República de Colombia Rama Judicial del Poder Público TRIBUNAL SUPERIOR DEL DISTRITO JUDICIAL DE NEIVA SALA TERCERA DE DECISIÓN CIVIL FAMILIA LABORAL LUZ DARY ORTEGA ORTIZ Magistrada Ponente Expediente No. 41001-31-05-002-2022-00374-01 Neiva, quince (15) de septiembre de dos mil veinticinco (2025) Aprobada en sesión de ocho (8) de septiembre de dos mil veinticinco (2025) Decide la Sala el recurso de apelación instaurado por la parte demandante, contra el auto de 17 de agosto de 2023, proferido por el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Neiva, en el proceso ordinario laboral promovido por FANNY TAMAYO MARTÍNEZ contra SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE FONDO DE PENSIONES Y CESANTÍAS PORVENIR S.A y ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES – COLPENSIONES.
ANTECEDENTES La promotora instauró proceso ordinario laboral contra las demandadas, para que se declare la nulidad y/o la ineficacia de la afiliación al régimen de Ahorro Individual con Solidaridad administrado por Porvenir S.A., y como consecuencia se ordene su traslado al régimen de prima media con prestación definida dirigido por la Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones, junto con los aportes, la información de semanas cotizadas y la condena en costas.
Como respaldo de sus pretensiones relató que inicio su vida laboral el 01 de junio en 1978, afiliándose al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones, efectuando aportes inicialmente al extinto Instituto de Seguros Sociales. República de Colombia Rama Judicial del Poder Público Que, en junio de 1995, se trasladó al régimen de ahorro individual con solidaridad, tras ser abordado por un asesor de Porvenir S.A, quien no le ofreció información completa y suficiente para tener conocimiento sobre las consecuencias del cambio, que no fue consiente tanto de los beneficios como las consecuencias negativas de su determinación. Situación que, a su juicio, lesionó su derecho a escoger de manera libre y voluntaria.
Finalizó indicando, que el 18 de mayo de 2022, vía correo electrónico solicitó a Colpensiones, declarar la ineficacia de su traslado y a la fecha de la presentación de la demanda no ha obtenido respuesta. Admitida la demanda y surtido los trámites de notificación a la parte pasiva, la Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones contestó proponiendo como excepción previa, la que denominó «falta de reclamación administrativa y/o agotamiento de vía gubernativa» AUTO APELADO El 25 de febrero de 2019, tuvo lugar audiencia que trata el artículo 77 del C.P.T.S.S., en donde el a quo resolvió: i) declarar probada la excepción previa alegada, y ii) ordenó la terminación y archivo del proceso.
Para sustentar la decisión, hizo referencia a la prueba de inspección judicial realizada a la plataforma web, «https://www.colpensiones.gov.co/», de Colpensiones, en donde constató que los canales de comunicación utilizados por el demandante para enviar la reclamación administrativa, esto es, las direcciones de correo electrónico «notificacionesjudiciales@colpensiones.gov.co» y «contacto@colpensiones.gov.co», si bien están autorizados por la entidad para la transferencia de información, no son los canales idóneos para tal fin, pues la administradora de pensiones ha reglamentado los puntos de atención física «PAC» y el portal de radicación de «PQRS» para éste tipo de solicitudes.
Sostuvo que el artículo 22 del CPACA autoriza a las autoridades para que reglamenten la tramitación interna de las peticiones, por lo que, concluyó que el demandante no escogió el medio idóneo habilitado por 2 41001-31-05-002-2022-00374-01 República de Colombia Rama Judicial del Poder Público Colpensiones para radicar la reclamación administrativa, estableciendo la carencia de competencia por parte del operador judicial para tramitar el proceso.
EL RECURSO La determinación fue apelada por la parte demandante, alegando no estar de acuerdo, por cuanto el artículo 6 del C.P.T y de la S.S. no dispone que la reclamación administrativa se deba agotar mediante la utilización de un mecanismo especifico habilitado por la entidad demandada. Acusó la exigencia de vulnerar los derechos fundamentales de acceso a la administración de justicia, seguridad social y de petición. Sostuvo que la reglamentación que expida Colpensiones no puede limitar el ejercicio del derecho fundamental de petición, pues en su consideración, la norma supra legal habilita a los ciudadanos a elevar solicitudes por cualquier medio que sea eficaz para trasmitir el mensaje ya sea verbal, escrito o de manera electrónica.
En los términos de la Ley 2213 de 2022, se corrió traslado para que las partes alegaran de conclusión; la demandante, se ratificó en los reparos expuestos en el recurso, manifestó que las autoridades no pueden negarse a recibir y tramitar las peticiones presentadas mediante mensaje de datos, por lo que, la reclamación administrativa radicada el 18 de mayo de 2018 goza de plena validez, máxime cuando se probó el acuse de recibido y la apertura del correo.
La Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías Porvenir S.A., solicitó confirmar la decisión de primera instancia, atendiendo que el demandante no agotó la reclamación administrativa en los términos exigidos en la Ley. CONSIDERACIONES De entrada, se advierte que el auto recurrido se encuentra incluido 3 41001-31-05-002-2022-00374-01 República de Colombia Rama Judicial del Poder Público dentro de los proveídos apelables que consagra el artículo 65 del CPTSS, que en su numeral tercero contempla la procedencia de este recurso contra la decisión que «(…) decida sobre excepciones previas», razón que habilita a la Sala para realizar el estudio de los argumentos impugnativos.
Problema Jurídico Determinar si en efecto, se probó la excepción previa propuesta por Colpensiones denominada «falta de reclamación administrativa y/o agotamiento de vía gubernativa». Solución al problema jurídico Para resolver el anterior planteamiento, debe precisarse de manera preliminar que, si bien la entidad demandada no señaló uno de los eventos taxativos que constituyen excepciones previas, de larga data la jurisprudencia de la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha establecido que la falta de agotamiento de la reclamación administrativa constituye un factor de competencia «pues mientras este procedimiento preprocesal no se lleve a cabo el Juez del Trabajo, no puede aprehender el conocimiento del conflicto planteado» 1, por lo que se tomará la descrita en el numeral 1 del artículo 100 del C.G.P..
Ahora bien, la reclamación administrativa ha sido establecida como un requisito de procedibilidad para las acciones contenciosas contra cualquier entidad pública, figura que tiene como finalidad que la institución estudie y resuelva la situación planteada, defienda los intereses económicos de la administración y con ello precaver un desgaste por el agotamiento de la vía judicial.
En el caso bajo estudio, la demandante probó haber radicado derecho de petición contentivo de reclamación administrativa remitida como mensaje de datos a las direcciones de correo electrónico 1 Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia, sentencia de 13 de octubre de 1999, radicación 12221. Postura reiterada en sentencias Sl del 23 de febrero de 2000 radicado 12717 y SL 8603 de 2015. 4 41001-31-05-002-2022-00374-01 República de Colombia Rama Judicial del Poder Público «contacto@colpensiones.gov.co, atencion@colpensiones.gov.co, tramitescolpensiones@syc.com.co, tramitescolpensiones2@colpensiones.gov.co, notificacionesjudiciales@colpensiones.gov.co» el 18 de mayo de 2022, asimismo, acreditó reporte de acceso de los destinatarios a la comunicación2.
A su vez, Colpensiones argumentó que las direcciones de correo electrónica usadas por el actor, no se encuentran habilitadas para que los usuarios comuniquen reclamaciones administrativas, señalando que para tal efecto se tienen reglamentadas canales de atención física y digital, esta última a través de la plataforma web. El juez de primera instancia acogió los argumentos expuestos por la demandada y junto con la inspección judicial realizada a la plataforma web concluyó que Colpensiones tiene ampliamente divulgado cuales son los canales de atención para la radicación de reclamaciones administrativas, reconociendo que, si «notificacionesjudiciales@colpensiones.gov.co» bien, y las direcciones «contacto@colpensiones.gov.co» son usadas por la entidad, las mismas tienen como finalidad la recepción de notificaciones de la Rama Judicial, radicación de facturas y comunicaciones oficiales externas.
Al respecto, considera la Sala que no le asiste razón a la entidad demandada y al argumento expuesto por el juez de primera instancia, toda vez que, Colpensiones no puede desconocer el hecho que se haya presentado una petición a las direcciones de correo electrónico que tiene divulgadas en la plataforma web, que si bien, no tienen como objetivo recibir y tramitar reclamaciones administrativas, no puede omitir que ingresó una solicitud amparada por lo establecido en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia y esa entidad tiene el deber de resolver la inquietud presentada y en caso de considerar no ser el competente, remitir a la autoridad que considere responsable.
En efecto, el ordenamiento jurídico colombiano prevé que «Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante 2 Expediente digital, cuaderno de primera instancia, PDF 006, folios 81 al 83. 5 41001-31-05-002-2022-00374-01 República de Colombia Rama Judicial del Poder Público cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública»3, norma que ha sido reiterada en el numeral 2 del artículo 5 del CPACA el cual consagró: «ARTÍCULO 5.
Derechos de las personas ante las autoridades. En sus relaciones con las autoridades toda persona tiene derecho a: 1. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información oportuna y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto.
Las anteriores actuaciones podrán ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad o integradas en medios de acceso unificado a la administración pública, aún por fuera de las horas y días de atención al público». En igual sentido, el numeral 6 del artículo 7 ibídem establece como deber de las entidades púbicas el «Tramitar las peticiones que lleguen vía fax o por medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 5 de este Código» y, en todo caso, si el funcionario considera que no es competente para resolver la petición el artículo 21 del estatuto procesal administrativo obliga a la «autoridad a quien se dirige la petición no es la competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito.
Dentro del término señalado remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario o en caso de no existir funcionario competente así se lo comunicará». Finalmente, la Resolución No. 0343 de 2017 mediante la cual Colpensiones reglamentó el trámite de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, el parágrafo del artículo 9 señala: «PARÁGRAFO: Si el asunto es recibido en una dependencia de Colpensiones diferente a la responsable de dar respuesta, se procederá a hacer el traslado correspondiente, sin necesidad de informar sobre el particular al peticionario.
En este evento los términos para responder se contarán a partir de la fecha en que se radicó la solicitud en Colpensiones»4. 3 Ley 962 de 2005, inciso 3 del artículo 6. 4 Extraído de: https://www.colpensiones.gov.co/publicaciones/526/normativa-interna-colpensiones-resoluciones-y-otros/ 6 41001-31-05-002-2022-00374-01 República de Colombia Rama Judicial del Poder Público De las normas descritas se desprende que i) no existe limitación a canales específicos para la comunicación de peticiones, la ley faculta al administrado bajo un amplio margen de escogencia atendiendo los constantes avances tecnológicos de los medios de comunicación; ii) es deber de la entidad pública tramitar las solicitudes brindando orientaciones, resolviendo de fondo o remitiendo a quien considere competente; y iii) la reglamentación interna de Colpensiones, obliga a las dependencias a redirigir las solicitudes al funcionario correspondiente.
En síntesis, lo actuado por Colpensiones no solamente vulnera el derecho fundamental de petición, además, incumple con los deberes legales y reglamentarios omitiendo responder la petición, sin que esta implique resolver de fondo, pues podía orientar al usuario sobre los canales autorizados para la radicación de reclamaciones administrativas o bien, la dependencia receptora del mensaje de datos remitir al encargado de dar trámite a la misma.
En ese sentido, al constatar que dos de las direcciones de correo electrónico si son las que habitualmente usa la entidad demandada y la parte demandante acreditó el acceso del receptor al mensaje de datos, la Sala considera que surtió efecto la petición pues trascurrió el mes descrito en el artículo 6 del C.P.T. y de la S.S. sin que Colpensiones se haya pronunciado.
Por lo que, atendiendo lo expuesto, se revocará la determinación tomada por el juez de primera instancia y se declarará no probada la excepción previa denominada «falta de reclamación administrativa y/o agotamiento de vía gubernativa». COSTAS Ante la prosperidad del recurso de alzada, no se condenará en costas de segunda instancia. En mérito de lo expuesto, se
RESUELVE
7 41001-31-05-002-2022-00374-01 República de Colombia Rama Judicial del Poder Público PRIMERO: REVOCAR el auto proferido el 17 de agosto de 2023, por el Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Neiva, para en su lugar DECLARAR no probada la excepción previa denominada «falta de reclamación administrativa y/o agotamiento de vía gubernativa», conforme se motivó.
SEGUNDO: SIN CONDENA EN COSTAS de segunda instancia.
TERCERO: DEVOLVER el expediente al Juzgado de origen, previas las constancias en el sistema de gestión judicial.
NOTIFÍQUESE LUZ DARY ORTEGA ORTIZ GILMA LETICIA PARADA PULIDO ENASHEILLA POLANÍA GÓMEZ (Ausencia justificada) Firmado Por: Luz Dary Ortega Ortiz Magistrado Tribunal O Consejo Seccional Sala Civil Familia Laboral Tribunal Superior De Neiva - Huila Gilma Leticia Parada Pulido Magistrado Tribunal O Consejo Seccional 8 41001-31-05-002-2022-00374-01 República de Colombia Rama Judicial del Poder Público Sala Civil Familia Laboral Tribunal Superior De Neiva - Huila Este documento fue generado con firma electrónica y cuenta con plena validez jurídica, conforme a lo dispuesto en la Ley 527/99 y el decreto reglamentario 2364/12 Código de verificación: 0fea004c8a39b891bb43f81bfb94d35544775083376cff1ea013bb096eef b119 Documento generado en 15/09/2025 11:57:43 AM Descargue el archivo y valide éste documento electrónico en la siguiente URL: https://procesojudicial.ramajudicial.gov.co/FirmaElectronica 9 41001-31-05-002-2022-00374-01