Sanción 13114 de 2022 — SIC

REPÚBLICA DE COLOMBIA (17 MARZO 2022) “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes Radicación: 20-271397 EL DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 19 y los literales a) y b) del artículo 21, ambos de la Ley 1581 de 2012, y los numerales (5) y (9) del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011 modificado por el artículo 7 del Decreto 092 de 2022

CONSIDERANDO

PRIMERO: Que esta Dirección, en ejercicio de la función vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de Datos Personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en el Régimen General de Protección de Datos Personales, otorgada por el artículo 19 de la Ley 1581 de 2012 y conforme a la función de administración del Registro Nacional Público de Bases de Datos1 –en adelante RNBD– consagrada en el literal h) del artículo 21 ejúsdem y el numeral 7 del artículo 17 del Decreto 4886 de 2011, procedió a examinar la información cargada en el RNBD por la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA, identificada con el NIT. 900.136.742-6, evidenciando preliminarmente que esta sociedad no cumplió con el deber de implementar una Política de Tratamiento de la Información.

SEGUNDO: Que el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 estableció que “para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes”.

(Negrilla fuera del texto)

TERCERO: Que este Despacho el día 22 de julio de 2020 procedió a realizar consulta de la información registrada por la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA en el RNBD encontrando que si bien cargó un documento denominado “politica de tratamiento pintura”, el mismo no es posible leerlo o visualizarlo tal como se evidencia a continuación: 1 Conforme a lo establecido en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 “El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país” “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 2 VERSIÓN RESERVADA CUARTO: Que, con base en los hechos anotados, a partir de los cuales se advirtió la presunta violación de las normas sobre protección de datos personales y, en particular, las disposiciones contenidas en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se inició la presente investigación administrativa mediante la expedición de la Resolución No. 51024 del 27 de agosto de 2020 por medio de la cual se formularon cargos a la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA. La mencionada resolución le fue notificada mediante notificación electrónica a la investigada el 28 de agosto de 2020, de acuerdo con la certificación expedida por la Secretaría General Ad-Hoc de esta Superintendencia bajo radicado No. 20-271397- -5 del 25 de septiembre de 2020, para que se pronunciara sobre los hechos materia de investigación y aportara y/o solicitara las pruebas que pretendiera hacer valer dentro del referido trámite, con el fin de que ejerciera a cabalidad su derecho de defensa y contradicción.

QUINTO: Que, bajo radicado 20-271397- -4 del 16 de septiembre de 2020 la investigada presentó recurso de reposición y en subsidio de apelación en contra de la Resolución 51024 del 27 de agosto de 2020 por medio de la cual se formularon cargos en su contra. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 3 SEXTO: Que, mediante la Resolución No. 82221 del 23 de diciembre de 2020, esta Dirección VERSIÓN RESERVADA resolvió rechazar de plano por improcedente el recurso de apelación y en subsidio de apelación interpuesto contra la Resolución 51024 del 27 de agosto de 2020.

La mencionada Resolución No. 82221 del 23 de diciembre de 2020 le fue notificada mediante notificación electrónica a la investigada el 29 de diciembre de 2020, de acuerdo con la certificación expedida por la Secretaría General Ad-Hoc de esta Superintendencia bajo radicado No. 20-271397-10 del 20 de enero de 2021.

SÉPTIMO: Que, por conducto de su representante legal, mediante comunicación radicada bajo No. 20-271397- -9 del 14 de enero de 2021, la investigada presentó las pruebas que pretende hacer valer en la presente actuación administrativa.

OCTAVO: Que mediante Resolución No. 55012 del 27 de agosto de 2021, esta Dirección incorporó las pruebas obrantes en la totalidad del expediente radicado bajo el número 20-271397, con el valor legal que les correspondiera, y con el fin de tener mayores elementos de juicio para evaluar esta investigación, se dispuso, de oficio, a ordenar la práctica de la siguiente prueba:  Requerir a la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA con el fin de que aporte a la presente investigación copia de la Política de Tratamiento de Datos personales de la sociedad.

NOVENO: Que, mediante correo electrónico del 3 de septiembre de 2021 con radicado 20-271397-14 la investigada allegó como respuesta a la prueba decretada mediante Resolución No. 55012 del 27 de agosto de 2021, lo siguiente: i) Escrito de explicaciones con fecha del 2 de septiembre de 2021, tal como se evidencia a continuación: “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” ii) HOJA N 4 Documento denominado “SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y VERSIÓN cuyo RESERVADA SALUD EN EL TRABAJO” numeral 7 corresponde a la “POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES” con fecha de emisión del 4 de marzo de 2021.

DÉCIMO: Que, mediante oficio bajo radicado 20-271397- - 16 del 19 de octubre de 2021 esta Dirección corrió traslado a la sociedad investigada por el término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del mencionado oficio, para que, en caso de encontrarlo pertinente presentara los alegatos de conclusión respectivos.

DÉCIMO PRIMERO: Que, mediante escrito bajo radicado 20-271397- - 17 del 27 de octubre de 2021 la investigada aportó los respectivos alegatos de conclusión, informando lo siguiente:

DÉCIMO SEGUNDO: Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, establece la función de vigilancia que le corresponde a la se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la mencionada Ley.

DÉCIMO TERCERO: Análisis del caso 13.1 Adecuación típica La Corte Constitucional mediante sentencia C-748 de 20112, estableció lo siguiente en relación con el principio de tipicidad en el derecho administrativo sancionatorio: “En relación con el principio de tipicidad, encuentra la Sala que pese a la generalidad de la ley, es determinable la infracción administrativa en la medida en que se señala que la constituye el incumplimiento de las disposiciones de la ley, esto es, en términos específicos, la regulación 2 Corte Constitucional, Magistrado Ponente Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, seis (6) de octubre de dos mil once (2011).

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 5 que hacen los artículos 17 y 18 del proyecto de ley, en los que se señalan los deberes de los VERSIÓN RESERVADA responsables y encargados del tratamiento del dato”. Atendiendo los parámetros señalados por la citada jurisprudencia, para el caso específico se tiene que: (i) El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece los deberes que les asisten a los responsables del tratamiento respecto del manejo de los datos personales de los titulares.

El incumplimiento de tales requisitos dará lugar a la aplicación de las sanciones definidas específicamente en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012. (ii) De conformidad con los hechos alegados por el reclamante y el acervo probatorio que obra en el expediente, se puede establecer que la conducta desplegada por la investigada se concreta en la posible vulneración del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En ese orden de ideas, corresponde a este Despacho establecer si la conducta desplegada por la investigada dará lugar o no a la imposición de una sanción para lo cual se deberán tener en cuenta las razones de hecho y de derecho, así como el conjunto de pruebas que obran en el expediente. 13.2 Valoración probatoria y conclusiones 13.2.1 Respecto del deber de los Responsables del Tratamiento de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales Frente al cargo único formulado, esta Dirección consideró que la investigada presuntamente había incumplido el deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales de acuerdo con lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; normas que establecen lo siguiente: Ley 1581 de 2012 “Artículo 17.

Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: (…) k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

(…) Artículo 25. Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes.

Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley. (Subraya adicionada) Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en este los Responsables del Tratamiento”.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 6 (Subrayado y negrita adicionados) VERSIÓN RESERVADA Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información: 1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten como Titular. 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas”.

(Subrayado y negrita adicionados) En el caso concreto se observa que esta Dirección el día 22 de julio de 2020 procedió a realizar consulta de la información registrada por la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA en el RNBD encontrando que, si bien cargó un documento denominado “política de tratamiento pintura”, el mismo no era posible leerlo o visualizarlo tal como se evidencia a continuación: “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 7 De igual forma, se observa que dentro de las pruebas allegadas por la investigada mediante radicado 20-271397- -9 del 14 deVERSIÓN enero deRESERVADA 2021, se encontraban copia de los estados financieros de la sociedad y copia del Decreto 90 de 2018.

Por esta razón, con el fin de tener mayores elementos de juicio para evaluar esta investigación se requirió a la investigada para que aportara copia de la Política de Tratamiento de datos personales de la sociedad. Posteriormente la investigada dio respuesta al requerimiento informando que “(…) durante el año 2021 la empresa ha tenido cambios del personal administrativo, por lo que se llevaron a cabo revisiones de las resoluciones enviadas por ustedes desde el año 2020, evidenciando que hubo una mala interpretación de nuestra parte respecto a lo solicitado en dichas resoluciones”, y aportó copia de la Política de Tratamiento de datos personales de la sociedad.

En la misma línea, mediante alegatos de conclusión allegados bajo radicado 20-271397- - 17 del 27 de octubre de 2021 la investigada informó que “(…) nos permitimos reiterar que a la fecha la empresa ha implementado la Política de Tratamiento de Datos Personales y continúa dando cumplimiento a los requerimientos recibidos por parte de la Superintendencia y la normatividad vigente (…) hemos venido realizando cambios internos que nos han permitido subsanar los errores en que hayamos incurrido (…)” Así las cosas, de conformidad con la fecha de emisión de la Política de Tratamiento de datos personales, esto es, el del 4 de marzo de 2021, y, según lo informado por la investigada, es posible concluir que al 22 de julio de 2020, fecha en la que esta Dirección consultó la información registrada por la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA en el RNBD, la investigada aún no había implementado dichas políticas.

En consecuencia, es posible determinar que durante todo ese tiempo la investigada estuvo realizando Tratamiento de los datos personales de los titulares cuyos datos se encontraban alojados en las bases de datos registradas por la sociedad investigada en el RNBD, sin contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales de conformidad con las disposiciones consagradas en la Ley.

En este sentido es clara la negligencia de la investigada respecto del deber objeto de estudio y en consecuencia se encuentra demostrado el incumplimiento del deber establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por parte de la investigada, razón por la cual se le impondrá la respectiva sanción. Ahora bien, pese a que la sociedad investigada no cumplió con el deber objeto de estudio, esta Dirección procederá a analizar la “POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES” allegada por la investigada tras ser requerida por este Despacho, con el fin de verificar si la misma se adecua al contenido mínimo establecido en la Ley, no sin antes señalar que: (1) la política de tratamiento es una herramienta que permite a los Titulares de la Información pedir, en cualquier tiempo, cuentas a los Responsables del Tratamiento, controlar el uso de sus datos personales y ejercer sus derechos de acceso, actualización, supresión y rectificación de sus datos personales y de revocatoria de la autorización. (2) Este documento debe ser transparente y de fácil acceso para los Titulares de la Información, ya sea por medio escrito, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología disponible, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al Titular de la Información, y estar redactados un lenguaje sencillo y claro.

El requisito de que el lenguaje sea claro y sencillo significa que, por ejemplo, la política sea comprensible para el tipo de personas a la que se dirige; esto reviste una importancia especial cuando se trata de niños, niñas o adolescentes, o personas con alguna discapacidad, o personas de la tercera edad, o personas que no hablen el idioma castellano, etc., razón por la cual, en una política de tratamiento se debe evitar, entre otras cosas, a: (i) contener un lenguaje o terminología de naturaleza excesivamente legal, técnica o especializada; y (ii) incluir ambigüedades, oraciones y estructuras lingüísticas complejas.

(3) Los Responsables del Tratamiento deberán poner en conocimiento al Titular de la Información, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, la política de tratamiento de información personal. La reunión de estos elementos permiten garantizar “el ámbito de protección del derecho de habeas data”, pues resultan oponibles al sujeto obligado en los procesos de recolección, tratamiento, “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 8 circulación y disposición final de datos, así como también permite garantizar a los Titulares el pleno VERSIÓN y efectivo ejercicio del derecho de habeasRESERVADA data a través de la implementación y puesta en marcha, a su vez, de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales mediante herramientas claramente definidas y los procedimientos para su implementación. En el presente caso, este Despacho pudo determinar que actualmente la sociedad investigada cuenta con una política de tratamiento de información personal, no obstante, ésta no incluye toda la información requerida por el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

A continuación, se detalla lo evaluado y los resultados o comentarios sobre cada ítem: REQUISITO LEGAL 1. ¿La PTI consta en medio físico o electrónico? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). SÍ COMENTARIO La PTI cumple con el requisito señalado al constar en medio electrónico. 2.

¿La PTI fue redactada con un lenguaje claro y sencillo? (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015). SÍ Se evidencia que la investigada lo cumple. 3. ¿la PTI contiene el nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

SÍ Se evidencia que la PTI cumple con este requisito. SI El Responsable señaló en el RNBD que el tipo de Tratamiento al cual son sometidos los Datos es automatizado para algunas bases de datos y físico para otras. 5. ¿La PTI informa la finalidad del Tratamiento de los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

SÍ La PTI cumple con este requisito. 6. ¿La PTI Menciona de manera completa los derechos del Titular del Dato? (Numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 8 de la Ley 1581 de 2012). SÍ La PTI cumple con este requisito. 4. ¿La PTI señala el tipo de Tratamiento –manual o automatizado- al cual serán sometidos los Datos? (Numeral 2 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 9 VERSIÓN RESERVADA 7. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho “conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado”? (Literal a) del artículo 8 de la L. 1581 de 2012).

SÍ Se evidencia que la PTI cumple con este requisito. 8. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10” de la Ley 1581 de 2012? (Literal –b- del artículo 8 de la L 1581 de 2012).

SÍ Se evidencia que la PTI cumple con este requisito. 9. ¿En la PTI se informa al Titular que tiene derecho a “ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales”? (Literal -c- del artículo 8 de la L 1581 de 2012). SÍ Se evidencia que la PTI cumple con este requisito. 10.

¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “presentar ante la y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen? (Literal -d- del artículo 8 de la L 1581 de 2012). SÍ Se evidencia que la PTI cumple con este requisito. 11. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten SÍ Se evidencia que la PTI cumple con este requisito.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 10 los principios, derechos y VERSIÓN garantías constitucionales y RESERVADA legales? (Literal -e- del artículo 8 de la L 1581 de 2012). 12. ¿En la PTI se informa al Titular del dato que tiene derecho a “acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento”? (Literal -f- del artículo 8 de la L 1581 de 2012).

SÍ Se evidencia que la PTI cumple con este requisito. 13. ¿En la PTI se señala quién es la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato y revocar la Autorización? (Numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 23 del Decreto 1377 de 2013).

SÍ Se evidencia que la PTI cumple con este requisito. 14. ¿En la PTI se describe el procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la Autorización? (Numeral 5 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, artículo 18 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.6. del Decreto 1074 de 2015 y numeral 3 del artículo 27 del Decreto 1377 de 2013).

NO Se evidencia que la PTI no describe el procedimiento consagrado en la Ley. 15. ¿La PTI indica la fecha de entrada en vigencia de la política de Tratamiento de la información? (Núm. 6, art 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo 2.2.2.25.3.1 Decreto 1074 de 2015). NO Se evidencia que la PTI no cumple con este requisito. 16.

¿La PTI informa el período de vigencia de la Base de Datos? (Numeral 6 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Artículo NO Se evidencia que la PTI no cumple con este requisito. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 11 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 VERSIÓN RESERVADA de 2015). Esta Dirección encuentra que: (i) la investigada no ha actualizado el RNBD en la medida en que la Política de Tratamiento de Datos Personales no se puede visualizar en el registro individual de todas las bases de datos que fueron registradas por la investigada, es decir, sigue presentando un “Error” cuando se trata de abrir la política cargada en algunas de las bases de datos de empleados, clientes y proveedores que además se encuentran duplicadas, tal como se observa a continuación: (ii) la política no describe el procedimiento específico de conformidad como se encuentra establecido en la Ley, para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como para revocar la autorización;

(iii) la política no menciona la fecha de su entrada en vigencia; y (iv) la política no menciona el periodo de vigencia de las Bases de Datos de la sociedad. En virtud de lo expuesto, se concluye que se encuentra probado el actuar negligente por parte de la investigada frente al tratamiento de los datos en su calidad de Responsable ya que, el 22 de julio de 2020, momento en que se consultó la información registrada por la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA en el RNBD, se encontró que el archivo de la Política de Tratamiento de datos personales que fue cargada no funcionaba y, en consecuencia, al ser requerida por esta Dirección, la investigada aportó una política cuya fecha de emisión es del 4 de marzo de 2021, la cual además no especifica la fecha de su entrada en vigencia. Por esta razón se pudo concluir que la investigada únicamente implementó la política hasta el 4 de marzo de 2021, lo que quiere decir que al momento de hacer el registro de las bases de datos en el RNBD la investigada no cumplía con el deber de adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales.

En virtud de lo expuesto se concluye que, se encuentra probado el actuar negligente por parte de la investigada en el cumplimiento del deber de implementar una Política de Tratamiento de Datos Personales para la época en la que fue revisado en RNDB por este Despacho, consagrado en literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

En consecuencia, se impondrá una sanción por el cargo objeto de estudio. Por último, se observa que con posterioridad a la consulta del RNBD por esta Dirección, la investigada implementó la política objeto de estudio, no obstante, esta no cumple en su totalidad con lo exigido por las normas pertinentes tal como se explicó anteriormente. Así las cosas, con el fin de velar por la protección y el amparo del derecho de habeas data de los titulares, teniendo en cuenta que la sociedad investigada realiza tratamiento de datos personales, esta Dirección considera necesario impartir unas órdenes administrativas tendientes a que la investigada (i) desarrolle e implemente el referido documento en observancia de las disposiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y (ii) actualice los registros efectuados en el RNBD de ser necesario, y cargue la Política de Tratamiento de Datos Personales en todas y cada una de las bases de datos registradas.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 12 DÉCIMO CUARTO: Que el parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 3 señala que los VERSIÓN RESERVADA principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos incluidas las exceptuadas en el mismo artículo. De ahí que es procedente solicitar a la investigada que garantice el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada desarrollado en el artículo 2.2.2.25.6.1 y subsiguiente del Decreto Único Reglamentario 1074 de 20154.

Al respecto, es oportuno resaltar lo conceptuado en la Resolución No. 83882 del 15 de noviembre de 2018, emanada del Despacho del Superintendente Delegado Para la Protección de Datos Personales, respecto de la responsabilidad de los administradores, acto administrativo en el que se señaló lo siguiente: “(…) 6.1. Responsabilidad de los administradores en materia de tratamiento de datos personales.

El artículo 2 de la Constitución de la República de Colombia de 1991 señala que son fines esenciales del Estado, entre otros, “garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución”. Nótese como la disposición constitucional reclama que se obtengan resultados positivos y concretos respecto de los derechos constitucionales como, por ejemplo, el debido tratamiento de los datos personales o la protección de datos previsto en el artículo 15 de la Carta Política.

La efectividad de los derechos humanos es un asunta de gran importancia en la sociedad a tal punto que es una exigencia de naturaleza constitucional y del más alto nivel en el ordenamiento jurídico. Por eso, el citado artículo ordena que las “autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias, y demás derechos y libertades, y parta asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares”.

Como es sabido, la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 333 que “la actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común”. Dicho “bien común” se refiere a cuestiones relevantes para una sociedad como, entre otros, la protección de los derechos humanos porque son imprescindibles para que cualquier ser humano sea tratado como una “persona” y no como un objeto o cosa.

En línea con lo anterior, nuestra Carta Política recalca que la “libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades” y que la “empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones”. Como se observa, la actividad empresarial no puede realizarse de cualquier manera y en el mundo empresarial no tiene cabida jurídica la afirmación según la cual “el fin justifica los medios”.

En efecto, no se trata de una libertad ilimitada, sino de una actividad “restringida” porque no solo debe ser respetuosa del bien común, si no que demanda el cumplimiento de obligaciones constitucionales y legales. El bien común al que se refiere el precitado artículo 333 exige que, entre otras, la realización de cualquier actividad económica garantice los derechos fundamentales de las personas.

Es por esto que la Constitución pone de presente que la participación en el mercado supone 3Ley 1581 de 2012, artículo 2: “Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

(…)

PARÁGRAFO. Los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas en el presente artículo, con los límites dispuestos en la presente ley y sin reñir con los datos que tienen características de estar amparados por la reserva legal. En el evento que la normatividad especial que regule las bases de datos exceptuadas prevea principios que tengan en consideración la naturaleza especial de datos, los mismos aplicarán de manera concurrente a los previstos en la presente ley.” 4Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.6.1: Los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este capítulo, en una manera que sea proporcional a lo siguiente: 1.

La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente. 2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento. 3. El tipo de Tratamiento. 4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, los Responsables deberán suministrar a esta una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

En respuesta a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales deberán suministrar a esta evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas. “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 13 responsabilidades y que efectuar actividades empresariales implica cumplir con las VERSIÓN RESERVADA obligaciones previstas en la ley.

Ahora bien, según el artículo 22 de la ley 222 de 1995 la expresión administradores comprende al “representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”. Cualquiera de ellos tiene la obligación legal de garantizar los derechos de los titulares de los datos y de cumplir la ley 1581 de 2012 y cualquier otra norma.

Es por eso que el artículo 23 de la ley en mención establece que los administradores no sólo deben “obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia de un buen nombre de negocios”, sino que en el cumplimiento de sus funciones deben “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias” (subrayamos) (…) Nótese que el artículo 24 de la ley en comento presume la culpa del administrador “en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos”.

Dicha presunción de responsabilidad exige que los administradores estén en capacidad de probar que han obrado con lealtad y la diligencia de un experto, es decir, como un “buen hombre de negocios” tal y como lo señala el precitado artículo 23. Adicionalmente, no debe perderse de vista que los administradores jurídicamente responden “solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros”.

En virtud de lo anterior, EXHORTAMOS al Representante Legal de la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA, para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales. 5) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.

DÉCIMO QUINTO: ÓRDENES ADMINISTRATIVAS En este orden de ideas, una vez analizadas las pruebas obrantes en el expediente, y en virtud del literal e) del artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, mediante el cual se le asigna, entre otras funciones, a esta Superintendencia el “(…)Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disipaciones previstas en la presente Ley (…)”, esta Instancia procederá a impartir las siguientes instrucciones:  La sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA deberá adecuar su Política de Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con lo consagrado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 20155, incluyendo (i) el procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la Autorización;

(ii) la fecha de su entrada en vigencia; y (iii) el periodo de vigencia de las Bases de Datos de la sociedad. 5 Se encuentra publicada para su consulta: “Formato modelo para el cumplimiento de obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios”, que no es de obligatorio cumplimiento, sin embargo, orienta a los Responsables y Encargados del Tratamiento sobre el cumplimiento de las obligaciones específicas, como son: (i) solicitar y conservar copia de la autorización y de la información que debe suministrarle a los titulares previo a la autorización;

De lo anteriormente ordenado la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA deberá remitir a este Despacho las acciones correctivas adoptadas, dentro del término señalado en la parte resolutiva del presente acto administrativo.

DÉCIMO SEXTO: Imposición y graduación de la sanción 16.1. Facultad sancionatoria La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio una potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, el cual señala lo siguiente: “Artículo 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

(…)”. Por su parte, La Corte Constitucional a través de sentencia C-557 de 2000, señaló que la ley aprobatoria del Plan Nacional de Desarrollo tiene la siguiente naturaleza: “Partiendo de la concepción que entiende la planeación como el instrumento fundamental para el manejo económico del Estado, y con base en lo dispuesto por el inciso tercero del artículo 341 de la Constitución Política según el cual “El Plan Nacional de Inversiones se expedirá mediante una ley que tendrá prelación sobre las demás leyes”, y que “sus mandatos constituirán mecanismos idóneos para su ejecución y suplirán los existentes sin necesidad de la expedición de leyes posteriores”, la jurisprudencia ha destacado que la Ley del Plan de Desarrollo, que debe expedirse en cada período presidencial, determina el contenido de las leyes anuales de presupuesto, de otras leyes que tocan el tema económico, social o ambiental (…)” El Plan Nacional de Desarrollo por ser una ley de iniciativa gubernamental y de un amplio consenso tanto en la elaboración del proyecto de Ley como en su trámite legislativo- su cumplimiento debe hacerse de manera inmediata por parte de todas las entidades de orden nacional6.

Su cumplimiento se mide en la ejecución que se haga del Plan Nacional de Desarrollo dentro las competencias que le sean propias a cada una de las entidades del orden nacional observando los criterios de concurrencia, complementariedad y subsidiariedad. En consecuencia, cualquier norma que se incluya dentro del Plan Nacional de Desarrollo debe ser de obligatorio cumplimiento por las entidades que conforman la rama ejecutiva del nivel nacional a través del respectivo plan de acción institucional como lo establece el inciso 1 del artículo 26 de la ley 152 de 1994.

En ese orden de ideas, el artículo 49 de la Ley 1955 de 2019, mediante la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, establece lo siguiente: 6 Las entidades territoriales tienen sus propios Planes de Desarrollo, artículos 31 y ss., de la Ley 152 de 1994. Sin perjuicio, a la participación que éstas tienen en la elaboración del PND.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 15 ART. 49. —Cálculo de valores en UVT. A partir del 1º de enero de 2020, todos los cobros, VERSIÓN sanciones, multas, tasas, tarifas yRESERVADA estampillas, actualmente denominados y establecidos con base en el salario mínimo mensual legal vigente, SMMLV, deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario, UVT.

En adelante, las actualizaciones de estos valores también se harán con base en el valor de la UVT vigente. PAR. —Los cobros, sanciones, multas, tasas, tarifas y estampillas, que se encuentren ejecutoriados con anterioridad al 1º de enero de 2020 se mantendrán determinados en SMMLV. De esta manera y de conformidad con la norma antes señalada, si el valor de los cobros, sanciones o multas se encuentran establecidos en salarios mínimos, estos deberán ser calculados con base en su equivalencia en términos de la unidad de valor tributario UVT.

Por lo cual, las multas de carácter personal e institucional dispuestas en la Ley 1581 de 2012, serán determinadas de la siguiente manera: 𝑆𝑀𝐿𝑉 UVT vigente 2022 = Multa en UVT 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇 ′ 𝑆 ∗ 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑆𝑀𝑀𝐿𝑉 𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑣𝑒𝑟𝑡𝑖𝑟 = 𝑆𝑎𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑥𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑈𝑉𝑇′𝑆 De otra parte, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, con relación a la imposición de la sanción, el artículo 24 ibidem establece unos criterios de graduación que permiten garantizar el respeto de las garantías del artículo 29 Constitucional7 y que, por lo tanto, esta Dirección deberá analizar para el caso concreto y así determinar cuáles debe tener en cuenta.

Esos criterios, según la sentencia C-748 de 2012, hacen referencia a cinco circunstancias de agravación, entre los literales a) y e), y a una circunstancia de atenuación o disminución de la sanción, correspondiente al literal f). De igual forma, respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, esta Superintendencia debe ejercer su potestad sancionatoria de forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad que la norma vulnerada que establezca, así como la proporcionalidad entre la gravedad de la infracción y la sanción aplicada.

Sobre la aplicación de este principio, la Corte Constitucional ha señalado: “En cuanto al principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, éste exige que tanto la falta descrita como la sanción correspondiente a las mismas que resulten adecuadas a los fines de la norma, esto es, a la realización de los principios que gobiernan la función pública.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”8 Siendo así, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales debe analizar todos los criterios de graduación del artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 con la finalidad de establecer cómo se aplican al caso concreto y, de esa forma, seleccionar y graduar la sanción que se impondrá. Para esta finalidad, también se pueden tener en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, como también su rol dentro del cumplimiento la Ley de habeas data financiero, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria.

Es necesario precisar que las sanciones que se imponen dentro de procesos administrativos sancionatorios no constituyen ninguna cuantificación de perjuicios materiales o morales, es decir no se trata de la cuantificación de un daño subjetivo, como sucede en el régimen civil de responsabilidad. Por el contrario, las sanciones que impone esta Superintendencia, en virtud del artículo 23 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, es una consecuencia negativa impuesta en contra de la persona natural o jurídica que viole las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

Esta consecuencia negativa tiene como finalidad promover y garantizar el cumplimiento de la Ley de 7 Artículo 29. El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. (…) (negrita añadida) 8 Corte Constitucional, Sala Plena, C-125 del 18 de febrero de 2003, Magistrado Ponente Marco Gerardo Monroy Cabra.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 16 habeas data financiero y, de esa forma, proteger el derecho fundamental a la protección de datos VERSIÓN RESERVADA personales, entre otros9. La imposición de sanciones por violación de la Ley 1581 de 2012 tiene como fin central proteger y promover el respeto del derecho fundamental a la protección de datos personales, derecho humano (universal, inalienable, indivisible, irrenunciable e imprescriptible) que fue positivizado por el Constituyente Primario en el artículo 15 de la Constitución de 1991, y que en muchas ocasiones es conexo a otros derechos fundamentales de gran relevancia constitucional como la dignidad humana, el buen nombre, la intimidad, etc.

Del mismo modo, la vulneración del derecho fundamental a la protección de datos personales no solo afecta los derechos de una persona en particular, sino que pone en riesgo los derechos fundamentales de toda la sociedad. Por eso, las sanciones de dichas conductas no pueden, ni deben tratarse, como una cuestión insignificante o de poca monta.

La transgresión flagrante a los derechos humanos de un ciudadano es, por sí sólo, un hecho muy grave que no necesita de forzosos razonamientos para evitar un desentendimiento de la importancia de lo sucedido. Recuérdese que, según la Declaración Universal de los Derechos Humanos, “el desconocimiento y el menosprecio de los derechos humanos han originado actos de barbarie ultrajantes para la conciencia de la humanidad”10.

Por eso, según dicho documento, se considera “esencial que los derechos humanos sean protegidos por un régimen de Derecho”. No debe olvidarse que el respeto de los derechos humanos es un elemento esencial de la democracia11. La Ley 1581 de 2012 le confirió a la Superintendencia de Industria y Comercio potestad sancionatoria que se concreta en el artículo 2312 de la misma ley.

Asimismo, el artículo 24 de la norma en mención indica los criterios a seguir para graduar las sanciones en los siguientes términos: “Artículo 24. Criterios Para Graduar Las Sanciones. Las sanciones por infracciones a las que se refieren el artículo anterior, se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables: a) La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la presente ley; b) El beneficio económico obtenido por el infractor o terceros, en virtud de la comisión de la infracción; c) La reincidencia en la comisión de la infracción; d) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de vigilancia de la e) La renuencia o desacato a cumplir las órdenes impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; f) El reconocimiento o aceptación expresos que haga el investigado sobre la comisión de la infracción antes de la imposición de la sanción a que hubiere lugar.” 9 Las sanciones impuestas en función del derecho administrativo sancionatorio pretenden asegurar el orden público y el correcto funcionamiento de la administración. Al respecto ver: Corte Constitucional, Sala Plena, C-703 de 2010, Magistrado Ponente Gabriel Eduardo Mendoza, Considerando 5;

Corte Constitucional, Sala Plena, C-010-03, Magistrada Ponente Clara Inés Vargas. 10 Organización de las Naciones Unidas (1948). Declaración Universal de los Derechos Humanos Artículo de la Carta Democrática Interamericana la cual se puede consultar en: http://www.oas.org/OASpage/esp/Documentos/Carta_Democratica.htm 12Ley 1581 de 2012, artículo 18: “La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio; d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 17 Por lo tanto, atendiendo dichos criterios, este Despacho entrará a determinar cuáles deberá tener VERSIÓN RESERVADA en cuenta en el caso en concreto, así: 16.1.1.

La dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados por la ley De la lectura de la norma citada, resulta claro que para que haya lugar a la imposición de una sanción por parte de este Despacho, basta que la conducta desplegada por la investigada haya puesto en peligro los intereses jurídicos tutelados por la Ley 1581 de 2012.

Respecto a las sanciones que se imponen por la infracción al Régimen de Protección de Datos, debe precisarse que conforme al principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionatoria en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la sanción y la finalidad de la norma que establezca, así como la proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción aplicada.

Respecto de la sanción administrativa, la proporcionalidad implica también que ella no resulte excesiva en rigidez frente a la gravedad de la conducta, ni tampoco carente de importancia frente a esa misma gravedad”13 De esta forma, para la correcta adecuación de los hechos y la sanción aplicable, el operador jurídico en materia de protección de datos personales, debe en primera medida, analizar la dimensión del daño o peligro a los intereses jurídicos tutelados, así como el posible beneficio económico, para luego analizar otras circunstancias concurrentes de graduación, tales como la capacidad económica del investigado, la reiteración de la infracción, colaboración del investigado para esclarecer los hechos investigados14.

También se tendrán en cuenta para la dosificación de la sanción, el tamaño de la empresa, sus ingresos operacionales, patrimonio y, en general, su información financiera, de tal forma que la sanción resulte disuasoria más no confiscatoria. Así como, la conducta de la investigada durante el trámite de la investigación administrativa. En el caso sub-examine, quedó demostrado que la investigada actuó negligentemente frente al tratamiento de los datos en su calidad de Responsable, al no haber cumplido con su deber de implementar una Política de Tratamiento de Datos Personales y aún así encontrarse haciendo tratamiento de datos personales, lo anterior teniendo claro que la Política de Tratamiento sólo fue implementada el 4 de marzo de 2021.

En consecuencia, esta Dirección impondrá, dentro del margen que le otorga el literal a) del artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, una multa de TREINTA Y SEIS MILLONES CIENTO TRES MIL OCHOCIENTOS PESOS ($36.103.800) M/CTE, correspondiente a (950) unidades de valor tributaria- UVT15, por la violación de lo establecido en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. 16.1.2 Otros criterios de graduación Por último se aclara que los criterios de graduación de la sanción señalados en los literales b), c), d) y e) del artículo 24 de la Ley 1581 de 2008 no serán tenidos en cuenta debido a que (i) dentro de la investigación realizada no se encontró que la investigada hubiera obtenido beneficio 13 Corte Constitucional, Sala Plena, Sentencia C-125 del 18 de febrero de 2003, Exp.

Rad. D-4059, Magistrado Ponente Dr. Marco Gerardo Monroy Cabra. 14 Ley 1581 de 2012 “Artículo 23. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó; b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.

En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar; c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la de datos sensibles; Parágrafo. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada.

En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.” 15 Mediante la resolución 000140 del 25 de noviembre de 2021, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dio a conocer el valor de la UVT aplicable en 2022, la cual quedó en $38.004.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 18 económico alguno por la comisión de la infracción, (ii) no hubo reincidencia en la comisión de la VERSIÓN RESERVADA infracción, (iii) no hubo resistencia u obstrucción a la acción investigativa de la Superintendencia y, (iv) no hubo renuencia o desacato a cumplir las órdenes e instrucciones del Despacho.

El criterio de atenuación señalado en el literal f) del artículo citado no se aplica toda vez que la investigada no reconoció o aceptó la comisión de las infracciones.

DÉCIMO SÉPTIMO: CONCLUSIÓN Se procederá a impartir órdenes por las siguientes razones: i. Se comprobó que la investigada infringió abiertamente las normas sobre protección de datos personales consagradas en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. ii.

Quedó demostrado que para la fecha en que esta Dirección consultó la información registrada por la investigada en el RNBD, la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA se encontraba haciendo tratamiento de los datos personales en calidad de Responsable del Tratamiento, sin tener implementada y puesta a disposición de los titulares una Política de Tratamiento de Datos Personales que informe: 1.

Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. 2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. 3. Derechos que le asisten como Titular. 4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 5.

Pese a evidenciarse un incumplimiento del deber objeto de estudio, se encontró que la sociedad investigada posteriormente implementó una Política de Tratamiento de Datos Personales, razón por la cual, esta Dirección en virtud de las facultades conferidas en la Ley 1581 de 2012, procedió a analizar la misma encontrando que no cumple con el contenido mínimo establecido en la Ley, razón por la cual se impartirán unas órdenes.

DÉCIMO OCTAVO: Que, como consecuencia de la situación actual, y teniendo en cuenta el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretado por el Gobierno Nacional, se ha restringido el ingreso a las instalaciones de la Superintendencia, en consecuencia, se establecieron las medidas pertinentes para permitir el acceso completo a los expedientes por medios digitales.

Al punto se precisa que, con el fin de garantizar los derechos fundamentales de la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA con Número de Identificación Tributaria 900.136.742-6, esta Dirección concedió el acceso al presente Expediente digital a esta, por intermedio de su Representante Legal Principal vinculado al correo electrónico de notificación judicial de la sociedad distripinturas1a@hotmail.com, quien debe registrarse en calidad de persona natural, exclusivamente con los datos en mención, en el enlace https://servicioslinea.sic.gov.co/servilinea/ServiLinea/Portada.php.

En caso de que la sociedad requiera un acceso adicional de consulta del Expediente, deberá dirigir su solicitud en tal sentido desde el correo electrónico de notificación judicial de la sociedad, a los correos electrónicos contactenos@sic.gov.co y habeasdata@sic.gov.co, indicando los nombres y números de identificación de las personas autorizadas, acreditando para dicho efecto los debidos poderes y/o autorizaciones, según corresponda.

“Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 19 En mérito de lo expuesto, este Despacho VERSIÓN RESERVADA

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: IMPONER una sanción pecuniaria a la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA, identificada con el NIT. 900.136.742-6, de TREINTA Y SEIS MILLONES CIENTO TRES MIL OCHOCIENTOS PESOS ($36.103.800) M/CTE, correspondiente a (950) unidades de valor tributaria- UVT, por la violación a lo dispuesto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

PARÁGRAFO: El valor de la sanción pecuniaria que por esta resolución se impone, deberá consignarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco Popular, Cuenta No. 050000249, a nombre de Dirección del Tesoro Nacional – Fondos Comunes, Código Rentístico No. 350300, Nit. 899999090-2. El pago deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ejecutoria de esta resolución y acreditarse en la ventanilla de Tesorería de esta Superintendencia con el original de la consignación, donde le expedirán el recibo de caja aplicado a la resolución sancionatoria.

Vencido este plazo se cobrarán intereses por cada día de retraso, liquidados a la tasa del 12% efectivo anual.

ARTÍCULO SEGUNDO: ORDENAR a la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA, identificada con el NIT. 900.136.742-6, cumplir con las instrucciones impartidas por esta Dirección en el presente acto administrativo, según lo expuesto en su parte motiva, dentro del término de DOS (2) meses siguientes a la ejecutoria de la presente decisión. Las instrucciones son las siguientes:  La sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA deberá adecuar su Política de Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con lo consagrado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el inciso 3 del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.3.1.del Decreto Único Reglamentario 1074 de 201516, incluyendo (i) el procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la Autorización;

(ii) la fecha de su entrada en vigencia; y (iii) el periodo de vigencia de las Bases de Datos de la sociedad.  La sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA deberá actualizar las bases de datos registradas en el RNBD con el fin de suprimir las que se encuentren duplicadas y/o desactualizadas, y cargar la Política de Tratamiento de Datos Personales para todas y cada una de las bases de datos que resulten registradas.

PARÁGRAFO PRIMERO: La sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA, identificada con el NIT. 900.136.742-6, deberá acreditar el cumplimiento de lo ordenado en el presente artículo ante esta Superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expiración del plazo previsto para su acatamiento. Para ello deberá remitir a esta entidad una certificación de cumplimiento de la orden impartida por mandato de este acto administrativo.

Dicha certificación debe ser emitida por un auditor interno o externo con conocimientos o especializado en los temas que involucra la implementación de la orden, y suscrita por el representante legal de la sociedad.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de lo ordenado en el presente acto administrativo, hará a la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA, identificada con el NIT. 900.136.742-6, acreedora de las sanciones previstas en la Ley.

ARTÍCULO TERCERO: EXHORTAR a la señora XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXX, identificada con cédula de ciudadanía No. XX.XXX.XXX, en calidad de representante legal de la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA, identificada con el NIT. 16 Se encuentra publicada para su consulta: “Formato modelo para el cumplimiento de obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios”, que no es de obligatorio cumplimiento, sin embargo, orienta a los Responsables y Encargados del Tratamiento sobre el cumplimiento de las obligaciones específicas, como son: (i) solicitar y conservar copia de la autorización y de la información que debe suministrarle a los titulares previo a la autorización;

(ii) contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales disponible a los Titulares; (iii) contar con un aviso de privacidad, cuando no sea posible poner a disposición de los Titulares la política. Disponible en el siguiente link: https://www.sic.gov.co/centro-de-publicaciones?field_tema_general_tid=5&field_anos_p_value=All “Por la cual se impone una sanción y se imparten órdenes” HOJA N 20 900.136.742-6, para que se adopten las medidas pertinentes, útiles, efectivas y verificables con el VERSIÓN RESERVADA propósito de: 1) Evitar que se repitan hechos como los que dieron origen a la presente investigación. 2) Respetar y garantizar los derechos de los Titulares de los datos. 3) Dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias sobre el tratamiento de datos personales. 4) Aplicar el principio de responsabilidad demostrada, observando las orientaciones de la implementación del principio de responsabilidad demostrada (accountability)”, con especial énfasis en utilizar mecanismos de monitoreo y control que permitan comprobar la efectividad de las medidas adoptadas para garantizar en la práctica los derechos de los Titulares de los datos personales respecto de los principios que rigen el tratamiento de datos personales. 5) Hacer efectivo el pleno respeto del derecho fundamental de Habeas Data.

ARTÍCULO CUARTO: NOTIFICAR personalmente el contenido de la presente resolución a la sociedad DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA, identificada con el NIT. 900.136.742-6, a través de su representante legal, en calidad de investigada, entregándole copia de la misma e informándole que contra ella procede recurso de reposición, ante el Director de Investigación de Protección de Datos Personales y de apelación ante el Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación.

ARTÍCULO QUINTO: La Superintendencia de Industria y Comercio se permite recordar que los canales habilitados para que los investigados ejerzan sus derechos, den respuesta a requerimientos, interpongan recursos, entre otros, son: - Correo Superindustria: contactenos@sic.gov.co - Sede Principal: Carrera 13 No. 27 - 00, Pisos 1 y 3 en la Ciudad de Bogotá de lunes a viernes de 8:00 a.m a 4:30 p.m.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá, D.C., 17 MARZO 2022 El Director de Investigación de Protección de Datos Personales, digitalmente por CARLOS CARLOS ENRIQUE Firmado ENRIQUE SALAZAR MUNOZ SALAZAR MUNOZ Fecha: 2022.03.17 11:37:37 -05'00' CARLOS ENRIQUE SALAZAR MUÑOZ Elaboró: LMLA/Revisó: AMVJ/Aprobó: CESM NOTIFICACIÓN: Sociedad: Identificación: Representante Legal: Identificación: Dirección: Ciudad: Correo electrónico: DISTRIBUIDORA DE PINTURAS Y ACABADOS 1A LTDA Nit. 900.136.742-6 XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXXX XXXXXXXX XXXXX XXXXX Calle 22 No. 8-19 B/ Granada Girardot, Cundinamarca distripinturas1a@hotmail.com

Resolución sancionatoria N° 13114 de 2022

CONSIDERANDO

RESUELVE