TEMA: INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE DIGITAL- el Consejo Superior de la Judicatura bajo algunas disposiciones normativas (Ley 270 de 1996, Ley 527 de 1999, Ley 594 de 2000, Ley 1273 de 2009, Ley 1437 de 2011, Ley 1564 de 2012) creó a través del Acuerdo PCSJA20- 11567 de 2020 el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», en el cual estableció los parámetros y estándares dirigidos a los funcionarios y empleados de los despachos judiciales, para la gestión y tratamiento de los documentos y expedientes híbridos y electrónicos, con el fin de contribuir con su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad./ HECHOS: Sergio Alberto Cardona Vallejo, por medio de apoderado, solicitó la salvaguarda de su derecho fundamental a la petición, el cual adujo amenazado por parte del fondo pensional ante la falta de contestación de la petición presentada el 10 de agosto de 2023.
El Juzgado Segundo Civil del Circuito de Oralidad de Medellín, emitió fallo de primera instancia el 2 de octubre de 20233 tutelando las pretensiones esgrimidas. Interpuesta y concedida la impugnación, la orden de envío al tribunal se cumplió el 13 de octubre de 2023. TESIS: (…) Según los artículos 21 y 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, se dispuso el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», el cual indica la forma en la que debe hacerse el procedimiento de incorporación de memoriales a los procesos tramitados en forma virtual.
(…) Es decir, mediante la normatividad anterior se desarrolló lo previsto en el artículo 4 del Decreto 806 de 2020 (vigente para la fecha del citado acuerdo y hoy incorporado en la Ley 2213 de 2022) relativo a la gestión y formación de expedientes digitales. Luego, el Protocolo vino a completar lo previsto en el artículo 122 de la actual codificación procesal, en lo relativo a la forma de incorporar un memorial al proceso en forma digital.
(…)La ejecución de todos los pasos precedentes garantiza la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad del expediente (artículo 28 del Acuerdo PCSJA20-11567), punto de especial importancia cuando el proceso debe ser estudiado en otra instancia, como aquí sucede, en la que debe realizarse un examen integral a efectos de determinar si la actuación se surtió en la forma prevista por el legislador.
M.P: NATTAN NISIMBLAT MURILLO FECHA: 14/11/2023 PROVIDENCIA: AUTO “Al servicio de la Justicia y de la Paz Social” Radicado Nro. 05001310300220230035601 REPÚBLICA DE COLOMBIA RAMA JUDICIAL DEL PODER PÚBLICO TRIBUNAL SUPERIOR DE DISTRITO JUDICIAL DE MEDELLÍN SALA TERCERA CIVIL DE DECISIÓN Magistrado ponente NATTAN NISIMBLAT MURILLO Medellín, catorce (14) de noviembre de dos mil veintitrés (2023) Proceso: Acción de Tutela Radicado: 05001310300220230035601 Accionante: Sergio Alberto Cardona Vallejo Accionados: Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) Tema: Integración del expediente digital: el Consejo Superior de la Judicatura bajo algunas disposiciones normativas (Ley 270 de 1996, Ley 527 de 1999, Ley 594 de 2000, Ley 1273 de 2009, Ley 1437 de 2011, Ley 1564 de 2012) creó a través del Acuerdo PCSJA20- 11567 de 2020 el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», en el cual estableció los parámetros y estándares dirigidos a los funcionarios y empleados de los despachos judiciales, para la gestión y tratamiento de los documentos y expedientes híbridos y electrónicos, con el fin de contribuir con su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
Decisión: Devolver expediente de tutela por falta de diligenciamiento del índice electrónico. ASUNTO POR RESOLVER Correspondería resolver la impugnación del fallo proferido el 2 de octubre de 2023 por el Juzgado Segundo Civil del Circuito de Oralidad de Medellín,1 dentro de la acción de tutela instaurada por Sergio Alberto Cardona Vallejo en contra de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones); sin embargo, se encontraron defectos de tipo procedimental que impiden su adecuado trámite. 1 Expediente digital disponible en 05001-31-03-002-2023-00356-01.
Radicado Nro. 05001310300220230035601 ANTECEDENTES 1. Sergio Alberto Cardona Vallejo, por medio de apoderado,2 solicitó la salvaguarda de su derecho fundamental a la petición, el cual adujo amenazado por parte del fondo pensional ante la falta de contestación de la petición presentada el 10 de agosto de 2023. 2. El Juzgado Segundo Civil del Circuito de Oralidad de Medellín, emitió fallo de primera instancia el 2 de octubre de 20233 tutelando las pretensiones esgrimidas. 3.
Interpuesta4 y concedida la impugnación,5 la orden de envío a esta colegiatura se cumplió el 13 de octubre de 2023.6 CONSIDERACIONES 4. Según los artículos 21 y 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, se dispuso el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», el cual indica la forma en la que debe hacerse el procedimiento de incorporación de memoriales a los procesos tramitados en forma virtual. 5.
Es decir, mediante la normatividad anterior se desarrolló lo previsto en el artículo 4 del Decreto 806 de 2020 (vigente para la fecha del citado acuerdo y hoy incorporado en la Ley 2213 de 2022) relativo a la gestión y formación de expedientes digitales. Luego, el Protocolo vino a completar lo previsto en el artículo 122 de la actual codificación procesal, en lo relativo a la forma de incorporar un memorial al proceso en forma digital. 6.
La forma de realizar la incorporación según el referido Protocolo consta de: a) recibir el correo y los anexos (7.1.1 del Protocolo) […]; b) guardar en formato PDF 2 Expediente digital, archivo 01PrimeraInstancia/archivo 02.2023.00356EscritoTutela.PDF. 3 Expediente digital, carpeta 02SegundaInstancia Archivo 06.2023.00356SentenciaTutela16Paginas.pdf. 4 Expediente digital, carpeta 02SegundaInstancia Archivo 08.2023.00356EscritoImpugnacionColpensiones.pdf. 5 Expediente digital, carpeta 02SegundaInstancia Archivo 11.2023.00330ConcedeImpugnacion.pdf. 6 Expediente digital, carpeta 02SegundaInstancia Archivo 12.2023.00356RemisionExpedienteTribunal.pdf.
Radicado Nro. 05001310300220230035601 el archivo del correo y los anexos en los formatos estándar designados (7.1.1 del Protocolo) […]; c) nombrar los archivos guardados según el sistema de identificación prescrito (7.3. del Protocolo) […]; d) incluir los documentos en el repositorio designado por el Consejo Superior de la Judicatura (actualmente OneDrive, SharePoint, Azure) (7.5. del Protocolo) […]; y e) diligenciar los metadatos de los documentos incorporados en el expediente digital en el índice electrónico o «archivo 00» (7.4. del Protocolo). 7.
Tratándose de los lineamientos para la gestión de documentos electrónicos y conformación del expediente y, precisamente, ahondando en la recepción de documentos pueden existir dos variantes: a) los anexos masivos que se reciben a raíz de un memorial o comunicación que están compuestos por un alto volumen de documentos, deben agruparse en una única carpeta electrónica (7.1.1.1. del Protocolo) […]; y, b) sobre los archivos electrónicos en carpetas comprimidas, es necesario descomprimirlas para incorporarlas como archivos individuales al expediente electrónico y de esa manera garantizar la disponibilidad y el acceso a lo largo del tiempo (7.1.1.3. del Protocolo). 8.
Sobre la Identificación (7.3 del Protocolo) de las carpetas y documentos electrónicos el protocolo dicta: a) una longitud máxima de 40 caracteres para el nombre del archivo […]; b) no incluir guiones ni espacios […]; c) Utilizar caracteres alfanuméricos, no utilizar caracteres especiales […]; d) Usar mayúscula inicial. Si el nombre es compuesto, usar mayúscula al inicio de cada palabra […]; e) Evitar el uso de pronombres, preposiciones y abreviaturas […]; f) Si el nombre contiene un número y éste es un solo dígito, debe ser antecedido por el 0 […]; y, g) Si el nombre contiene una fecha, se debe usar el formato AAAAMMDD, en donde AAAA son los dígitos del año, MM los dígitos del mes, y DD los dígitos del día […]. 9.
La ejecución de todos los pasos precedentes garantiza la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad del expediente (artículo 28 del Acuerdo PCSJA20-11567), punto de especial importancia cuando el proceso debe ser estudiado en otra instancia, como aquí sucede, en la que debe realizarse un examen integral a efectos de determinar si la actuación se surtió en la forma prevista por el legislador.
Radicado Nro. 05001310300220230035601 10. En este caso, se evidenció que el Juzgado Segundo Civil del Circuito de Oralidad de Medellín: a) no diligenció el índice electrónico […]; b) al revisar el correo electrónico de reparto a este despacho, el cual contiene el enlace original al expediente se percibe que el índice electrónico nunca fue elaborado […]; y, c) el expediente digital está compuesto por tres archivos comprimidos: 05.2023.00356RespuestaColpensiones.zip, 08.2023.00356EscritoImpugnacionColpensiones.zip, y 09.2023.00356AlcanceEscritoImpugnacionColpensiones.zip 11.
No es posible verificar la integridad y unicidad del expediente ni asociar los múltiples documentos creados, con las actuaciones ejecutadas en la primera instancia, labor esencial para resolver la impugnación en este despacho. 12. En tal virtud, se dispondrá la devolución del expediente al juzgado de primer grado, para que ejecute las labores omitidas en esta decisión o incorpore la información faltante, de conformidad con lo reglado en el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente».
DECISIÓN En mérito de lo expuesto, el magistrado del Tribunal Superior de Distrito Judicial de Medellín, Sala Tercera de Decisión Civil, administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la ley,
RESUELVE
PRIMERO: DEVOLVER este expediente tutelar al Juzgado Segundo Civil del Circuito de Oralidad de Medellín, a fin de que lo adecúe conforme con lo dispuesto en el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6, en específico: a) diligenciando en su totalidad el índice electrónico […]; b) proceda de conformidad sobre el nombramiento de los archivos que componen el expediente digital y, c) acate lo concerniente a los anexos masivos y archivos electrónicos en carpetas comprimidas.
Radicado Nro. 05001310300220230035601 SEGUNDO: REGISTRAR el egreso del pleito en los sistemas de información correspondientes, por lo cual, una vez saneado el defecto encontrado en esta decisión, procederá con la realización de un nuevo reparto por adjudicación en los términos del numeral 5, artículo 7 del Acuerdo 1472 de 2002 del Consejo Superior de la Judicatura.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE NATTAN NISIMBLAT MURILLO Magistrado M.B.P. Firmado Por: Nattan Nisimblat Murillo Magistrado Sala 010 Civil Tribunal Superior De Medellin - Antioquia Este documento fue generado con firma electrónica y cuenta con plena validez jurídica, conforme a lo dispuesto en la Ley 527/99 y el decreto reglamentario 2364/12 Código de verificación: 41d215df5118eaf81b5e03043d676b2e2f039d91524d213a6819007aa11b9a50 Documento generado en 14/11/2023 08:54:27 AM Descargue el archivo y valide éste documento electrónico en la siguiente URL: https://procesojudicial.ramajudicial.gov.co/FirmaElectronica