lo que persigue la actora es que se ordene el cumplimiento del “contrato de prestación de servicios” que, como contratista, celebró con el BCH como contratante-, el 9 de noviembre de 2006, junto con la indemnización de los perjuicios que dijo haber sufrido por los incumplimientos que imputó, inicialmente, al BCH y, seguidamente, a la demandada -a quien fue cedida la posición contractual del BCH-.
Tales súplicas, además, se sustentaron en los hechos que se relacionaron en el libelo, especialmente, en los que se consignaron en el “Capítulo IV”, denominado “INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO”, en el que se hizo un amplio relato de las infracciones que se imputaron, inicialmente, al BCH 7 Cfr. Archivo: “09AutoAdmite.pdf”. 8 Cfr. Archivo: “10RecursoReposicion.pdf”. 9 Cfr. Archivo: “13AutoResuelveReposicion.pdf”. 10 Cfr. Archivo: “14SustentaApelacion.pdf”. 9 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 -circunscritas al pago tardío de algunas facturas, al indebido cálculo del fondo documental acumulado y al irrespeto de la unidad de medida para organización y pago-; y a la Fiduprevisora -ceñidas al no pago de las facturas, la ausencia de inclusión en el contrato de la totalidad del material que se debe organizar, la no entrega del archivo de conservación total y de la documentación de la fase liquidatoria del BCH-. 4.
En este orden de ideas, indudable es que la cuestión propuesta por la actora se circunscribe al incumplimiento contractual y a las consecuencias que de él se derivan para la parte que no atendió los compromisos para ella derivados de las estipulaciones acordadas, más no a la aplicación de la denominada “teoría de la imprevisión”, como erradamente lo concluyó el a quo. 5.
De la acción ejercitada: Decantado lo anterior y prosiguiendo con el estudio que corresponde, entonces, propio es poner de presente que a voces del artículo 1602 del Código Civil, “[t]odo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes” y que, por tanto, mientras el acuerdo no sea invalidado por causas legales o por la mutua voluntad de los contratantes, se impone para ellos su cumplimiento lo que deberán hacer de buena fe quedando obligados no sólo a lo que reza el contrato sino también a todas las cosas que emanan de la naturaleza de la obligación o que la ley declare como pertenecientes a ella (art. 1603 ibidem).
A su vez el artículo 1546 del Código Civil contempla que: “[e]n los contratos bilaterales va envuelta la condición resolutoria en caso de no cumplirse por uno de los contratantes lo pactado” y que, por tanto, en tales casos podrá el contratante cumplido “pedir a su arbitrio, o la resolución o el cumplimiento del contrato con indemnización de perjuicios”, con la premisa del artículo 1609 ejusdem de que “[e]n los contratos bilaterales ninguno de los contratantes está en mora dejando de cumplir lo pactado, mientras el otro no lo cumpla por su parte, o no se allana a cumplirlo en la forma y tiempo debidos”, bajo el entendimiento de que son 10 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 contratos bilaterales aquellos en que “las partes se obligan recíprocamente”.
(Art. 1496 ibídem). Sobre este último aspecto, la Corte Suprema de Justicia ha precisado que, “[s]egún el artículo 1546 del Código Civil, la acción dirigida a obtener la resolución de un contrato, así como la que se entabla para que se ordene su ejecución, exigen que el demandante haya cumplido las obligaciones a su cargo” (CSJ SC 4801-2020), por lo que “son tres los presupuestos de la acción resolutoria: a) que el contrato sea válido, b) que el contratante que proponga la acción haya cumplido o allanado a cumplir las obligaciones que asumió, y c) que el contratante demandado haya incumplido lo pactado” (ibídem).
En esa misma providencia, precisó la Corte que “en el evento de que las obligaciones asumidas por ambos extremos no sean de ejecución simultánea, sino sucesiva, se ha precisado que, al tenor del artículo 1609 del Código Civil, quien primero incumple automáticamente exime a su contrario de ejecutar la siguiente prestación, porque ésta última carece de exigibilidad en tanto la anterior no fue honrada”, por lo que “el contratante que primero vulneró la alianza queda desprovisto de la acción resolutoria fundada en el incumplimiento único de su contendiente, mientras que este la conserva a pesar de que también dejó de acatar una prestación, siempre que su actuar se encuentre justificado en su inexigibilidad por la previa omisión de aquel”.
Con base en ese horizonte, procederá la Sala a examinar el cumplimiento de los requisitos axiológicos antes mencionados, esto es, “a) que el contrato sea válido, b) que el contratante que proponga la acción haya cumplido o allanado a cumplir las obligaciones que asumió, y c) que el contratante demandado haya incumplido lo pactado”. 5.1. La existencia de un contrato válidamente celebrado entre las partes: 11 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 5.1.1.
En el trámite fue aspecto pacífico que, el 9 de noviembre de 200611, se celebró “contrato de prestación de servicios”, en el que la demandante fungió como contratista y el BCH como contratante, así como tampoco se discutió que dicho convenio fue cedido por dicha entidad bancaria a la aquí demandada12. De igual manera, se probó que dicho acto jurídico fue objeto de múltiples modificaciones, a través de la suscripción de varios “otros sí”, el último de los cuales data del 3 de julio de 200913. 5.1.2.
En consecuencia, se encuentra acreditado el primero de los presupuestos analizados. 5.2. Cumplimiento del demandante de sus obligaciones: 5.2.1. En este punto, cabe precisar que, en consideración del Tribunal, el análisis del desenvolvimiento contractual -con miras a verificar el incumplimiento denunciado- debe restringirse a lo acontecido con posterioridad a la firma del “otro sí No. 6”.
Lo anterior, porque cualquier infracción en la que hubieran incurrido los contratantes, con anterioridad a la suscripción de dicho acto, se vio purgada o subsanada por ellos con la celebración de éste, pues de dicha actuación se extracta que su interés era continuar con la negociación, a pesar de las transgresiones que se hubiesen podido cometer previamente, las que, incluso, buscaron remediar con las nuevas condiciones que se pactaron en el prenotado “otro sí”.
Sobre el particular, recuérdese que en la demanda se imputó al BCH -a título de incumplimiento- el pago tardío de algunas facturas, el indebido cálculo del fondo documental acumulado y el irrespeto de la unidad de medida para organización y pago. Estas dos últimas eventualidades, fueron abordadas en el mencionado otro sí # 6 -consideraciones 18 y 23- y, en consecuencia, las partes acordaron modificar el “alcance del servicio”, con la 11 Cfr. Archivo: Folios 26 a 92, “001Cuaderno1Principal1-606.pdf”. 12 Cfr. Archivo: Folios 157 a 160, ibídem. 13 Cfr. Archivo: Folios 138 a 155, ib. 12 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 finalidad de ajustar la “unidad de medida”, así como también la cantidad de metros lineales a organizar y del material que sería objeto de microfilmación -cláusula primera-.
De igual manera, en la cláusula quinta de ese otro sí, los contratantes precisaron “el estado actual” del convenio, con miras a verificar lo pagado al contratista por concepto de “anticipo” y de “amortización de facturas”, lo que supuso una especie de conciliación de cuentas. Luego, evidente es que con la celebración de este acto jurídico -otro sí # 6-, los hoy contendientes dirimieron cualquier controversia que hubiese podido surgir entre ellos con anterioridad, sin que sea posible, por tanto, esgrimir situaciones previas, con miras a alegar el incumplimiento del contrato de prestación de servicios de 9 de noviembre de 2006. 5.2.2.
En este orden de ideas, se impone a la Sala analizar, inicialmente, si la demandante acreditó haber acatado las obligaciones que para ella surgieron, en virtud de la suscripción del referido convenio de 9 de noviembre de 2006 y con posterioridad al 3 de julio de 2009 -data en la que firmó el mencionado otro sí # 6-. Al respecto, verificados los elementos de prueba obrantes en el proceso, encuentra el Tribunal que algunos de estos dan cuenta de que la contratista -hoy demandante- incumplió varios de los compromisos que adquirió en los aludidos actos jurídicos, conforme pasa a exponerse: i) En primer lugar, se advierte que, para la presentación de las facturas, la contratista desatendió, en varias oportunidades, lo establecido en el convenio, en el que se dispuso que esas cuentas de cobro, antes de allegarse a la contratante, debían ser revisadas por el interventor, para que aquel emitiera “visto bueno o certificado de conformidad” -cláusula novena, modificada por la cláusula quinta del otro sí # 6-. 13 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 Así se extracta, por ejemplo, del acta de 26 de agosto de 200914 aportada con la demanda-, en la que se consignó que se hacía “un llamado de atención nuevamente, respecto al tema de la facturación; se reitera a la firma contratista Almatec Ltda., las recomendaciones dadas a conocer en las reuniones de trabajo entre Almatec y AGN, sesiones de Comité Ejecutivo y en varias comunicaciones, según las cuales las facturas deben emitirse una vez se tenga el aval técnico del grupo Interventor, toda vez que la continua radicación, anulación y/o reemplazo de facturas ha originado confusión en el seguimiento y control realizado por el AGN”, requerimiento que se reiteró en reunión del 29 de septiembre de 200915, por cuanto “presentar facturas sin el previo aval técnico por parte del grupo interventor ha originado confusión en el seguimiento y control de la facturación y también ha generado la anulación y/o devolución constante de facturas por vencimiento”. ii) Por otra parte, la demandada al rendir su declaración de parte prueba practicada en la forma prevista en el artículo 208 del Código de Procedimiento Civil-, allegó copia del “informe de interventoría” de 30 de diciembre de 201116, en el que se puso en conocimiento el avance del contrato, resaltando las siguientes falencias de parte del contratista -en contravención de las obligaciones a su cargo, contenidas en la cláusula cuarta del contrato-: a) no se había implementado el “sistema de filtrado de aíre (…) en el área de depósito”, -clausula 4, numeral 12, literal b-; b) no se había actualizado el Plan de Prevención de Desastres y Manejo de Emergencias Documental del BCH, de acuerdo a los requerimientos efectuados por la interventora “desde el mes de febrero de 2010” -cláusula 4, numerales 9 y 12-; c) “a la fecha, se deberían tener 37.345 cajas de producto terminado, pero la interventoría ha avalado 36.363 cajas dado que está a la espera de que Almatec Ltda., haga la entrega de lo solicitado en reiteradas ocasiones desde febrero 11 de 2010, para que dentro de las cantidades que restan por avalar esté contenida la documentación que por aplicación de TVD es de Selección y Conservación Total”; d) ausencia de culminación del control de biodeterioro “y solución de problemas físicos de toda la documentación, 14 Cfr. Archivo: Folio 359, “001Cuaderno1Principal1-606.pdf”. 15 Cfr. Archivo: Folio 363, “001Cuaderno1Principal1-606.pdf”. 16 Cfr. Archivo: Folios 401 a 410, “002Continuacion1.1CuadernoPrincipal607-980.pdf”. 14 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 especialmente de los libros contables de gran formato”, conforme se había advertido por la interventora “desde agosto de 2009” -cláusula 4, numeral 10, literales c, g, h, i y j-; y e) la “contratista no ha terminado la organización documental dentro de los 18.672,5 metros lineales, contractualmente pactados”.
En la mencionada oportunidad, también se allegó el “informe de interventoría” de 16 de mayo de 201117, en el que se consignó que: a) “el avance corresponde a un 90%, debido que a la fecha 30 de abril de 2011, no se han culminado las adecuaciones de la bodega; el 10% pendiente corresponde a los aspectos requeridos por el contrato: 1. Sistema de filtrado de aire (sistema de ventilación). 2.
Adecuación de equipos de microfilmación. 3. Adecuación de áreas de trabajo”; b) “se debería tener 37.345 cajas de producto terminado, pero la interventoría ha avalado 36.363 cajas y está a la espera de que Almatec Ltda., haga la entrega de lo solicitado en reiteradas ocasiones, para que dentro de las 982 cajas que restan por avalar estén contenidas las cantidades que por aplicación de TVD son de Selección y Conservación Total”; c) “Almatec Ltda. debe finalizar los ajustes de la actualización del "Plan de Prevención de Desastres y Manejo de Emergencias Documental del BCH", conforme a los requerimientos efectuados por la interventoría en cumplimiento del acuerdo No. 050 de 2000”.
Cabe agregar, que no desconoce el Tribunal que los testigos José Alfredo Melo Rodríguez y Manuel Martínez Jiménez, declararon al unísono que la demandada cumplió a cabalidad la totalidad de sus obligaciones. Sin embargo, tales versiones resultan desvirtuadas con los documentos antes analizados, los cuales le merecen plena credibilidad a la Sala, comoquiera que no fueron desconocidos de ninguna manera por los contendientes y provienen de la entidad encargada de supervisar el contrato. 5.2.3.
Ahora bien, atendiendo que del negocio jurídico materia del litigio se desprendieron para los contratantes obligaciones sucesivas -no simultaneas-, la actora, a pesar de su incumplimiento, podría exigir el 17 Cfr. Archivo: Folios 411 a 422, “002Continuacion1.1CuadernoPrincipal607-980.pdf”. 15 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 cumplimiento forzado de dicho acto, siempre y cuando demostrara que su infracción fue posterior a otra de su contraparte, según lo ha reconocido la jurisprudencia (CSJ SC 4801-2020). 5.2.4.
En ese sentido, en la demanda se acusó a la convocada de infringir sus obligaciones contractuales porque: i) no pagó las facturas originadas en el contrato génesis del litigio; ii) dejó de entregar el archivo de conservación total y la documentación de la fase liquidatoria del BCH; y iii) omitió las observaciones efectuadas por la interventora, al momento de fijar el monto del material objeto de organización en el otro sí # 6. 5.2.5.
En cuanto a dichas imputaciones, sea lo primero decir que los hechos relacionados en la tercera de éstas no tienen el alcance de constituir incumplimiento del contrato bajo análisis, comoquiera que, ni en ese convenio, ni en los otros sí celebrados con posterioridad, se consagró como una obligación de la contratante, la de acatar las directrices que sobre ese acto emitiera la entidad interventora. 5.2.6.
Respecto a los otros dos cargos de incumplimiento, examinado el causal probatorio, se constata, inicialmente, que no aparece claramente demostrado cuáles son las facturas que se rehusó a pagar la enjuiciada -con posterioridad a la celebración del otro sí # 6-, habida cuenta que en la demanda ni tan siquiera se individualizan o mencionan. Ahora, en las documentales aportadas con el libelo, se verifica que algunas facturas fueron devueltas por la interventoría18 -no por la demandada- al no reunir los requisitos pactados en el mencionado otro sí. De igual manera, obra el oficio 2623 de 28 de julio de 201019, emitido por la convocada y con destino a la interventora del contrato, en el que la contratante solicitó ciertas aclaraciones sobre la certificación técnica y el aval de pago de la “factura 9334 de julio 21 de 2010”, comoquiera que “el 18 19 Cfr. Archivo: Folios 304 y 395, “002Continuacion1.1CuadernoPrincipal607-980.pdf”.
Cfr. Archivo: Folios 477 a 479, ibidem. 16 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 porcentaje de amortización del anticipo no se ajusta a lo estipulado contractualmente en el Otrosí Nº 6 (49,98%), y de otra parte, teniendo en cuenta que la firma contratista a la fecha no ha facturado el servicio de administración y custodia de los meses de diciembre de 2009 y de enero a julio de 2010, pese a habérsele solicitado en reiteradas oportunidades, razón por la cual no ha sido posible legalizar el valor pagado al contratista por la venta del material eliminado en julio, noviembre y diciembre de 2009, el cual a la fecha asciende a la suma de $98.368.546”, sin que se evidencie que pasó finalmente con esa cuenta de cobro -si fue pagada o no-, pues nada reposa sobre ese particular en el diligenciamiento al respecto.
Sobre este mismo aspecto, también obra el testimonio de María Inés Fonseca Quiroga20, quien afirmó que la situación económica de la actora se vio afectada por la ausencia de pago de las aludidas facturas. No obstante, la declarante no precisó la fecha en la cual se presentaron dichos instrumentos para su pago, lo que impide establecer si fue antes o después de los incumplimientos en los que incurrió la contratista -previamente reseñados-. 5.2.7.
En lo relacionado a la ausencia de entrega del archivo de conservación total y de la documentación de la fase liquidatoria del BCH, esta Colegiatura evidencia que en la cláusula cuarta del otro sí # 6, se modificaron las obligaciones a cargo de la contratante, estableciendo como una de ellas la de “Entregar organizada la documentación que corresponde a "Conservación total" que incluye: 1.443 cajas que contienen documentación en soporte papel; planoteca y cajas que contienen planos, videos, casetes, diapositivas, archivadores de microfichas y cajas de microfichas, con sus respectivos inventarios y en el estado de conservación acuerdo con los lineamientos del AGN”.
En esa misma dirección, en la cláusula tercera de ese otro sí -que modificó la cláusula cuarta del convenio génesis-, respecto al deber de custodia del contratista se acordó que el proceso de “custodia” conllevaba la “recepción y cotejo de la documentación objeto de custodia”, dentro de los cuales se relacionaron “1390 cajas 20 Cfr. Archivo: Folios 248 a 253, “003Continuacion1.2CuadernoPrincipal981-1609.pdf”. 17 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 correspondientes a documentación de la fase liquidatoria (documentación que se entregará organizada de acuerdo con la TRD y preparada para microfilmar)”.
Entonces, sin duda alguna, competía a la contratante entregar, de manera organizada, a la contratista el archivo de conservación total y la documentación de la fase liquidatoria del BCH, compromiso que no ha acatado, como se extracta de las actas aportadas con la demanda, en especial, de la calendada 5 de mayo de 201021, y de los testimonios de José Alfredo Melo Rodríguez y William Manuel Martínez Jiménez, versiones que le merecen credibilidad al despacho, atendiendo que el primero de ellos fungió como director del proyecto de archivo y el otro como supervisor del contrato, sin que la tacha de sospecha que se planteó frente a Melo Rodríguez esté llamada a prosperar, atendiendo que su versión se ve respaldada por otras de las probanzas que obran en el expediente.
Sin embargo, ni en el contrato inicial, ni en el otro sí # 6, se estableció un plazo para la entrega de dichos documentos, por lo que imposible es determinar en qué momento entró en mora la contratante en su entrega o si ésta antecedió a los incumplimientos en los que incurrió la actora. 5.2.8. En este orden de ideas, considera el Tribunal que en el caso de marras no se demostró el requisito bajo análisis, comoquiera que la actora no probó que cumplió la totalidad de obligaciones a su cargo, por el contrario, aparece acreditado que aquella dejó de acatar algunos de sus compromisos, sin que se excusara tal situación en un previo desacato contractual de su antagonista, lo cual conlleva el fracaso de sus pretensiones. 6.
De acuerdo con lo discurrido se confirmará la sentencia de primera instancia, pero por las razones aquí expuestas. Se condenará en las costas de esta instancia a la apelante, por la improsperidad de su recurso. 21 Cfr. Archivo: Folios 382 a 386, “001Cuaderno1Principal1-606.pdf”. 18 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 DECISIÓN En mérito de lo expuesto, la Sala Segunda de Decisión Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, D.C., administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la ley,
RESUELVE
Primero: Confirmar la sentencia de 30 de agosto de 2023, proferida por el Juzgado Treinta y Uno Civil del Circuito de Bogotá. Segundo: Condenar en costas a la parte apelante. La magistrada sustanciadora fijara las agencias en derecho en auto separado. Notifíquese y cúmplase, Firmado Por: Adriana Ayala Pulgarin Magistrado Sala 017 Civil Tribunal Superior De Bogotá, D.C. - Bogotá D.C., Stella Maria Ayazo Perneth Magistrada Sala 04 Civil Tribunal Superior De Bogotá, D.C. - Bogotá D.C., Juan Carlos Ceron Diaz Magistrado Sala 002 Civil Tribunal Superior De Bogotá, D.C. - Bogotá D.C., Este documento fue generado con firma electrónica y cuenta con plena validez jurídica, 19 Radicación: 11001 31 03 037 2013 00528 01 conforme a lo dispuesto en la Ley 527/99 y el decreto reglamentario 2364/12 Código de verificación: c6f4a919c8679bcd15b4226f208da04cab4c4a9c53a5504b8960507b83a 0df1c Documento generado en 24/06/2026 12:46:07 PM Descargue el archivo y valide éste documento electrónico en la siguiente URL: https://firmaelectronica.ramajudicial.gov.co/FirmaElectronica 20