TEMA: DEVOLUCIÓN DE SALDOS - Porvenir no probó el pago de la devolución de saldos, más que es obligación de las administradoras de pensiones conservar la información laboral de sus afiliados de forma indefinida, especialmente cuando está en juego el acceso a prestaciones económicas. / HECHOS: Se solicita el reconocimiento de la pensión de sobrevivientes por el fallecimiento de su hijo VHCE (ocurrido el 24 de octubre de 1999), o en su defecto, la devolución de saldos.
El causante estaba afiliado a Porvenir S.A. con 50.1 semanas cotizadas y alegó haber pagado en 2002 la devolución de saldos por valor de $678.681, pero no presentó prueba documental del pago, sin embargo, los demandantes negaron haber recibido dicho dinero. Porvenir justificó la falta de soporte alegando que la custodia documental es de solo 10 años (Ley 962 de 2005).
El asunto a dirimir radica en verificar si es viable ordenar el pago de la devolución de saldos a los demandantes aun cuando Porvenir S.A. alega haberlo hecho desde el 14 de mayo de 2022, pero sin conservar constancia de ello. TESIS: (…) Obra en el plenario comunicados de Porvenir S.A. fechados el 26 de mayo, 15 de junio y 29 de agosto de 2022, a través de los cuales le informa a los actores que ya se les pagó la devolución de saldos en la fecha y valor ya referidos (…); en un último escrito, les indicó que no era posible acceder a la solicitud relacionada con la forma en la que se hizo la devolución, esgrimiendo que conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 20052 es posible la destrucción total, tanto de archivos físicos como sus reproducciones exactas, transcurridos 10 años del asiento del documento original.(…) ha de indicarse que la postura asumida por Porvenir S.A. no puede ser admitida, primero, porque evade deliberadamente la obligación procesal de demostrar los hechos en los cuales funda su defensa, esto es, que aparentemente pagó la devolución de saldos; segundo, pero no menos importante, riñe directamente con el derecho a la seguridad social de los demandantes a acceder a los saldos que su hijo tenía depositados en la AFP.
La obligación legal de conservar documentos por el término de 10 años, de manera alguna puede interpretarse por las administradoras de pensiones como pretexto para que transcurrido dicho tiempo, queden facultadas para desatender la custodia y destruir la documentación de sus afiliados, sin tener en consideración que de ello depende el acceso a las prestaciones del sistema pensional, las cuales son imprescriptibles; una cosa es que se obligue a conservar el documento físico y otra que en esta época de avances tecnológicos, no se utilicen otros medios alternativos para su custodia y fidelidad(…)La H. Corte Constitucional en la Sentencia T – 470 de 2019, indicó que los empleadores y administradoras de pensiones deben conservar indefinidamente la información laboral de los trabajadores para que puedan disfrutar sus derechos(…)En Sentencia T – 409 de 2024, la Alta Corporación, (…) al referirse al artículo 60 del Código de Comercio conforme al cual los archivos deben guardarse por diez años, indicó que no es fácil equipararlo a los registros de un trabajador, cuya ausencia puede implicar la no materialización del derecho fundamental a la seguridad social (…)En cuanto a lo mencionado por la apelante respecto a que con la respuesta a la demanda se anexó prueba de haberse realizado el pago(…)Lo que parece ser una captura de pantalla de la base de datos de la demandada, no puede ser tomado como prueba del pago de la devolución de saldos(…)sin una constancia de pago o consignación de los dineros a favor de los señores ALEdC y RJC, tal cuadro carece de eficacia probatoria para demostrar dicha circunstancia, pues es sabido que las partes tienen prohibido fabricar sus propias pruebas.(…) MP: MARÍA EUGENIA GÓMEZ VELÁSQUEZ FECHA: 25/04/2025 PROVIDENCIA: SENTENCIA REPÚBLICA DE COLOMBIA Rama Judicial del Poder Público SALA CUARTA DE DECISIÓN LABORAL Medellín, veinticinco (25) de abril de dos mil veinticinco (2025) SENTENCIA Proceso: Ordinario de Segunda Instancia Demandantes: ALBA LUCÍA ECHEVERRI DE CADAVID, RODRIGO DE JESÚS CADAVID Demandado: PORVENIR S.A. Radicado: 05001 31 05 002 2023 00031 01 Providencia: Sentencia Temas y Subtemas: Seguridad Social – Devolución de Saldos, carga de la prueba, conservación de la información laboral del afiliado.
Decisión: Confirma decisión condenatoria. Sentencia N°: 65 En la fecha antes anotada el TRIBUNAL SUPERIOR DE MEDELLÍN, SALA CUARTA DE DECISIÓN LABORAL, conformada por los Magistrados CARLOS ALBERTO LEBRÚN MORALES, VÍCTOR HUGO ORJUELA GUERRERO y MARÍA EUGENIA GÓMEZ VELÁSQUEZ, como ponente, previa deliberación, adoptó el proyecto presentado, que se traduce en la siguiente decisión1:
ANTECEDENTES Pretensiones: Se solicita declarar que los demandantes tienen derecho a la pensión de sobrevivientes, con ocasión del fallecimiento de su hijo Víctor Hugo Cadavid Echeverri 1 De conformidad con lo establecido en la Ley 2213 del 13 de junio de 2022 “…Por medio de la cual se establece la vigencia permanente del decreto legislativo 806 de 2020 y se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia y se dictan otras disposiciones…”, que modificó el trámite en los procesos de la jurisdicción Laboral.
Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral Radicado: 050013105002202300031 01 Demandantes: Alba Lucía Echeverri de Cadavid, Rodrigo de Jesús Cadavid Demandado: Porvenir S.A. 2 ocurrido el 24 de octubre de 1999; en consecuencia, se condene a Porvenir S.A. a reconocerles y pagarles dicha prestación de manera retroactiva desde el 24 de octubre de 1999; intereses moratorios; costas procesales.
Hechos relevantes de la demanda: Afirma el apoderado de la parte actora, que el causante falleció el 24 de octubre de 1999, encontrándose afiliado a Porvenir S.A. donde tenía 50.1 semanas cotizadas; los demandantes iniciaron el trámite para solicitar la pensión de sobrevivientes o en su defecto, la devolución de saldos, obteniendo, después de varios trámites, una respuesta por parte de la demandada el 26 de mayo de 2022, donde informó que el 14 de mayo de 2022, los padres del afiliado habían reclamado los aportes del causante por valor de $678.681; la AFP no aportó un comprobante que demostrara tal pago, el cual, afirman los actores, nunca se realizó; luego de presentar peticiones, acciones de tutela y un incidente de desacato para aclarar el supuesto pago de los aportes, el 20 de octubre de 2022, se finalizó el desacato con base en una respuesta de Porvenir S.A. en la cual manifestó que por ser un documento superior a 20 años, no se contaba con soporte del mismo, teniendo en cuenta que la custodia es por 10 años conforme al artículo 28 de la ley 962 de 2005.
Respuesta a la demanda: PORVENIR S.A., a través de apoderada judicial, aduce que en el año 2002 entregó a los interesados los dineros que se encontraban en la cuenta de ahorro individual por concepto de devolución de saldos representados en un valor de $678.681; no se cuenta con los soportes físicos de la reclamación y pago que recibieron los padres del causante, Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral Radicado: 050013105002202300031 01 Demandantes: Alba Lucía Echeverri de Cadavid, Rodrigo de Jesús Cadavid Demandado: Porvenir S.A. 3 por tratarse de documentos de hace más de 20 años.
Se opuso a las pretensiones de la demanda, formulando en su defensa las excepciones que denominó: falta de causa para pedir; inexistencia de las obligaciones demandadas; buena fe; prescripción; imposibilidad de condena al pago de intereses moratorios; compensación; pago. SENTENCIA DE PRIMERA INSTANCIA: El Juzgado Segundo Laboral del Circuito de Medellín mediante Sentencia, declaró que el señor Víctor Hugo Cadavid Echeverri dejó causado el derecho a la devolución de saldos en favor de sus padres Alba Lucía Echeverri de Cadavid y Rodrigo de Jesús Cadavid a partir del 24 de octubre de 1999.
Condenó a Porvenir S.A. a pagarle a los demandantes, por partes iguales, la suma de $678.681, debidamente indexados desde mayo de 2002 y hasta la fecha del pago, ascendiendo al momento de la Sentencia a $1.923.208,79. Absolvió al Fondo privado de las demás pretensiones; condenándolo en costas y agencias en derecho que se liquidarán en el momento procesal oportuno. Para arribar a la anterior decisión, señaló el a quo que el causante no reunió las semanas requeridas por la Ley 100 de 1993 en su versión original, para dejar causada la pensión de sobrevivientes, sin haberse demostrado tampoco dependencia económica.
En cuanto al pago de la devolución de saldos a la parte activa, correspondía a Porvenir S.A demostrarlo, pero no trajo ninguna prueba; al haberse indicado por parte del Fondo privado que la devolución se hizo en cuantía de $678.681, se toma este valor como referencia de la cuenta que se encontraba en la cuenta del afiliado; suma que deberá pagarse indexada al momento del pago, equivaliendo al momento de la audiencia a $1.923.208.
Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral Radicado: 050013105002202300031 01 Demandantes: Alba Lucía Echeverri de Cadavid, Rodrigo de Jesús Cadavid Demandado: Porvenir S.A. 4 Recurso de Apelación: La apoderada de Porvenir S.A. alegó que si bien Provenir S.A., tenía la carga de la prueba de demostrar el pago que se realizó a los actores el 14 de mayo de 2002, tiene como eximente de responsabilidad, el que solo debía guardar tales documentos por el término de 10 años; se hizo todo el esfuerzo para demostrar dicho pago, anexándose con la respuesta a la demanda prueba de haberse realizado, en cumplimiento de la normativa vigente para ese momento; la condena impuesta por el Juzgado impone un doble pago, además que no hay recursos en la cuenta de ahorro individual del causante.
Alegatos de conclusión: La parte demandante y Porvenir S.A., a través de sus apoderados, reiteraron argumentos expuestos en el trámite de Primera Instancia. Agotado el trámite procesal correspondiente a este tipo de procesos sin que se aprecie causal alguna de nulidad que invalide la actuación, se procede a resolver el asunto de fondo, previas las siguientes, CONSIDERACIONES La competencia de esta Corporación está dada por los puntos que son objeto de Apelación, de conformidad con lo establecido en los artículos 57 de la Ley 2ª de 1984, 15 y 66A del Código Procesal del Trabajo y la Seguridad Social.
Conflicto Jurídico: Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral Radicado: 050013105002202300031 01 Demandantes: Alba Lucía Echeverri de Cadavid, Rodrigo de Jesús Cadavid Demandado: Porvenir S.A. 5 El asunto a dirimir radica en verificar si hay lugar a revocar la Sentencia de Primera Instancia; analizándose si es viable ordenar el pago de la devolución de saldos a los demandantes aun cuando Porvenir S.A. alega haberlo hecho desde el 14 de mayo de 2022, pero sin conservar constancia de ello.
Encontrando esta Sala de Decisión Laboral procedente confirmar la Sentencia de Primera Instancia; por las siguientes razones: Partiendo de la carga de la prueba, toda decisión judicial debe fundarse en las pruebas regular y oportunamente allegadas al proceso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 164 del Código General del Proceso; debiendo las partes probar el supuesto de hecho de las normas que consagran el efecto jurídico que ellas persiguen (artículo 167 Ibidem); imponiéndose a las partes procesales la obligación de aportar las pruebas en que fundan sus afirmaciones, con las cuales pretenden se les reconozca un derecho, la aplicación de una norma o un efecto jurídico particular; el no hacerlo conlleva inexorablemente a la negativa de sus pretensiones o a la no prosperidad de las excepciones, según sea el caso.
En el asunto bajo examen, nos encontramos con que el causante Víctor Hugo Cadavid Echeverri falleció el 24 de octubre de 1999 tal como se extrae del respectivo registro civil de defunción (folio 66 archivo 03 C01); estando igualmente demostrado que tuvo como progenitores a Alba Lucía Echeverri de Cadavid y Rodrigo de Jesús Cadavid según el registro civil de nacimiento (folio 64 archivo 03 C01).
Si bien lo pretendido en la demanda fue el reconocimiento y pago de la pensión de sobrevivientes, el a quo absolvió de dicha Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral Radicado: 050013105002202300031 01 Demandantes: Alba Lucía Echeverri de Cadavid, Rodrigo de Jesús Cadavid Demandado: Porvenir S.A. 6 prestación, condenando en su lugar a la devolución de saldos; decisión recurrida únicamente por la apoderada de Porvenir S.A. afirmando básicamente, que dicha devolución ya se le efectuó a los padres del afiliado fallecido desde el 14 de mayo de 2002 aunque sin conservarse constancia de ello, por cuanto el Fondo privado está obligado a guardar documentos por el término de 10 años.
Obra en el plenario comunicados de Porvenir S.A. fechados el 26 de mayo, 15 de junio y 29 de agosto de 2022, a través de los cuales le informa a los actores que ya se les pagó la devolución de saldos en la fecha y valor ya referidos (folios 50 a 55 archivo 14 C01); en un último escrito, les indicó que no era posible acceder a la solicitud relacionada con la forma en la que se hizo la devolución, esgrimiendo que conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 20052 es posible la destrucción total, tanto de archivos físicos como sus reproducciones exactas, transcurridos 10 años del asiento del documento original (folios 56 y 57 archivo 14 C01).
Teniendo en cuenta que los accionantes al ser interrogados por el Juez de Primera Instancia manifestaron que nunca han recibido dinero alguno por concepto de devolución de saldos, ha de indicarse que la postura asumida por Porvenir S.A. no puede ser admitida, primero, porque evade deliberadamente la obligación procesal de demostrar los hechos en los cuales funda su defensa, esto es, que aparentemente pagó la devolución de saldos; segundo, pero no menos importante, riñe directamente con el derecho a la seguridad social de los demandantes a acceder a los saldos que su hijo tenía depositados en la AFP. 2 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral Radicado: 050013105002202300031 01 Demandantes: Alba Lucía Echeverri de Cadavid, Rodrigo de Jesús Cadavid Demandado: Porvenir S.A. 7 La obligación legal de conservar documentos por el término de 10 años, de manera alguna puede interpretarse por las administradoras de pensiones como pretexto para que transcurrido dicho tiempo, queden facultadas para desatender la custodia y destruir la documentación de sus afiliados, sin tener en consideración que de ello depende el acceso a las prestaciones del sistema pensional, las cuales son imprescriptibles; una cosa es que se obligue a conservar el documento físico y otra que en esta época de avances tecnológicos, no se utilicen otros medios alternativos para su custodia y fidelidad, como fotos, microfilminas, videos, etc.
La H. Corte Constitucional en la Sentencia T – 470 de 2019, indicó que los empleadores y administradoras de pensiones deben conservar indefinidamente la información laboral de los trabajadores para que puedan disfrutar sus derechos; veamos: “…Si bien en las disposiciones mencionadas no está determinado un tiempo durante el cual debe ser preservada la información laboral de los empleados, una interpretación coherente con la protección especial del trabajo señalada en el artículo 25 de la Constitución, así como los derechos que se desprenden de la información contenida en los certificados laborales supone que el deber del empleador es de carácter indefinido.
Ello debido a que resulta desproporcionado trasladar al trabajador la omisión del legislador, impidiéndole el disfrute de otros de sus derechos fundamentales. Justamente, este Tribunal ha considerado que la obligación del empleador de conservar los soportes de la relación laboral “debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida”.
(…) 3.5 Ahora bien, la obligación de conservación de la información laboral también se predica respecto de las entidades administradoras de los fondos de pensiones, a quienes les corresponde un deber de protección y diligencia. Ello con el objeto de que los datos consignados sean completos y veraces, y reflejen el “verdadero esfuerzo económico que realizó el potencial beneficiario de la pensión en aras de la satisfacción de las condiciones legales para acceder a ella”.
Este Tribunal ha considerado que no es admisible que esas entidades trasladen a sus afiliados las consecuencias negativas del deficiente manejo de la información. Por ende, en caso de que inexactitudes en la historia laboral, advertidas por la entidad administradora de pensiones o por el propio afiliado, es su deber “desplegar las actuaciones pertinentes que conduzcan a la corrección de cualquier información errónea o inexacta, pues de lo contrario se vulneraría el derecho al habeas data al Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral Radicado: 050013105002202300031 01 Demandantes: Alba Lucía Echeverri de Cadavid, Rodrigo de Jesús Cadavid Demandado: Porvenir S.A. 8 negarle al titular del derecho la posibilidad de que dichos datos sean corregidos o complementados”.
(Negrillas y subrayas fuera de texto). En Sentencia T – 409 de 2024, la Alta Corporación, reiteró que tanto el empleador como las administradoras de pensiones tienen el deber de velar por la correcta custodia de la información laboral; al referirse al artículo 60 del Código de Comercio conforme al cual los archivos deben guardarse por diez años, indicó que no es fácil equipararlo a los registros de un trabajador, cuya ausencia puede implicar la no materialización del derecho fundamental a la seguridad social; veamos los apartes pertinentes: “…Del mismo modo, la Corte ha advertido que la información de orden laboral puede ser fundamental por cuanto tiene una relación inescindible con el derecho a la seguridad social.
En efecto, la eventual pérdida de documentación por parte de los empleadores, puede derivar en el desconocimiento del derecho a la seguridad social, específicamente cuando por dicha pérdida no sea posible reconocer ni pagar una pensión a una persona que la requiere. Este deber de custodia de la información laboral recae sobre todo tipo de empleador, independientemente de su naturaleza jurídica.
También recae sobre las administradoras de pensiones que, en concreto, deben salvaguardar la información que esté consignada en la historia laboral de los afiliados. (…) 62. Ahora bien, el tiempo durante el cual deberán conservarse los archivos laborales no es muy claro, y ello ha sido reconocido por la Corte Constitucional.
En materia laboral, la Corte ha recordado que el Ministerio del Trabajo propuso una interpretación analógica con lo dispuesto en el artículo 60 del Código de Comercio. Allí se dice que los archivos contables deben guardarse y custodiarse por 10 años. Sin embargo, esa interpretación analógica no es tan sencilla de hacer. En efecto, no es fácil equiparar un papel contable con los registros laborales de un trabajador.
Esto porque, como se ha visto, la ausencia de dichos registros laborales puede implicar la no materialización del derecho fundamental a la seguridad social de una persona. Precisamente teniendo en cuenta esto último, la Corte ha sostenido que “(…) sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida”.
(…) 67. En consecuencia, la Corte ha concluido que en la actualidad “(…) es indiscutible que hay una obligación, tanto en el empleador como en las administradoras de pensiones, de velar por la correcta custodia, almacenamiento y disposición de los medios documentales que contengan información relevante sobre la trayectoria laboral de una persona, sea en el sector público o privado”.
Igualmente, según la Corte Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral Radicado: 050013105002202300031 01 Demandantes: Alba Lucía Echeverri de Cadavid, Rodrigo de Jesús Cadavid Demandado: Porvenir S.A. 9 Constitucional, es trascendental que “(…) la información laboral contenida en los archivos sea veraz, cierta, clara, precisa y completa “a fin de que, de un lado, el trabajador pueda reclamar los derechos que le asisten, y, del otro, se protejan en su integridad los demás derechos fundamentales de los que son titulares”.
(Negrillas y Subrayas de la Sala). En cuanto a lo mencionado por la apelante respecto a que con la respuesta a la demanda se anexó prueba de haberse realizado el pago; lo que se advierte es que en el último comunicado dirigido a los peticionarios, se inserta el siguiente cuadro que aparentemente contiene los datos de la cuenta y movimientos de la cuenta del causante: Lo que parece ser una captura de pantalla de la base de datos de la demandada, no puede ser tomado como prueba del pago de la devolución de saldos – aunque así se registre en la última fila-; ello por cuanto refleja una información de la cual no se conocen las condiciones o los soportes con los cuales se asentó; en otras palabras, sin una constancia de pago o consignación de los dineros a favor de los señores Alba Lucía Echeverri de Cadavid y Rodrigo de Jesús Cadavid, tal cuadro carece de eficacia probatoria para demostrar dicha circunstancia, pues es sabido que las partes tienen prohibido fabricar sus propias pruebas.
Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral Radicado: 050013105002202300031 01 Demandantes: Alba Lucía Echeverri de Cadavid, Rodrigo de Jesús Cadavid Demandado: Porvenir S.A. 10 Así las cosas, dado que Porvenir S.A. no acreditó que en algún momento hubiese pagado la devolución de saldos y que la justificación para relevarse de esta carga probatoria es inadmisible, esta Sala de Decisión Laboral confirmará la Sentencia de Primera Instancia. COSTAS: Se condenará en Costas en esta Segunda Instancia a cargo de Porvenir S.A., al no haber prosperado el recurso de Apelación formulado, fijándose las agencias en derecho en cuantía equivalente un (1) salario mínimo legal mensual vigente ($1.423.500) para cada uno de los demandantes; de conformidad con lo establecido en los artículos 365 y 366 del Código General del Proceso y el Acuerdo 10554 del 5 de agosto de 2016 expedido por el Consejo Superior de la Judicatura.
DECISIÓN: En mérito de lo expuesto, EL TRIBUNAL SUPERIOR DE MEDELLÍN, SALA CUARTA DE DECISIÓN LABORAL, administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por Autoridad de la Ley,
RESUELVE
PRIMERO: Se CONFIRMA la Sentencia de Primera Instancia, de la fecha y procedencia conocidas, que por vía de Apelación se revisa; lo anterior, de conformidad con lo explicado en la parte considerativa de esta Sentencia. Tribunal Superior de Medellín, Sala Laboral Radicado: 050013105002202300031 01 Demandantes: Alba Lucía Echeverri de Cadavid, Rodrigo de Jesús Cadavid Demandado: Porvenir S.A. 11 SEGUNDO: Se CONDENA en Costas en esta Segunda Instancia a cargo de PORVENIR S.A., fijándose las agencias en derecho en cuantía equivalente un (1) salario mínimo legal mensual vigente ($1.423.500) para cada uno de los demandantes ALBA LUCÍA ECHEVERRI DE CADAVID y RODRIGO DE JESÚS CADAVID; según lo indicado en la parte motiva.
TERCERO: Lo resuelto se notifica mediante EDICTO, por el término de un (1) día; se ordena devolver el proceso al Despacho de origen. En constancia se firma por quienes en ella intervinieron.