REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL TOLIMA TRIBUNAL SUPERIOR DEL DISTRITO JUDICIAL SALA DE DECISIÓN CIVIL - FAMILIA IBAGUÉ Magistrado Sustanciador: DIEGO OMAR PÉREZ SALAS Ibagué, veintiseis (26) de mayo de dos mil veintiséis (2026) REFERENCIA: RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL promovido por VICTOR JOAQUÍN MERCHAN y OTRO contra HERNANDO MONTILLA PARDO y OTROS RADICADO: 73-268-31-03-002-2025-00012-01 I. OBJETO DE LA PROVIDENCIA Se decide el recurso de apelación formulado por el apoderado judicial de la demandada, Cooperativa de Transportes Atanasio Girardot LTDA., contra el auto dictado el 20 de noviembre de 2025, mediante el cual el Juzgado Segundo Civil del Circuito de El Espinal (Tolima), negó la exhibición de las declaraciones de renta y de las planillas de aporte a seguridad social pedidas por la parte pasiva.
II.
ANTECEDENTES PROCESALES RELEVANTES 1. En proveído dictado en audiencia celebrada el 20 de noviembre de 2025, el Juzgado Segundo Civil del Circuito de El Espinal (Tolima) decretó las pruebas pedidas por las partes en contienda; Sin embargo, negó la solicitud probatoria elevada por la sociedad demandada, Cooperativa de Transportes Atanasio Girardot LTDA., consistente en la exhibición de las declaraciones de renta y de las planillas de aporte a seguridad del demandante Víctor Joaquín Merchán durante el periodo comprendido entre los años 2021 a 2023 “…en razón a la reserva prevista en el artículo 24 de la Ley 1755…”1. 2.
Inconforme con esa decisión, el vocero judicial de la empresa de transporte demandada formuló recurso de reposición y en subsidio apelación con fundamento en las siguientes censuras: (i) las declaraciones de renta 1 Archivo de Audio y Video No. 90. min 01:42:09. 73268310300220250001200.Primera Instancia. Principal. 1 permiten establecer los ingresos y utilidades obtenidas por el demandante durante el periodo reclamado, (ii) las planillas de seguridad social permiten determinar el ingreso base de cotización y los ingresos obtenidos por el demandante con ocasión de su actividad transportadora, (iii) aunque esos documentos están sometidos a reserva lo cierto es que el juez puede levantar esa privacidad, (iv) de negarse esas pruebas se frustra la posibilidad de acreditar los gastos, costos y utilidades obtenidas en el ejercicio como transportador que ejerce el demandante2. 3.
En virtud de lo anterior, el Juzgado Segundo Civil del Circuito de El Espinal (Tolima), mediante auto proferido en la misma audiencia celebrada el 20 de noviembre de 2025, resolvió no reponer la decisión recurrida al considerar que, si bien no existía discusión respecto de la importancia y pertinencia de los medios de prueba cuyo decreto reclamaba el recurrente, la parte interesada no agotó previamente las gestiones necesarias para su obtención, particularmente a través del ejercicio del derecho de petición ante las entidades que custodian dicha información ni mediante la solicitud de levantamiento de la eventual reserva legal existente.
Bajo esa línea argumentativa, estimó el A quo que el juez no podía sustituir tales cargas procesales ni disponer directamente el levantamiento de la reserva, dado que debía respetarse el espíritu y las garantías propias de la legislación de hábeas data. Aunado a ello, consideró que la parte actora contaba con otros mecanismos probatorios idóneos para acreditar los hechos que pretendía demostrar, tales como la posibilidad de aportar un dictamen financiero dentro del término concedido para ello.
Finalmente, en virtud de lo previsto en el numeral 3° del artículo 321 del Código General del Proceso, el A quo concedió, en el efecto devolutivo, el recurso de alzada formulado como subsidiario3. III. CONSIDERACIONES 1. En virtud de lo señalado en el numeral 3° del artículo 321 del Código General del Proceso visto en concordancia con el numeral 1° del canon 31 ibidem, esta Sala Unitaria es competente para desatar el recurso de apelación formulado por el mandatario judicial de la demandada, Cooperativa de Transportes Atanasio Girardot LTDA. 2.
Tras contrastar las censuras esgrimidas por el recurrente con las consideraciones vertidas en el auto combatido, advierte esta Sala Unitaria que el problema jurídico a resolver estriba en determinar si al haberse solicitado por la demandada recurrente la exhibición por parte del demandante de sus declaraciones de renta y planillas de aportes a seguridad social durante el periodo comprendido 2 Archivo de Audio y Video No. 90. min 01:46:45.
Ibidem. 3 Archivo de Audio y Video No. 90. min 01:56:57. Ibidem. 2 entre 2021 y 2023 le resultaba exigible solicitar dichos documentos mediante derecho de petición. En caso negativo, es decir, de no requerirse petición previa para lograr la exhibición de esos documentos deberá establecerse si los mismos son necesarios y útiles para esclarecer los hechos materia de controversia.
Para resolver ese interrogante resulta indispensable diferenciar las cargas procesales que el ordenamiento impone frente a la aportación documental y frente a la exhibición de documentos, pues de la adecuada comprensión de ambas instituciones depende establecer si, en efecto, era exigible a la parte demandada agotar previamente mecanismos extraprocesales de obtención documental. 3.
Respecto de la aportación de documentos el artículo 245 del Código General del Proceso, en su tenor literal, señala: “…los documentos se aportarán al proceso en original o en copia. Las partes deberán aportar el original del documento cuando esté en su poder, salvo causa justificada. Cuando se allegue copia, el aportante deberá indicar en donde se encuentra el original, si tuviere conocimiento de ello…”.
Disposición que, para efectos del estudio de admisibilidad probatoria debe verse de la mano con lo previsto en el inciso 2° del artículo 173 ibidem, según el cual, “…el juez se abstendrá de ordenar la práctica de las pruebas que, directamente o por medio de derecho de petición, hubiera podido conseguir la parte que las solicite, salvo cuando la petición no hubiese sido atendida, lo que deberá acreditarse sumariamente…” (negrilla fuera de texto) y, con el deber contenido en el numeral 10° del artículo 78 ibidem, según en el cual: “…son deberes de las partes y sus apoderados: (…) 10.
Abstenerse de solicitarle al juez la consecución de documentos que directamente o por medio del ejercicio del derecho de petición hubiese podido conseguir…” El análisis sistemático de las normas transcritas permite colegir que cuando una parte quiere aportar un documento al proceso para que sirva como prueba y no esté en su poder o custodia, debe desplegar acciones mínimas para su obtención utilizando para el efecto el derecho de petición, pues de no hacerlo y pedir la obtención del documento directamente al juez, este último por estricta imposición legal está compelido a no decretar ese medio de prueba. 4.
Distinto ocurre, por ejemplo, con la exhibición de documentos regulada en el artículo 265 del Código General del Proceso, que se define así: “…la parte que pretenda utilizar documentos o cosas muebles que se hallen en poder de otra parte o de un tercero, deberá solicitar, en la oportunidad para pedir pruebas, que se ordene su exhibición…” para lo cual deberá cumplir con los lineamientos previstos en el canon 266 del estatuto procesal según el cual “…quien pida la exhibición de expresará los hechos que pretende demostrar y deberá afirmar que el documento o 3 la cosa se encuentran en poder de la persona llamada a exhibirla, su clase y la relación que tenga con aquellos hechos.
Si la solicitud reúne los anteriores requisitos el juez ordenará que se realice la exhibición en la respectiva audiencia y señalará la forma en que deba hacerse…”. Tal como puede apreciarse, la exhibición supone que el documento o la cosa cuya utilización probatoria se pretende esté bajo la custodia de la contraparte o de un tercero y por lo tanto solo se requiere que el interesado enuncie los hechos que pretende demostrar, quien es la persona que en su poder tiene el documento y que relación existe entre ese medio de prueba y los hechos a acreditar por medio de este. 5.
En efecto, el Código General del Proceso regula de manera diferenciada los institutos de la aportación documental y la exhibición de documentos, figuras que, aunque convergen en que tratan sobre la incorporación elementos documentales al proceso, poseen presupuestos, finalidades y cargas procesales claramente distintas. Precisamente, mientras en la aportación documental el fundamento principal radica en la obtención de documentos que reposan en terceros y cuya consecución corresponde inicialmente a la parte interesada, en la exhibición documental el legislador parte de la existencia de documentos que se encuentran bajo la custodia de la contraparte o de un sujeto determinado.
Por ese motivo, para la exhibición de documentos el ordenamiento no exige acreditar el agotamiento previo de solicitudes extraprocesales, derechos de petición o actuaciones administrativas orientadas a obtener el documento, pues las exigencias legales se contraen a identificar razonablemente los documentos requeridos, precisar los hechos que se pretenden demostrar y afirmar que aquellos reposan en poder de quien debe exhibirlos. 6.
Bajo ese contexto, pronto se advierte que el A quo al analizar la solicitud probatoria elevada por la sociedad demandada, confundió las finalidades y fundamentos de ambas figuras procesales pues, a pesar de que la Cooperativa de Transportes Atanasio Girardot LTDA., en su contestación de demanda, pidió que se ordenara al demandante, Víctor Joaquín Merchan, la exhibición de las declaraciones de renta presentadas durante el periodo 2021 a 2023 y las planillas de pago de seguridad social durante el mismo periplo, entendió que dicha petición consistía en que se obtuvieran esos documentos directamente por el despacho de primer nivel de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y de la Entidad Promotora de Salud a la que se encuentra afiliado el extremo activo y por lo tanto, ante ese indebido entendimiento, exigió a la parte pasiva el haber intentado, previamente, y por vía de derecho de petición la obtención de esos documentos, sin reparar en que en verdad lo que se pidió por la demandada fue simple y llanamente que se ordenara al demandante la exhibición de esos documentos. 4 Así las cosas, el yerro del juzgado no consistió simplemente en una imprecisión terminológica, sino en haber sometido una solicitud de exhibición documental a las exigencias propias de la aportación de documentos provenientes de terceros, trasladando indebidamente a la parte demandada cargas procesales que el ordenamiento no contempla para esa específica institución probatoria.
Tal precisión no resulta menor. Precisamente, con fundamento en ese entendimiento equivocado, el A quo negó la prueba solicitada pese a que en la contestación de la demanda se identificaron los documentos cuya exhibición se pretendía, se indicaron los hechos que buscaban demostrarse y se explicó la relación existente entre esos medios de prueba y los supuestos fácticos objeto de controversia.
Esa cuestión es medular porque con fundamento en esa equivocación conceptual el A quo no decretó la exhibición de esos documentos a pesar de cumplirse a cabalidad las exigencias contenidas en el artículo 266 del Código General del Proceso. No obstante, ello no implica, por sí solo, que la prueba solicitada deba necesariamente decretarse, pues aun tratándose de una solicitud formalmente admisible, el juez conserva la facultad-deber de valorar su necesidad, utilidad y conducencia dentro del contexto probatorio integral del proceso. 7.
Con todo, las anteriores precisiones conceptuales no conducen a la revocatoria de la providencia apelada. Ello es así porque, aun cuando el A quo confundió las reglas aplicables a la aportación documental y a la exhibición de documentos, lo cierto es que la negativa de la prueba solicitada continúa siendo jurídicamente acertada desde la perspectiva de su utilidad y necesidad dentro del escenario probatorio ya configurado en el proceso.
Ciertamente, la información de los libros contables del demandante – decretados como medios de prueba – darán cuenta, de manera precisa, las utilidades obtenidas por Víctor Joaquín Merchán mientras las declaraciones de renta y las planillas de seguridad social contienen información consolidada o parcial con finalidades eminentemente tributarias y contributivas.
Por el contrario, los libros y papeles del comerciante – ordenados como medios de convicción – permiten examinar directamente registros contables, ingresos operacionales, egresos, costos, balances, soportes financieros, movimientos comerciales y demás elementos propios del giro ordinario de los negocios, razón por la cual constituyen un instrumento probatorio de mayor amplitud y capacidad demostrativa respecto de los hechos que la parte demandada pretende acreditar.
De allí que, desde la perspectiva de la necesidad y utilidad de la prueba, carezca de sentido procesal decretar medios de convicción adicionales que terminan reproduciendo, de manera parcial y menos precisa, información que podrá obtenerse directamente de los libros y papeles del comerciante ya ordenados exhibir. 5 Desde esa perspectiva, no resulta acertado afirmar, como lo sostiene la recurrente, que la negativa de las pruebas reclamadas impida demostrar los ingresos, utilidades, costos o gastos del demandante, pues tales circunstancias sí podrán ser objeto de acreditación mediante los restantes medios probatorios ya decretados dentro del proceso, particularmente a través de la exhibición de los libros y papeles del comerciante.
Así las cosas, aunque la Sala Unitaria estima que el análisis efectuado por el A quo respecto de las cargas procesales aplicables a la exhibición documental pudo haber sido más preciso desde el punto de vista conceptual, ello no desvirtúa el acierto material de la decisión finalmente adoptada, habida cuenta que los documentos cuya exhibición se pretende devienen redundantes e innecesarios frente a otros medios de convicción ya decretados dentro del proceso.
En consecuencia, los reparos concretos formulados por la parte apelante no prosperan y, por tanto, la providencia recurrida será confirmada por las razones aquí expuestas, sin costas al no aparecer causadas. En mérito de lo expuesto, el Suscrito Magistrado sustanciador de la Sala CivilFamilia del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Ibagué, IV.
RESUELVE
PRIMERO: CONFIRMAR, por motivos diferentes, la providencia fechada el 20 de noviembre de 2025 dictada por el Juzgado Segundo Civil del Circuito de El Espinal (Tolima), conforme lo explicado en precedencia.
SEGUNDO: SIN CONDENA EN COSTAS al no aparecer causadas.
TERCERO: Por secretaría de la Sala, remítase la totalidad del expediente al juzgado de origen.
NOTIFÍQUESE DIEGO OMAR PÉREZ SALAS Magistrado Firmado Por: Diego Omar Perez Salas Magistrado Sala Civil Tribunal Superior De Ibague - Tolima 6 Este documento fue generado con firma electrónica y cuenta con plena validez jurídica, conforme a lo dispuesto en la Ley 527/99 y el decreto reglamentario 2364/12 Código de verificación: edaa4615c903b77740d680c463ecc8eee534596d6961eb123e3d301f85dda4ef Documento generado en 26/05/2026 05:00:10 PM Descargue el archivo y valide éste documento electrónico en la siguiente URL: https://firmaelectronica.ramajudicial.gov.co/FirmaElectronica 7