República de Colombia Rama Judicial TRIBUNAL SUPERIOR DEL DISTRITO JUDICIAL DE BOGOTA SALA CIVIL Radicación: Demandante: Demandado: Proceso: Trámite: 110013199003-2023-02015-01 (Exp. 5981) Carlos Arturo Villegas Flórez BBVA Seguros de Vida Colombia S.A. y otro Verbal Apelación sentencia – devuelve Bogotá, D. C., diecisiete (17) de octubre de dos mil veinticuatro (2024).
Revisado este asunto, obsérvase que aún no puede tramitarse el recurso de apelación, de examinar que el expediente remitido por la Superintendencia Financiera de Colombia, desacata el protocolo utilizado para los procesos judiciales, según lo ordenó el acuerdo PCSJA20/11567 de 2020 del Consejo Superior de la Judicatura y el Protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente (actualizado el 18 de febrero de 2021, versión 2), situación dispar que, por demás, genera una verdadera imposibilidad, o cuando menos excesiva dificultad, para una gestión ágil e idónea en el trámite individual o colegiado de segunda instancia. Cumple expresar que si bien las autoridades administrativas tienen pautas y normas distintas, tal distinción sólo puede justificarse para las funciones de linaje administrativo, debido a que cuando cumplen funciones jurisdiccionales, acorde con el artículo 116 de la Constitución Política, tienen que sujetarse a las normas procesales correspondientes, en particular para estos asuntos, las del Código General del Proceso.
Recuérdase que cuando las autoridades administrativas desplazan a un juez común, “a prevención” o elección del demandante, deben actuar como sustitutos reales de los jueces y observar las reglas constitucionales y legales de sujeción al imperio de la ley y demás fuentes auxiliares (arts. 116, 229 y 230 de la CP), además de las garantías del debido proceso y la igualdad, entre otros.
Fue por eso que el Código General del Proceso unificó y armonizó el desarrollo de la función jurisdiccional que, por excepción y en materias República de Colombia Tribunal Superior de Bogotá Sala Civil precisas pueden ejercer ciertas autoridades administrativas, con pautas de igualdad en cuanto al procedimiento y medios de defensa de los procesos judiciales, precisamente para evitar las desigualdades y la disparidad procedimental que se venía creando en comparación de los asuntos a cargo de los jueces, de lo cual es fiel trasunto, entre otros, lo previsto en el artículo 24, parágrafo 3°, al prever que esas “autoridades administrativas tramitarán los procesos a través de las mismas vías procesales previstas en la ley para los jueces” (inc. 1º).
Desde luego que no puede haber mezcolanza entre las funciones administrativas que por regla general ejercen dichas autoridades, con las aludidas funciones jurisdiccionales. De ahí que para evitar confusiones y problemas de aplicación de las normas en cada caso, nunca puede olvidarse que esas entidades tienen que deslindar de manera adecuada el ejercicio de esos dos tipos de funciones, administrativas y jurisdiccionales, itérase, todo para preservar la garantía fundamental del debido proceso, que incluye “la observancia de las formas propias de cada juicio” y la imparcialidad, según el artículo 29 de la Constitución. Así fue considerado por la Corte Constitucional al declarar exequible en forma condicional el entonces artículo 145 de la ley 446 de 1998 (sentencia C-1071 de 2002), sobre el procedimiento para protección del consumidor, además de reiterar los condicionamientos de la sentencia C649 de 2001.
Pues bien, en el legajo electrónico de este asunto, se advierte que la Superintendencia Financiera de Colombia no usó una estructura organizacional acorde con la normas sobre el particular, al momento de nombrar los documentos que componen el expediente, lo que dificulta en exceso su consulta, frente a lo cual es pertinente anotar que no corresponde al Tribunal la tarea de escudriñar qué documento hay en cada archivo que nombró confusamente la oficina a quo, verbigracia, en el archivo titulado “019 anexos” obra la contestación de la demanda del Banco BBVA Colombia S.A. No se olvide que “en el desarrollo de la actividad judicial se produce un alto volumen de documentos en diferentes soportes y formatos, que necesitan de información contextual que ayude a su entendimiento, uso, acceso y gestión durante su ciclo de vida” (7.4, CSJA20/11567 de 2020), TSB - Sala Civil – Exp. 03-2023-02015-01 2 República de Colombia Tribunal Superior de Bogotá Sala Civil más aún cuando el expediente allegado será revisado por un órgano colegiado.
Así, en tal dosier digital se incumplió en su totalidad la organización clasificada, enumerada y por nombre identificador de cada archivo, conforme a lo dispuesto en el Protocolo referido, particularmente en varios puntos, entre esos los ítems “7.2 Conformación del expediente”, del cual hace parte el “7.2.2 Pautas generales para la conformación del expediente”.
Y, sobre todo, lo relativo al “7.3 identificación”, bajo cuyo tenor: “Las carpetas y documentos electrónicos deben ser nombradas siguiendo una estructura semántica apropiada que facilite su organización y consulta…”. Por consiguiente, como medida de dirección del proceso, se resuelve: devuélvase la actuación al despacho de origen con el fin de que se proceda a organizar el expediente conforme al “Protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente”, expedido con base en el acuerdo PCSJA20/11567 de 2020 del Consejo Superior de la Judicatura y las actualizaciones que lo complementan y adicionan.
Por Secretaría, compártase con la primera instancia el manual y los archivos anexos correspondientes a dicho protocolo. Notifíquese y cúmplase. JOSE ALFONSO ISAZA DAVILA MAGISTRADO TRIBUNAL SUP. DE BOGOTÁ, SALA CIVIL TSB - Sala Civil – Exp. 03-2023-02015-01 3