CONTROVERSIAS PENSIONALES/La tutela no es procedente para esta Litis. “…la planteada guarda de tinte superior es improcedente para obtener la corrección de la historia laboral del formulante, como también para lograr que se paguen los aportes pensionales, en el evento de que ellos se adeuden, ya que tales aspectos tienen que ser debatidos ante la jurisdicción encargada de solucionar los pleitos suscitados sobre esos temas, mediante la promoción de los instrumentos previstos con tal finalidad, los que por cierto, se avistan idóneos para alcanzar una resolución definitiva frente a las dificultades afrontadas por el suplicante, lo que impide que aquéllos sean reemplazados por la custodia constitucional, en tanto que la misma, como se ha visto, responde a un carácter subsidiario, más si en este caso puntual existe incertidumbre sobre los aportes efectuados al sistema de seguridad social en beneficio del incoante.”.
ADMINISTRACIÓN Y CUSTODIA DE ARCHIVOS/Obligación de los notarios de conservar las historias laborales de sus empleados, a pesar de que aquellos se consideren particulares que prestan funciones públicas. “…las notarías tienen un deber de custodia y guarda de los archivos que se hallan a su cargo, sin que en ello incidan argumentos como los aquí planteados por el regente del respectivo despacho, relacionados con la inexistencia de un vínculo de trabajo entre él y el pretensor, ya que dicha obligación de cuidado frente a los documentos que maneja la autoridad, puntualmente respecto de los antecedentes de las personas que han laborado en la entidad, se mantiene, aunque exista el cambio de director.
Ello, porque frente a la correcta gestión y administración de archivos y bases de datos, con información relevante, se genera un interés de carácter social, que impone la conservación de los mentados soportes o su reconstrucción, en caso de que hubieran desaparecido; actividades que también les incumben a los notarios, como particulares que ejercen funciones públicas, en lo referente a los documentos de quienes allí laboran, puesto que los mencionados trabajadores no se encuentran a su servicio, sino de la organización, teniéndose que los derechos de esos últimos dependen de los datos consignados en los aducidos instrumentos documentales.”.
CITAS: sentencia T-086 de 2017. TRIBUNAL SUPERIOR DE DISTRITO JUDICIAL SALA DE DECISIÓN CIVIL FAMILIA LABORAL Magistrado Ponente: JORGE ARTURO UNIGARRO ROSERO. Armenia, dieciocho (18) de mayo de dos mil dieciocho (2018). Ref.: Impugnación de Tutela N° 2018-00098-01/176. I.- OBJETIVO DEL PRONUNCIAMIENTO: Es del resorte de la Corporación resolver el mecanismo de debate planteado por el actor NORBERTO ACOSTA MARÍN frente al fallo datado a 6 de abril de la anualidad que cursa, expedido por el Juzgado Segundo de Familia del Circuito de Armenia dentro del asunto de la referencia, instaurado contra la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN PENSIONAL Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES DE LA PROTECCIÓN SOCIAL-UGPP y la NOTARÍA SEGUNDA DEL CÍRCULO de la presente localidad.
II.- ANTECEDENTES PROCESALES: A.- LA ACCIÓN PROPUESTA: El postulante relató que prestó sus servicios en la prenombrada NOTARÍA por el período que se extendió del 1º de enero de 1973 al 31 de enero de 1986. Asimismo, indicó que tal información aparecía en la certificación expedida por quien fungía como director de la aducida oficina en el año 1998; documento en el que también se dejó sentado que se habían realizado las cotizaciones ante la extinta CAJA NACIONAL DE PREVISIÓN SOCIAL-CAJANAL, por concepto de pensión. De otro lado, adujo que a pesar de contarse con la especificada información, el actual regente del citado despacho notarial se había abstenido de expedir la constancia laboral para bono pensional, de los salarios recibidos en el último año de desempeño y de tiempo servido, argumentando que no contaba con la correspondiente hoja de vida, a fin de suministrar datos sobre aquellos aspectos.
Adicionalmente, manifestó que aunque acudió a la UNIDAD involucrada en el caso, tampoco había obtenido una solución definitiva. Por último, indicó que requería que las semanas saldadas durante el lapso previamente señalado fueran tenidas en cuenta en su historia laboral por la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES-COLPENSIONES, en aras de completar la densidad de ciclos solventados y acceder al estipendio de vejez.
De ese modo, solicitó que fueran amparados los derechos esenciales a la seguridad social y al debido proceso, ordenándose a la UGPP que remitiera con destino a la mencionada organización prestacional las aportaciones efectuadas desde 1973 hasta 1986, por la antes enunciada NOTARÍA, a la cual debía imponerse la emisión de la correspondiente certificación. Ello, con miras a que COLPENSIONES actualizara el registro de intervalos semanales cotizados.
En subsidio, reclamó que se dispusiera el cubrimiento de las contribuciones faltantes. B.- ACTUACIONES DE PRIMERA INSTANCIA: La titular del despacho cognoscente admitió la reclamación constitucional a través de auto calendado a 16 de marzo de 2018. En ese contexto, vinculó a la mencionada administradora y concedió a los organismos involucrados la oportunidad para que expusieran las razones de contradicción. Posteriormente, es decir mediante decisión adiada a 23 de marzo consecutivo, llamó al juicio a la DIVISIÓN DE BONOS PENSIONALES DEL MINISTERIO DE HACIENDA, brindándole el término para que emprendiera su defensa.
C.- LAS CONTESTACIONES ALLEGADAS AL PLENARIO: El actual NOTARIO SEGUNDO DEL CÍRCULO DE ARMENIA indicó que los vínculos laborales de los respectivos empleados no se suscitaban con el ente notarial, sino con la persona natural al mando. Seguidamente, advirtió que carecía de los documentos que le permitirían proporcionar la información procurada por el implorante.
Para culminar, agregó que en el evento concreto era improcedente la tutela, puesto que de ninguna manera se había acreditado la existencia de un perjuicio inminente. A su vez, la convocada OFICINA DE BONOS PENSIONALES anotó que, según el historial de trabajo reportado hasta la época, la NACIÓN carecía de la obligación de emitir o contribuir en cuanto al título de deuda relacionado con la situación del accionante, al tiempo que nunca recibió una solicitud encaminada a que se expidiera aquel soporte.
En añadidura, sostuvo que debía averiguarse si la ya mentada NOTARÍA efectivamente cubrió los aportes que le concernían, para que hubiera lugar a proferir el comentado instrumento prestacional con destino a COLPENSIONES. Finalmente, puntualizó que el resguardo supralegal era inviable para buscar el reconocimiento de derechos económicos. Entretanto, la UNIDAD DE GESTIÓN PENSIONAL Y PARAFISCALES afirmó que la concesión de prerrogativas a favor del pretensor le correspondía al ente al cual se hallaba afiliado, mientras que la reconstrucción del expediente laboral corría por cuenta de la aducida NOTARÍA SEGUNDA DE ARMENIA.
Para terminar, la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES precisó que el incoante jamás interpuso una petición enderezada a que se corrigiera su historia laboral; procedimiento que debía agotar, con el objeto de que resultara factible estudiar de fondo la problemática en la que se encontraba. D.- EL FALLO CUESTIONADO: La juzgadora de primer grado denegó la salvaguardia por resultar improcedente.
En ese sentido, explicó que el impetrante contaba con otros mecanismos jurídicos para obtener la rectificación del registro de semanas cotizadas. A la par de ello, expresó que no podía ordenarse por vía de la tuición constitucional el pago de aportaciones al sistema de seguridad social, máxime cuando en el evento puntual de ningún modo se había acreditado que aquellos guarismos efectivamente se adeudaran; amén de que tal temática debía debatirse ante la correspondiente jurisdicción. Por último, anotó que el plenario carecía de mecanismos de convicción que trataran sobre la configuración de un menoscabo irremediable, de suerte que tampoco era posible otorgar transitoriamente el restablecimiento.
E.- LA IMPUGNACIÓN: El rogante, en desacuerdo con la descrita sentencia, alegó que en el sub lite sí resultaba próspero el amparo, toda vez que se habían transgredido principios constitucionales inalienables, siendo que su protección era impostergable. Igualmente, refirió que para resolver conflictos como el formulado, el juez constitucional debía indagar sobre las condiciones personales y familiares del promotor de la acción, más si se trataba de un adulto mayor.
Para concluir, puso de presente que según la jurisprudencia patria, a los entes pensionales les correspondía custodiar la información contenida en los historiales laborales de sus afiliados, así como el adecuado manejo de ese documento y la concreción de los actos orientados a obtener el desembolso de las cotizaciones debidas. III.- ETAPAS DESPLEGADAS POR LA COLEGIATURA: La postulada herramienta de reproche fue admitida el pasado 20 de abril, sin que los involucrados intervinieran en esta fase ritual.
IV.- MARCO JURÍDICO Y FÁCTICO: A.- COMPETENCIA: El Colegiado cuenta con la potestad-deber para desatar la controversia, en vista de que es el superior jerárquico del juzgado de conocimiento. B.- LA EJERCIDA MODALIDAD DE PROTECCIÓN: La tutela fue consagrada por el art. 86 de la Carta Política y reglamentada por los Decretos 2591 de 1991, 306 de 1992 y 1382 de 2000; normas que permiten extraer sus principales connotaciones, es decir: (i) que se orienta a conjurar los actos y omisiones que conculquen prebendas esenciales, o sea las previstas por el Capítulo I, Título II Constitucionales y las relacionadas con la dignidad humana;
(ii) que responde a un carácter público, extraordinario y residual; y, (iii) que su solución se produce después de agotarse un trayecto ritual sumario, preferente y breve, compuesto por lapsos perentorios y que culmina con una sentencia, la cual puede rebatirse en segunda instancia y someterse a la eventual revisión contemplada por el art. 33 del indicado Decreto 2591 de 1991.
C.- EXAMEN DEL ASUNTO ENTABLADO: Después de haberse definido los alcances de la atendida figura de salvaguardia, le corresponde a la Judicatura establecer si hay lugar a concederla; pregunta que se contestará de manera parcialmente positiva, ya que se otorgará frente a la pretendida NOTARÍA SEGUNDA DEL CÍRCULO DE ARMENIA, pero no respecto de los restantes organismos implicados, de conformidad con los razonamientos vertidos en seguida: Para comenzar, recordemos, a tenor de lo enseñado por la jurisprudencia patria, que según lo preceptuado por el art. 86 de la Carta Política, el resguardo supralegal, como un dispositivo singular de preservación de los derechos fundamentales, de ninguna forma ha sido consagrado con el propósito de sustituir los medios ordinarios de defensa, menos de desplazar en sus competencias a las autoridades judiciales y administrativas facultadas para dirimir la discusión, entendiéndose así que mientras una persona se encuentre asistida de los enunciados mecanismos regulares, resulta inviable acudir al accionamiento que nos ocupa, salvo cuando se configure un perjuicio irremediable, que permita otorgar la salvaguardia de modo transitorio.
En consecuencia, respecto del caso particular, se evidencia que la planteada guarda de tinte superior es improcedente para obtener la corrección de la historia laboral del formulante, como también para lograr que se paguen los aportes pensionales, en el evento de que ellos se adeuden, ya que tales aspectos tienen que ser debatidos ante la jurisdicción encargada de solucionar los pleitos suscitados sobre esos temas, mediante la promoción de los instrumentos previstos con tal finalidad, los que por cierto, se avistan idóneos para alcanzar una resolución definitiva frente a las dificultades afrontadas por el suplicante, lo que impide que aquéllos sean reemplazados por la custodia constitucional, en tanto que la misma, como se ha visto, responde a un carácter subsidiario, más si en este caso puntual existe incertidumbre sobre los aportes efectuados al sistema de seguridad social en beneficio del incoante.
Desde esa perspectiva, se insiste en que la tutela es inviable, sin que en el plenario militen elementos demostrativos que lleven a inferir la existencia de una problemática de tal envergadura, inminencia y gravedad que torne ineludible la emisión de medidas de protección por el juez tutelar. Sin embargo, a pesar de concluirse la denotada improsperidad en torno a los específicos puntos, no puede dejarse de lado que el incoante aportó durante el juicio una constancia de la que se extrae la prestación de servicios en el despacho notarial involucrado, durante los años 1973 a 1986 (fl. 20, cdno. ppal.), requiriendo ahora que esa información sea certificada por el actual director de la mentada oficina, de acuerdo con los parámetros establecidos legalmente, para adelantar los trámites de la pensión de vejez, ante lo cual la referida NOTARÍA SEGUNDA DE ARMENIA manifestó que le era imposible suministrar la especificada información, ya que nunca le fue entregada por su antecesor la hoja de vida del postulante (fl. 28, tomo 1).
En ese orden de ideas, ante el descrito panorama, debe acudirse al pronunciamiento judicial ya citado, en el que no solamente se trató lo tocante a la improcedibilidad de la tuición en torno a los temas señalados enantes, sino que aparte de ello dejó sentado, basándose en el precedente jurisprudencial vertido por la Corte Constitucional en sentencia T-086 de 2017, que las notarías tienen un deber de custodia y guarda de los archivos que se hallan a su cargo, sin que en ello incidan argumentos como los aquí planteados por el regente del respectivo despacho, relacionados con la inexistencia de un vínculo de trabajo entre él y el pretensor, ya que dicha obligación de cuidado frente a los documentos que maneja la autoridad, puntualmente respecto de los antecedentes de las personas que han laborado en la entidad, se mantiene, aunque exista el cambio de director.
Ello, porque frente a la correcta gestión y administración de archivos y bases de datos, con información relevante, se genera un interés de carácter social, que impone la conservación de los mentados soportes o su reconstrucción, en caso de que hubieran desaparecido; actividades que también les incumben a los notarios, como particulares que ejercen funciones públicas, en lo referente a los documentos de quienes allí laboran, puesto que los mencionados trabajadores no se encuentran a su servicio, sino de la organización, teniéndose que los derechos de esos últimos dependen de los datos consignados en los aducidos instrumentos documentales.
Por lo tanto, en la presente ocasión no resulta de recibo que se acepte la postura asumida por la comprometida NOTARÍA SEGUNDA DE ARMENIA, en tanto que ello desconoce la responsabilidad que le concierne frente a la guarda, custodia y manejo de los archivos en los que reposaban los antecedentes ocupacionales del impetrante y de cuya certificación pende que éste pueda adelantar las tramitaciones tocantes a la prestación de vejez.
D.- CONCLUSIÓN: De esa manera, con apoyo en lo reflexionado, la Sala reformará el num. 1º del fallo censurado, en el sentido de establecer que la improcedencia del amparo se configura respecto de las súplicas dirigidas a lograr la corrección del historial laboral y el pago de las cotizaciones que se debieran. Por otro lado, se adicionará un ordinal la indicada providencia, concediéndose la salvaguardia frente a la mentada NOTARÍA, exhortándosela para que en el plazo de las 48 horas siguientes a la notificación de esta resolución, determine si es necesario reconstruir el expediente laboral del petente y adelante las diligencias orientadas a alcanzar ese objetivo.
En todo caso, dentro de los 10 días siguientes a esa actuación emitirá la certificación buscada por aquel ciudadano, con la que emprenderá los trámites prestacionales que estime pertinentes. En lo restante, la providencia combatida será confirmará. V.- DECISIÓN: En mérito de lo antes expuesto, el TRIBUNAL SUPERIOR DEL DISTRITO JUDICIAL DE ARMENIA, en SALA DE DECISIÓN CIVIL FAMILIA LABORAL “administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la Ley”
RESUELVE
PRIMERO. - MODIFICAR el ord. “PRIMERO” del pronunciamiento fechado a 6 de abril de 2018, dictado frente al asunto de autos por el Juzgado Segundo de Familia del Circuito de Armenia, precisándose que la interpuesta tutela resulta improcedente respecto de las pretensiones encaminadas a obtener la corrección de la historia laboral del actor y el desembolso de las cotizaciones que pudiera deber la NOTARÍA SEGUNDA DEL CÍRCULO DE ARMENIA durante el período comprendido entre enero de 1973 y enero de 1986.
SEGUNDO. - ADICIONAR la señalada providencia, concediéndose el amparo de las prerrogativas básicas a la seguridad social y al debido proceso, frente a la prenombrada NOTARÍA, ordenándosele que en el término máximo de las 48 horas siguientes a la comunicación de esta decisión, defina si hay lugar a reconstruir el expediente laboral correspondiente al postulante y desarrolle las gestiones encaminadas a lograr ese cometido.
Con todo, dentro de los 10 días siguientes a esa actuación, expedirá la certificación procurada por el interesado, con la que éste adelantará los trámites pensionales que crea convenientes. TERCERO.- CONFIRMAR en lo demás la denotada resolución. CUARTO- NOTICIAR a las partes por el medio más expedito y eficaz. QUINTO.- En su momento, ENVIAR el informativo a la Corte Constitucional, con el propósito de que se surta su eventual revisión. CÓPIESE,
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE JORGE ARTURO UNIGARRO ROSERO MAGISTRADO CÉSAR AUGUSTO GUERRERO DÍAZ MAGISTRADO SONYA ALINE NATES GAVILANES MAGISTRADA Acta Nº