República de Colombia Rama Judicial del Poder Público TRIBUNAL SUPERIOR DEL DISTRITO JUDICIAL DE NEIVA SALA SEGUNDA DE DECISIÓN CIVIL FAMILIA LABORAL LUZ DARY ORTEGA ORTIZ Magistrada Ponente Neiva, treinta y uno (31) de julio de dos mil veintitrés (2023) Radicación: 41001-31-03-003-2022-00141-01 Accionante: LUIS ALIRIO EPIA HERRERA Accionada: AGENCIA NACIONAL DE TIERRA, FIDUAGRARIA S.A. COMO VOCERA Y ADMINISTRADORA DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES DEL INCODER EN LIQUIDACIÓN Vinculados: OFICINA DE REGISTRO E INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE NEIVA, ALMARCHIVOS S.A. Proceso: TUTELA 2º INSTANCIA ASUNTO Decide la Sala la impugnación presentada por el accionante contra la sentencia proferida el 22 de junio de 2023 por el Juzgado Tercero Civil del Circuito de Neiva, al resolver la solicitud de amparo del derecho fundamental de petición.
ANTECEDENTES El gestor instauró acción de tutela con el propósito de obtener la protección del derecho fundamental invocado y, en consecuencia, se ordene a las entidades accionadas, responder de fondo su solicitud de copias, entregándole el documento requerido en peticiones radicadas el 18 de abril y el 4 de mayo de 2023. Para fundar su pedimento, expuso que, ante la Agencia Nacional de Tierras, radicó el “15 de abril de 2023” (sic), en realidad 18 de abril, misiva, solicitando copia de la Resolución No. 316 de 20 de mayo de 1974 “con el República de Colombia Rama Judicial del Poder Público 2 41001-31-03-003-2022-00141-01 respectivo plano”, sin haber obtenido pronunciamiento, pese a encontrarse agotado el término legal para el efecto.
Agregó que, ante la ventanilla de atención al usuario de la Agencia, le manifestaron que ellos no tenían el acto administrativo solicitado, y que iban a gestionarlo con el “PAR INCODER”, a quien se le había asignado la reserva de los archivos; que por esa razón, el 4 de mayo de 2023, realizó ante esa entidad el mismo requerimiento, obteniendo como respuesta el “17 de mayo” (sic), en realidad 16 de mayo, que habían trasladado por competencia la petición a la Agencia Nacional de Tierras por ser de la encargada de atenderla.
Que, ante su afán de poder adelantar los trámites para documentar su predio, acudió a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Neiva, donde se encuentra registrado el archivo rogado, obteniendo como respuesta el 8 de mayo pasado, que el documento no reposa en su poder y que por competencia lo trasladarían a la Agencia Nacional de Tierras.
RESPUESTA DE LOS ACCIONADOS Y VINCULADOS.- ALMARCHIVOS S.A., informó que con ocasión del contrato de prestación de servicios celebrado con el Patrimonio Autónomo de Remanentes del Incoder, para el año 2017, tiene a cargo la administración, gestión y organización del archivo de la entidad; razón por la que el 9 de mayo cursante, expidió certificado informando no haber encontrado en las unidades de almacenamiento de los fondos documentales de los inventarios levantados el archivo requerido por el accionante.
Que, en esa medida, no es responsable de la reconstrucción de expedientes, planos, o cualquier otro documento, en tanto su obligación es mantener organizado y custodiar la información entregada por el Incoder..- AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS, manifestó que a través de la subdirección Administrativa y Financiera, el 15 de junio respondió al accionante, informándole que no había sido posible la ubicación del documento pedido en el archivo central, y que por competencia el 3 de mayo lo trasladó al Patrimonio Autónomo de Remanentes del Incoder en Liquidación, República de Colombia Rama Judicial del Poder Público 3 41001-31-03-003-2022-00141-01 asimismo, que ese mismo 15 de junio reiteró a la última entidad emitir pronunciamiento, en tanto sin ello le es imposible responder de fondo.
Indicó, que no ha vulnerado la garantía rogada, porque para dar una respuesta de fondo requiere “de los insumos del Incoder”, y que en ese sentido una vez obtenga pronunciamiento de esa dependencia, o constancia de no ubicación, “atenderá de fondo la petición del accionante, al que se le informará si es procedente el envió de las copias consultadas o, por el contrario, es necesario inicial un trámite de reconstrucción por pérdida total o parcial del expediente administrativo”..- OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE NEIVA, informó que el 5 de mayo anterior, dio respuesta al pedimento, al informar y notificar al correo electrónico johana.laguna@hotmail.com que si bien ante esa oficina, se encontraba registrado el acto administrativo pedido, no era posible la expedición de copia, por no reposar en medio físico la resolución, “la cual se encuentra inscrita según datos del antiguo sistema en el año 1974 y en esos archivos está transcrita en libros que a la fecha es imposible digitalizar o fotocopiar”, y que en esa medida sugirió al actor solicitarlo en físico a la entidad de origen..- FIDUAGRARIA S.A. COMO VOCERA Y ADMINISTRADORA DEL PATRIMONIO AUTÓNOMO DE REMANENTES DEL INCODER EN LIQUIDACIÓN, guardó silencio.
LA SENTENCIA El juez de primera instancia declaró improcedente la protección; para el efecto, hizo un recuento del derecho fundamental de petición y de las actuaciones adelantadas por el accionante y las enjuiciadas. Sostuvo que con la respuesta otorgada por la Agencia Nacional de Tierras el 15 de junio cursante, donde informó haber realizado las gestiones de búsqueda del documento, y al trasladar por competencia la gestión al Patrimonio Autónomo de Remanentes del Incoder, se configura la carencia actual de objeto por hecho superado, frente a esa entidad.
República de Colombia Rama Judicial del Poder Público 4 41001-31-03-003-2022-00141-01 En lo que tiene que ver con PAR INCODER, consideró que no procede el resguardo constitucional, en tanto dio contestación el 16 de mayo de 2023, comunicando que no encontró la documentación, y soportándolo en la constancia de búsqueda expedida por Almarchivos S.A.; adicionalmente puntualizó que no había lugar a la protección, porque el derecho de petición no requirió información adicional sobre el trámite a seguir ante una eventual respuesta negativa.
LA IMPUGNACIÓN Inconforme con la decisión, el accionante la impugnó sosteniendo que no se encuentra configurado el hecho superado, ya que el juez de primera instancia no estudió si lo requerido en el derecho de petición había sido satisfecho, esto al considerar, que es la Agencia Nacional de Tierras la encargada de la custodia de la Resolución No. 316 de 20 de mayo de 1974 expedida por el extinto INCORA, al ser quien sustituyó a la entidad emisora del documento.
Resaltó que, el derecho fundamental de acceso a documento públicos, además de ser autónomo resulta de importancia práctica por relacionarse con el derecho de petición, y que, conforme a la jurisprudencia de la Corte Constitucional referente a solicitudes de copia de documentos, la entidad receptora debe responder de manera clara, indicando inclusive el procedimiento a seguir para acceder a la información requerida en caso de no ser posible su ubicación, y ser urgente obtenerlo para gestionar préstamos que le permitan garantizar el sostenimiento del mismo, su mínimo vital y el de su familia.
También señaló, que la respuesta dada por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Neiva, es insuficiente, pues, aunque no es su obligación expedir el archivo requerido, la petición se radicó allí por ser el ente ante el que se registró el documento; en consecuencia, requirió que se revoque la determinación de primera instancia y se proteja su garantía de petición y acceso a documentos públicos.
CONSIDERACIONES República de Colombia Rama Judicial del Poder Público 5 41001-31-03-003-2022-00141-01 Corresponde a la Sala Segunda de Decisión Civil Familia Laboral, pronunciarse sobre la impugnación al fallo de tutela, con fundamento en los artículos 86 de la Constitución Política de Colombia, 31 y 32 del Decreto 2591 de 1991 y demás normas concordantes.
Problema jurídico Frente a los reparos, la Sala inicialmente examinará el cumplimiento de los requisitos de procedencia de la acción de tutela. En el evento de superar este umbral, analizará si se vulneró el derecho fundamental de petición del accionante, y si las respuestas emitidas por las demandadas, resultan suficiente y de fondo, para confirmar la improcedencia del mecanismo constitucional.
Solución al problema jurídico Conforme al artículo 86 de la Constitución Política, la acción de tutela es un mecanismo jurídico preferente y sumario para proteger los derechos fundamentales, cuando son vulnerados o amenazados por los actos u omisiones de las autoridades públicas y, en determinadas hipótesis, de los particulares; con naturaleza subsidiaria y residual que no permite sustituir o desplazar a los jueces funcionalmente competentes, ni los medios comunes de defensa judicial, salvo como mecanismo transitorio para evitar un perjuicio irremediable1.
Para el caso que ocupa la atención de la Sala, es incuestionable que el presupuesto procesal de legitimación –activa y pasiva- se encuentra acreditado, al demostrarse la relación jurídica entre las partes, de un lado, determinada por la inconformidad del promotor ante la ausencia de respuesta a las peticiones encaminadas a obtener copia de la Resolución No. 316 de 20 de mayo de 1974 expedida por el Incora, y de otro, porque son las entidades accionadas, las llamadas por la Constitución y la Ley a atender la orden de tutela, en el evento de prosperar el amparo. 1 Corte Constitucional, sentencia T 405 de 2018 República de Colombia Rama Judicial del Poder Público 6 41001-31-03-003-2022-00141-01 Respecto al presupuesto de inmediatez, se encuentra satisfecho, pues los derechos de petición se radicaron el 18 de abril y el 4 de mayo de 20232, y la acción constitucional se radicó el 7 de junio de 20233; asimismo, se cumple el requisito de subsidiariedad, ya que el accionante no posee otro medio para hacer valer su garantía constitucional.
Pues bien, superado el umbral de procedencia, en el sub examine está demostrado que el 18 de abril anterior, el accionante, radicó petición ante la Agencia Nacional de Tierras, con el propósito de obtener copia de la Resolución No. 316 de 20 de mayo de 1974 y del plano del predio denominado Jamundí hoy los Pinos, vereda Íquira del municipio de Íquira, y en el mismo sentido lo hizo el 4 de mayo de 2023, frente al Patrimonio Autónomo de Remanentes del Incoder en liquidación. Requerimientos frente a los que, de conformidad con la respuesta suscrita por el Director Jurídico del PAR INCODER en liquidación administrado por Fiduagraria S.A., de 16 de mayo de 20234, indicando que i) Almarchivos S.A., en calidad de contratista, realizó la búsqueda del documento, sin encontrarlo, y que ii) trasladó la petición a la Agencia Nacional de Tierras, para que la atendiera, por ser de su competencia, en tanto a ellos se les ha entregado el fondo documental del Incoder.
Mientras la Agencia Nacional de Tierras, el 15 de junio cursante, a través de la Subdirectora Administrativa y Financiera, suscribió comunicado 20236208536121 dirigida al señor Epia Herrera, en el que expuso que “respecto del Plano y Resolución Nro. 316 del 20 de mayo de 1974, no fue posible su ubicación en los inventarios documentales en custodia del archivo central”, y que al en la misma fecha, había remitido por competencia la petición al Patrimonio Autónomo de Remanentes del Incoder en Liquidación, y que hasta tanto obtuviera su pronunciamiento le era imposible responder de fondo lo requerido.
Ahora, la inconformidad del accionante, según se desprende del escrito de impugnación, radica en que la Agencia Nacional de Tierras no ha 2 PDF003 pagina 4, 11 y 12, expediente digital 3 PDF002 expediente digital 4 PDF003 páginas 19 y 20, expediente digital República de Colombia Rama Judicial del Poder Público 7 41001-31-03-003-2022-00141-01 respondido de fondo el pedimento, en tanto es su deber informarle si el documento no aparece, cuál es el procedimiento a seguir, al ser urgente su ubicación, para gestionar prestamos que le permitan garantizar el sostenimiento del predio, su mínimo vital y el de su familia.
Para resolver el reparo, debe indicarse que el carácter fundamental del derecho de petición está consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política y se concreta en la posibilidad de presentar solicitudes respetuosas a las autoridades para obtener respuestas oportunas, completas y adecuadas, en los precisos plazos establecidos por la ley; sin que ello implique, el acogimiento del fondo del asunto, por cuanto el ordenamiento constitucional no dispone necesariamente acceder en forma positiva, pero sí, de manera clara, concreta y congruente; siendo procedente la tutela para su protección ante la inexistencia de mecanismos jurídicos que permitan efectivizarlo.
Asimismo, la Corte Constitucional ha dictaminado que el ejercicio del derecho de petición en la modalidad de requerir información y consulta, examinar y solicitar copia de documentos “impone a las autoridades públicas y a las organizaciones e instituciones privadas el deber de efectuar la correcta administración, protección, guarda y custodia de los archivos, así como de las «bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante».
Esto tiene sustento en el hecho de que la información no perdura por su propia naturaleza, sino que es necesario guardarla. De ahí la obligación de «preservar los soportes en los cuales se almacenan los datos», pues «el pleno ejercicio de derechos, tanto constitucionales como legales, dependen, en no pocas ocasiones, de la existencia de estos soportes»”5.
Dictaminando la Alta Corporación en esencia que las entidades no pueden escudarse en la imposibilidad de suministrar información porque el documento no aparece o se ha extraviado de sus archivos, pues surge de ello su deber de reconstruirla, para lo cual deberán: “i) asumir una actitud proactiva no solo en la búsqueda de la información —lo que exige la consulta de los archivos de otras oficinas o dependencias y, de ser el caso, de otras entidades—, sino también en su reconstrucción; ii) tener en cuenta las pruebas aportadas por el peticionario sobre la existencia y el contenido de la información; iii) aplicar, por analogía, el artículo 126 del Código General del Proceso, así como las normas archivísticas que regulen la materia; 5 Sentencia T-007 de 2022 República de Colombia Rama Judicial del Poder Público 8 41001-31-03-003-2022-00141-01 y iv) no trasladar la carga de la prueba al peticionario cuando la información solicitada se refiera al cumplimiento de funciones o servicios a favor de una entidad pública”6.
Bajo esos supuestos, y teniendo en cuenta que el reparo del actor recae en la valoración que el juez de primera instancia realizó en torno a la gestión realizada por la Agencia Nacional de Tierras, observa la Sala que en efecto la respuesta otorgada por esa entidad, resulta insuficiente, teniendo en cuenta que aunque en la réplica del trámite informó que requirió al Patrimonio Autónomo de Remanentes del Incoder en Liquidación, para que informara sobre la ubicación del archivo y/o emitiera certificación de no ubicación en caso de no encontrarlo, para así dictaminar la viabilidad de iniciar el procedimiento de reconstrucción, lo cierto es que la repuesta suscrita el 15 de junio, además de no contener esa información, pues se limitó a indicar el traslado al Incoder, tampoco fue notificada al reclamante.
Siendo entonces procedente, revocar la decisión de primera instancia, y otorgar la protección del derecho fundamental de petición, ordenando a la Agencia Nacional de Tierras, adoptar las medidas necesarias para ubicar el documento pedido, y en caso de no encontrarlo, informarle el trámite que se seguirá y los términos precisos que tomará, para que si es del caso gestione su reconstrucción. Finalmente, no se advierte necesario desplegar valoración frente al reparo del gestor, en lo que corresponde a la respuesta dada por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Neiva, en tanto el mismo reclamante reconoce, que la competencia para resolver su súplica, no la tiene esa entidad.
DECISIÓN En mérito de lo expuesto, la Sala Segunda de Decisión Civil Familia Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Neiva, “Administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la Ley”, RESUELVE 6 Sentencia T-007 de 2022 República de Colombia Rama Judicial del Poder Público 9 41001-31-03-003-2022-00141-01 PRIMERO: REVOCAR la sentencia proferida el 22 de junio de 2023 por el Juzgado Tercero Civil del Circuito de Neiva, para en su lugar CONCEDER el amparo al derecho fundamental de petición de LUIS ALIRIO EPIA HERRERA.
SEGUNDO: ORDENAR a la AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS que en el término de cinco (5) días adopte las medidas necesarias para ubicar los documentos solicitados, esto es “Plano y Resolución No. 316 de 20 de mayo de 1974 del predio denominado Jamundí hoy los Pinos, vereda Íquira del municipio de Íquira”, y en caso de no encontrarlo, INFORMAR al actor sobre la gestión adelantada, y el trámite, los términos o tiempos precisos que tomará, para que si es del caso, adelante su reconstrucción, conforme las motivaciones expuestas en precedencia.
TERCERO: NOTIFICAR a las partes el contenido del presente fallo por el medio más expedito (Art. 30 Decreto 2591/91).
CUARTO: REMITIR el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión, una vez ejecutoriada la presente decisión.
NOTIFÍQUESE LUZ DARY ORTEGA ORTIZ GILMA LETICIA PARADA PULIDO ENASHEILLA POLANÍA GÓMEZ Firmado Por: Luz Dary Ortega Ortiz Magistrado Tribunal O Consejo Seccional Sala Civil Familia Laboral Tribunal Superior De Neiva - Huila Enasheilla Polania Gomez Magistrado Tribunal O Consejo Seccional Sala Civil Familia Laboral Tribunal Superior De Neiva - Huila Gilma Leticia Parada Pulido Magistrado Tribunal O Consejo Seccional Sala Civil Familia Laboral Tribunal Superior De Neiva - Huila Este documento fue generado con firma electrónica y cuenta con plena validez jurídica, conforme a lo dispuesto en la Ley 527/99 y el decreto reglamentario 2364/12 Código de verificación: def6512a4b631f2f5f7c39d66724fbab5ec35cf9e79ac93d1184cfad4e212ccb Documento generado en 31/07/2023 02:31:47 PM Descargue el archivo y valide éste documento electrónico en la siguiente URL: https://procesojudicial.ramajudicial.gov.co/FirmaElectronica