TEMA: NULIDAD DE LA ACTUACIÓN - La falta de acceso al expediente, cuando este es electrónico, configura un evento de interrupción del proceso, el cual, mientras persista, deriva en la causal 3 de nulidad contemplada en el artículo 133 de la codificación procesal.
HECHOS: En decisión de 18 de abril de 2023, se admitió la apelación que se registró presentada por ambos extremos procesales, respecto de la sentencia de 15 de marzo de 2023 que emitiera el A quo. No obstante, al examinar el expediente digital remitido se evidencia que este fue indebidamente integrado, situación que genera la invalidez de la actuación surtida.
TESIS: (…) con el paso del formato físico al digital en el manejo de procesos al examen preliminar tradicional contemplado en el artículo 325 del C.G.P., fue necesario adicionar el análisis de la debida conformación y disponibilidad del expediente, atendiendo a lo expuesto por la Corte Suprema de Justicia, quien dictaminó que la falta de acceso al plenario cuando este es electrónico, configura un evento de interrupción del proceso, el cual, mientras persista, deriva en la causal 3 de nulidad contemplada en el artículo 133 de la codificación procesal.(…) Según indica el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», contenido en los artículos 21 y 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, la correcta formación y archivo de los procesos gestionados electrónicamente requiere el seguimiento estricto de un conjunto de pasos que aseguren su integridad, fiabilidad y autenticidad.(…) debe resaltarse que el archivo de la comunicación electrónica recibida es importante porque este «contiene la información de contexto del mensaje (asunto, dirección del destinatario/remitente, fecha y hora del mensaje, copias enviadas a otros destinatarios, archivos adjuntos)», información que es necesario incluir en el plenario por ser la que da cuenta de los «metadatos relevantes que contribuyen a garantizar los atributos del documento».
(7.1.1 del Protocolo). También tiene relevancia el correcto nombramiento de los documentos, puesto que ello facilita la organización y consulta del plenario, tanto por las partes como por los demás revisores del expediente. (…) El archivo digital contentivo de la audiencia debe surtir el mismo proceso de alistamiento e incorporación descrito (…).
En ese sentido, si bien el enlazamiento a repositorios centralizados puede servir de sustituto para la copia temporal que debe llevar el estrado de instancia, no suple la obligación de dejar una copia de la diligencia en el expediente, en la forma dispuesta en el Protocolo. (…) Como se puede ver, un paso trascendental para la correcta incorporación de un documento o una audiencia al expediente digital de un proceso es el relativo a su empadronamiento en el índice electrónico, procedimiento que debe hacerse luego de su inclusión en el plenario(…) la conformación del expediente, la construcción de cada cuaderno, su cierre y el diligenciamiento y firma del índice electrónico es competencia de cada dependencia judicial que tramita el expediente.
(7.2.2. y 7.4.2. del Protocolo), el yerro evidenciado no puede ser saneado por la Secretaría de la Sala o por el Tribunal, ni el pleito recompuesto en esta instancia. En ese sentido, dado que el evento de indisponibilidad del pleito ocurrió durante el trámite de primera instancia, en donde no se atendieron los lineamientos sobre integridad y conformación contenidos en el Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente, que regulan el artículo 21 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, el pleito se debe considerar interrumpido por esa causa y ello impide continuar con el trámite de la presente apelación. (…) Situación que impone la invalidación de todo lo actuado en esta instancia. MP.
NATTAN NISIMBLAT MURILLO FECHA: 17/11/2023 PROVIDENCIA: AUTO “Al servicio de la Justicia y de la Paz Social” Radicado Nro. 05360310300220200014101 REPÚBLICA DE COLOMBIA RAMA JUDICIAL DEL PODER PÚBLICO TRIBUNAL SUPERIOR DE DISTRITO JUDICIAL DE MEDELLÍN SALA CIVIL DE DECISIÓN Magistrado sustanciador: NATTAN NISIMBLAT MURILLO Medellín, diecisiete (17) de noviembre de dos mil veintitrés (2023) Proceso: Declarativo Radicado: 05360310300220200014101 Parte demandante: Diego Leon Gallo Gallón Parte demandada: Herederos determinados e indeterminados de María De Los Ángeles Gallón De Gallo, y personas indeterminadas.
Tema: La falta de acceso al expediente, cuando este es electrónico, configura un evento de interrupción del proceso, el cual, mientras persista, deriva en la causal 3 de nulidad contemplada en el artículo 133 de la codificación procesal. Aplicación de regla jurisprudencial. Decisión: Declara nulidad auto que admitió recurso de apelación ASUNTO POR RESOLVER Sería del caso que el Tribunal diera impulso procesal al recurso de apelación admitido el 18 de abril de 2023, de no ser este abiertamente ilegal, como se pasa a reseñar.
ANTECEDENTES 1. En decisión de 18 de abril de 2023,1 la Sala admitió la apelación que se registró presentada por ambos extremos procesales, respecto de la sentencia de 15 de marzo de 2023 que emitiera el Juzgado 2 Civil del Circuito de Oralidad de Itagüí.2 2. No obstante, al examinar el expediente digital remitido se evidencia que este fue indebidamente integrado, situación que genera la invalidez de la actuación surtida. 1 Expediente digital disponible en: 05360-31-03-002-2020-00141-01, carpeta 02SegundaInstancia, archivo 10AutoAdmite.pdf. 2 Expediente digital, carpeta 01PrimeraInstancia/C01Principal/, archivo 80ActaAudienciaInstrucción2020- 00141SentenciaN°007.pdf.
Radicado Nro. 05360310300220200014101 CONSIDERACIONES 3. Conforme ha dispuesto este despacho, con el paso del formato físico al digital en el manejo de procesos al examen preliminar tradicional contemplado en el artículo 325 del C.G.P., fue necesario adicionar el análisis de la debida conformación y disponibilidad del expediente,3 atendiendo a lo expuesto por la Corte Suprema de Justicia, quien dictaminó que la falta de acceso al plenario cuando este es electrónico, configura un evento de interrupción del proceso, el cual, mientras persista, deriva en la causal 3 de nulidad contemplada en el artículo 133 de la codificación procesal.4 4.
En este caso, se encontró que el expediente fue remitido en forma incompleta e integrado de forma incorrecta. 5. Según indica el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», contenido en los artículos 21 y 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, la correcta formación y archivo de los procesos gestionados electrónicamente requiere el seguimiento estricto de un conjunto de pasos que aseguren su integridad, fiabilidad y autenticidad. 6.
Conforme a la regulación citada los pasos para introducir un documento al dosier son: a) recibir el mensaje de datos [ ]; b) guardar en formato PDF el archivo del correo; [ ]; c) nombrar el archivo guardado con una estructura estandarizada y simple según el sistema de identificación regulado por el Protocolo, [ ]; d) almacenar el archivo en el expediente, el cual debe estar en alguno de los repositorios designados por el Consejo Superior de la Judicatura (actualmente OneDrive, SharePoint, Azure) [ ]; y e) diligenciar los metadatos de los documentos incorporados en el expediente digital en el índice electrónico o «archivo 00». 3 Tribunal Superior de Medellín. Autos de 11 y 26 de septiembre, y 30 de octubre de 2023, emitidos en los radicados 05001310300620210044802 y 05001310301520170004501, y 05001310300320130094101. 4 Corte Suprema de Justicia. Sala de Casación Civil (hoy Agraria y Rural).
Sentencia de 17 de febrero de 2022. Radicado 11001-02-03-000-2022-00380-00 (STC1678-2022). Radicado Nro. 05360310300220200014101 7. De los pasos anteriores, debe resaltarse que el archivo de la comunicación electrónica recibida es importante porque este «contiene la información de contexto del mensaje (asunto, dirección del destinatario/remitente, fecha y hora del mensaje, copias enviadas a otros destinatarios, archivos adjuntos)», información que es necesario incluir en el plenario por ser la que da cuenta de los «metadatos relevantes que contribuyen a garantizar los atributos del documento».
(7.1.1 del Protocolo). 8. También tiene relevancia el correcto nombramiento de los documentos, puesto que ello facilita la organización y consulta del plenario, tanto por las partes como por los demás revisores del expediente (7.3. del Protocolo). 9. En el evento de que los mensajes de datos tengan anexos, a estos documentos debe realizárseles un procedimiento similar al descrito en precedencia (6): a) Se descarga el anexo [ ]; b) Se comprueba si está en alguno de los formatos estándar definidos en el Protocolo, en caso de posible se convierte a uno de estos o se le informa al memorialista para que haga los ajustes pertinentes según el tipo de contenido; [ ]; y c) una vez el archivo está convertido o remitido a los formatos estándar, este se renombra, incluye en el expediente dentro del repositorio escogido y se indiza en el «archivo 00». 10.
Cuando se practican audiencias, los puntos 7.1.1., 7.2., y 7.4.2. del Protocolo, que desarrollan para el expediente digital lo previsto en el artículo 107 del C.G.P., expresan que de toda diligencia debe quedar una copia permanente en el expediente y otra temporal en el archivo del juzgado. 11. El archivo digital contentivo de la audiencia debe surtir el mismo proceso de alistamiento e incorporación descrito en los puntos 6 y 9 de este auto.
En ese sentido, si bien el enlazamiento a repositorios centralizados puede servir de sustituto para la copia temporal que debe llevar el estrado de instancia, no suple la obligación de dejar una copia de la diligencia en el expediente, en la forma dispuesta en el Protocolo. 12. Como se puede ver, un paso trascendental para la correcta incorporación de un documento o una audiencia al expediente digital de un proceso es el relativo a su Radicado Nro. 05360310300220200014101 empadronamiento en el índice electrónico, procedimiento que debe hacerse luego de su inclusión en el plenario, y que según las indicaciones del punto 7.4. del Protocolo, incluye el registro de cada archivo por: a) Nombre […]; b) Fecha de creación aquella en que el documento nació o fue recibido en por el juzgado […]; c) Fecha de incorporación, esto es en la que se incluyó el papel en el expediente […]; d) El orden que tiene al interior del proceso […]; e) El formato en el cual está codificado […]; f) El tamaño del archivo […]; g) El origen, esto es si es un documento electrónico o físico digitalizado […];, h) Las observaciones de cada archivo o carpeta[…]; e, i) El archivo índice debe ser firmado por el juez o la persona encargada por este para diligenciar este documento. 13.
Esa certificación, que se emite por el inferior funcional, permite a cualquier persona que revise el proceso, en particular a las demás instancias en que este curse, establecer si las actuaciones efectivamente pertenecen al pleito, y si el trámite se surtió en la forma prevista por el legislador. 14. La correcta ejecución de todos los pasos contemplados en el Protocolo, asegura la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y unicidad del expediente, al asociar las múltiples carpetas y documentos creados, con las actuaciones ejecutadas en la instancia, tal y como indica el artículo 28 del Acuerdo PCSJA20- 11567 del Consejo Superior de la Judicatura, y es fundamental en el trámite posterior del proceso, en particular en sede de apelación, donde debe realizarse un examen integral a efectos de determinar si la actuación se surtió en la forma prevista por el legislador. 15.
Al revisar el expediente remitido, se observa que una parte importante de los documentos adosados al plenario no contiene el mensaje de datos al cual fue anexado; así, por ejemplo, se desconoce cuándo se recibió en el correo del Juzgado 2 Civil del Circuito de Oralidad de Itagüí las contestaciones a la demanda de Luis Enrique, María Lucila, Germán, Ligia Estella, Jairo Alberto, Alicia, José Daniel, César Augusto, Patricia Elena Gallo Gallón como herederos determinados de María de Los Ángeles Gallón de Gallo,5 la aceptación del cargo del curador ad–litem y el 5 Expediente digital; carpeta 01PrimeraInstancia/C01Principal/, archivo 24ContestaciónDemanda.pdf.
Radicado Nro. 05360310300220200014101 pronunciamiento de esta frente al libelo genitor,6 y el escrito de reparos a la sentencia presentado por los herederos determinados referenciados.7 16. Asimismo, el estrado judicial de instancia no incorporó en el repositorio Onedrive, ninguna de las diligencias practicades dentro del expediente y tampoco elaboró el índice electrónico, por lo cual resulta imposible saber las fechas de creación e incorporación de todos los documentos adosados al plenario. 17.
Entonces, al estudiar el proceso aparece que el expediente se encuentra incompleto y carece de índice electrónico. 18. Para el presente proceso, se observa que el expediente no ha estado accesible en su totalidad para las partes procesales y para esta colegiatura, por una indebida conformación que viene desde el Juzgado 2 Civil del Circuito de Oralidad de Itagüí, puesto que al revisar el enlace al repositorio digital de ese estrado, el cual fue incluido para el estudio de este Despacho,8 se advierte que contiene los defectos aquí analizados. 19.
Puesto que la conformación del expediente, la construcción de cada cuaderno, su cierre y el diligenciamiento y firma del índice electrónico es competencia de cada dependencia judicial que tramita el expediente. (7.2.2. y 7.4.2. del Protocolo), el yerro evidenciado no puede ser saneado por la Secretaría de la Sala o por el Tribunal, ni el pleito recompuesto en esta instancia. 20.
En ese sentido, dado que el evento de indisponibilidad del pleito ocurrió durante el trámite de primera instancia, en donde no se atendieron los lineamientos sobre integridad y conformación contenidos en el Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente, que regulan el artículo 21 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, el pleito se debe considerar 6 Expediente digital; carpeta 01PrimeraInstancia/C01Principal/, archivo 32NotificacionCuradora.pdf y archivo 33 33RespuestaCuradora.pdf. 7 Expediente digital; carpeta 01PrimeraInstancia/C01Principal/, archivo 81MemorialReparosSentencia.pdf 8 En el Expediente digital; carpeta 01PrimeraInstancia/C01Principal/, archivo 82ConstanciaRemisiónExpedienteApelaciónSentencia.pdf, aparece el enlace: https://etbcsj- my.sharepoint.com/:f:/g/personal/j02cctoitagui_cendoj_ramajudicial_gov_co/Eux6MoU3I0BMsFNDggeBIr4Bop XPK06uQsZBdVP_6QbBlg?e=THPnZq.
Radicado Nro. 05360310300220200014101 interrumpido por esa causa y ello impide continuar con el trámite de la presente apelación. 21. En consecuencia, todos los autos emitidos en esta instancia fueron contrarios en su integridad a las normas procesales, al haber omitido considerar los puntos atrás desarrollados, los cuales configuran la causal 3 de nulidad del artículo 133 numeral 3 del C.G.P., por haber ocurrido con posterioridad al evento de interrupción de estar incompleto el expediente electrónico.
Situación que impone la invalidación de todo lo actuado en esta instancia. 22. En tal virtud, en atención a lo previsto en el artículo 132 del C.G.P., es esta la oportunidad para sanear el proceso, por lo que se dispondrá la devolución del expediente al Juzgado 2 Civil del Circuito de Oralidad de Itagüí para que reajuste el expediente integrándolo de forma completa, o reconstruyéndolo según corresponda, y luego de ello identifique las actuaciones en el Índice Electrónico o «archivo 00» en los términos expuestos. 23.
El evento de nulidad a declarar no afecta sino únicamente a las actuaciones surtidas en esta instancia, por cuanto cualquier situación que haya acaecido con anterioridad a la sentencia de mérito fue saneada por el silencio de las partes sobre su ocurrencia. 24. En ese sentido, una vez finalizada la correcta integración del plenario, se deberá remitir para tramitar y definir de fondo la apelación presentada por los dos extremos procesales.
En mérito de lo expuesto, el magistrado del Tribunal Superior de Distrito Judicial de Medellín, Sala de Decisión Civil, RESUELVE:
PRIMERO: DECLARAR LA NULIDAD de todo el trámite adelantado en la segunda instancia, con las salvedades hechas en los considerandos 23 y 24 de esta determinación. Radicado Nro. 05360310300220200014101 SEGUNDO: DEVOLVER el presente proceso al Juzgado 2 Civil del Circuito de Oralidad de Itagüí, para que: haga: a) la comprobación de integridad del expediente, verificando que estén incluidas todas las actuaciones físicas y/o digitales realizadas en forma física o digital y b) adecúe el proceso a lo previsto en el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, integrando la totalidad de actuaciones al repositorio digital y al índice electrónico, en especial las audiencias practicadas dentro del asunto, tal y como se motivó, o haciendo las diligencias de que trata el artículo 126 del Código General del Proceso, de ser el caso.
TERCERO: NOTIFICAR la presente decisión en la forma descrita en el artículo 9 de la Ley 2213 de 2022 y REGISTRAR el egreso del pleito en los sistemas de información correspondientes, por lo cual una vez saneado el defecto encontrado en esta decisión, procederá la realización de un nuevo reparto por adjudicación en los términos del artículo 7 numeral 5 del Acuerdo 1472 de 2002 y el art. 10 del Acuerdo PCSJA17-10715 del Consejo Superior de la Judicatura.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE, NATTAN NISIMBLAT MURILLO Magistrado DAPM Firmado Por: Nattan Nisimblat Murillo Magistrado Sala 010 Civil Tribunal Superior De Medellin - Antioquia Este documento fue generado con firma electrónica y cuenta con plena validez jurídica, conforme a lo dispuesto en la Ley 527/99 y el decreto reglamentario 2364/12 Código de verificación: f8a4cc5562eb9e42a0fcc98f33536b2dd42a4daa6f9a4924722d4377e7d297ee Documento generado en 17/11/2023 08:41:27 AM Descargue el archivo y valide éste documento electrónico en la siguiente URL: https://procesojudicial.ramajudicial.gov.co/FirmaElectronica