TRIBUNAL SUPERIOR DEL DISTRITO JUDICIAL SALA TERCERA DE DECISIÓN PENAL Magistrado Ponente Dr. HERNANDO QUINTERO DELGADO Neiva, Diez (10) de marzo de dos mil veintitrés (2023) Aprobación Acta n.0326 I.- ASUNTO Resolver la impugnación de la Sociedad Administradora de Fondos de Pensiones y Cesantías Porvenir contra el fallo de tutela del primero de febrero hogaño, del Juzgado Primero Penal del Circuito de Neiva, que declaró que existía carencia actual de objeto por hecho superado.
II.- HECHOS Y FUNDAMENTOS DE LA ACCIÓN Porvenir como accionante, aduce que el pasado 30 de noviembre solicitó a la Universidad Surcolombiana certificación de tiempo laborado y del salario de la señora Esperanza Camacho de Martínez, vía Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados – CETIL. Sin embargo, ninguna respuesta ha recibido, omisión que vulnera sus derechos de petición, debido proceso y habeas data.
Reclama amparo para que dé la información solicitada. III.- SÍNTESIS DE LA CONTESTACIÓN 3.1 UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA acepta que recibió el requerimiento de Porvenir, sobre los temas a los que alude la demandante y en la fecha referida. Así mismo, precisa que solicitó la historia laboral requerida al Rad: 41001-3109-001-2023-0005-00 Accionante: PORVENIR S.A. Accionado: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA SALA TERCERA DE DECISIÓN PENAL Líder del Área de Gestión Documental.
De esa forma, cumplidas las verificaciones, el 20 de enero hogaño, por intermedio de la plataforma -CETIL- reportó que ninguna historia laboral de Esperanza Camacho encontraron y así lo comunicó. Tras los anteriores argumentos peticionó denegar las pretensiones. IV.- SENTENCIA IMPUGNADA Advierte que el término para absolver la inquietud reclamada por la entidad accionada se encontraba vencido, pues desde la fecha en que radicó la solicitud habían transcurrido 21 días hábiles.
Sin embargo, durante el trámite del presente amparo la Universidad Surcolombiana informó que dio respuesta y remitió copia de la mencionada misiva, la trazabilidad digital de la misma. Además, la petición fue resuelta en forma detallada, clara, precisa y congruente, así la respuesta fuera negativa, dado que en sus archivos nunca encontró la historia laboral de Esperanza Camacho Martínez.
Destáquese que la respuesta fue comunicada a la entidad accionante a través del Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados -CETIL-1, tal como se evidencia del registro allegado por la accionada. Por ultimo, el a quo resolvió declarar carencia actual de objeto por hecho superado de la acción de tutela incoada por Porvenir S.A., en contra de la Universidad Surcolombiana.
V.- IMPUGNACIÓN Porvenir manifiesta que procedió a devolver la solicitud como no atendida porque existe indicio informado por la afiliada y por la Universidad de la Amazonía que la entidad responsable de certificar los tiempos laborados de la 1 Folios 13 y 14 del escrito de impugnación. Rad: 41001-3109-001-2023-0005-00 Accionante: PORVENIR S.A. Accionado: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA SALA TERCERA DE DECISIÓN PENAL afiliada desde el 10 de marzo de 1978 al 29 de diciembre de 1982 es la Universidad Surcolombiana: Por ultimo, refiere que la información brindada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; por tanto, el acto de certificación tiene que elaborarse en forma correcta y sin errores, conforme al Decreto 510 de 2007 y a las circulares emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público sobre el tema, dado que de ella depende la liquidación de un título de deuda pública como lo establece el artículo 115 de la Ley 100 de 1993.
VII.- CONSIDERACIONES DE LA SALA Esta Sala es competente para conocer la alzada de la acción Constitucional2 porque el fallo de primera instancia lo profirió el Juzgado Primero Penal Del Circuito de Neiva, de quien este Tribunal es superior jerárquico. De acuerdo con la situación planteada en el escrito de tutela y la impugnación de la accionada, surge el siguiente problema jurídico a resolver: ¿La Universidad Surcolombiana vulneró el derecho de petición de Porvenir S.A., por atender en forma desfavorable la solicitud de certificación relacionado con los tiempos laborados y de salarios de Esperanza Camacho de Martínez? La jurisprudencia constitucional precisa el alcance del derecho de petición para solicitar información, así como el deber de conservación y reconstrucción de archivos; demás, posibilidad de ejercer el habeas data cuando se presenta inexactitud en historia laboral para requerir el bono pensional. 2 según lo establecido por el Decreto Ley 2591 de 1991 en su artículo 32.
Rad: 41001-3109-001-2023-0005-00 Accionante: PORVENIR S.A. Accionado: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA SALA TERCERA DE DECISIÓN PENAL El derecho de petición comprende los siguientes elementos3. Primero, la facultad de toda persona de presentar solicitudes respetuosas ante las autoridades y las organizaciones e instituciones privadas, sin que estas puedan negarse a recibirlas y tramitarlas.
Segundo, el derecho a obtener una respuesta clara, precisa y de fondo, que se traduce en un pronunciamiento congruente, consecuente y completo sobre cada uno de los aspectos planteados, independientemente de que la respuesta sea favorable o no a lo solicitado. Tercero, la contestación oportuna, dentro de los términos establecidos en la ley.
Y, cuarto, la notificación de lo decidido. Si la petición se interpone ante entidades particulares u organizaciones privadas, la Sentencia C-951 de 20144 señaló que, si el particular presta un servicio público, como las universidades, el derecho opera igual a que si se dirigiera contra la Administración. Además, advirtió que si la solicitud constituye un medio para obtener la efectividad de otro derecho fundamental, puede protegerse de manera inmediata5.
El requerir información impone a las autoridades el deber de efectuar la correcta administración y protección de los archivos, así como de las «bases de datos que contengan información personal o socialmente relevante». Esto porque la información en absoluto perdura por su propia naturaleza, sino que es necesario guardarla y protegerla.
Su acopio y conservación debe sujetarse a los principios de habeas data6 para garantizar su integridad, veracidad y salvaguardar derechos del petente de cuyo reconocimiento depende la acreditación de los datos solicitados. Si determinada información resulta decisiva para una persona porque, verbi gracia, le permite cumplir requisitos para el reconocimiento de 3 Sentencias SU-213 y T-009 de 2021, T-230 de 2020, C-007 de 2017, C-951 de 2014, T-814 de 2012, T-510 de 2010, C-818 de 2011, T-610 de 2008, T-814 y T-236 de 2005, T-259 de 2004 y T-353 de 2000, entre otras. 4 Mediante esta sentencia, la Corte analizó la constitucionalidad del Proyecto de Ley número 65 de 2012 Senado y número 227 de 2013. 5 En la Sentencia SU-231 de 2021, la Corte reiteró que el derecho de petición es un medio para proteger otros derechos fundamentales como el derecho a la información y el derecho al debido proceso administrativo.
Al respecto y en relación con otros derechos fundamentales, también se pueden consultar las Sentencias T-227 y T-103 de 2019, T-077 y T-058 de 2018, T-487 de 2017, T-167 de 2013 y T-680 de 2012. 6 Sentencia T-490 de 2018. Rad: 41001-3109-001-2023-0005-00 Accionante: PORVENIR S.A. Accionado: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA SALA TERCERA DE DECISIÓN PENAL derechos y prestaciones, quien administra o custodia el archivo o la base de datos adquiere la calidad de garante de dicha información. Con Sentencia T-470 de 2019 se protegieron los derechos de habeas data, petición, debido proceso, mínimo vital y seguridad social de un ciudadano que solicitó un certificado laboral con fines pensionales a la empresa en la que había trabajado 40 años atrás. La compañía alegaba que en sus archivos no reposaba la información pedida.
La Corte consideró que el deber de conservación de los archivos y, específicamente, de las historias laborales, demandaba de la empresa «una actuación más proactiva, de conformidad con la cual la carga probatoria no repose exclusivamente en el actor». Así, además de realizar una búsqueda en sus archivos físicos y digitales, para la Corte, la empresa, en virtud del principio de buena fe, debió tener en cuenta las pruebas aportadas por este.
Por consiguiente, y dado que la administradora de pensiones vinculada al trámite de la acción de tutela había negado el reconocimiento de la prestación requerida por la falta de la certificación mencionada, le ordenó la reconstrucción del expediente laboral en aplicación de lo prescrito en el artículo 126 del Código General del Proceso, con la colaboración activa de la empresa.
Así mismo, la Sentencia T-592 de 2013 amparó los derechos invocados por una persona a quien la alcaldía municipal en la que laboró le negó la expedición de una certificación laboral para tramitar el bono pensional. Para el efecto, el ente territorial argumentó que en sus archivos no reposaba el acta de posesión del accionante y, en consecuencia, en absoluto tenía el soporte ni la información necesaria para diligenciar el certificado.
El máximo órgano de cierre constató que, además de revisar sus propios archivos, la accionada nunca consultó los archivos de otras oficinas del municipio ni adelantó otra gestión para reconstruir la información laboral solicitada. Es omisión «era prueba del incumplimiento de su deber constitucional de custodiar, conservar, administrar y certificar la información cuando así lo solicite el titular».
Por ello, ordenó iniciar la reconstrucción de la información, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 126 del Código General del Proceso, dentro de los 30 días siguientes a la notificación del fallo. Vencido este plazo, advirtió la Corte, la entidad debía Rad: 41001-3109-001-2023-0005-00 Accionante: PORVENIR S.A. Accionado: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA SALA TERCERA DE DECISIÓN PENAL expedir el certificado laboral, con base a la información aportada por el peticionario.
En síntesis, las autoridades públicas tienen el deber de administrar y proteger adecuadamente sus archivos. Similar obligación se predica de los particulares cuando tengan a su cargo archivos o bases de datos que contengan información personal, como es el caso de la información laboral. Por ultimo, en toda entidad administrativa en donde haya laborado un ciudadano debe existir un expediente con el cual se pueda obtener información para proferir una decisión de fondo cuando solicitan documentación. Sin embargo, es posible que por diferentes circunstancias el expediente o parte del mismo se extravíe, se deteriore o simplemente no se encuentre y para dar solución a esta eventualidad, la legislación ha establecido el proceso de reconstrucción de expediente7.
Artículo 126. Trámite para la reconstrucción. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así: 1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio. 2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean.
En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción. 3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella. 4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de 7 normado, en el Código General del Proceso, artículo 126 Rad: 41001-3109-001-2023-0005-00 Accionante: PORVENIR S.A. Accionado: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA SALA TERCERA DE DECISIÓN PENAL pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo. 5.
Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido. Si bien este artículo hace referencia a la reconstrucción de expedientes dentro de un proceso judicial, la Corte Constitucional habilitó el trámite en eventos en donde ha sido necesaria la reconstrucción de expedientes ante autoridades administrativas.
Ahora bien, el juez de primera instancia negó el amparo constitucional por carencia actual de objeto por hecho superado, pues la accionada el 20 de enero hogaño, en Sistema de Certificado Electrónico de Tiempos Laborados – CETIL, dio respuesta tardía e indicó que en absoluto encontró la historia laboral indagada8, por lo que ninguna certificación podía expedir.
Sin embargo, la jurisprudencia constitucional citada y las pruebas que obran en el expediente muestran que existe vulneración del derecho fundamental al habeas data de la señora Esperanza Camacho Martínez que le impide conseguir su bono pensional. Lo anterior porque la Universidad nunca manifestó que hubiese adelantado gestión alguna para reconstruir la información laboral, aparte de revisar sus propios archivos.
Esa omisión es prueba del incumplimiento de su deber constitucional de custodiar, conservar, administrar y certificar la información cuando así lo solicite el titular. El claustro tiene la obligación de hacer todo lo que esté a su alcance para entregarla si existe indicio de que la información se encuentra en dicha dependencia. 8 Folio 12 del archivo PDF denominado “007RtaSurcolombiana”.
Rad: 41001-3109-001-2023-0005-00 Accionante: PORVENIR S.A. Accionado: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA SALA TERCERA DE DECISIÓN PENAL En consecuencia, se revocará la decisión de instancia para amparar aquel derecho y ordenar a la Universidad Surcolombiana que inicie todas las labores necesarias para suministrar la información solicitada y, de resultar infructuosa la búsqueda, para que reconstruya el expediente laboral de la requirente, trámite que deberá iniciar en las 48 horas siguientes a la notificación de este fallo y posteriormente dentro de los 30 días subsiguientes para que se pronuncie en armonía a los resultados de la reconstrucción. En razón y mérito de lo expuesto, la Sala Tercera de decisión Penal del Tribunal Superior de Neiva, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, RESUELVE 1º- REVOCAR la sentencia proferida por el Juzgado Primero Penal Del Circuito con Funciones de Conocimiento de Neiva, del 1 de febrero de 2023, que declaró la carencia actual de objeto por hecho superado y en su lugar CONCEDER la tutela del derecho de petición y habeas data de Porvenir S.A. 2º.- ORDENAR a la Universidad Surcolombiana que en el término de cuarenta y ocho (48) horas posteriores a la notificación de la presente sentencia inicie la reconstrucción del expediente de la información de la señora Esperanza Camacho Martínez, adoptando una decisión dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación de este fallo, en consonancia con las resultas de la reconstrucción primigenia. 3º.- ADVERTIR a la Universidad Surcolombiana que tiene el deber constitucional de implementar mecanismos diligentes y eficaces para la custodia, administración y conservación de los archivos a su cargo de todas las dependencias del claustro universitario. 4º.- NOTIFICAR por el medio más expedito a las partes.
Rad: 41001-3109-001-2023-0005-00 Accionante: PORVENIR S.A. Accionado: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA SALA TERCERA DE DECISIÓN PENAL 5º.- Cópiese, notifíquese y por secretaria envíese a la H. Corte Constitucional para su eventual revisión. HERNANDO QUINTERO DELGADO Magistrado JUANA ALEXANDRA TOBAR MANZANO Magistrada JAVIER IVAN CHAVARRO ROJAS Magistrado LUISA FERNANDA TOVAR HERNÁNDEZ Secretaria