TEMA: DE LAS FIRMAS ELECTRONICAS DE LOS ACTOS, PROVIDENCIAS Y DECISIONES - permitió a todas las autoridades del estado la suscripción de documentos mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, mientras subsistieran las medidas excepcionales de salud pública tomadas por la enfermedad reseñada. / HECHOS: Entra la sala a resolver la admisibilidad de un recurso de apelación propuesto de no ser porque la sentencia de 03 de octubre de 2023 y el auto de 18 del mismo mes y año del Juzgado 1 Civil del Circuito de Oralidad de Bello carecen de firma válida.
TESIS: En vigencia de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, se expidió el Decreto Legislativo 491 de 2020, el cual, en su artículo 11, permitió a todas las autoridades del estado la suscripción de documentos mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, mientras subsistieran las medidas excepcionales de salud pública tomadas por la enfermedad reseñada.
(…). (…) Conforme decantó la Corte Constitucional en sentencia C – 242 de 2020, la flexibilización dada por el legislador excepcional en la norma reseñada para permitir la rúbrica de cualquier acto estatal en múltiples maneras, era razonable para evitar que la pandemia padecida a nivel mundial bloqueara las labores de todas las ramas del poder público.
(…). (…) Esto por cuanto, antes de la emergencia sanitaria solamente eran válidas la firma autógrafa y la digital, de las cuales la segunda no había sido adecuadamente adaptada para su uso en condiciones de fiabilidad, accesibilidad y adecuación por los diversos órganos del Estado. Por ello, instó a todas las entidades públicas a tomar todas las medidas internas necesarias para evitar el fraude y garantizar la autenticidad de los documentos, durante y con posterioridad a la pandemia.
(…). (…) En virtud de lo anterior, y para la rama judicial, el Consejo Superior de la Judicatura expidió los Acuerdos PCSJA20-11567 y PCSJA20-11840, en cuyos artículos 22 y 9, respectivamente se introdujo un aplicativo de firma electrónica de uso obligatorio por todos los servidores judiciales en condición de firmante institucional. (…).
(…) Dado que la emergencia sanitaria declarada y el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica finalizaron el 30 de junio de 2022, última fecha de prórroga de ambos eventos en los términos de la Resolución número 666 del 28 de abril de 2022 del Ministerio de Salud y Protección Social; y el Decreto 655 de 2022 de la Presidencia de la República, todas las normas que no contaran con un plazo especial de vigencia automáticamente perdieron todo valor y efecto jurídico, al terminar el día 30 de junio de 2022.
(…). (…) En tal virtud, desde el 1 de julio de 2022 todas las entidades del Estado, y en particular las vinculadas a la rama judicial, retornaron al esquema de suscripción de documentos previo a la emergencia sanitaria, esto es: a) firma autógrafa realizada directamente por quien debe signar el documento, o b) firma digital, que corresponde a un valor alfanumérico, creado por un sistema confiable y apropiado, el cual permite vincular a la persona firmante con el documento rubricado, a través de un procedimiento técnico mediado por contraseña, datos biométricos, u otros sistemas de encriptación del suscriptor.
(…). (…) El efecto que la falta de firma le da a una providencia es la carencia de valor y efecto jurídico, tal y como indica el inciso final del art. 279 del C.G.P. (…). (…) En este caso, en las decisiones tomadas por el Juzgado 1 Civil del Circuito de Oralidad de Bello no hay una firma autógrafa, o digital, generada por el aplicativo dispuesto por el Consejo Superior de la Judicatura, sino que solamente se impuso una imagen en colores negro, castaño claro, y rojo, sin que esta pueda ser atribuible a un signo impuesto directamente por la titular del inferior funcional.
Por lo anterior, se considera que la sentencia de 3 de octubre de 2023 y el auto de 18 del mismo mes y año carecen de firma del juez que la emitió. (…). (…) El documento aludido es fundamental para realizar el estudio que corresponde en segunda instancia a este tribunal, puesto que en el estado actual que se encuentra no es posible asociar en su totalidad los documentos remitidos a las actuaciones efectuadas en primera instancia, las fechas en que ello ocurrió, y las cualidades particulares de cada componente del expediente digital enviado.
Es decir, resulta imposible determinar la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad del dosier, en la forma descrita en el artículo 28 del Acuerdo PCSJA20- 11567, y por ende, tampoco se puede inspeccionar el expediente con el propósito de determinar si el proceso se surtió en la forma prevista por el legislador, labor esencial para resolver la apelación interpuesta en este despacho.
(…). (…) En tal virtud, resulta necesario devolver el proceso al inferior funcional para que subsane los defectos aquí evidenciados, esto es la falta de firma de sus providencias y la inadecuada gestión documental del proceso. MP. NATTAN NISIMBLAT MURILLO FECHA: 26/10/2023 PROVIDENCIA: SENTENCIA “Al servicio de la Justicia y de la Paz Social” Radicado Nro. 05088310300120230006401 REPÚBLICA DE COLOMBIA RAMA JUDICIAL DEL PODER PÚBLICO TRIBUNAL SUPERIOR DE DISTRITO JUDICIAL DE MEDELLÍN SALA CIVIL DE DECISIÓN Magistrado sustanciador: NATTAN NISIMBLAT MURILLO Medellín, veintiséis (26) de octubre de dos mil veintitrés (2023) Proceso: Acción de cumplimiento Radicado: 05088310300120230006401 Parte demandante: Rosa María Callejas Ossa Parte demandada: Municipio de Bello Tema: Sistemas de firma aceptados por el ordenamiento vigente Decisión: Devuelve proceso al remitirse providencias sin firma con efecto jurídico ASUNTO POR RESOLVER Sería del caso revisar la admisibilidad de un recurso de apelación propuesto de no ser porque la sentencia de 3 de octubre de 2023 y el auto de 18 del mismo mes y año del Juzgado 1 Civil del Circuito de Oralidad de Bello carecen de firma válida.
ANTECEDENTES 1. El 3 de octubre de 2023 el juzgado negó las pretensiones elevadas por Rosa María Callejas Ossa dentro de la acción de cumplimiento especial regulada por el artículo 116 de la Ley 388 de 1997.1 2. El día 18 del mes y año en mención concedió el recurso de apelación presentado por Callejas Ossa.2 3. En el espacio reservado para la firma de ambos documentos, aparece una imagen en colores negro, castaño claro, y rojo. 1 Expediente digital, disponible en: 05088-31-03-001-2023-00064-01, carpeta 01PrimeraInstancia, archivo 16SentenciaAcciónCumplimiento.pdf. 2 Expediente digital, carpeta 01PrimeraInstancia, archivo 19ConcedeApelaciónAccionCumplimiento.pdf.
Radicado Nro. 05088310300120230006401 CONSIDERACIONES 4. En vigencia de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, se expidió el Decreto Legislativo 491 de 2020, el cual, en su artículo 11, permitió a todas las autoridades del estado la suscripción de documentos mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, mientras subsistieran las medidas excepcionales de salud pública tomadas por la enfermedad reseñada. 5.
Conforme decantó la Corte Constitucional en sentencia C – 242 de 2020, la flexibilización dada por el legislador excepcional en la norma reseñada para permitir la rúbrica de cualquier acto estatal en múltiples maneras, era razonable para evitar que la pandemia padecida a nivel mundial bloqueara las labores de todas las ramas del poder público. 6.
Esto por cuanto, antes de la emergencia sanitaria solamente eran válidas la firma autógrafa y la digital, de las cuales la segunda no había sido adecuadamente adaptada para su uso en condiciones de fiabilidad, accesibilidad y adecuación por los diversos órganos del Estado. Por ello, instó a todas las entidades públicas a tomar todas las medidas internas necesarias para evitar el fraude y garantizar la autenticidad de los documentos, durante y con posterioridad a la pandemia. 7.
En virtud de lo anterior, y para la rama judicial, el Consejo Superior de la Judicatura expidió los Acuerdos PCSJA20-11567 y PCSJA20-11840, en cuyos artículos 22 y 9, respectivamente se introdujo un aplicativo de firma electrónica de uso obligatorio por todos los servidores judiciales en condición de firmante institucional. Al cual se puede acceder, en los términos decantados en la Circular PCSJC20-19, en el enlace: https://procesojudicial.ramajudicial.gov.co/FirmaElectronica/FirmaDocumento. 8.
El anterior sistema se ajusta a lo regulado en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y el Decreto Reglamentario 2364 de 2012, los acuerdos del mismo Consejo, y las recomendaciones sobre prevención del fraude y garantía de autenticidad emitidas por la Corte Constitucional. Radicado Nro. 05088310300120230006401 9. Dado que la emergencia sanitaria declarada y el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica finalizaron el 30 de junio de 2022, última fecha de prórroga de ambos eventos en los términos de la Resolución número 666 del 28 de abril de 2022 del Ministerio de Salud y Protección Social; y el Decreto 655 de 2022 de la Presidencia de la República, todas las normas que no contaran con un plazo especial de vigencia automáticamente perdieron todo valor y efecto jurídico, al terminar el día 30 de junio de 2022. 10.
En tal virtud, desde el 1 de julio de 2022 todas las entidades del Estado, y en particular las vinculadas a la rama judicial, retornaron al esquema de suscripción de documentos previo a la emergencia sanitaria, esto es: a) firma autógrafa realizada directamente por quien debe signar el documento, o b) firma digital, que corresponde a un valor alfanumérico, creado por un sistema confiable y apropiado, el cual permite vincular a la persona firmante con el documento rubricado, a través de un procedimiento técnico mediado por contraseña, datos biométricos, u otros sistemas de encriptación del suscriptor. 11.
La anterior reflexión aplicada a la firma de providencias judiciales, implica que no se puede entender suscrita una decisión de un juez, si no contiene una rúbrica válida acompañada de antefirma en los términos de los artículos 105 y 279 del Código General del Proceso. 12. El efecto que la falta de firma le da a una providencia es la carencia de valor y efecto jurídico, tal y como indica el inciso final del art. 279 del C.G.P. 13.
En este caso, en las decisiones tomadas por el Juzgado 1 Civil del Circuito de Oralidad de Bello no hay una firma autógrafa, o digital, generada por el aplicativo dispuesto por el Consejo Superior de la Judicatura, sino que solamente se impuso una imagen en colores negro, castaño claro, y rojo, sin que esta pueda ser atribuible a un signo impuesto directamente por la titular del inferior funcional. 14.
Por lo anterior, se considera que la sentencia de 3 de octubre de 2023 y el auto de 18 del mismo mes y año carecen de firma del juez que la emitió. Radicado Nro. 05088310300120230006401 15. En consecuencia, sería menester aplicar lo previsto en el inciso primero del artículo 325 del C.G.P., y hacer la comprobación de la autoría de ambas providencias. 16.
Pero, en este caso particular se observa que el expediente remitido no cumple con lo presupuestado en el acápite 7.4.2. del Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente, regulado por la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, esto es, hacer el diligenciamiento del Índice Electrónico «archivo 00», con los respectivos metadatos del expediente y los documentos que lo conforman. 17.
El documento aludido es fundamental para realizar el estudio que corresponde en segunda instancia a este tribunal, puesto que en el estado actual que se encuentra no es posible asociar en su totalidad los documentos remitidos a las actuaciones efectuadas en primera instancia, las fechas en que ello ocurrió, y las cualidades particulares de cada componente del expediente digital enviado. 18.
Es decir, resulta imposible determinar la autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad del dosier, en la forma descrita en el artículo 28 del Acuerdo PCSJA20-11567, y por ende, tampoco se puede inspeccionar el expediente con el propósito de determinar si el proceso se surtió en la forma prevista por el legislador, labor esencial para resolver la apelación interpuesta en este despacho 19.
En tal virtud, resulta necesario devolver el proceso al inferior funcional para que subsane los defectos aquí evidenciados, esto es la falta de firma de sus providencias y la inadecuada gestión documental del proceso. En mérito de lo expuesto, el magistrado del Tribunal Superior de Distrito Judicial de Medellín, Sala de Decisión Civil, RESUELVE:
PRIMERO: ESTABLECER la autoría de las firmas impuestas en la sentencia de 3 de octubre de 2023 y el auto de 18 del mismo mes y año del Juzgado 1 Civil del Circuito de Oralidad de Bello, por no haber sido incorporadas en legal forma. Por lo tanto, se ordena al funcionario de primer grado adoptar las medidas tendientes a Radicado Nro. 05088310300120230006401 autenticar su firma en la forma establecida en el artículo 105 del Código General del Proceso, conforme se determinó en esta decisión.
SEGUNDO: DEVOLVER el presente proceso al juzgado reseñado, para que: a) subsane el defecto encontrado suscribiendo las providencias en legal forma; y b) adecúe el expediente a lo dispuesto en la Circular PCSJC21–6, en específico, diligenciando el índice electrónico.
TERCERO: NOTIFICAR la presente decisión en la forma descrita en el artículo 9 de la Ley 2213 de 2022 y REGISTRAR el egreso del pleito en los sistemas de información correspondientes, por lo cual, una vez saneado el defecto encontrado en esta decisión, procederá la realización de un nuevo reparto por adjudicación en los términos del artículo 7 numeral 5 del Acuerdo 1472 de 2002 y el art. 10 del Acuerdo PCSJA17-10715 del Consejo Superior de la Judicatura.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE, NATTAN NISIMBLAT MURILLO Magistrado DAPM Firmado Por: Nattan Nisimblat Murillo Magistrado Sala 010 Civil Tribunal Superior De Medellin - Antioquia Este documento fue generado con firma electrónica y cuenta con plena validez jurídica, conforme a lo dispuesto en la Ley 527/99 y el decreto reglamentario 2364/12 Código de verificación: 7290e52ee716a50b6acf915267925479561b875768a04fe6c351d76e5bb3d170 Documento generado en 26/10/2023 03:01:45 PM Descargue el archivo y valide éste documento electrónico en la siguiente URL: https://procesojudicial.ramajudicial.gov.co/FirmaElectronica