TEMA: DEBIDA CONFORMACIÓN Y DISPONIBILIDAD DEL EXPEDIENTE - la falta de acceso al plenario cuando este es electrónico, configura un evento de interrupción del proceso, el cual, mientras persista, deriva en la causal 3 de nulidad contemplada en el artículo 133 de la codificación procesal. / PROTOCOLO PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, DIGITALIZACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE – determina los lineamientos del inferior jerárquico, para hacer la incorporación de los mensajes de datos, organizar el plenario en forma adecuada, verificar, garantizar y certificar la integridad de las actuaciones y hacer el diligenciamiento del Índice Electrónico.
HECHOS: se admitió la apelación propuesta por la parte demandante, respecto de la sentencia de 22 de febrero de 2023 que emitiera el Juzgado 20 Civil del Circuito de Oralidad de Medellín. No obstante, al examinar el expediente digital remitido se evidencia que este fue indebidamente integrado, situación que genera la invalidez de la actuación surtida.
TESIS: (…) con el paso del formato físico al digital en el manejo de procesos al examen preliminar tradicional contemplado en el artículo 325 del C.G.P., fue necesario adicionar el análisis de la debida conformación y disponibilidad del expediente, atendiendo a lo expuesto por la Corte Suprema de Justicia, quien dictaminó que la falta de acceso al plenario cuando este es electrónico, configura un evento de interrupción del proceso, el cual, mientras persista, deriva en la causal 3 de nulidad contemplada en el artículo 133 de la codificación procesal.
En este caso se encontró que el expediente fue remitido en forma incompleta por defectos en su conformación. Según indica el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», contenido en los artículos 21 y 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, la correcta formación y archivo de los procesos gestionados electrónicamente requiere el seguimiento estricto de un conjunto de pasos que aseguren su integridad, fiabilidad y autenticidad.
(…). Entonces, al analizar el plenario, se evidencian dos errores insalvables: el primero, expediente incompleto, y el segundo, índice del cuaderno 1 mal diligenciado y falta de índices general del expediente y de los cuadernos 2 y 3. (…). Como no es posible hacer el estudio de la correlación entre todos los documentos que componen el expediente, en atención a que este se encuentra bajo custodia del Juzgado, y no es posible para el Tribunal recomponer el expediente, se debe considerar interrumpido el proceso por la indisponibilidad parcial de las actuaciones y, por ende, no se puede continuar con el trámite de la presente apelación. Lo anterior, puesto que el inferior funcional tiene la responsabilidad de hacer la incorporación de los mensajes de datos, organizar el plenario en forma adecuada, verificar, garantizar y certificar la integridad de las actuaciones y hacer el diligenciamiento del Índice Electrónico, actos que no fueron realizados atendiendo a los lineamientos sobre integridad y conformación contenidos en el Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente, que regulan el artículo 21 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura.
En consecuencia, (…) se configuran la causal 3 de nulidad del artículo 133 numeral 3 del C.G.P., por haber ocurrido con posterioridad al evento de interrupción de estar incompleto el expediente electrónico. Situación que impone la invalidación de todo lo actuado en esta instancia. (…). M.P. NATTAN NISIMBLAT MURILLO FECHA: 15/11/2023 PROVIDENCIA: AUTO “Al servicio de la Justicia y de la Paz Social” Radicado Nro. 05001310302020210021001 REPÚBLICA DE COLOMBIA RAMA JUDICIAL DEL PODER PÚBLICO TRIBUNAL SUPERIOR DE DISTRITO JUDICIAL DE MEDELLÍN SALA CIVIL DE DECISIÓN Magistrado sustanciador: NATTAN NISIMBLAT MURILLO Medellín, quince (15) de noviembre de dos mil veintitrés (2023) Proceso: Declarativo Radicado: 05001310302020210021001 Parte demandante: Luz Lía Lopera Cardona, Jaime de Jesús García Jiménez, Jaime Alberto García Lopera y Camilo García Lopera.
Parte demandada: Promotora Médica Las Américas S.A. -Clínica Las Américas-, Axa Colpatria Medicina Prepagada S.A. y Manuela Gómez Puerta. Tema: Requisitos de admisibilidad del recurso de apelación de sentencias. Decisión: Declara nulidad auto que admitió recurso de apelación ASUNTO POR RESOLVER Sería del caso que el Tribunal diera impulso procesal al recurso de apelación admitido el 8 de marzo de 2023, de no ser este abiertamente ilegal, como se pasa a reseñar.
ANTECEDENTES 1. En decisión de 8 de marzo de 2023,1 se admitió la apelación propuesta por Luz Lía Lopera Cardona, Jaime de Jesús García Jiménez, Jaime Alberto García Lopera y Camilo García Lopera,2 respecto de la sentencia de 22 de febrero de 2023 que emitiera el Juzgado 20 Civil del Circuito de Oralidad de Medellín.3 2. No obstante, al examinar el expediente digital remitido se evidencia que este fue indebidamente integrado, situación que genera la invalidez de la actuación surtida. 1 Expediente digital disponible en: 05001-31-03-020-2021-00210-01,, carpeta 02SegundaInstancia, archivo 02AutoAdmite.pdf. 2 Expediente digital, carpeta 01PrimeraInstancia, archivo 50Audiencia22febrero23Sentencia.mp4, minutos 22:40 - 28:03, y archivo 52Reparos de apelación.pdf. 3 Expediente digital, carpeta 01PrimeraInstancia/Cuaderno #1 Principal, archivo 14SentenciaSegurosGRUPO VIDA DEUDORES SEGUNDA VERSION (3).pdf.
Radicado Nro. 05001310302020210021001 CONSIDERACIONES 3. Conforme ha dispuesto este despacho, con el paso del formato físico al digital en el manejo de procesos al examen preliminar tradicional contemplado en el artículo 325 del C.G.P., fue necesario adicionar el análisis de la debida conformación y disponibilidad del expediente,4 atendiendo a lo expuesto por la Corte Suprema de Justicia, quien dictaminó que la falta de acceso al plenario cuando este es electrónico, configura un evento de interrupción del proceso, el cual, mientras persista, deriva en la causal 3 de nulidad contemplada en el artículo 133 de la codificación procesal.5 4.
En este caso se encontró que el expediente fue remitido en forma incompleta por defectos en su conformación. 5. Según indica el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», contenido en los artículos 21 y 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, la correcta formación y archivo de los procesos gestionados electrónicamente requiere el seguimiento estricto de un conjunto de pasos que aseguren su integridad, fiabilidad y autenticidad. 6.
En ese orden, se tiene que los pasos para introducir un documento al dosier son: a) recibir el mensaje de datos [ ]; b) guardar en formato PDF el archivo del correo; [ ]; c) nombrar el archivo guardado con una estructura estandarizada y simple según el sistema de identificación regulado por el Protocolo, [ ]; d) almacenar los documentos en alguno de los repositorios designados por el Consejo Superior de la Judicatura (actualmente OneDrive, SharePoint, Azure) [ ]; y e) diligenciar los metadatos de los documentos incorporados en el expediente digital en el índice electrónico o «archivo 00». 4 Tribunal Superior de Medellín. Autos de 11 y 26 de septiembre, y 30 de octubre de 2023, emitidos en los radicados 05001310300620210044802 y 05001310301520170004501, y 05001310300320130094101. 5 Corte Suprema de Justicia. Sala de Casación Civil (hoy Agraria y Rural).
Sentencia de 17 de febrero de 2022. Radicado 11001-02-03-000-2022-00380-00 (STC1678-2022). Radicado Nro. 05001310302020210021001 7. De los pasos anteriores, debe resaltarse que el archivo de la comunicación electrónica recibida es importante porque este «contiene la información de contexto del mensaje (asunto, dirección del destinatario/remitente, fecha y hora del mensaje, copias enviadas a otros destinatarios, archivos adjuntos)», información que es necesario incluir en el plenario por ser la que da cuenta de los «metadatos relevantes que contribuyen a garantizar los atributos del documento».
(7.1.1 del Protocolo). 8. También tiene relevancia el correcto nombramiento de los documentos, puesto que ello facilita la organización y consulta del plenario, tanto por las partes como por los demás revisores del expediente (7.3. del Protocolo). 9. Cuando los mensajes de datos tienen anexos, a estos documentos debe realizárseles un procedimiento similar al descrito en precedencia (6): a) Se descarga el anexo [ ]; b) Se comprueba si está en alguno de los formatos estándar definidos en el Protocolo, en caso de posible se convierte a uno de estos o se le informa al memorialista para que haga los ajustes pertinentes según el tipo de contenido; [ ]; y c) una vez el archivo está convertido o remitido a los formatos estándar, este se renombra, incluye en el repositorio escogido y se indiza en el «archivo 00». 10.
Como se puede ver, un punto trascendental en la incorporación de un documento a los expedientes digitales es el relativo a su empadronamiento en el índice electrónico, procedimiento que debe hacerse luego de su inclusión en el plenario, y que según las indicaciones del punto 7.4. del Protocolo, incluye el registro de cada archivo por: a) Nombre […]; b) Fecha de creación aquella en que el documento nació o fue recibido en por el juzgado […]; c) Fecha de incorporación, esto es en la que se incluyó el papel en el expediente […]; d) El orden que tiene al interior del proceso […]; e) El formato en el cual está codificado […]; f) El tamaño del archivo […]; g) El origen, esto es si es un documento electrónico o físico digitalizado […];, h) Las observaciones de cada archivo o carpeta[…]; e, i) El archivo índice debe ser firmado por el juez o la persona encargada por este para diligenciar este documento.
Radicado Nro. 05001310302020210021001 11. Esa certificación, que se emite por el inferior funcional, permite a cualquier persona que revise el proceso, en particular a las demás instancias en que este curse, establecer si las actuaciones efectivamente pertenecen al pleito, y si el trámite se surtió en la forma prevista por el legislador. 12.
La correcta ejecución de todos los pasos contemplados en el Protocolo, asegura la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y unicidad del expediente, al asociar las múltiples carpetas y documentos creados, con las actuaciones ejecutadas en la instancia, tal y como indica el artículo 28 del Acuerdo PCSJA20- 11567 del Consejo Superior de la Judicatura, y es fundamental en el trámite posterior del proceso, en particular en sede de apelación, donde debe realizarse un examen integral a efectos de determinar si la actuación se surtió en la forma prevista por el legislador. 13.
Al revisar el expediente remitido, se observa que una parte importante de los documentos adosados al plenario no contiene el mensaje de datos al cual fue anexado; así, por ejemplo, se desconoce cuándo se recibió en el correo del Juzgado 20 Civil del Circuito de Oralidad de Medellín las contestaciones a la demanda de Promotora Médica Las Américas S.A.,6 o la de Manuela Gómez Puerta,7 o el llamamiento en garantía a Chubb Seguros Colombia,8 y, en particular, el escrito de reparos adicionales a la sentencia.9 14.
La situación precedente no pudo ser salvada por la revisión del índice electrónico, por cuanto, según este documento, toda la papelería del proceso se creó e incorporó a este el 3 de enero de 2023, archivo que además no fue signado por el juez o la persona encargada por este para elaborar el índice.10 15. Sea el momento para recordar que cuando se hacen varios cuadernos para incluir actuaciones procesales, como la intervención excluyente (art. 63 inc. 2 C.G.P), el cobro de alimentos provisionales en el proceso de nulidad del matrimonio civil (art. 387 inc. 5 C.G.P), la acumulación de demandas en procesos ejecutivos 6 Expediente digital; carpeta 01PrimeraInstancia, archivo 19ContestacionLasAmericas01102021.pdf. 7 Expediente digital; carpeta 01PrimeraInstancia, archivo 20ContestacionManuela06102021.pdf. 8 Expediente digital; carpeta 01PrimeraInstancia/C2LlamamientoGarantia/, archivo 01LlamamientoGarantia.pdf. 9 Expediente digital; carpeta 01PrimeraInstancia, archivos 52Reparos de apelación.pdf 10 Expediente digital; carpeta 01PrimeraInstancia, archivo 00IndiceElectronicoCd22021-00210.xlsm.
Radicado Nro. 05001310302020210021001 (art. 463 núm. 3 C.G.P) o el trámite simultáneo de ausencia y muerte por desaparecimiento (585 C.G.P), -únicos casos en los que se admite cuaderno separado en vigencia de la Ley 1564 de 2012-, cada uno de ellos debe ser indizado de forma independiente y hacerse un índice general de todo el expediente en el cual se indiquen las carpetas que lo contienen.
(7.4.2. del Protocolo). Punto que tampoco se realizó en este asunto, en el cual se crearon dos carpetas para llamamientos en garantía. 16. Es que, al hacer el comparativo entre el derogado artículo 125 del Código de Procedimiento Civil11 y el vigente 122 del C.G.P.,12 se puede encontrar que la intención revelada del legislador era simplificar el manejo documental de los expedientes y propender por unificar las actuaciones en cada instancia, siendo las normas reseñadas en el anterior considerando rezagos de antiguas normas procesales y del manejo en papel de los expedientes. 17.
Dicha intención del legislador de simplificar la formación de los expedientes y tender a la unicidad dentro de estos, se acompasa con lo descrito en el punto 7.2.2. del Protocolo, en el cual se indica que la apertura de cuadernos separados debe estar acorde con las normas procesales reguladoras, reservando esa labor a las actuaciones ejecutadas por instancias diferentes y de acuerdo con la naturaleza de proceso que se adelante.
Lo cual tiene sentido, en tanto el diligenciamiento de cada cuaderno, su cierre y firma es competencia de cada dependencia judicial que tramita el expediente. (7.4.2. del Protocolo). 18. Entonces, al analizar el plenario, se evidencian dos errores insalvables: el primero, expediente incompleto, y el segundo, índice del cuaderno 1 mal diligenciado y falta de índices general del expediente y de los cuadernos 2 y 3. 11 De todo proceso se formará un expediente, dentro del cual irán en cuaderno separado la actuación de cada una de las instancias y el recurso de casación, de los incidentes, de los trámites especiales que sustituyan a éstos, del decreto y la práctica de las medidas cautelares, y de las pruebas practicadas a solicitud de cada parte sobre la cuestión principal.
Las actas de las audiencias en que se practiquen pruebas pedidas por ambas partes y las pruebas que el juez decrete de oficio, formarán otro cuaderno. 12 De cada proceso en curso se formará un expediente, en el que se insertará la demanda, su contestación, y los demás documentos que le correspondan. En él se tomará nota de los datos que identifiquen las grabaciones en que se registren las audiencias y diligencias.
En aquellos juzgados en los que se encuentre implementado el Plan de Justicia Digital, el expediente estará conformado íntegramente por mensajes de datos. Radicado Nro. 05001310302020210021001 19. En este caso, no se puede saber con certeza el momento en el cual el expediente dejó de estar accesible en su totalidad para las partes procesales, y en particular para esta colegiatura, ni su composición exacta, dado que en ningún momento anterior al presente auto se hizo el análisis de completitud del expediente. 20.
Puesto que la Secretaría de la Sala Especializada del Tribunal Superior no hace labor adicional al registro de la actuación del inferior funcional en una carpeta denominada 01PrimeraInstancia, el punto en el tiempo en el cual se estima ocurrió el evento de indisponibilidad del pleito, debe trazarse en el envío de las diligencias por parte del estrado de primer grado. 21.
Como no es posible hacer el estudio de la correlación entre todos los documentos que componen el expediente, en atención a que este se encuentra bajo custodia del Juzgado 20 Civil del Circuito de Oralidad de Medellín, y no es posible para el Tribunal recomponer el expediente, se debe considerar interrumpido el proceso por la indisponibilidad parcial de las actuaciones y, por ende, no se puede continuar con el trámite de la presente apelación. 22.
Lo anterior, puesto que el inferior funcional tiene la responsabilidad de hacer la incorporación de los mensajes de datos, organizar el plenario en forma adecuada, verificar, garantizar y certificar la integridad de las actuaciones y hacer el diligenciamiento del Índice Electrónico, actos que no fueron realizados atendiendo a los lineamientos sobre integridad y conformación contenidos en el Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente, que regulan el artículo 21 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura. 23.
En consecuencia, el auto de 8 de marzo de 2023 fue contrario en su integridad a las normas procesales, al haber omitido considerar los puntos atrás desarrollados, los cuales configuran la causal 3 de nulidad del artículo 133 numeral 3 del C.G.P., por haber ocurrido con posterioridad al evento de interrupción de estar incompleto el expediente electrónico.
Situación que impone la invalidación de todo lo actuado en esta instancia. Radicado Nro. 05001310302020210021001 24. En tal virtud, en atención a lo previsto en el artículo 132 del C.G.P., es esta la oportunidad para sanear el proceso, por lo que se dispondrá la devolución del expediente al Juzgado 20 Civil del Circuito de Oralidad de Medellín para que reajuste el expediente integrándolo de forma completa, o reconstruyéndolo según corresponda, y luego de ello identifique las actuaciones en el Índice Electrónico o «archivo 00» en los términos expuestos. 25.
El evento de nulidad a declarar no afecta a las actuaciones surtidas en esta instancia, y por ello, una vez finalizada la correcta integración del plenario, se deberá remitir para tramitar y definir de fondo la apelación presentada por Luz Lía Lopera Cardona, Jaime de Jesús García Jiménez, Jaime Alberto García Lopera y Camilo García Lopera, sobre la cual hay certeza cuenta con reparos orales formulados en tiempo.
En mérito de lo expuesto, el magistrado del Tribunal Superior de Distrito Judicial de Medellín, Sala de Decisión Civil, RESUELVE:
PRIMERO: DECLARAR LA NULIDAD del trámite adelantado en la segunda instancia a partir del auto de 8 de marzo de 2023, con las salvedades hechas en el considerando 23 de esta determinación.
SEGUNDO: DEVOLVER el presente proceso al Juzgado 20 Civil del Circuito de Oralidad de Medellín, para que: haga: a) la comprobación de integridad del expediente, verificando que estén incluidas todas las actuaciones físicas y/o digitales realizadas en forma física o digital y b) adecúe el proceso a lo previsto en el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, integrando la totalidad de actuaciones al repositorio digital y al índice electrónico, tal y como se motivó, o haciendo las diligencias de que trata el artículo 126 del Código General del Proceso, de ser el caso.
TERCERO: NOTIFICAR la presente decisión en la forma descrita en el artículo 9 de la Ley 2213 de 2022 y REGISTRAR el egreso del pleito en los sistemas de información correspondientes, por lo cual una vez saneado el defecto encontrado en esta decisión, procederá la realización de un nuevo reparto por adjudicación en Radicado Nro. 05001310302020210021001 los términos del artículo 7 numeral 5 del Acuerdo 1472 de 2002 y el art. 10 del Acuerdo PCSJA17-10715 del Consejo Superior de la Judicatura.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE, NATTAN NISIMBLAT MURILLO Magistrado DAPM Firmado Por: Nattan Nisimblat Murillo Magistrado Sala 010 Civil Tribunal Superior De Medellin - Antioquia Este documento fue generado con firma electrónica y cuenta con plena validez jurídica, conforme a lo dispuesto en la Ley 527/99 y el decreto reglamentario 2364/12 Código de verificación: 338e5550eb2ce71d1d5ee50b796edd982b0b1553968cecc537f51352c3579bed Documento generado en 15/11/2023 05:06:05 PM Descargue el archivo y valide éste documento electrónico en la siguiente URL: https://procesojudicial.ramajudicial.gov.co/FirmaElectronica