TEMA: RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTE - El funcionario que conoció del litigio es el llamado a reconstruirlo aún «de oficio». / TESIS: En relación con el trámite de reconstrucción de expediente, la Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia en un caso similar señaló lo siguiente: “En primer lugar, la Sala observa que la funcionaria accionada dio un inadecuado entendimiento y aplicación a lo preceptuado en el canon 126 del estatuto adjetivo general, al condicionar la reconstrucción del expediente a la certeza o posibilidad de que el mismo se encontrara bajo su custodia, como si sólo pudiera adelantarse ese procedimiento cuando la responsabilidad por la pérdida o extravío recayera en el juzgado, situación que no está contemplada en la norma, pues independientemente de los resultados que arroje la investigación que se surta por la autoridad penal competente, el funcionario que conoció del litigio es el llamado a reconstruirlo aún «de oficio».
Nótese que la gestión antedicha, no constituye una facultad sino uno de los «deberes» que la ley le impone cumplir, y tanto éstos como los «poderes», están consagrados en los artículos 42, 43 y 44 del Código General del Proceso, destacándose dentro de los primeros, su efectivo empleo a fin de «impedir la paralización o dilación del proceso y procurar la mayor economía», y la adopción de medidas necesarias para «decidir aunque no haya ley exactamente aplicable al caso controvertido [aplicando] las leyes que regulen situaciones o materias semejantes, y en su defecto la doctrina constitucional, la jurisprudencia, la costumbre y los principios generales del derecho sustancial y procesal».” Hay que señalar que la falta de actuaciones no es un presupuesto a analizar para la reconstrucción del expediente, pues a luces del artículo 126 del Código General del Proceso, lo relevante es que se identifique el estado en que el proceso se encontraba y las actuaciones surtidas en él. Hay que precisar que la diligencia de reconstrucción del expediente requiere de la intervención de las partes, a quienes corresponde expresar el estado en que el proceso se encontraba.
MP. MARTHA CECILIA LEMA VILLADA FECHA. 08/06/2023 PROVIDENCIA. AUTO SALA UNIPERSONAL DE DECISIÓN CIVIL PROCESO Verbal – reconstrucción de expediente DEMANDANTE Municipio de Medellín DEMANDADO Julio César Hernández Mejía (heredero del demandado Alberto Hernández) RADICADO 05001 31 03 003 1977 02771 02 DECISIÓN Revoca auto apelado Medellín, ocho de junio de dos mil veintitrés El Despacho resuelve el recurso de apelación interpuesto por la parte demandante en el proceso de la referencia.
ANTECEDENTES 1.1. En diligencia de 30 de marzo de 2023 el Juzgado 003 Civil del Circuito de Medellín terminó el proceso de conformidad con lo establecido en el numeral 4 del artículo 126 del Código General del Proceso, con la salvedad que tiene el municipio de Medellín de interponer nuevamente la demanda, ante el demandado inicial o sus herederos en caso de fallecimiento de éste.
Como fundamento de la decisión tuvo en consideración que el demandante aportó copias de las actuaciones del expediente que se perdió, las cuales reposan en el archivo 38 del expediente digital. Entre estas se encuentra la demanda presentada por el Municipio de Medellín, frente a Alberto Hernández; la admisión de la misma de 15 de marzo de 1977; el acta de notificación personal al demandado, fechada el 24 de abril de 1978; el auto que decretó pruebas en un trámite incidental de excepciones previas de 8 de junio de 1978; el auto que resuelve las excepciones previas de manera negativa de 14 de febrero de 1979; auto que concede apelación frente a la providencia que negó las excepciones previas de 21 de febrero de 1979; y el proveído que declaró desierto el recurso por falta de sustentación de 2 de marzo de 1979.
Indicó que esas eran las actuaciones más antiguas que aportó la demandante y que Ref. 05001 31 03 003 1977 02771 02 Apelación de auto el despacho encontró, porque de ahí en adelante la siguiente actuación data de 2011, es decir, de 1980 a 2011 no existió ningún tipo de actuación. Expuso que lo anterior, coincidió con lo consignado en el libro radicador que exhibió el secretario del despacho Wilson Taborda.
Advirtió que en dicho libro se relacionó las fechas de publicación de los estados, lo cual anteriormente se hacía uno o dos días después de proferida la decisión. Hizo énfasis en que la letra utilizada en las anotaciones es idéntica a la usada en la anotación de 22 de mayo de 1980 en que se anotó la perención del proceso. Adicionalmente, señaló que en el sistema de consulta de la Rama Judicial se evidencia actuaciones a partir de octubre de 2010, en ese sentido, dedujo que no existía alguna actuación que determinara que el proceso continuó después de la anotación de perención. Precisó que no hay documento o actuación alguna que permitiera afirmar que la anotación de perención era falsa.
El juez concluyó que había serias dudas sobre la continuidad del proceso, pues el expediente no se podía reconstruir siquiera parcialmente, de conformidad con la declaración rendida por el secretario del juzgado, las anotaciones del libro radicador, la caligrafía de dichas anotaciones en el libro y la falta de actuación a partir de 1980 y hasta 2010. 1.2.
Inconforme con la decisión, la entidad territorial demandante interpuso recurso de reposición y en subsidio apelación con el fin de que la providencia fuera revocada o, en su lugar, se concediera la alzada. Para tal efecto, adujo que el juzgado negó la reconstrucción del expediente basado en que la última actuación del libro radicador de 22 de mayo de 1980, dice presuntamente que se decreta perención, sin embargo, de la lectura de la anotación se evidencia que dice “no decreta perención”, porque donde dice no, se observa una letra o y no una letra e. Expuso que el hecho que no tenga otras anotaciones, no quiere decir que no hubiese existido otra actuación, lo que en últimas se tornaría intrascendente.
Apuntó que, si la contraparte considera que el proceso terminó, debió aportar la prueba que así lo acreditara, además, con posterioridad hubo una anotación “bulto 29 en suspenso”. Afirmó que el despacho tiene el deber de custodia del expediente, por lo tanto, no habría por qué endilgar a las partes, los resultados de la pérdida de la foliatura.
Reflexionó que, si el proceso se perdió, no era extraño que el proceso hubiese estado Ref. 05001 31 03 003 1977 02771 02 Apelación de auto inactivo. Finalmente arguyó que no reconstruir el expediente iría en contravía de los derechos al debido proceso, de acceso a la administración de justicia y de confianza legítima. 1.3. Surtido el traslado respectivo, la apoderada judicial de Julio César Hernández se pronunció y solicitó se confirmara la decisión. Con ese propósito, sostuvo que el 6 de mayo de 1980 el proceso llevaba un año sin actuación. Que la apoderada del Municipio de Medellín dijo que existió una actuación de suspensión, sin embargo, en el Código de Procedimiento Civil se establecía dos causales para la suspensión, a saber, cuando la sentencia se debía dictar y se requería una prueba y, cuando las partes así lo solicitaran, empero, aquí no se vislumbra una petición en tal sentido.
Argumentó que el libro radicador da fe pública de lo sucedido, este fue aportado legalmente al proceso y sustentado por el secretario del despacho. Precisó que la apoderada del municipio de Medellín pretende revivir un proceso que terminó, pues el mismo lleva 46 años en trámite, por lo que, es más factible iniciar un nuevo procedimiento, pues el bien inmueble objeto de debate es de propiedad del municipio, así que la acción no prescribirá. 1.4.
El a quo resolvió el recurso de reposición de manera desfavorable y concedió la alzada. Como cimiento de lo precedente, tuvo en cuenta que, conforme con lo alegado por la recurrente, podría convenirse en que las primeras siglas de la anotación de 22 de mayo de 1980 no son legibles, no obstante, ese no fue el único argumento expuesto para negar la reconstrucción del expediente, pues también se trató el tema de la ausencia de actuaciones desde esa fecha en adelante, hasta el 2010 data en que empezó otra vez la radicación del proceso, pero, sin haberse percatado el despacho de la actuación de 22 de mayo de 1980.
Apuntó que si hubiese una actuación posterior a mayo de 1980 que permitiera impedir la inactividad del proceso, se llegaría a otra conclusión. Aunado a ello, definió que según el libro radicador existe una actuación de 16 de junio de 1979 en que se aceptó la sustitución de poder y se reconoció personería, y la siguiente es la de mayo de 1980, lo que podría dar fundamento a que se hubiese decretado la perención. Afirmó que en julio de 1986 hay una anotación de copias, es decir, seis años después. Por ello, determinó que con los documentos obrantes en el expediente era imposible continuar con el trámite del proceso.
Ref. 05001 31 03 003 1977 02771 02 Apelación de auto 1.5. En escrito de 10 de abril de 2023, la apoderada judicial del municipio de Medellín adicionó argumentos a la apelación formulada. En este sentido, refirió que no se encontraba acreditada la legitimación de Julio César Hernández, quien adujo ser hijo del demandado original, sin embargo, se desconoce el certificado de defunción de este y el registro civil de nacimiento de Julio César Hernández, máxime que en providencia de 11 de agosto de 2020 el juzgado al atender la solicitud de desistimiento tácito planteada por la apoderada judicial de la parte demandada, determinó que éste era un tercero que no era parte en el proceso ni tampoco en las diligencias de reconstrucción. Dijo que el despacho decretó de oficio el testimonio de Wilson Hernando Quiceno Taborda, el cual expuso que en la búsqueda del expediente se halló el libro radicador en que se encontraba asentada toda la historia del proceso, del que informó que hacía parte de los libros del juzgado y reposaba en la sede del juzgado, de lo cual se desprende que su disposición no corresponde entonces al resultado de una búsqueda, pues bien pudo el despacho haberlo puesto a disposición desde la audiencia en que se inició la reconstrucción del expediente sin haber aportado nada a tal reconstrucción. Sostuvo que se debía tener presente que, en la anotación de 22 de mayo de 1980 del libro radicador, además de que constaba que la perención no se decretó, la naturaleza jurídica de la entidad demandante impedía la declaratoria de perención. CONSIDERACIONES 2.1.
El artículo 126 del Código General del Proceso establece el trámite para la reconstrucción de expedientes. Al respecto, la norma señala: “ARTÍCULO 126. TRÁMITE PARA LA RECONSTRUCCIÓN. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así: 1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio.
Ref. 05001 31 03 003 1977 02771 02 Apelación de auto 2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción. 3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella. 4.
Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo. 5. Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido”. 2.2.
En relación con el trámite de reconstrucción de expediente, la Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia en un caso similar señaló lo siguiente: “En primer lugar, la Sala observa que la funcionaria accionada dio un inadecuado entendimiento y aplicación a lo preceptuado en el canon 126 del estatuto adjetivo general, al condicionar la reconstrucción del expediente a la certeza o posibilidad de que el mismo se encontrara bajo su custodia, como si sólo pudiera adelantarse ese procedimiento cuando la responsabilidad por la pérdida o extravío recayera en el juzgado, situación que no está contemplada en la norma, pues independientemente de los resultados que arroje la investigación que se surta por la autoridad penal competente, el funcionario que conoció del litigio es el llamado a reconstruirlo aún «de oficio».
Nótese que la gestión antedicha, no constituye una facultad sino uno de los «deberes» que la ley le impone cumplir, y tanto éstos como los «poderes», están consagrados en los artículos 42, 43 y 44 del Código Ref. 05001 31 03 003 1977 02771 02 Apelación de auto General del Proceso, destacándose dentro de los primeros, su efectivo empleo a fin de «impedir la paralización o dilación del proceso y procurar la mayor economía», y la adopción de medidas necesarias para «decidir aunque no haya ley exactamente aplicable al caso controvertido [aplicando] las leyes que regulen situaciones o materias semejantes, y en su defecto la doctrina constitucional, la jurisprudencia, la costumbre y los principios generales del derecho sustancial y procesal».”1 CASO EN CONCRETO En el caso bajo examen, el recurso formulado plantea resolver si el juez de primer grado tuvo razón al negar la reconstrucción del expediente al considerar que no existía actuaciones procesales posteriores a 1980, con las cuales se pudiera determinar que el proceso continuó y no terminó por perención, ello en virtud de que en el libro radicador hay una anotación de 16 de junio de 1979 en que se aceptó la sustitución de poder y se reconoció personería; pero la anotación siguiente es de mayo de 1980, lo que daría fundamento a la perención. Al respecto se tiene que, la decisión proferida por el a quo se aparta de lo acreditado porque en el libro radicador de procesos lo que se observa en la anotación de 22 de mayo de 1989 no ofrece certeza sobre la terminación del proceso por perención, por el contrario, lo que allí se puede leer según la caligrafía observada indicaría que no se decretó la perención, de manera que el juez de conocimiento no contaba con los supuestos para la aplicación de lo previsto en el numeral 4 del artículo 126.
Esto reforzado en que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 346 del Código de Procedimiento Civil, vigente en 1980 la perención no procedía en los procesos en que fuera demandante, la Nación, un departamento, una intendencia, una comisaría o un municipio. Luego la lectura que se aviene con lo ocurrido en este caso es la que en la referida anotación revela que la perención no se decretó, pues el municipio de Medellín es la parte demandante en el proceso, así que no habría lugar a aplicar tal sanción por inactividad procesal, con lo que la anotación posible era la negativa a la cual se ha hecho referencia. 1 Corte Suprema de Justicia. STC17363 de 2021.
Ref. 05001 31 03 003 1977 02771 02 Apelación de auto Así se lee en la norma: “ARTÍCULO 346. PERENCIÓN DEL PROCESO. Cuando por causa distinta al decreto de suspensión del proceso, el expediente permanezca en la secretaría durante la primera instancia por seis meses, sin que el demandante promueva actuación alguna, el juez decretará la perención del proceso, a solicitud del demandado.
El término se contará desde la notificación del último auto o desde el día de la práctica de la última diligencia. (…) Lo dispuesto en este artículo no se aplica a los procesos en que sea demandante la Nación, un departamento, una intendencia, una comisaría o un municipio. Tampoco se aplica a los procesos de división de bienes comunes, de deslinde, de jurisdicción voluntaria, de sucesión por causa de muerte y de liquidación de sociedades, ni a los de ejecución. En los últimos, podrá pedirse en vez de la perención que se decrete el desembargo de los bienes trabados, los que no podrán embargarse de nuevo en el mismo proceso, antes de un año.” De otra parte, es de indicar que el juzgado de primera instancia definió que no era viable ordenar la reconstrucción del expediente, en tanto, el procedimiento no tenía actuaciones desde 1980 hasta el 2010, que impidieran concluir que el proceso se encontraba terminado desde esa fecha.
No obstante, hay que señalar que la falta de actuaciones no es un presupuesto a analizar para la reconstrucción del expediente, pues a luces del artículo 126 del Código General del Proceso, lo relevante es que se identifique el estado en que el proceso se encontraba y las actuaciones surtidas en él y aquí, las piezas procesales de la reconstrucción evidencian que el proceso logró llegar hasta la etapa de decisión de excepciones previas, las cuales fueron resueltas de manera desfavorable.
Ahora, en atención a lo aducido por la parte recurrente en cuanto a que Julio César Hernández Mejía carece de legitimación en la causa para intervenir en el proceso, cabe indicar que, mediante memorial de 20 de marzo de 2018, el señor Hernández Mejía demostró la condición de interesado en el proceso y así ha sido reconocido; sin embargo, una vez se tenga como reconstruido el expediente, el juez de primera instancia deberá requerir al interesado para que Ref. 05001 31 03 003 1977 02771 02 Apelación de auto acredite, en caso de haber ocurrido, el fallecimiento del demandado inicial y el parentesco que tenga con este.
En igual sentido, hay que precisar que la diligencia de reconstrucción del expediente requiere de la intervención de las partes, a quienes corresponde expresar el estado en que el proceso se encontraba. Al respecto ocurre que la apoderada judicial de Julio César Hernández Mejía adujo que el proceso se encontraba terminado por perención, y que el trámite llevaba muchos años sin actuación, empero, se basó en lo que el despacho indicó en cuanto a que la anotación de 22 de mayo de 1980 en el libro radicador decía “Se decreta perención”; pero allí dice “No decreta perención”, como ya se analizó. Así las cosas, al existir piezas procesales que dan cuenta de la etapa en que el proceso se encontraba, la reconstrucción del expediente procede y por lo tanto la providencia de 30 de marzo de 2023 proferida por el Juzgado 003 Civil del Circuito de Medellín debe ser revocada y en su lugar se debe ordenar al juez de conocimiento decidir sobre la solicitud de reconstrucción de acuerdo con los lineamientos expuestos en esta providencia. Por lo expuesto, el Despacho RESUELVE:
PRIMERO. REVOCAR la decisión impugnada y en su lugar ORDENAR al juez de primer grado decidir sobre la solicitud de reconstrucción de acuerdo con los lineamientos expuestos en esta providencia la reconstrucción del expediente de la referencia.
SEGUNDO. Sin condena en costas ante la prosperidad del recurso.
NOTIFÍQUESE MARTHA CECILIA LEMA VILLADA Magistrada